Info GB (Anlage zur Info GB Info 42/2010)

Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Kreises Euskirchen Mit Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) sind auch die rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Seither gelten neue bzw. entfallen gesetzliche Bestimmungen, so z.B. die Gemeindekassenverordnung (GemKVO). Anstelle der GemKVO bestimmt § 31 der Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW), dass zwingend die dort festgelegten Punkte in jeder Kommune in NRW zu regeln sind. Nach § 93 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) hat die Finanzbuchhaltung die Buchführung und die Zahlungsabwicklung zu erledigen. Diese Dienstanweisung enthält die für den Kreis Euskirchen notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie der Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen gemäß § 31 GemHVO NRW. Weitere Teilbereiche können in besonderen Dienstanweisungen geregelt werden. Zur besseren Lesbarkeit wird im weiteren Verlauf der Dienstanweisung auf die Verwendung beider Geschlechterformen verzichtet und nur die männliche Form gewählt. 1. Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für den gesamten Bereich der Finanzbuchhaltung und – soweit diese entsprechende Aufgaben wahrnehmen – für alle Geschäftsbereiche und Stabsstellen der Kreisverwaltung, soweit in der GO, der GemHVO oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. -2- 2. Organisation der Finanzbuchhaltung Gliederung der Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung gliedert sich wie folgt: 3. Verantwortliche der Finanzbuchhaltung und der Zahlungsabwicklung sowie Feststellungs- und Anordnungsbefugte 3.1 Für die Finanzbuchhaltung und für die Zahlungsabwicklung werden je ein Verantwortlicher und ein Stellvertreter bestellt. Der Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung ist auch verantwortlich für die Buchführung. 3.2 Sobald der Verantwortliche der Finanzbuchhaltung (§ 93 Abs. 2 GO NRW), nachfolgend „Leiter der Finanzbuchhaltung“ genannt, oder der Verantwortliche der Zahlungsabwicklung (§ 93 Abs. 5 GO), nachfolgend „Kassenleiter“ genannt, die ordnungsgemäße Führung der Finanzbuchhaltung oder der Zahlungsabwicklung gefährdet sieht, hat er den Kämmerer zu unterrichten. 3.3 Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft der Leiter der Finanzbuchhaltung die im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung erforderlichen Anordnungen und Entscheidungen. Der Kassenleiter hat alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Sicherheit der Zahlungsabwicklung und die Liquiditätssicherung gewährleisten. 3.4 Die Verteilung der Dienstgeschäfte der Buchführung auf die Dienstkräfte regelt der Leiter der Finanzbuchhaltung. Der Kassenleiter regelt die Verteilung der Dienstgeschäfte innerhalb der Zahlungsabwicklung. -3- 3.5 Buchführung und Zahlungsabwicklung dürfen nicht von denselben Dienstkräften wahrgenommen werden. 3.6 Die Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit der Buchführung und des Zahlungsverkehrs zu achten. Den Dienstkräften der Zahlungsabwicklung obliegt innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs insbesondere die Pflicht zur unverzüglichen Einleitung des Mahn- und Vollstreckungsverfahrens nach Ablauf der Fälligkeit sowie die beschleunigte Abwicklung der unklaren Zahlungsvorgänge (Gut- und Lastschriften). Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht, dem Kämmerer anzuzeigen. Die Unterrichtung der Rechnungsprüfung richtet sich nach den Regelungen der Rechnungsprüfungsordnung. 3.7 Die Dienstkräfte der Finanzbuchhaltung haben sich mit den Vorschriften über die Buchführung und die Zahlungsabwicklung, den besonderen Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung vertraut zu machen. 3.8 Befugnisse zur sachlichen und rechnerischen Feststellung a) Zur sachlichen Feststellung befugt sind alle Beamten ab der Besoldungsgruppe A 8 und alle Tariflich Beschäftigten des allgemeinen Verwaltungsdienstes, der Sozial- und Gesundheitsdienste und der technischen Dienste ab Entgeltgruppe 8 TVöD sowie Tariflich Beschäftigte, die die zweite Fachprüfung abgelegt haben, aber noch nicht nach Entgeltgruppe 8 TVöD vergütet werden. b) Zur rechnerischen Feststellung befugt sind alle Beamten ab der Besoldungsgruppe A 5 und alle Tariflich Beschäftigten des allgemeinen Verwaltungsdienstes und der technischen Dienste ab Entgeltgruppe 5 TVöD sowie Tariflich Beschäftigte, die die Prüfung für Verwaltungsfachangestellte bzw. den Angestelltenlehrgang 1 abgelegt haben und noch nicht die Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TVöD erhalten. c) Erweiterungen und Einschränkungen der Regelungen in den Absätzen a) und b) bedürfen der schriftlichen Anordnung durch den Kämmerer. Die Rechnungsprüfung und die Kreiskasse sind hiervon in Kenntnis zu setzen. d) Inhalt, Verantwortung und Form der Feststellung richten sich nach der Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung. e) In den Fällen der Nr. 6 der Anlage 1 ist durch die Fachabteilung/Stabsstelle in dem im Einzelfall angemessenen Umfang die Richtigkeit der von den Beauftragten (z.B. Architekten und Ingenieuren) abgegebenen Bescheinigungen in Stichproben zu überprüfen. Diese Überprüfung ist von dem sachlich feststellenden Bediensteten wie folgt zu bestätigen: "Stichprobenweise gemäß Ziffer 3.8 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung geprüft." -4- 3.9 Anordnungsbefugte a) Uneingeschränkt anordnungsbefugt sind:
