Daten
Kommune
Vettweiß
Größe
85 kB
Datum
21.02.2013
Erstellt
26.02.13, 14:58
Aktualisiert
26.02.13, 14:58
Stichworte
Inhalt der Datei
Gemeinde Vettweiß
Der Bürgermeister
Vettweiß, den 26.02.2013
Beschlussauszug
aus der 16. Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses
der Gemeinde Vettweiß
am Donnerstag, dem 21.02.2013, 18:05 Uhr.
8.
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung
(V-7/2013)
Ausschussmitglied Franzen betont für die CDU-Fraktion, dass zur Einführung des DMS
grundsätzliche Zustimmung signalisiert wird. Allerdings liegen nun die anfallenden
Kosten vor, welche sich im Hinblick auf die Haushaltssituation als nicht unerheblich
darstellen. Es liegen noch einige Fragen vor, die vor einer Entscheidung beantwortet
werden müssen. Auf die Fragen wird jeweils von Verwaltungsmitarbeiter Müller
unmittelbar geantwortet::
Frage: Die Anbieter sprechen von einem „Return Of Invest“ innerhalb kurzer Zeit.
Wann wird er sich einstellen? Lässt sich ein ROI beziffern?
Antwort: Seitens der Verwaltung wird davon ausgegangen, dass es keinen kurzfristigen
Return of Invest geben wird. Die Investition in die zukünftige Arbeitsweise muss heute
angestoßen werden, damit Verwaltungsarbeit in der Zukunft bewältigt werden kann. Der
Return of Invest lässt sich also zurzeit nicht realistisch in Zahlen ausdrücken.
Frage: Einsparungen im Bereich Druckaufwand, Papier, Aktenraum, etc. werden
angeführt. Ebenso die Nutzung der Daten von zuhause (Home-Office). Werden
Dokumente nicht schon jetzt bei der KDVZ archiviert und können von jedem
Verwaltungsmitarbeiter aufgerufen und bearbeitet werden? Home-Office müsste daher
doch auch schon jetzt möglich sein?!
Antwort: Bereits heute werden die produzierten Daten auf den Servern der KDVZ
aufbewahrt und können von berechtigten Nutzern über eine Citrixverbindung von jeder
Stelle aufgerufen werden. Das CMS soll aber nicht nur dazu beitragen, die Daten zu
erreichen, sondern in erster Linie, die zu finden. Es ist ein Organisationsmittel. Zukünftig
würde dann die Eingangspost gescannt und digital einem Vorgang beigefügt. Ebenso
die produzierten Schriftstücke. Das Management ist heute noch nicht möglich und wird
dann zukünftig Suchvorgänge beschleunigen bzw. vermeiden. Zudem ist zwangsläufig
eine Einsparung im Bereich der sächlichen Aufwendungen und der Aktenablage zu
sehen.
Frage: Gerade die INFOMA-Schnittstelle verursacht einen großen Kostenaufwand im
Bereich Investition. Seit September 2012 beteiligen sich die Gemeinden Kall, Hellenthal
und die Stadt Zülpich an einem Probebetrieb im Bereich der digitalen Steuerakte. Ist die
Erprobungsphase beendet? Welche Erkenntnisse liegen bis heute vor?
Antwort: Der Probebetrieb im Bereich der digitalen Steuerakte ist mit einem sehr
positiven Resümee von allen Kommunen abgeschlossen worden und hat dazu geführt,
dass noch mehrere Städte- und Gemeinden aus dem Kreis Düren auf den Zug
aufgesprungen sind. Gerade die Schnittstellen zu Infoma haben sich als wichtig
erwiesen, um den Kontakt der Steuerakte mit den Finanzdaten herzustellen.
Frage: Sind in den uns vorliegenden Kosten auch schon jene berücksichtigt, die den
Rechnungseingangsworkflow (Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung) betreffen?
Antwort: Die angegebenen Kosten setzen sich aus dem Grundmodul in den optionalen
Modulen zusammen. Auch der Rechnungseingangsworkflow ist beinhaltet, wird
allerdings wegen seiner Komplexität am Ende erst umgesetzt.
Frage: Im „Eildienst Landkreistag NRW“ Nr. 1 vom Januar 2013 heißt es unter anderem
im dem Artikel „Positionspapier der kommunalen Spitzenverbände NRW zur digitalen
Archivierung“:
„Hinsichtlich der elektronischen Langzeitarchivierung ist eine möglichst einheitliche und
praktikable Lösung für die Kommunen in NRW zu finden“. Weiter heißt es: „Jede Lösung
sollte jedoch Schnittstellen zu den im Aufbau befindlichen nationalen und europäischen
Portalen vorsehen.“
Ist dies bei dem zurzeit von der Gemeinde angewandten Archivierungsverfahren
gegeben und findet diese Forderung auch bei dem in der Vorlage beschriebenem DMS
Berücksichtigung?
Antwort: Das angebotene DMS erfüllt alle zurzeit aktuellen Voraussetzungen für eine
Langzeitarchivierung.
Frage: Welchen Mehrwert bietet ein DMS konkret für den Bürger? (Servicezeiten etc.)
Welchen Mehrwert bietet ein DMS konkret für den Verwaltungsangestellten? Lassen
sich Fallbeispiele aufzeigen.
Antwort: Der Mehrwert für den Bürger wird in erster Linie in einer Beschleunigung der
Antwortzeiten zu finden sein. Der Mehrwert für die Verwaltungsmitarbeiter ist in einer
(erheblichen) Zeitersparnis zu finden. Die Beschleunigung von Arbeitszeiten ist zukünftig
die einzig mögliche Methode, die immer weiter wachsenden Aufgaben der Verwaltung
mit stabilem Personalstand bewältigen zu können. Zudem ist eine weitere
Flexibilisierung von Arbeitszeit / Anwesenheitszeit möglich.
Die Entscheidung erfolgt in der Sitzung des Rates.
Beschluss der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 21.02.2013
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