Beschlusstext (Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung)

Gemeinde Vettweiß Der Bürgermeister Vettweiß, den 26.02.2013 Beschlussauszug aus der 16. Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Vettweiß am Donnerstag, dem 21.02.2013, 18:05 Uhr. 8. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung (V-7/2013) Ausschussmitglied Franzen betont für die CDU-Fraktion, dass zur Einführung des DMS grundsätzliche Zustimmung signalisiert wird. Allerdings liegen nun die anfallenden Kosten vor, welche sich im Hinblick auf die Haushaltssituation als nicht unerheblich darstellen. Es liegen noch einige Fragen vor, die vor einer Entscheidung beantwortet werden müssen. Auf die Fragen wird jeweils von Verwaltungsmitarbeiter Müller unmittelbar geantwortet:: Frage: Die Anbieter sprechen von einem „Return Of Invest“ innerhalb kurzer Zeit. Wann wird er sich einstellen? Lässt sich ein ROI beziffern? Antwort: Seitens der Verwaltung wird davon ausgegangen, dass es keinen kurzfristigen Return of Invest geben wird. Die Investition in die zukünftige Arbeitsweise muss heute angestoßen werden, damit Verwaltungsarbeit in der Zukunft bewältigt werden kann. Der Return of Invest lässt sich also zurzeit nicht realistisch in Zahlen ausdrücken. Frage: Einsparungen im Bereich Druckaufwand, Papier, Aktenraum, etc. werden angeführt. Ebenso die Nutzung der Daten von zuhause (Home-Office). Werden Dokumente nicht schon jetzt bei der KDVZ archiviert und können von jedem Verwaltungsmitarbeiter aufgerufen und bearbeitet werden? Home-Office müsste daher doch auch schon jetzt möglich sein?! Antwort: Bereits heute werden die produzierten Daten auf den Servern der KDVZ aufbewahrt und können von berechtigten Nutzern über eine Citrixverbindung von jeder Stelle aufgerufen werden. Das CMS soll aber nicht nur dazu beitragen, die Daten zu erreichen, sondern in erster Linie, die zu finden. Es ist ein Organisationsmittel. Zukünftig würde dann die Eingangspost gescannt und digital einem Vorgang beigefügt. Ebenso die produzierten Schriftstücke. Das Management ist heute noch nicht möglich und wird dann zukünftig Suchvorgänge beschleunigen bzw. vermeiden. Zudem ist zwangsläufig eine Einsparung im Bereich der sächlichen Aufwendungen und der Aktenablage zu sehen. Frage: Gerade die INFOMA-Schnittstelle verursacht einen großen Kostenaufwand im Bereich Investition. Seit September 2012 beteiligen sich die Gemeinden Kall, Hellenthal und die Stadt Zülpich an einem Probebetrieb im Bereich der digitalen Steuerakte. Ist die Erprobungsphase beendet? Welche Erkenntnisse liegen bis heute vor? Antwort: Der Probebetrieb im Bereich der digitalen Steuerakte ist mit einem sehr positiven Resümee von allen Kommunen abgeschlossen worden und hat dazu geführt, dass noch mehrere Städte- und Gemeinden aus dem Kreis Düren auf den Zug aufgesprungen sind. Gerade die Schnittstellen zu Infoma haben sich als wichtig erwiesen, um den Kontakt der Steuerakte mit den Finanzdaten herzustellen. Frage: Sind in den uns vorliegenden Kosten auch schon jene berücksichtigt, die den Rechnungseingangsworkflow (Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung) betreffen? Antwort: Die angegebenen Kosten setzen sich aus dem Grundmodul in den optionalen Modulen zusammen. Auch der Rechnungseingangsworkflow ist beinhaltet, wird allerdings wegen seiner Komplexität am Ende erst umgesetzt. Frage: Im „Eildienst Landkreistag NRW“ Nr. 1 vom Januar 2013 heißt es unter anderem im dem Artikel „Positionspapier der kommunalen Spitzenverbände NRW zur digitalen Archivierung“: „Hinsichtlich der elektronischen Langzeitarchivierung ist eine möglichst einheitliche und praktikable Lösung für die Kommunen in NRW zu finden“. Weiter heißt es: „Jede Lösung sollte jedoch Schnittstellen zu den im Aufbau befindlichen nationalen und europäischen Portalen vorsehen.“ Ist dies bei dem zurzeit von der Gemeinde angewandten Archivierungsverfahren gegeben und findet diese Forderung auch bei dem in der Vorlage beschriebenem DMS Berücksichtigung? Antwort: Das angebotene DMS erfüllt alle zurzeit aktuellen Voraussetzungen für eine Langzeitarchivierung. Frage: Welchen Mehrwert bietet ein DMS konkret für den Bürger? (Servicezeiten etc.) Welchen Mehrwert bietet ein DMS konkret für den Verwaltungsangestellten? Lassen sich Fallbeispiele aufzeigen. Antwort: Der Mehrwert für den Bürger wird in erster Linie in einer Beschleunigung der Antwortzeiten zu finden sein. Der Mehrwert für die Verwaltungsmitarbeiter ist in einer (erheblichen) Zeitersparnis zu finden. Die Beschleunigung von Arbeitszeiten ist zukünftig die einzig mögliche Methode, die immer weiter wachsenden Aufgaben der Verwaltung mit stabilem Personalstand bewältigen zu können. Zudem ist eine weitere Flexibilisierung von Arbeitszeit / Anwesenheitszeit möglich. Die Entscheidung erfolgt in der Sitzung des Rates. Beschluss der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 21.02.2013 Seite 2