Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Wesseling und seine Ausschüsse)

Sitzungsvorlage Nr.: 41/2006 Federführender Bereich Beteiligte Bereiche Bürgermeisterbüro - 300 - / Recht Vorlage für Unterausschuss für Liegenschaften und Satzungen Hauptausschuss Rat Betrifft: (ggf. Anlagen bezeichnen) Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Wesseling und seine Ausschüsse Namenszeichen des federführenden Bereichs Leiter/in Datum Sachbearbeiter/in 09.02.2006 Namenszeichen Beteiligte Bereiche - 300 - / Recht Bearbeitungsvermerk TUIV 08/1998 Fachdezernent Kämmerer Bürgermeister STADT WESSELING Vorlagen-Nr.: 41/2006 Der Bürgermeister Sachbearbeiter/in: Datum: Frau Hilger/ Herr Meerwein 09.02.2006 X öffentlich nichtöffentlich Beratungsfolge: Unterausschuss für Liegenschaften und Satzungen Hauptausschuss Rat Betreff: Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Wesseling und seine Ausschüsse Beschlussentwurf: Die Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Wesseling und seine Ausschüsse vom 19.06.1998 in der Fassung vom 15.05.2001 wird wie folgt geändert: Artikel 1 § 1 Abs. 2 in der bisherigen Fassung wird gestrichen und durch folgenden neuen Absatz ersetzt: „(2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer Einladung an alle Ratsmitglieder. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung die Übersendung der Einladung nebst Vorlagen auf elektronischem Wege erfolgen. Dazu werden die Einladung nebst Vorlagen auf der Internetseite der Stadt Wesseling hinterlegt und die Ratsmitglieder auf elektronischem Wege über die Hinterlegung informiert.“ § 1 erhält folgenden neuen Absatz 3: „(3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr sollen schriftliche Erläuterungen (Vorlagen) zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen beigegeben werden.“ § 2 erhält folgenden neuen Absatz 3: „(3) Abs. 1 und 2 gelten sowohl für die schriftliche Übersendung als auch für die Übersendung in elektronischer Form.“ § 2 erhält folgenden neuen Absatz 4: „(4) Ist das Ratsmitglied Mitglied einer Fraktion, so gilt die schriftliche Einladung dem Ratsmitglied als zugegangen, sobald sie in den Geschäftsräumen der jeweiligen Fraktion hinterlegt wurde; im übrigen erst dann, wenn sie dem Ratsmitglied selbst zugegangen ist. Erfolgt die Einladung auf elektronischem Weg, so gilt die Einladung als zugegangen, sobald sie auf der Internetseite der Stadt Wesseling hinterlegt wurde.“ § 6 Abs. 2 wird nach der Aufzählung wie folgt ergänzt: „Dies gilt nicht, wenn im Einzelfall weder Gründe des öffentlichen Wohls noch berechtigte Ansprüche oder Interessen Einzelner den Ausschluss der Öffentlichkeit gebieten.“ § 24 Abs. 2 erhält folgende Fassung: „(2) Die Niederschrift wird vom Bürgermeister und einem vom Rat zu bestellenden Schriftführer unterzeichnet.“ TUIV 08/1998 § 26 erhält folgende Fassung: „Auf die Ausschussmitglieder und das Verfahren in den Ausschüssen finden grundsätzlich die für den Rat geltenden Vorschriften entsprechende Anwendung, soweit nicht § 27 dieser Geschäftsordnung abweichende Regelungen enthält.“ § 30 Abs. 1 erhält folgende Fassung: „(1) Der Hauptausschuss, der Jugendhilfeausschuss und der Ausschuss für Familie, Gesundheit und Soziales können Unterausschüsse bilden.“ § 30 Abs. 2 erhält folgende Fassung: „(2) Auf die Unterausschussmitglieder und das Verfahren in den Unterausschüssen finden grundsätzlich die §§ 26 und 27 dieser Geschäftsordnung entsprechend Anwendung, soweit nicht § 31 dieser Geschäftsordnung abweichende Regelungen enthält.