der Landrat,
der Allgemeine Vertreter,
der Kämmerer,
der Leiter der Finanzbuchhaltung. b) Durch schriftliche Verfügung des Landrates kann bestimmt werden, dass weitere Mitarbeiter uneingeschränkt oder unter Beschränkung auf einzelne Teilgebiete Anordnungsbefugnis erhalten. Die Rechnungsprüfung und die Kreiskasse sind hiervon in Kenntnis zu setzen. c) Der Anordnungsbefugte übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, dass in dem Buchungsauftrag keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind und die Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. § 83 GO NRW bleibt unberührt. 4. Aufgaben und Geschäftsabläufe in der Finanzbuchhaltung 4.1 Die Finanzbuchhaltung nimmt, soweit nicht durch besondere Dienstanweisungen abweichend geregelt, die ihr gesetzlich übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen
die Buchführung (§ 27 GemHVO),
die Zahlungsabwicklung einschl. Mahnung und Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen (§ 30 GemHVO),
die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen. 4.2 Soweit in dieser Dienstanweisung nichts anderes bestimmt ist, gilt die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung für die Kreisverwaltung Euskirchen (ADGA). 5. Geschäftsabläufe und Aufgaben in der Buchführung 5.1 Buchführung i.e.S. Die Buchführung verzeichnet zeitnah, chronologisch, systematisch, lückenlos und ordnungsmäßig alle in Zahlenwerten festgehaltenen Geschäftsvorfälle. Sie ist so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Finanzvorfälle und über die wirtschaftliche Lage vermittelt. Zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zählt auch die Durchführung einer Inventur und die Aufstellung eines Inventars. 5.2 Kontenplan Der Kontenplan ist die verbindliche Kontierungsgrundlage aller Organisationseinheiten (OE) der Kreisverwaltung Euskirchen für Haushaltsplanung und ausführung. Er wird zentral in der Buchführung geführt und fortgeschrieben. Der Kontenstamm in der Finanzsoftware wird aus diesem Kontenplan ständig weiterentwickelt. -5- Grundlage des Kontenplans ist der Kontenrahmen gemäß § 27 Abs. 7 GemHVO. 5.3 Erfassung, Änderung und Freigabe von Haushalts-Stammdaten Die Einrichtung und Fortschreibung von Haushalts-Stammdaten erfolgt in der Finanzsoftware zentral und ausschließlich durch besonders autorisiertes Personal der Buchführung. 5.4 Buchungsanordnung Grundlage jeder Buchung ist die Buchungsanordnung (Regel: keine Buchung ohne Beleg !). Buchungsanordnungen sind alle Schriftstücke, die geeignet sind, die Richtigkeit von Angaben über Zahlungspflicht oder -anspruch nachzuweisen. Im Allgemeinen besteht die Buchungsanordnung aus dem Buchungsbeleg und dem begründenden Originalbeleg, wobei der Buchungsbeleg auch durch einen Stempelaufdruck auf dem Originalbeleg oder einem Beiblatt zum Originalbeleg, der die buchungsrelevanten Informationen und Unterschriften trägt, ersetzt werden kann. Weitere Belege sind für die Ausführung des Buchungsauftrags nicht erforderlich. Die Buchungsbelege werden von den befugten Bediensteten unterschrieben (sachliche und rechnerische Feststellung). In Fällen, in denen persönliche Schutzrechte des Zahlungs- oder Leistungsempfängers bzw. -schuldners durch das Inverkehrbringen der Originalbelege gefährdet werden können, wird auf den Originalbeleg verzichtet. Dies betrifft insbesondere die Bereiche Jugend, Soziales und Gesundheit, wobei in diesen Fällen immer ein Verweis auf den zu Grunde liegenden Vorgang (Aktenzeichen, Rechnungsnummer, etc.) im Buchungsbeleg anzugeben ist. Alle Buchungsbelege erhalten beim Eingang in der Buchführung ein Eingangsdatum. Bezüglich der Prozesse und Zuständigkeiten im Rahmen der Belegerstellung, erfassung und -verarbeitung wird auf die Übersicht unter Ziffer 8 dieser Dienstanweisung verwiesen. 5.5 Vorkontierung und Erfassung von Buchungsbelegen Bei der (dezentralen) Vorkontierung erfolgt die Buchung in die Finanzsoftware erst in einem zweiten Schritt. Die Vorkontierung erfolgt auf den im Hausnetz unter Word abrufbaren Buchungsbelegen (Buchungsauftrag) bzw. manuell auf standardisiertem Stempelaufdruck. Es sind alle für die spätere (zentrale) Buchung erforderlichen buchungsrelevanten Angaben zu tätigen. Dem Buchungsbeleg ist der begründende Originalbeleg beizufügen und die sachliche und rechnerische Richtigkeit festzustellen. Die so erzeugte Buchungsanordnung ist zeitgerecht und unter Beachtung der Regelungen zur Visakontrolle durch die Rechnungsprüfung der Buchführung zuzuleiten. Die Erfassung bedeutet die Aufnahme und Verarbeitung von Buchungsdaten durch befugte Bedienstete (Erfassungsberechtigte) entweder direkt oder indirekt über angebundene Software-Vorverfahren (Bußgeldstelle, Zulassungsstelle, Rettungsdienst u.a.) in die Finanzsoftware. Die Verarbeitung der Belege in -6- der Finanzsoftware erfolgt unverzüglich nach Eingang bzw. rechtzeitig vor Fälligkeit. Für das Stornieren von Buchungen gelten die o.a. Regelungen sinngemäß. Im Übrigen wird auf die Regelungen des § 27 GemHVO verwiesen. 