Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Bedburg zwecks Einführung des optionalen papierlosen Sitzungsdienstes)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP8-74/2013 Rats- und Kulturbüro Sitzungsteil Az.: 10 24 öffentlich Beratungsfolge: Haupt- und Finanzausschuss Sitzungstermin: 07.05.2013 Abstimmungsergebnis: Einstimmig, 0 Enthaltung(en) Betreff: Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Bedburg zwecks Einführung des optionalen papierlosen Sitzungsdienstes Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt der Vorgehensweise bezüglich der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes gemäß den Ausführungen in der Sitzungsvorlage zu und empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg, die Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse entsprechend zu ändern. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Der Rat der Stadt Bedburg hat in seiner Sitzung am 09.04.2013 einstimmig beschlossen, den optionalen papierlosen Sitzungsdienst für die Mandatsträger einzuführen. Weiterhin hat der Rat die Verwaltung beauftragt, die hierfür notwendige Änderung der Geschäftsordnung des Rates entsprechend vorzubereiten. Auf die Sitzungsvorlage WP 850/2013 hierzu sowie auf den beigefügten Auszug aus der Niederschrift hierzu wird verwiesen. Insbesondere bezogen auf die desolate haushaltswirtschaftliche Lage wurde folgendes festgelegt: ¾ Die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst erfolgt seitens der Mandatsträger/innen auf freiwilliger Basis und kann jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. ¾ Die Geräte (Tablet-PC’s, Laptop) werden von den Teilnehmenden gestellt. Hierfür erfolgt keine Kostenerstattung. Die Gewährleistung des Zuganges über die Sitzungsapplikation I-Rich zum Ratsinformationssystem erfolgt für die Teilnehmenden über eine entsprechende Lizenzvergabe. Diese ist beschränkt auf die Inhaberschaft des Rats- und/oder Ausschussmandats. ¾ Ebenso liegt es in der Verantwortlichkeit der Teilnehmer, die Systemkompatibilität und die technischen Voraussetzungen für das Funktionieren der genutzten Geräte zu gewährleisten. ¾ Die Einladung (Tagesordnung) zu den Rats- und Ausschusssitzungen erfolgt wie bisher ins Schließfach oder per Post (sachkundige Bürger). Sie erfolgt weiterhin schriftlich, damit im Falle technischer Probleme (SD-Net/IRich) eine fristgerechte Einladung der Sitzungen gewährleistet ist. ¾ Eine Bereitstellung von Vorlagen/Sitzungsunterlagen/Niederschriften in Papierform unterbleibt. Es werden zudem kein Papier und keine Geldmittel zur Beschaffung von Papier für den Ausdruck zur Verfügung gestellt. ¾ Sobald neue Dokumente im Ratsinformationssystem eingestellt sind, erhalten die Teilnehmer/-innen des papierlosen Sitzungsdienstes eine automatische E-MailBenachrichtigung. Die Sitzungsunterlagen können dann über die Sitzungsapplikation I-Rich eingesehen werden. Parallel hierzu besteht auch nach wie vor die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen wie bisher durch Anmeldung auf der städtischen Internetseite im Ratsinformationssystem einzusehen. Beschlussvorlage WP8-74/2013 Seite 2 STADT BEDBURG Seite: 3 Sitzungsvorlage Die bisherige Regelung bezüglich der Einberufung von Ratssitzungen im § 1 der Geschäftsordnung lautet wie folgt. §1 Einberufung der Ratssitzungen (1) Der Bürgermeister beruft den Rat ein, so oft es die Geschäftslage erfordert, jedoch soll er den Rat wenigstens alle zwei Monate einberufen. Der Rat ist unverzüglich einzuberufen, wenn mindestens ein Fünftel der Ratsmitglieder oder eine Fraktion unter Angabe der zur Beratung zu stellenden Gegenstände dies verlangen. (2) Die Einberufung erfolgt durch Übermittlung einer schriftlichen Ratsmitglieder. Das Nähere regelt eine Dienstanweisung. (3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr können schriftliche Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden. Einladung an alle Mit Bezug auf die o. g. Ausführungen wird vorgeschlagen, im § 1 der Geschäftsordnung des Rates folgenden neuen Absatz 4 für den optionalen papierlosen Sitzungsdienst einzufügen: §1 Einberufung der Ratssitzungen / optionaler papierloser Sitzungsdienst ... (4) Auf Antrag kann die Bereitstellung der schriftlichen Erläuterungen (Vorlagen) auf elektronischem Wege erfolgen (papierloser Sitzungsdienst). Bei Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst unterbleibt eine Übersendung von Vorlagen /Sitzungsunterlagen in schriftlicher Form. Die/der Teilnehmer/in muss sicherstellen, dass ein unberechtigter Zugriff Dritter auf nichtöffentliche Sitzungsinhalte nicht möglich ist. Die technischen Geräte (Tablet PC’s/Laptop’s) werden von den Teilnehmern gestellt; eine Kostenerstattung erfolgt nicht. ... § 24 Geschäftsordnung - Niederschrift Eine Änderung des § 24 der Geschäftsordnung des Rates ist nicht erforderlich. Dort heißt es in Absatz 3, dass die Niederschrift allen Ratsmitgliedern innerhalb von 4 Wochen nach der Sitzung zuzuleiten ist. Von der Schriftform ist hier nicht ausdrücklich die Rede. Das heißt, alle Ratsmitglieder, die die Sitzungsunterlagen bisher in Schriftform erhalten, erhalten auch die Niederschrift in Schriftform. Lediglich die Teilnehmer/-innen am papierlosen Sitzungsdienst erhalten diese nicht; ihnen wird der Zugriff auf das Ratsinformationssystem über die Sitzungsapplikation I-Rich freigeschaltet, so dass sie die Niederschriften dort einsehen können (Siehe auch § 27 Abs. 7 Geschäftsordnung). Daneben ist es auch hier nach wie vor möglich, die Sitzungsunterlagen wie bisher durch Anmeldung auf der städtischen Internetseite im Ratsinformationssystem einzusehen. §§ 26, 27 Geschäftsordnung – Verfahren in den Ausschüssen Gemäß § 26 i. V. m. § 27 der Geschäftsordnung gilt das Verfahren bzgl. der Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst auch für die Ausschüsse. Beschlussvorlage WP8-74/2013 Seite 3 STADT BEDBURG Seite: 4 Sitzungsvorlage Die Abfrage, welche Mandatsträger/innen am Verfahren teilnehmen möchten, läuft derzeit. ¾ Zur Änderung der Geschäftsordnung ist die einfache Mehrheit des Rates erforderlich. Der Bürgermeister hat hierbei Stimmrecht. ¾ Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: Keine Finanzielle Auswirkungen: Nein X Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers: 50181 Bedburg, den 23.04.2013 ----------------------------------Steinbach ----------------------------------Koehl ----------------------------------Koerdt Sachbearbeiter(in) Leiter Rats- und Kulturbüro Bürgermeister Beschlussvorlage WP8-74/2013 Seite 4