Beschlusstext (Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung)

Gemeinde Vettweiß Der Bürgermeister Vettweiß, den 11.03.2013 Beschlussauszug aus der 21. Sitzung des Rates der Gemeinde Vettweiß am Donnerstag, dem 07.03.2013, 18:00 Uhr. 12. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung (V-7/2013) Auf die Frage von Ratsmitglied Franzen, wie mit abgeschlossenen Vorgängen vorgegangen wird, antwortet Verwaltungsmitarbeiter Müller, dass alte Vorgänge nur dann ins System aufgenommen werden, wenn sie wieder aufleben. Der Bitte von Ratsmitglied Franzen, zum Jahresende 2013 und dann im Turnus ein Monitoring im Rat vorzustellen sagt Bürgermeister Kranz entsprechend zu. Die Frage von Ratsmitglied Roeb nach dem Vorteil für den Bürger beantwortet Verwaltungsmitarbeiter Müller mit dem Hinweis, dass der Bürger den Vorteil nicht direkt spürt, dass aber kürzere Bearbeitungszeiten die Folge sein werden, somit ein Vorteil ankommt. Bürgermeister Kranz erläutert nochmals die Notwendigkeit der Systemeinführung und schildert den Ablauf eines Rechnungseingangsworkflow. Auch Ratsmitglied Ruskowski verdeutlicht die Notwendigkeit, die zwar auch Finanzen bindet, am Ende aber Sinn macht. Der Vorteil kommt auch beim Bürger an. Der Rat beschließt mit 26 gegen eine Stimme die Einführung eines Dokumentenmanagements in der Verwaltung. Die notwendigen Investitionsmittel für das Jahr 2013 zum Erwerb des Grundmoduls und der Einzelmodule, Customizing und Schnittstellen sollen überplanmäßig zur Verfügung gestellt werden. Die Finanzierung erfolgt über die Investitionspauschale. Die Mittel für 2014 sind zu veranschlagen. Die notwendigen Mittel für den Aufwand sind im Jahre 2013 durch Einsparungen zu decken, die Ausgaben der Folgejahre sind im Bereich der Geschäftsausgaben einzuplanen.