5.6 Vorverfahren Über die Anbindung von Vorverfahren und den Kreis der Erfassungsberechtigten entscheidet der Leiter der Finanzbuchhaltung. Die zuständigen OE haben die Datenübertragungen möglichst täglich, mindestens aber zweimal wöchentlich zu veranlassen. 5.7 Anlagenbuchhaltung Die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung werden ausschließlich von den Buchungskräften der Buchführung durchgeführt. 5.8 Anordnung Nach Erfassung in der Finanzsoftware und vor der Zuleitung an die Zahlungsabwicklung (Kreiskasse) erfolgt die Prüfung und Unterzeichnung der Buchungsanordnung durch einen Anordnungsbefugten. 6. Geschäftsabläufe und Aufgaben in der Zahlungsabwicklung 6.1 Alle für die Kreiskasse bestimmten Sendungen sind dieser unmittelbar und ungeöffnet zuzuleiten. Sie dürfen nur vom Kassenleiter oder von dem damit beauftragten Mitarbeiter geöffnet werden und sind sofort mit einem kasseneigenen Eingangsstempel zu versehen. Posteingänge, denen Bargeld oder Schecks beigefügt sind, sind unverzüglich der Kreiskasse zuzuleiten. Die Entnahme der Zahlungsmittel ist durch den zuständigen Mitarbeiter zu quittieren. Beiliegende sonstige Schriftstücke und dergleichen sind umgehend an die zuständigen OE weiterzuleiten. 6.2 Grundsätzlich darf die Kreiskasse nur aufgrund von Buchungsanordnungen Einzahlungen oder Auszahlungen bewirken. a) Buchungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, sobald die Verpflichtung zur Leistung, der Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen. Liegt keine Buchungsanordnung vor, darf die Kreiskasse nur Einzahlungen annehmen, wenn erkennbar ist, dass sie empfangsberechtigt ist. Hinsichtlich der Behandlung von ungeklärten Zahlungseingängen wird auf Ziffer 9.2 dieser Dienstanweisung verwiesen. b) Sie darf ohne Buchungsanordnung keine Auszahlung in Auftrag geben, direkt leisten oder akzeptieren (Lastschrift). -7- Ohne Buchungsanordnung können zahlbar gemacht werden:
Erstattungen unklarer Einzahlungen, die letztlich nicht verbucht werden können,
Erstattungen sonstiger Überzahlungen und
Umbuchungen innerhalb der Geschäftskonten der Kreiskasse. 6.3 Die Kreiskasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Kreiskasse abzubuchen oder abbuchen zu lassen. Eine solche Anweisung darf der Kreiskasse nur erteilt werden, wenn a) zu erwarten ist, dass der Empfangsberechtigte ordnungsgemäß mit der Kreiskasse abrechnet, b) die Forderungen des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe nach abzuschätzen sind und c) gewährleistet ist, dass das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag auf dem Konto wieder gutschreibt, wenn die Kreiskasse in angemessener Frist der Abbuchung widerspricht. Von der Voraussetzung nach Satz 2 Buchst. c kann abgesehen werden, wenn der Empfangsberechtigte eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. 6.4 Eine allgemeine Zahlungsanordnung ist zulässig für
Einnahmen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne dass der Zahlungspflichtige oder die Höhe vorher feststehen,
regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, für die der Zahlungsgrund und die Empfangsberechtigten, nicht aber die Höhe für die einzelnen Fälligkeitstermine feststehen,
geringfügige Ausgaben, für die sofortige Barzahlung üblich ist,
Ausgaben für Gebühren, Zinsen und ähnliche Kosten, die bei Erledigung der Aufgaben der Kreiskasse anfallen. 6.5 Die Kreiskasse ist für eine geordnete Archivierung aller Buchungsanordnungen verantwortlich. Die Archivierung kann auch in elektronischer Form erfolgen, sofern das Verfahren sicherstellt, dass die Belege während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen dauerhaft lesbar und fälschungssicher sind. Das Verfahren für die elektronische Archivierung wird in einer besonderen Dienstanweisung geregelt. 6.6 Die Herausgabe von Büchern, Belegen und Vollstreckungsvorgängen, auch aus dem Archiv, ist (ausgenommen an die Rechnungsprüfung) nur mit Zustimmung des Kassenleiters oder seines Stellvertreters und nur gegen Quittung zulässig. -8- 6.7 OE außerhalb der Zahlungsabwicklung können aus Wirtschaftlichkeitsgründen durch besondere Dienstanweisung mit einzelnen Aufgaben der Zahlungsabwicklung betraut werden, soweit gesetzliche Vorschriften nicht entgegenstehen. 6.8 Die Hauptaufgaben der Kreiskasse sind die Führung und Bebuchung der Finanzrechnung und Überwachung der Finanzmittel und umfassen im Wesentlichen:





