Beschlussvorlage (Zentralisierung der Verwaltung am Standort Rathaus Kaster, Durchführung eines VOF-Verfahrens hier: Bildung und Zusammensetzung eines Arbeitskreises)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP9-37/2014 Fachbereich IV - Hoch- und Tiefbau, Bauhof Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Rat der Stadt Bedburg Sitzungstermin: Abstimmungsergebnis: 02.09.2014 Betreff: Zentralisierung der Verwaltung am Standort Rathaus Kaster, Durchführung eines VOFVerfahrens hier: Bildung und Zusammensetzung eines Arbeitskreises Beschlussvorschlag: Der Rat der Stadt Bedburg beschließt die Einrichtung eines Arbeitskreises „VOF-Verfahren Rathauszentralisierung am Standort Kaster“ und entsendet in diesen als Vertreter/In der Verwaltung: Sascha Solbach (Bürgermeister) Sibille Brabender-Lipej (Allgemeine Vertreterin des Bürgermeisters) Herbert Baum (Kämmerer) Uwe Eßer (Leiter FB I, Personal, Organisation und Finanzen) Wilfried Naujock (Leiter FB IV, Hoch- und Tiefbau, Bauhof) Lars Nienhaus (RPA, technischer Prüfer) Rainer Köster (Leiter GB 5, Stadt- und Verkehrsplanung) Leonard Karren (Leiter GB 7, Hochbau) als Vertreter/In aus dem Rat der Stadt Bedburg: Seitens der CDU: Seitens der SPD: Seitens der FWG: Seitens Bündnis 90/Die Grünen: Seitens der FDP: Ratsmitglied ____________________ Ratsmitglied ____________________ Ratsmitglied ____________________ Ratsmitglied ____________________ Ratsmitglied Jürgen Mitter STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: In seiner Sitzung vom 25.03.2014, Tagesordnungspunkt 4, „Rahmenplan Kaster, hier: Zentralisierung der Verwaltung: Darstellung zur weiteren Vorgehensweise“ (Drucksache WP824/2012, 2. Ergänzung) hat der Rat der Stadt Bedburg die Verwaltung mit der Vorbereitung und Durchführung eines öffentlichen (europaweiten) Teilnahmewettbewerbes gemäß VOF beauftragt. In diesem Zusammenhang sei nochmals auf die textlichen Ausführungen der vorgenannten Drucksache hingewiesen. Bildung des Arbeitskreises Aufgrund der Bedeutung des Projektes für die Stadt Bedburg soll zur Wahrung der Transparenz sowie zur ordnungsgemäßen Steuerung ein Arbeitskreis (Projektgruppe) aus Politik und Verwaltung gebildet werden. Der Arbeitskreis wird zunächst nur für die Dauer des VOF-Verfahrens gebildet. Über den Fortbestand dieses Gremiums über das VOF-Verfahren hinaus entscheidet bei Bedarf der Rat der Stadt Bedburg. Die Aufgabe des Arbeitskreises besteht darin, die nachstehend beschriebenen Phasen 1 und 2 das Verfahren vorzubereiten und zu begleiten. Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, den Arbeitskreis mit den im Beschlussvorschlag aufgeführten Vertretern/Innen zu besetzen. Phase 1: Öffentlicher Teilnehmerwettbewerb: - Festlegung der Aufgabenbeschreibung - Erstellung der Vergabeunterlagen - Erarbeitung der Eignungskriterien - Auswertung der Teilnahmeanträge - Auswahl der Teilnehmer für Phase 2 Phase 2: Verhandlung, Angebotsabgabe, Auftragserteilung - Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung - Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen - Auswertung der Angebote - Bewertung des Präsentationstermins (evtl. mit dem Rat der Stadt Bedburg) - Vorschlag zur Auswahl eines Generalplaners Die Arbeitstermine werden nach Bedarf festgelegt. Durchführung des VOF-Verfahrens Wie bereits in der Drucksache WP8-24/2012, 2. Ergänzung ausgeführt, wird das VOF-Verfahren in zwei Phasen ausgeführt. Phase 1: Durchführung des europaweiten öffentlichen Teilnehmerwettbewerbes Die Durchführung des Teilnehmerwettbewerbes gestaltet sich wie folgt: 1. Aufgabenbeschreibung / Erstellung der Vergabeunterlagen Damit alle Bewerber oder Bieter die Aufgabenbeschreibung im gleichen Sinne verstehen können, ist die Aufgabe klar und eindeutig zu beschreiben. Da bei Planungsleistungen dies nicht immer eindeutig und erschöpfend möglich ist, kann der Auftraggeber dieser Aufgabe Beschlussvorlage WP9-37/2014 Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 dahingehend nachkommen, dass er sich in der Aufgabenbeschreibung auf die in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) beschriebenen Leistungsbilder und Leistungsphasen bezieht, um so die Leistungsanforderungen zu umschreiben. Die Eignungskriterien zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) zur Bewertung der Teilnehmer werden in Form einer Matrix dargestellt. 