Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Leopoldshöhe)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Beschlussvorlage - öffentlich - Drucksache 93/2007 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: BdR Büro des Rates Auskunft erteilt: Frau Sunkovsky Telefon: 05208/991-114 Datum: 24. November 2009 Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Leopoldshöhe Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 30.08.2007 Rat 13.09.2007 Bemerkungen Sachdarstellung: Nach den derzeitigen Bestimmungen der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Leopoldshöhe sind den Mandatsträgern die für ihre Tätigkeit erforderlichen Dokumente schriftlich zuzusenden. Seit der Einführung des Ratsinformationssystems im Frühjahr 2006 besteht für die Mandatsträger die Möglichkeit, alle für ihren Tätigkeitsbereich notwendigen Dokumente durch das Internet abzurufen. Aus diesem Grund wird seitens der Verwaltung vorgeschlagen, die bisherige Verfahrensweise der Versendung der Ratspost (Einladungen einschl. Anlagen und Vorlagen sowie Niederschriften) zu modifizieren. Die Mandatsträger sollen zukünftig selbst entscheiden können, ob bzw. in welchem Umfang ihnen die den Sitzungsdienst betreffenden Dokumente weiterhin in Papierform zugesandt werden sollen oder ob sie von der Möglichkeit Gebrauch machen möchten, die notwendigen Informationen über das Ratsinformationssystem abzurufen. Im letztgenannten Fall erhalten die Mandatsträger eine Nachricht per E-Mail, sobald ein neues Dokument zur Verfügung steht. Ebenso wird die Möglichkeit eingeräumt, differenziert nach Gremien festzulegen, welche Form der Zusendung gewünscht wird (z.B. Papierform für die Dokumente der Gremien, in denen der Mandatsträger Mitglied ist und elektronische Form für die üblichen Gremien, in denen der Mandatsträger Vertreter ist). Für die Einführung dieser neuen Vorgehensweise ist es zwingend notwendig, die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Leopoldshöhe vom 30. März 1995 in der Fassung der Änderung vom 3. November 2005 entsprechend zu ändern. Die Verwaltung schlägt deshalb folgende Änderungen vor: neue Fassung der Geschäftsordnung jetzige Fassung der Geschäftsordnung § 1 Einberufung der Ratssitzungen: § 1 Einberufung der Ratssitzungen: (2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer (2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder sosowie an den allgemeinen Vertreter des Bürgerwie an den allgemeinen Vertreter des Bürgermeisters. meisters. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung diese auch auf elektronischem Wege erfolgen. In diesem Fall hat das jeweilige Ratsmitglied sowie der allgemeine Vertreter des Bürgermeisters eine entsprechende elektronische Adresse, an die die Einladungen übermittelt werden sollen, anzugeben. -2– (3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr sollen schriftliche Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden, soweit nicht auf Ausschussprotokolle, die spätestens mit der Einladung zugehen, verwiesen wird. Die Übersendung dieser Vorlagen richtet sich nach der jeweiligen Form der Übersendung i.S.v. § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung. Um sicherzustellen, dass Vorlagen, die für nichtöffentliche Sitzungen bestimmt sind, von unberechtigten Dritten eingesehen werden können, werden diese Daten ausschließlich im geschützten Bereich des Ratsinformationssystems hinterlegt. Die Abrufung der Daten des geschützten Bereichs ist nur nach Eingabe einer individuell für jedes Ratsmitglied festzulegenden Zugangskennung möglich. § 2 Ladungsfrist: (3) Abs. 1 und 2 gelten sowohl für die schriftliche Übersendung als auch für die Übersendung in elektronischer Form. § 25 Niederschrift: (4) Die Niederschrift wird von dem Bürgermeister und dem Schriftführer unterzeichnet. Verweigert einer der Genannten die Unterschrift, so ist dies in der Niederschrift zu vermerken. Die Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern in der Form zuzuleiten, wie auch die Einberufung erfolgt. Um einen Zugriff unberechtigter Dritter auf den Teil der Niederschrift, der in nichtöffentlicher Sitzung behandelt wurde, zu verhindern, wird dieser Teil ausschließlich im geschützten Bereich des Ratsinformationssystems, der nur nach Eingabe einer Zugangskennung durch die Ratsmitglieder zugänglich ist, veröffentlicht. § 28 Abweichungen für das Verfahren der Ausschüsse: (6) In den Ausschüssen ist eine Niederschrift über die Beschlüsse aufzunehmen. Die Niederschrift ist dem Bürgermeister und den Ausschussmitgliedern zuzuleiten. Die Niederschrift ist dem Bürgermeister und den Ausschussmitgliedern in der Form zuzuleiten, wie auch die Einberufung erfolgt. Um einen Zugriff unberechtigter Dritter auf den Teil der Niederschrift, der in nichtöffentlicher Sitzung behandelt wurde, zu verhindern, wird dieser Teil ausschließlich im geschützten Bereich des Ratsinformationssystems, der nur nach Eingabe einer Zugangskennung durch die Ratsmitglieder zugänglich ist, veröffentlicht. (3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr sollen schriftliche Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden, soweit nicht auf Ausschussprotokolle, die spätestens mit der Einladung zugehen, verwiesen wird. § 2 Ladungsfrist: -entfällt- § 25 Niederschrift: (4) Die Niederschrift wird von dem Bürgermeister und dem Schriftführer unterzeichnet. Verweigert einer der Genannten die Unterschrift, so ist dies in der Niederschrift zu vermerken. § 28 Abweichungen für das Verfahren der Ausschüsse: (6) In den Ausschüssen ist eine Niederschrift über die Beschlüsse aufzunehmen. Die Niederschrift ist dem Bürgermeister und den Ausschussmitgliedern zuzuleiten. Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat, die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Leopoldshöhe im Ortsrecht der Gemeinde Leopoldshöhe in der o.a. neuen Fassung zu ändern. Schemmel