“ Artikel 2 Die Änderungen treten mit dem Tag nach der Bekanntmachung in Kraft. TUIV 08/1998 ..... ..... ..... ..... Sachdarstellung: 1. Problem Das Verfahren in den Ratssitzungen wird im wesentlichen durch die vorrangigen Bestimmungen in der Gemeindeordnung und darüber hinaus durch die ergänzenden Bestimmungen der Geschäftsordnung des Rates bestimmt. Gegenstand der Geschäftsordnung ist damit der Ablauf des Verfahrens von Rats- und Ausschusssitzungen. Das Recht des Rates, sich eine Geschäftsordnung zu geben, fällt als Geschäftsordnungsautonomie unter die kommunale Organisationshoheit und damit unter die Selbstverwaltungsgarantie. Geschäftsordnungsregelungen kann der Gesetzgeber damit nicht im Detail vorgeben, er muss vielmehr den Räten einen Entscheidungsspielraum belassen. Nur dort, wo die Gemeindeordnung abschließend Verfahrensregelungen aufstellt gehen diese der Geschäftsordnungsautonomie vor. § 24 Abs. 2 der Geschäftsordnung hat folgenden Wortlaut: „Die Niederschrift wird vom Bürgermeister, einem weiteren vom Rat zu bestimmenden Ratsmitglied und dem Schriftführer unterzeichnet. Das weitere Ratsmitglied wird durch den Rat bestimmt.“ § 52 Abs. 1 der Gemeindeordnung hat hingegen folgenden Wortlaut: „Über die im Rat gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Diese wird vom Bürgermeister und einem vom Rat zu bestellenden Schriftführer unterzeichnet.“ Da somit die Gemeindeordnung eine abschließende Verfahrensregelung getroffen hat, darf die Geschäftsordnung diese nicht ausweiten. Durch die Möglichkeit der elektronischen Versendung bzw. der Internet-Nutzung für den Kommunalen Sitzungsdienst wird eine Anpassung der Geschäftsordnung erforderlich. Weiterhin hat die bisherige Zustellpraxis in die Fraktionsbüros eine Konkretisierung erforderlich gemacht. Die Geschäftsordnung ist damit änderungsbedürftig. Dies kann damit zum Anlass für kleinere und redaktionelle Änderungen genommen werden. 2. Lösung Die Geschäftsordnung wird wie folgt geändert: § 1 Abs. 2 in der bisherigen Fassung wird gestrichen und durch folgenden neuen Absatz ersetzt: „(2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer Einladung an alle Ratsmitglieder. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung die Übersendung der Einladung nebst Vorlagen auf elektronischem Wege erfolgen. Dazu werden die Einladung nebst Vorlagen auf der Internetseite der Stadt Wesseling hinterlegt und die Ratsmitglieder auf elektronischem Wege über die Hinterlegung informiert.“ Erläuterung zur Änderung: Seit Mitte 2005 werden alle Einladungen, Vorlagen und Niederschriften des Rates und seiner Ausschüsse auf der Homepage der Stadt Wesseling im Internet bereitgestellt. Alle Rats- und Ausschussmitglieder wurden über diese Präsentation schriftlich informiert. Gleichzeitig wurde mitgeteilt, dass auf Wunsch über ein Kennwort die Möglichkeit besteht, in den nichtöffentlichen Teil der Sitzungen zu gelangen. Allen Ratsmitgliedern ist ihr Kennwort für diese Nutzung zugegangen. Den sachkundigen Bürgern und Einwohnern ist das Kennwort auf Antrag für den jeweiligen Ausschuss mitgeteilt worden. Auf Antrag soll jedem Rats- und Ausschussmitglied die Möglichkeit gegeben werden, zwischen der Übersendung in Papierform und der Einsichtnahme im Internet zu wählen. Im Internet stehen alle Unterlagen abrufbereit zur Verfügung. Ein Ausdruck der Unterlagen ist nur bei eigenem Bedarf erforderlich. TUIV 08/1998 § 1 erhält folgenden neuen Absatz 3: „(3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr sollen schriftliche Erläuterungen (Vorlagen) zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen beigegeben werden.