2. Bekanntmachung und Aufforderung zur Teilnahme 3. Eingang der Bewerbungsunterlagen 4. Auswertung und Prüfung der Teilnahmeanträge gemäß Eignungskriterien Auf der Grundlage der Eignungskriterien werden die eingegangen Teilnahmeanträge ausgewertet. Gemäß § 10 Abs. 2 S. 2 VOF darf „bei hinreichender Anzahl geeigneter Bewerber“ die Mindestzahl der aufzufordernden Bewerber nicht unter drei liegen. Da bei Beginn des Verfahrens die Bewerberzahl nicht abschätzbar ist, besteht die Möglichkeit, die Anzahl der auszuwählenden Bieter als Spanne anzugeben. Aus der Erfahrung heraus hat sich eine Spanne von 3 – 5 Bewerbern als ausreichend erwiesen. Phase 2: Verhandlung, Angebotsabgabe, Auftragserteilung Auch diese Phase erfolgt in Teilschritten. 1. Festlegung der Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung und Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Angebotserstellung gemäß § 11 VOB. 2. Aufforderung zur Verhandlung, Angebotsabgabe, Auftragserteilung Die ausgewählten Bewerber erhalten zur Erstellung des Angebotes die notwendigen Unterlagen, wie z. B. das aktuelle Raumprogramm, die Bestandsunterlagen Rathaus Kaster usw., sowie die Vorgaben zur Einhaltung der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) 3. Eingang der Angebote 4. Auswertung und Prüfung der Angebote gemäß Zuschlagskriterien einschließlich Präsentationstermin ausgewählter Referenzobjekte Ähnlich wie in Phase 1 des Verfahrens erfolgt nun die Auswertung der Angebote gemäß den festgelegten Zuschlagskriterien. Zusätzlich ist beabsichtigt, dass jeder Bieter eine Präsentation von Referenzprojekten durchführt. Die Präsentation und die daraus erhaltenen Erkenntnisse (Kommunikationskompetenz, Fähigkeit zur Bewältigung der Aufgabenstellung usw.) können als Zuschlagskriterium in die Wertung mit einfließen. Die Auswahl der zu präsentierenden Referenzprojekte erfolgt durch den noch zu besetzenden Arbeitskreis aus Verwaltung und Politik. 5. Auswahl des Generalplaners 6. Beauftragung des Generalsplaners für die Leistungsphasen 2 – 3 HOAI Beschlussvorlage WP9-37/2014 Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 Die weiteren Schritte zur Fortführung des Projektes sehen wie folgt aus: Planungsphase Durchführung der Planungsleistung durch den beauftragten Generalplaner für die Leistungsphasen 2 und 3 der HOAI. Die Aufgabenstellung dieser Leistungsphasen bestehen in der Vorplanung (Leistungsphase 2) sowie der Entwurfsplanung (Leistungsphase 3). Hierbei erfolgt eine Variantenuntersuchung zur Findung einer wirtschaftlichen und nachhaltigen Lösung. Die Planungen und Kalkulationen erfolgen auf der Basis der Lebenszykluskosten. Am Ende dieser Phase wird dann durch den Rat der Stadt Bedburg die bauliche Variante ausgewählt werden können, die die bestmögliche Gewähr für eine wirtschaftliche Erstellung sowie einen nachhaltigen Betrieb des zentralen Verwaltungsstandortes für die Zukunft bietet. Denkbare Varianten hierzu wären: a) Neubau und Abriss Bestandsgebäude mit Ersatzneubau b) Neubau und Teilabriss Bestandsgebäude mit Ersatzneubau c) Neubau mit Kernsanierung Bestandsgebäude Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Unter Berücksichtigung des § 14 GemHVO und des Leitfaden WU Hochbau des Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung erfolgt nach Auswahl der Planungsvariante durch den Rat der Stadt Bedburg die Prüfung möglicher Beschaffungsvarianten (z.B. Eigenrealisierung, Generalunternehmer, ÖPP) zur Realisierung des zentralen Verwaltungsstandortes. Auf der Basis der daraus resultierenden Ergebnisse kann durch den Rat der Stadt Bedburg eine Entscheidung getroffen werden, wie schlussendlich die Realisierung des Projekts weiterverfolgt werden soll. Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: Finanzielle Auswirkungen: Nein X Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: ----------------------------------- ----------------------------------- ----------------------------------Solbach Sachbearbeiter(in) Fachbereichsleiter(in) Bürgermeister Beschlussvorlage WP9-37/2014 Seite 4 STADT BEDBURG Beschlussvorlage WP9-37/2014 Sitzungsvorlage Seite: 5 Seite 5