Beschlussvorlage (Personelle Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen hier: Abschluss einer Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP8272/2012 Fachbereich I - Personal, Organisation und Finanzen Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Haupt- und Finanzausschuss Sitzungstermin: Abstimmungsergebnis: 18.12.2012 Betreff: Personelle Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen hier: Abschluss einer Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die seitens des Personals erbrachten Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen in der Form einer Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit zur Kenntnis. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Auf Grund diverser Änderungen sowohl bezüglich der tarifrechtlich und beamtenrechtlich geltenden Arbeitszeiten als auch im Bereich der Handhabung des Zeiterfassung durch die Nebenstelle Adolf-Silverberg-Straße, dort werden die Anwesenheitszeiten handschriftlich erfasst, ist eine Neufassung der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit dringend erforderlich. Bezüglich einzelner Regelungen, hier sind insbesondere • • • die Verteilung der Wochenarbeitszeit von Vollzeitbeschäftigten und die Neuregelung der Gleitzeitmöglichkeiten der Reduzierung von Gleitzeitguthaben/Überstunden zu nennen, wurde die Notwendigkeit zur Anpassung der bisherigen Regelungen an die Erfordernisse einer effektiven Dienstleistungsverwaltung gesehen. Gemeinsam mit dem Personalrat und dem Geschäftsbereich 1 ist der Entwurf einer Dienstanweisung erarbeitet worden, der die o.a. Punkte mit berücksichtigt. Gemeinsam mit dem Personalratsvorsitzenden, den Mitgliedern des Verwaltungsvorstandes und dem Leiter des Fachbereiches I sowie seiner Stellvertreterin wurde dieser Entwurf am 06.12.2012 erörtert. Das als Anlage beigefügte Ergebnis bietet sowohl den Bediensteten ausreichende Möglichkeiten zum eigenverantwortlichen Umgang mit den Gleitzeitmöglichkeiten als auch der Stadt Bedburg zur Haushaltskonsolidierung. Im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit kann die Arbeit ab dem 01.01.2013 in folgendem Rahmen (Rahmenarbeitszeit) erbracht werden: montags, mittwochs donnerstags dienstags freitags und 7.30 Uhr bis 18:00 Uhr 7.30 Uhr bis 20.00 Uhr 7.30 Uhr bis 16.00 Uhr Kernarbeitszeit und Öffnungszeit Die Kernarbeitszeit umfasst die Zeit zwischen spätestem Arbeitsbeginn und frühestem Arbeitsende und orientiert sich an den Öffnungszeiten der beiden Rathäuser sowie der Nebenstelle Adolf-Silverberg-Straße. montags, donnerstags von 8.30 Uhr bis 12.30 Uhr und von 14.00 Uhr bis 16.00 Uhr dienstags von 8.30 Uhr bis 12.30 Uhr und von 14.00 Uhr bis 18.00 Uhr sowie mittwochs, freitags von 8.30 Uhr bis 12.30 Uhr Die Vorgesetzten haben dafür Sorge zu tragen, dass mittwochs die Erreichbarkeit und Funktionsfähigkeit ihrer Organisationseinheit bis mindestens 16.00 Uhr gewährleistet ist. Beschlussvorlage WP8-272/2012 Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Die Erreichbarkeit der Zentralen Informationsstelle (ZIS) muss mit Ausnahme der Zeit zwischen 12:30 Uhr und 14:00 Uhr zu folgenden Zeiten gewährleistet sein: montags, mittwochs, donnerstags von 8.15 Uhr bis 16.15 Uhr dienstags von 8.15 Uhr bis 18.00 Uhr freitags von 8.15 Uhr bis 13.00 Uhr Zeitguthaben, Zeitschuld, Ausgleich Abweichungen zwischen der für den jeweiligen Monat bestehenden Soll- und der tatsächlichen Arbeitszeit werden auf einem persönlichen Arbeitzeitkonto verrechnet. Nach Abschluss jeden Monats erhalten die Vorgesetzten und die Mitarbeiter eine Übersicht über die aktuellen Zeitkonten. Das Zeitkonto wird in drei Phasen unterteilt: ¾ Grünphase ¾ Gelbphase ¾ Rotphase max. 20 