die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen, die zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere a) die "offene-Posten-Verbuchung" im Rahmen der Personenbuchhaltung (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), b) die zahlungsrelevante Bearbeitung durchlaufender und fremder Zahlungsmittel, c) die Bankbuchhaltung, die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten, die Verwaltung der Kassenmittel (mittelfristige Liquiditätsplanung), das zentrale Forderungsmanagement (vorbehaltl. Nr. 6.9, Satz 2) a) die Mahnung bzw. Zahlungserinnerung öffentlich-rechtlicher und zivilrechtlicher Forderungen sowie die Einleitung des Mahnverfahrens nach der Zivilprozessordnung (ZPO) b) die Zwangsvollstreckung nach dem Verwaltungsvollstreckungsgesetz (VwVG) NRW sowie die Einleitung der Zwangsvollstreckung nach der ZPO c) Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Nebenforderungen, die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen. 6.9 Die Kreiskasse wird gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) i. V. m. § 30 Abs. 1 GemHVO zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt. Die Regelungen in der "Besonderen Dienstanweisung über Zuständigkeitsregelungen in Vollstreckungsangelegenheiten" bleiben hiervon unberührt. Ergibt sich aus einer geltend gemachten Forderung ein Rechtsstreit, so verlagert sich die Zuständigkeit für die weiteren Maßnahmen auf den Geschäftsbereich II - Allgemeine Rechtsangelegenheiten - . 6.10 Zahlstellen Soweit notwendig, können zur Erledigung von Kassengeschäften Zahlstellen als Teil der Kreiskasse im Bereich der Kreisverwaltung eingerichtet werden. Die Bediensteten der Zahlstellen unterliegen insoweit unbeschadet ihrer organisatorischen Zugehörigkeit der Dienstaufsicht des Kassenleiters. Die Regelungen unter Ziffer 3 finden entsprechende Anwendung. Die Aufgaben und Geschäftsabläufe der Zahlstellen werden in einer besonderen Dienstanweisung geregelt. Über die Einrichtung einer Zahlstelle entscheidet der Landrat. 6.11 Girokassen Für die Erledigung bargeldloser Kassengeschäfte können Girokassen für Stellen der Verwaltung eingerichtet werden, wenn diese Kassengeschäfte anstelle der Kreiskasse besorgen. Die Aufgaben und Geschäftsabläufe der Girokassen -9- werden in einer besonderen Dienstanweisung geregelt. Über die Einrichtung einer Girokasse entscheidet der Landrat. 6.12 Handvorschüsse / Geldannahmestellen / Inkassoermächtigungen Auf Antrag einer OE können aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung und Praktikabilität in Ausnahmefällen zur Erledigung von einzelnen Aufgaben des Zahlungsverkehrs Handvorschüsse und Geldannahmestellen eingerichtet sowie Inkassoermächtigungen erteilt werden. Über die Einrichtung bzw. Ermächtigung entscheidet der Leiter Finanzbuchhaltung. a) Handvorschüsse Ein Handvorschuss dient zur Bezahlung kleinerer, in der Regel laufend anfallender Ausgaben des inneren Dienstbetriebes, z. B. Postnachgebühren, Frachtgelder, Wareneinkäufe in geringem Umfang u. ä. Bewirtschaftung und Abrechnung der Handvorschüsse obliegen den hierzu ermächtigten Handvorschussverwaltern aus Mitteln der eigenen Budgets. Die Handvorschüsse sind von dem Budgetverantwortlichen oder einem von ihm ermächtigten Bediensteten mindestens einmal jährlich unvermutet zu prüfen. Das Vier-Augen-Prinzip ist zu beachten. Die Prüfung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Den Buchungsbelegen für die Kreiskasse sind die Originalzahlungsbelege beizufügen. Zur Wahrung des Jährlichkeitsprinzips sind die Handvorschüsse jeweils zum Ende jeden Jahres abzurechnen. b) Geldannahmestellen Für die Annahme geringfügiger Barzahlungen können Geldannahmestellen eingerichtet werden. Die Regelungen für Handvorschüsse gelten sinngemäß. c) Inkassoermächtigungen Die Erteilung von Inkassoermächtigungen dient der Annahme von Zahlungsmitteln durch Bedienstete außerhalb der Diensträume oder außerhalb der Dienstzeiten der Zahlungsabwicklung. d) Verbindung von Handvorschüssen mit Geldannahmestellen bzw. Inkassoermächtigungen Diejenigen Dienststellen oder einzelne Bedienstete, denen Handvorschüsse gewährt werden, können gleichzeitig als Geldannahmestellen tätig bzw. zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigt werden, wenn es sich um die Annahme geringfügiger Barzahlungen handelt und dadurch die Einrichtung von Zahlstellen vermieden wird. 7. Zahlungsverkehr und Verwaltung der Zahlungsmittel 7.1 Zahlungen sind grundsätzlich unbar abzuwickeln. 7.2 Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks, Geldkarte, Debitkarte und Kreditkarte. Zahlungsmittel dürfen grundsätzlich nur in den Räumen der Zahlungsabwicklung (Kreiskasse) und nur von den damit beauftragten Dienstkräften angenommen oder ausgehändigt werden. Ausnahmen von diesem Grundsatz richten sich nach den in Nr. 6.10, 6.11 und 6.12 getroffenen Regelungen. Die zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigten Bediensteten haben über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und - 10 - die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und geldwerte Drucksachen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen ist nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist ggf. der Zahlweg anzugeben. Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist in der Quittung anzugeben: „Zahlung durch Scheck, Eingang vorbehalten“. 7.3 Die Kreiskasse unterhält Konten bei der Kreissparkasse Euskirchen, bei der Bundesbank und bei der Postbank. Der Kassenleiter ist nach Absprache mit dem Leiter der Finanzbuchhaltung ermächtigt, soweit erforderlich auch bei anderen Geldinstituten Konten (Giro-, Tagesgeld-, Festgeld- oder Sparkonten) zu eröffnen und aufzulösen. Alle Konten werden unter der Bezeichnung "Kreis Euskirchen –Kreiskasse–" geführt. Die Form der Datenübermittlung von der Kreiskasse an die Geldinstitute wird durch den Kämmerer festgelegt. 7.4 Über die vorgenannten Konten verfügt der Kassenleiter oder sein Vertreter gemeinsam mit einem weiteren zur Unterschrift ermächtigten Kassenbediensteten. Die Ermächtigung erteilt der Kämmerer. 7.5 Überweisungsaufträge, Schecks, Einziehungsermächtigungen, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Kassenbediensteten zu unterzeichnen. Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge dürfen unter den Voraussetzungen der Nr. 6.3 auf Anordnung der OE nur von der Kreiskasse erteilt werden. Für den Zahlungsverkehr bei Rechtsgeschäften über das Internet findet die entsprechende besondere Dienstanweisung Anwendung. 7.6 Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchungsstelle hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung des Schecks überwacht wird. Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein Konto der Kreiskasse einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden 7.7 Werden bei der Kreiskasse Zahlungsmittel angenommen, ist eine Quittung auszustellen, die von zwei hierzu berechtigten Mitarbeitern zu unterzeichnen ist. Im Kassenraum ist ein Aushang mit den Namenszügen der quittungsberechtigten Mitarbeiter anzubringen. Die Unterschriftsberechtigung erteilt der Landrat. Der Empfang von Bargeld oder Schecks ist vom Empfänger zu quittieren. 7.8 Zahlungsmittel sowie Scheckvordrucke sind in den Kassenräumen einbruchsicher aufzubewahren. Der Bargeldbestand in der Kreiskasse ist auf die notwendigen Mittel zu beschränken und darf 120.000 Euro nicht übersteigen. Die Aufbewahrung und Verteilung der Schlüssel für die Tresore in der Kreiskasse regelt unter Berücksichtigung der Kassensicherheit der Kassenleiter in Ab- - 11 - stimmung mit dem Leiter der Finanzbuchhaltung. Der Verlust von Schlüsseln ist dem Kassenleiter und dem Leiter der Finanzbuchhaltung sofort zu melden. 7.9 Geldtransporte sind nur durch geeignete Sicherheitsunternehmen vorzunehmen. 7.10 Für den Betrieb der Kassenautomaten in der Kreiskasse gilt die dazu erlassene besondere Dienstanweisung. 8. Übersicht über die Geschäftsabläufe in der Buchführung und der Zahlungsabwicklung im Rahmen des Belegflusses Die Prozesse und Zuständigkeiten im Rahmen der Belegerstellung, -erfassung, -verarbeitung, -archivierung und -aufbewahrung werden wie folgt definiert: lfd Prozess . Nr. für Bearbeitung zuständig Hinweise für die Bearbeitung 1 Eingang von Rechnungen, Ausgang von Zahlungsaufforderungen (kostenpflichtige Bescheide u.a.) Belegvorprüfung und Belegaufbereitung dezentrale OE Bei Belegeingang: Eingangsdatum auf Beleg aufbringen. 3 Vorkontierung bzw. Erfassung in der Finanzsoftware und Ausdruck des Buchungsbelegs dezentrale OE 4 Belegprüfung durch die Buchführung Buchführung 5 Erfassung der Vorkontierungsbelege in der Finanzsoftware Buchführung 6 Anordnung Anordnungsbefugter 2 Bei Belegausgang: unverzüglich Annahmeanordnung für Kreiskasse fertigen dezentrale OE Besteht Zahlungsanspruch bzw. -pflicht? Stimmt der Betrag? Wird Skonto oder Rabatt gewährt? Berechnung der Fälligkeit? Muss ein Vermögenszu- oder -abgang inventarisiert werden? Muss ein Vermögensabgang der Anlagenbuchhaltung angezeigt werden? Über welches Produktsachkonto wird der Vorgang abgewickelt? Rechnungstrennung? Rechnungsabgrenzung? Gelten Bagatellgrenzen für RAP? Verweis auf Aktenzeichen bei Verzicht auf Originalbeleg Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist auf dem erzeugten Buchungsbeleg mit Unterschrift festzustellen. Originalbeleg (lfd. Nr.1) und Kontierungsoder Erfassungsbeleg (Nr. 3) sind zusammenzuheften und der Buchführung unter Beachtung der Regelungen zur Visakontrolle zuzuleiten. Prüfung der formalen Richtigkeit (Belegart richtig? zulässige Unterschrift? VisaKontrolle beachtet? Skontofrist berücksichtigt? wurde inventarisiert? etc.) Eingangsstempel Buchführung; manuelle Buchung der Vorkontierungen in DVSoftware, ggf. in Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung durch Prüfung und Unterzeichnung - 12 - 7 Ein- und Auszahlungen Zahlungsabwicklung Verarbeitung und Banküberweisung/ Zuordnung des Zahlungseingangs; 8 Elektronische Archivierung Zahlungsabwicklung Beleg (1) und Kontierungs- oder Erfassungsbeleg (3) werden nach erfolgter Verarbeitung digitalisiert und elektronisch archiviert. Die erfolgte Verarbeitung wird auf den Originalen vermerkt. 9. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 9.1 Der Buchungssatz eines Geschäftsvorfalls, durch den sich Änderungen der liquiden Mittel ergeben, muss eine entsprechende Buchung auf den dafür vorgesehenen Kreditor bzw. Debitor beinhalten. 9.2 Bei unklaren Einzahlungen bemüht sich die Kreiskasse umgehend um Klärung und um die anschließende Verbuchung auf der Zweckposition. Bei unklaren Belastungen eines Geschäftskontos legt die Kreiskasse unverzüglich Widerspruch ein. 9.3 Bei Änderungen von debitorischen und kreditorischen Stammdaten (Adresse, Bankverbindungen etc.) ist sicherzustellen, dass diese Änderungen nachvollziehbar sind. 10. Tägliche Abstimmung der Bankkonten und Ermittlung der Liquidität 10.1 Die Kreiskasse stimmt täglich nach Abschluss der Buchungen den Saldo der Finanzrechnungskonten (Sollbestand) mit dem Ist-Bestand der liquiden Mittel (Bestände der Bankkonten und Zahlungsmittel) ab. Eine etwaige Differenz ist in geeigneter Weise festzuhalten und unverzüglich aufzuklären. Über die Ergebnisse der Abstimmung ist der Kämmerer mindestens einmal wöchentlich zu unterrichten. 10.2 Ein Kassenüberschuss oder ein Kassenfehlbetrag ist nach Ausweisung im Tagesabschluss bis zur Klärung als ungeklärter Zahlungeingang (UZE) bzw. ungeklärter Zahlungsausgang (UZA) zu verbuchen. Ist eine Klärung nicht möglich, ist in Höhe der Differenz ein Kassenüberschuss bzw. ein Kassenfehlbetrag zu buchen. 10.3 Der Kassenleiter stellt aufgrund einer angemessenen Liquiditätsplanung die Zahlungsfähigkeit der Kreiskasse sicher. Über größere zu erwartende Einund Auszahlungen ab 150.000 Euro ist der Kassenleiter, soweit es sich nicht um bereits bekannte, in festen zeitlichen Abständen wiederkehrende Ein- und Auszahlungen handelt, durch die OE unverzüglich nach Bekanntwerden zu unterrichten. Liquide Mittel sind - soweit möglich und wirtschaftlich - bis zu einer Anlagendauer von 6 Monaten durch den Kassenleiter, darüber hinaus durch den zuständigen Sachbearbeiter in der Buchführung anzulegen. Dabei geht Sicherheit vor Ertrag. - 13 - 10.4 Zur Abwendung von Liquiditätsengpässen kann der Kassenleiter vorübergehend Kredite zur Liquiditätssicherung im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufnehmen. Der Leiter der Finanzbuchhaltung ist zu informieren. 11. Abstimmung der Kassenkonten für den Jahresabschluss 11.1 Rechnungsperiode ist das Kalenderjahr, Abschlussstichtag ist der 31.12. Die Bücher der Zahlstelle(n) sind per 31.12. abzuschließen und die Ergebnisse per 31.12. in die Bücher der Kreiskasse zu übernehmen. 11.2 Zum Abschlussstichtag sind durch den Kassenleiter die Bestände sämtlicher Kassenkonten (Finanzrechnungskonten, Bankkonten, Bilanzkonten der Kontengruppe liquide Mittel) formell festzustellen und abzustimmen. 11.3 Zum Abschlussstichtag ist die Finanzrechnung zu erstellen. 11.4 Die Debitorenkonten sind abzuschließen. Habensalden sind zu passivieren. Die Kreditorenkonten sind abzuschließen. Sollsalden sind zu aktivieren. 11.5 Zum Abschlussstichtag ist ein Forderungsspiegel zu erstellen (§ 46 GemHVO). 12. Durchlaufende und fremde Finanzmittel 12.1 Die Kreiskasse darf die Zahlungsabwicklung für andere nur erledigen, wenn dies durch Gesetz zugelassen oder bestimmt ist oder durch den Landrat angeordnet ist. Ausgaben für Rechnung einer anderen Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen. 12.2 Es ist eine Kostenregelung zu treffen. 12.3 Entsprechend § 27 Abs. 6 GemHVO sind die haushaltsfremden Vorgänge in gesonderten Nachweisen zu führen 12.4 Bei der Erledigung der fremden Geschäfte der Zahlungsabwicklung sind §§ 30, 31 GemHVO sowie die Regelungen dieser Dienstanweisung zu beachten. 13. Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen 13.1 Wertgegenstände sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder ausweisen; ferner Gegenstände mit materiellem oder ideellem Wert sowie z.B. Gebührenmarken, geldwerte Drucksachen, Fahrzeugbriefe bzw. Zulassungsbescheinigungen II sowie Bürgschaftsurkunden, die Ansprüche des Kreises sichern. In geeigneten Fällen sind sie sicher in der Kreiskasse aufzubewahren (Verwahrgelass). Wertpapiere sind vorrangig gegen - 14 - Depotscheine einem Kreditinstitut zu überlassen. Der Landrat kann für bestimmte Wertgegenstände eine andere Dienststelle mit der Verwahrung beauftragen. 13.2 Die Entgegennahme und Auslieferung von Wertgegenständen erfolgt nur auf Anordnung und Quittung. 13.3 Über die eingelieferten Wertgegenstände führt die Kreiskasse ein Verzeichnis, in dem die jeweilige Verwahrgelass-Nr., das Datum der Ein- bzw. Auslieferung und die Bezeichnung des Wertgegenstands unveränderbar protokolliert werden. Nr. 5 gilt sinngemäß. 14. Stundung, Niederschlagung und Erlass, Behandlung von Kleinbeträgen Die Bearbeitungsregeln und Zuständigkeiten für Stundung, Niederschlagung und Erlass und für die Behandlung von Kleinbeträgen sind in der Dienstanweisung über Forderungsveränderungen des Kreises Euskirchen geregelt . 15. Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung Für den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung (DV) sind die Vorschriften der GemHVO anzuwenden. Daneben sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Ordnungsvorschriften der §§ 238, 239, 257 und 261 HGB und die §§ 145 bis 147 Abgabenordnung zu beachten. Insbesondere gilt:
Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion).
Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleisten (Kontenfunktion).
Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können.
Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Kreises verschaffen können.
Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. Für die Einhaltung der GoB und GoBS ist bei der DV-Buchführung die Finanzbuchhaltung verantwortlich. Für den für die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung Verantwortlichen gilt gleiches. - 15 - 16. Freigabe von Verfahren 16.1 In der automatisierten Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung dürfen nur freigegebene Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den Vollzug der Aufgaben geltenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den GoBS entsprechen. 16.2 Die Programme müssen dokumentiert und von den anwendenden Stellen geprüft und freigegeben sein. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. Die Freigabe soll dauerhaft nachvollziehbar sein und bestätigen, dass die gesetzlichen und örtlichen Regelungen eingehalten werden. Für die jeweils eingesetzte Programmversion sind ein Testat sowie die Testberichte, in denen Art, Umfang und Ergebnisse festgehalten werden, vorzuhalten. Die Prüfung kann auch durch beauftragte Dritte durchgeführt werden. 17. Berechtigungen im Verfahren 17.1 Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Wahrung der Nachvollziehbarkeit der Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zur produktiven DV-Buchführung erlangen. Der Leiter der Finanzbuchhaltung oder ein von ihm ermächtigter Bediensteter der Finanzbuchhaltung erteilt auf Antrag der Budgetverantwortlichen den betreffenden Bediensteten die im Rahmen ihres Aufgabenbereiches für die Eingaben in die Software erforderlichen Berechtigungen. 17.2 Der Zugang zur Finanzsoftware erfolgt durch ein Kennwort, das nur dem jeweiligen Nutzer bekannt sein darf und nur durch diesen geändert werden kann. Eingaben unter einer fremden Benutzererkennung sind unzulässig. 17.3 Die Aktionen innerhalb des DV-Verfahrens müssen sich auf die einzelnen Benutzer zurückführen lassen. 18. Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen 18.1 Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen (batch- / dialogorientierte Verfahren) gelten als ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Es ist zu gewährleisten, dass alle für die - unmittelbar oder zeitlich versetzt nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden, plausibel und kontrollierbar sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. - 16 - Diese Daten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfahrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt. 18.2 Um die zeitnahe und periodengerechte Erfassung eines Geschäftsvorfalls sicherzustellen, muss der Zeitpunkt der Buchung in der Verfahrensdokumentation definiert sein. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- oder NeuBuchungen). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren. 19. Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung Die DV-Buchführung hat dem Prinzip zu entsprechen, dass ein sachlicher und ein zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss. 20. Sicherung und Kontrolle der Verfahren Die Bestimmungen zur Datensicherheit sind in der Dienstanweisung über Datenschutz, Datensicherheit und den Einsatz der ADV bei der Kreisverwaltung Euskirchen geregelt. 21. Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung Die Anwendung und Entwicklung von Programmen sind strikt zu trennen. Wer Daten in der Finanzbuchhaltung erfasst, verarbeitet und ausgibt, darf keine System- oder Anwendungsprogrammierungen vornehmen können und umgekehrt. 22. Sicherheit und Überwachung der Finanzbuchhaltung 22.1 Die Aufsicht und Kontrolle über die Finanzbuchhaltung obliegt dem Kämmerer. Dieser hat durch regelmäßige Kontrollen sicherzustellen, dass die internen Festlegungen zur Buchführung und Zahlungsabwicklung beachtet werden. 22.2 Die Rechnungsprüfung überwacht dauernd die Zahlungsabwicklung und nimmt mindestens einmal jährlich eine unvermutete Prüfung der Kreiskasse und ihrer Zahlstellen sowie der Girokassen vor. Beim Ausscheiden des Kassenleiters hat eine zusätzliche Prüfung stattzufinden. - 17 - 22.3 Den Dienstkräften in der Zahlungsabwicklung darf grundsätzlich nicht die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit übertragen werden. Zahlungsaufträge sind vom Kassenleiter oder dessen Stellvertreter und einer weiteren berechtigten Person freizugeben. 22.4 Die Zahlungsabwicklung ist so einzurichten, dass für die Sicherheit der Dienstkräfte gegen Überfälle angemessen gesorgt ist. Zahlungsmittel sind gegen den unbefugten Zugriff sicher aufzubewahren und zu transportieren. 22.5 Der Rechnungsprüfung sind alle wesentlichen, die Buchführung betreffenden Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. Hierzu zählen z.B.:
Berechtigungen zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Freigabeberechtigungen im Rahmen der Buchführung
Berechtigungen im Rahmen der Zahlungsabwicklung Der Umfang der Berechtigungen ist ebenfalls mitzuteilen. 23. Sonstige Regelungen Die in den §§ 28 Abs. 4, 29 Abs. 3, 33 Abs. 3 und 4, 36 Abs. 4 und 5 und § 42 GemHVO zulässigen Verfahrensspielräume werden in besonderen Dienstanweisungen festgelegt. 24. In-Kraft-Treten Diese Dienstanweisung tritt am 01.09.2010 in Kraft. Sie ist dem Kreistag gemäß § 31 Abs. 1 Satz 3 GemHVO zur Kenntnis zu geben. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung für die Kreiskasse Euskirchen vom 15.03.1986 in der zuletzt gültigen Fassung außer Kraft. Euskirchen, 01.09.2010 gez.: Rosenke - 18 - Anlage 1 Regelung über die sachliche und rechnerische Feststellung von Buchungsanordnungen 1. Grundsatz Beamte und Tariflich Beschäftigte dürfen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben. 2. Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit 2.1 Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nr. 3 die Verantwortung dafür, dass 2.11 die im Buchungsbeleg und den begründenden Originalbelegen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht vom Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist, 2.12 nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist, 2.13 die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war, 2.14 die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, 2.15 Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind. 2.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 6 bleibt unberührt. 2.3 Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechender Ergänzung des Vermerks nach Nr. 3.1 auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung 2.31 ein Schaden nicht entstanden ist (z. B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder 2.32 die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z. B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten). 3. Form der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit 3.1 Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Sachlich richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete oder Beauftragte beteiligt, die z. B. die vollständige Lieferung der Ware bescheinigen oder über die zur Feststellung erforderlichen Fachkenntnisse z. B. auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Gebiet verfügen, so muss aus deren Be- - 19 - scheinigungen (Teilbescheinigungen) der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. 3.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 6 bleibt unberührt. 4. Inhalt der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit 4.1 Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nr. 5 die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Buchungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Originalbelegen richtig sind. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung der Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (z. B. Verträge, Tarife). 4.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 6 bleibt unberührt. 5. Form der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit 5.1 Der Feststeller hat die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete oder Beauftragte beteiligt, so muss aus deren Bescheinigungen (Teilbescheinigungen) der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. 5.2 Sind die Endbeträge in Anlagen zu Buchungsanordnungen oder in begründenden Originalbelegen geändert worden, so muss der Vermerk lauten "Rechnerisch richtig nach Änderung mit ... €". Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Absetzungen von Rabatt- und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen. 6. Verantwortung des Feststellers in besonderen Fällen Der Feststeller, der in den Buchungsanordnungen oder den begründenden Originalbelegen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist für die Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Bedienstete oder autorisierte Beauftragte (z. B. Architekten, Ingenieure) die Richtigkeit bescheinigt haben. 7. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit 7.1 Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann von einem Bediensteten bescheinigt werden, wenn dieser die Voraussetzungen der Ziffer 3.8 Buchst. a) der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung erfüllt. Ziffer 3.8 Buchst. c) der DA gilt entsprechend. - 20 - 7.2 Die Verantwortung für die rechnerische Richtigkeit kann der nach Nr. 7.1 berechtigte Bedienstete delegieren. Im Falle der Delegation ist die rechnerische Feststellung auf dem Originalbeleg (und nicht auf dem Buchungsbeleg) zu dokumentieren. ***