“ Erläuterung zur Änderung: Es wurde die Formulierung des bisherigen Abs. 2 übernommen. Zusätzlich wurde die Bezeichnung „Vorlagen“ in Bezug auf die elektronische Nutzung eingefügt. § 2 erhält folgenden neuen Absatz 3: „(3) Abs. 1 und 2 gelten sowohl für die schriftliche Übersendung als auch für die Übersendung in elektronischer Form.“ Erläuterung zur Änderung: Der Absatz wurde in Bezug auf die elektronische Nutzung eingefügt. § 2 erhält folgenden neuen Absatz 4: „(4) Ist das Ratsmitglied Mitglied einer Fraktion, so gilt die schriftliche Einladung dem Ratsmitglied als zugegangen, sobald sie in den Geschäftsräumen der jeweiligen Fraktion hinterlegt wurde; im übrigen erst dann, wenn sie dem Ratsmitglied selbst zugegangen ist. Erfolgt die Einladung auf elektronischem Weg, so gilt die Einladung als zugegangen, sobald sie auf der Internetseite der Stadt Wesseling hinterlegt wurde.“ Begründung zur Änderung: Die bisherige Praxis (Zustellung montags in die Fraktionsbüros) hat eine Konkretisierung erforderlich gemacht. § 6 Abs. 2 wird nach der Aufzählung wie folgt ergänzt: „Dies gilt nicht, wenn im Einzelfall weder Gründe des öffentlichen Wohls noch berechtigte Ansprüche oder Interessen Einzelner den Ausschluss der Öffentlichkeit gebieten.“ Erläuterung zur Änderung: Nach § 48 Abs. 2 Gemeindeordnung sind die Sitzungen des Rates öffentlich. Durch die Geschäftsordnung kann die Öffentlichkeit für Angelegenheiten einer bestimmten Art ausgeschlossen werden. Durch die Aufzählung einzelner Angelegenheiten in der Geschäftsordnung, die in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden, hat sich der Rat gebunden ohne eine Ausnahmemöglichkeit zuzulassen. Es sind jedoch Einzelfälle denkbar, in denen keine datenschutzrechtlichen Belange bei den aufgeführten Punkten berührt werden, und somit eine öffentliche Beratung möglich und damit vorzuziehen ist. Hier sollte der Rat sich nicht mehr als erforderlich einschränken. § 24 Abs. 2 erhält folgende Fassung: „(2) Die Niederschrift wird vom Bürgermeister und einem vom Rat zu bestellenden Schriftführer unterzeichnet.“ Erläuterung zur Änderung: Begründung: siehe Problem Hinweis: Diese Änderung hat zur Folge, dass auch die Niederschriften der Ausschuss- und Unterausschusssitzungen nur noch vom Vorsitzenden und dem Schriftführer zu unterzeichnen sind, da § 26 und 30 der Geschäftsordnung sich auf die Verfahrensregelungen des Rates beruft. TUIV 08/1998 § 26 erhält folgende Fassung: „Auf die Ausschussmitglieder und das Verfahren in den Ausschüssen finden grundsätzlich die für den Rat geltenden Vorschriften entsprechende Anwendung, soweit nicht § 27 dieser Geschäftsordnung abweichende Regelungen enthält.“ Erläuterung zur Änderung: Der Paragraph ist um die Wörter „die Ausschussmitglieder und“ ergänzt worden. Somit stimmt die Formulierung mit dem Text der Gemeindeordnung überein (§ 58 Abs. 2 GO): § 30 Abs. 1 erhält folgende Fassung: „(1) Der Hauptausschuss, der Jugendhilfeausschuss und der Ausschuss für Familie, Gesundheit und Soziales können Unterausschüsse bilden.“ Erläuterung zur Änderung: Die Änderung ist redaktioneller Art. Der bisherige Sozialausschuss wurde in Ausschuss für Familie, Gesundheit und Soziales umbenannt. § 30 Abs. 2 erhält folgende Fassung: „(2) Auf die Unterausschussmitglieder und das Verfahren in den Unterausschüssen finden grundsätzlich die §§ 26 und 27 dieser Geschäftsordnung entsprechend Anwendung, soweit nicht § 31 dieser Geschäftsordnung abweichende Regelungen enthält.“ Erläuterung zur Änderung: siehe Erläuterung zu § 26 3. Alternativen Werden nicht vorgeschlagen 4. Finanzielle Auswirkungen Langfristig gesehen ergibt sich Einsparpotential im Bereich Druck-/Material-/Personalkosten durch die Übersendung auf elektronischem Wege. TUIV 08/1998