Minusstunden max. Plusstunden in Höhe der jeweiligen individuellen Wochenarbeitszeit zwischen 20 und 30 Minusstunden max. Plusstunden in Höhe der doppelten jeweiligen individuellen Wochenarbeitszeit mehr als 30 Minusstunden mehr als die Höhe der doppelten jeweiligen individuellen Wochenarbeitszeit Es gelten folgende Verhaltensregeln innerhalb der Phasen: Grünphase Innerhalb der Grünphase kann der Bedienstete grundsätzlich eigenverantwortlich unter Beachtung der dienstlichen Belange in der Organisationseinheit disponieren. Gelbphase Innerhalb der Gelbphase ist zwischen dem Bediensteten und dem Vorgesetzten Sorge zu tragen, dass grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten die Grünphase wieder erreicht ist. Rotphase Die Rotphase ist innerhalb eines Monats umgehend zu verlassen. Sollte die dienstliche Notwendigkeit bestehen, die Rotphase innerhalb eines Monats nicht verlassen zu können, ist der Vorgesetzte gehalten, die Ursachen zu untersuchen und nach Lösungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und des Verhältnisses von Arbeitsmenge und Arbeitszeit zu suchen. Der Geschäftsbereich 1 ist zu beteiligen. Gleitzeitguthaben wird nicht vergütet. Angeordnete Überstunden können in Absprache mit dem Verwaltungsvorstand und/oder dem Bürgermeister vergütet werden, sofern keine Möglichkeit besteht, diese Stunden im Rahmen der Möglichkeiten dieser Gleitzeitregelung abzubauen. Der/die jeweilige Leiter/in der Organisationseinheit hat die Notwendigkeit der Auszahlung in einem formlosen Antrag zu begründen und dem Verwaltungsvorstand/dem Bürgermeister zur Entscheidung vorzulegen. Am 31.12. eines jeden Jahres dürfen sich alle Beschäftigten sowie alle Beamtinnen und Beamten, die der Gleitzeit unterliegen, maximal in der Gelbphase befinden. Alle Zeitanteile, die den Wert der Gelbphase überschreiten und als nicht angeordnete Überstunden gelten, werden Beschlussvorlage WP8-272/2012 Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 grundsätzlich ersatzlos gestrichen. Abweichungen von dieser Regelung bedürfen der Genehmigung durch den Bürgermeister, in dessen Vertretungsfall durch ein Mitglied des Verwaltungsvorstandes und sind durch den/die jeweilige/n Leiter/in zu begründen. Diese Regelungen führen zu folgenden Konsequenzen: 1. Die tägliche Öffnungszeit wird um eine halbe Stunde verlängert (bisher bis 12.00 Uhr geöffnet, ab Inkrafttreten bis 12.30 Uhr geöffnet) 2. Der lange Donnerstag wird durch den langen Dienstag ersetzt. Dies führt zu einer Reduzierung der Präsenzzeiten, die durch die Sitzungen der städtischen Gremien auf Grund der bisherigen Regelungen erforderlich wurden. 3. Das Gleitzeitguthaben wird reduziert. Dies führt zu einem erheblichen Rückgang von Rückstellungen im städtischen Haushalt und trägt maßgeblich zur Konsolidierung bei. Zum 31.12.2011 musste eine Rückstellung für Gleitzeitguthaben in Höhe von 218.400 € gebildet werden. Wäre zu diesem Zeitpunkt bereits der Entwurf der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit in Kraft getreten, hätte die Rückstellung mindestens 63.200 € bis zu max. 100.000 € weniger betragen. Dieser Effekt wird erstmals für die Rückstellung zum 31.12.2013 zu erwarten sein. 4. Insgesamt stehen den Beschäftigten 50 Stunden zur Ableistung ihres Dienstes zur Verfügung (Rahmenarbeitszeit). Am Mittwoch Nachmittag besteht für alle Bediensteten die Möglichkeit, ihren Dienst ab 12.30 Uhr zu beenden. Der Freitag Nachmittag eröffnet darüber hinaus weitere Möglichkeiten im Rahmen der Gleitzeit. 5. Der um eine halbe Stunde auf 7.30 Uhr verschobene frühestmögliche Arbeitsbeginn führt zu einer Reduzierung der Energiekosten. Zur Zeit kann jedoch seitens des beteiligten Fachbereiches IV keine Aussage zu diesen Einspareffekten gemacht werden. 6. Darüber hinaus kann der zeitliche Arbeitsumfang an der Zentralen Informationsstelle verringert werden sowie der frühe Arbeitsbeginn der (Rat)hausmeister auch im Hinblick auf die häufigen späten Einsatztermine am Abend vorher und den damit verbundenen gesundheitlichen Auswirkungen im Sinne des Arbeitsschutzes verschoben werden. 7. Durch die neuen Gleitzeitmöglichkeiten ergeben sich mehr Zeiten des Miteinanders, vor allem in den Vormittagsstunden. Ein gemeinsames Arbeiten wird dadurch gefördert. Weitere Änderungen betreffen die Handhabung der Zeiterfassung sowie eine Regelung für den Krankheitsfall (Ziffer 6). Über den Entwurf der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit hinaus wurde der Personalrat hinsichtlich einer möglichen Einführung von Brückentagen im Rahmen des gesetzlichen Beteiligungsverfahrens beteiligt. Der Personalrat hat einer möglichen Einführung von Brückentagen ab 2013 zugestimmt. Diese Maßnahme führt über die o.a. Effekte hinaus zu einem erheblichen Abbau von Urlaubstagen. Hier sind Einsparpotentiale von bis zu 72.850 € möglich. Die Beschäftigten tragen damit in einem nicht unmaßgeblichen Teil zur Haushaltskonsolidierung bei, wenn der Personalrat auch dieser Dienstvereinbarung im Rahmen des Mitwirkungsverfahrens zustimmen sollte. Das Ergebnis seiner Beratungen wird voraussichtlich zum Sitzungstermin vorliegen. Darüber hinaus hat der Personalrat in seinem Schreiben vom 23.11.2012 (siehe Anlage) auf seine grundsätzliche Bereitschaft zur Mitwirkung an der Haushaltskonsolidierung hingewiesen. Trotz der angespannten Haushaltssituation weist der Personalrat darauf hin, dass • eine Nachbesetzung von Stellen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch nicht grundsätzlich unterbleiben sollte, sofern die entsprechenden Aufgaben nicht gänzlich wegfallen. Eine entsprechende Nachbesetzung sollte im Einzelfall auf deren Notwendigkeit in Zusammenarbeit mit dem Personalrat geprüft werden. Zudem weist der Personalrat darauf hin, dass bei der Personalplanung der Schutz und die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Belastungsgrenze) mit im Vordergrund stehen müssen. Beschlussvorlage WP8-272/2012 Seite 4 STADT BEDBURG • Seite: 5 Sitzungsvorlage der Personalrat trotz derzeit umfangreicher und erforderlicher Sparmaßnahmen auf die derzeitigen Arbeitsbedingungen in den einzelnen Verwaltungsstellen, insbesondere in den Rathäusern in Bedburg und Kaster, hinweist. Die Abmessungen der Räumlichkeiten sowie das Fehlen jeglicher Pausen- und Sozialräume stehen zum großen Teil konträr zu den Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes. Die Information, dass das Jobcenter Bedburg sogar unter Zeitdruck einen Neubau fordert, um diverse Missstände hinsichtlich der Arbeitsbedingungen zu beseitigen, führt beim Personalrat der Stadt Bedburg zur Verwunderung und unterstreicht den Hinweis auf die die Stadtverwaltung Bedburg betreffenden Missstände um so mehr. der Personalrat deshalb von der Stadt Bedburg als Arbeitgeberin nach den jetzt schon seit Jahren anhaltenden und andauernden Diskussionen in den städtischen Gremien nunmehr allerdings auch ganz eindeutig eine Lösung dieser allseits bekannten Missstände erwartet. • Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: keine Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja x Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: ----------------------------------Stolz ----------------------------------Eßer ----------------------------------Baum Stellv. Fachbereichsleiterin Fachbereichsleiter(in) Kämmerer ----------------------------------Koerdt Bürgermeister Beschlussvorlage WP8-272/2012 Seite 5