Beschlussvorlage (Evtl. Einführung des optionalen papierlosen Sitzungsdienstes)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP8-50/2013 Rats- und Kulturbüro Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Sitzungstermin: Rat der Stadt Bedburg Abstimmungsergebnis: 09.04.2013 Betreff: Evtl. Einführung des optionalen papierlosen Sitzungsdienstes Beschlussvorschlag: Alternative 1: Der Rat der Stadt Bedburg beschließt, den optionalen papierlosen Sitzungsdienst für die Ratsmitglieder (und die Ausschussmitglieder) einzuführen und beauftragt die Verwaltung, eine entsprechende Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg vorzubereiten. Alternative 2: Der Rat der Stadt Bedburg Sitzungsdienstes zu verzichten. beschließt, auf die Einführung des papierlosen STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Der Rat der Stadt Bedburg hat in seiner Sitzung am 22.05.2012 einstimmig den nachfolgend aufgeführten Beschluss gefasst: „Der Rat der Stadt Bedburg beauftragt die Verwaltung, eine kostenlose Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes zum nächstmöglichen Zeitpunkt (frühestens nach den Sommerferien) für fünf Mandatsträger/innen, die über die entsprechenden technischen Geräte verfügen, zu ermöglichen. Pro Fraktion und Einzelmandatsträger wird ein Mitglied des Rates an der Testphase teilnehmen. Die entsprechenden Personen werden noch benannt. Im Anschluss an die Testphase wird eine abschließende Bewertung der Teilnehmer/innen als Grundlage der Entscheidung für den papierlosen Sitzungsdienst genommen und ein entsprechender Beschluss gefasst.“ Die Sitzungsvorlage vom 22.05.2012 ist dieser Vorlage zur Kenntnis nochmals als Anlage 4 beigefügt. Die dreimonatige Testphase hat im Oktober 2012 begonnen und wurde nach Rücksprache mit der Fa. Sternberg um drei weitere Monate bis zum 31.03.2013 verlängert. Vor dem Hintergrund der bevorstehenden Ratsentscheidung hat die Fa. Sternberg, um unnötigen Aufwand zu vermeiden, die Testphase nochmals bis einschließlich 09.04.2013 verlängert. An dieser Testphase teilgenommen haben die Stadtverordneten Martin Vogelsang (CDU), Bernd Coumanns (SPD), Stefan Merx (FWG), Michael Zöphel (Bündnis 90/Die Grünen) sowie der sachkundige Bürger Peter Braun (FDP). Die Erfahrungsberichte sind der Sitzungsvorlage als Anlage 1 beigefügt. Das aktuelle Angebot der KDVZ Rhein-Erft-Rur vom 18.03.2013 zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage 2 beigefügt. Ergänzend hat die KDVZ darauf hingewiesen, dass maximal so viele Client-Lizenzen beschafft werden müssen, wie Mitglieder im Rat vertreten sind – in Bedburg also 8 Pakete mit je 5 Lizenzen. Damit erhält man sodann eine sog. offene Lizenz, mit der beliebig viele weitere User – also theoretisch neben den 36 Ratsmitgliedern auch die sachkundigen Bürger und Einwohner – frei geschaltet werden können. Detaillierte Erläuterungen der Fa. Sternberg zur Sitzungs-App sind der Sitzungsvorlage als Anlage 3 beigefügt. Zur Beantwortung von Fragen zur Technik, zu den Funktionen der Sitzungs-App sowie zum Angebot der KDVZ wird in der Sitzung ein Vertreter der KDVZ zur Verfügung stehen. Sollte sich der Rat für die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes aussprechen, wird verwaltungsintern festgelegt, ob die Einführung in Form des Mietkaufs nach dem sog. SaaS-Modell (monatliche Kosten) oder in Form des Lizenzerwerbs über den Kauf des Moduls (einmalige Kosten) abgewickelt wird. Die erforderlichen Mittel werden je nach Beschluss im Budget des Fachbereichs I (IT-Abteilung) eingestellt. Beschlussvorlage WP8-50/2013 Seite 2 STADT BEDBURG Seite: 3 Sitzungsvorlage Zur Feststellung, wie viele Lizenzen benötigt werden, wer also rechtsverbindlich am Verfahren des papierlosen Sitzungsdienstes teilnimmt, würden schriftliche Einverständniserklärungen der Ratsmitglieder und ggf. der Ausschussmitglieder angefordert. In der Ratssitzung am 22.05.2012 hatten etwa 15 Ratsmitglieder geäußert, sich grundsätzlich eine Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst vorstellen zu können. Um durch die optionale Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes tatsächlich Einsparungen erzielen zu können, sollte allerdings nur für solche Personen eine Lizenz beschafft werden, die bereits über ein iPad oder einen Laptop verfügen oder die sich die notwendigen technischen Geräte auf eigene Kosten beschaffen. Von der möglichen Beschaffung der Geräte (iPad) auf Kosten der Stadt Bedburg muss hingegen aufgrund der aktuellen Haushaltslage abgesehen werden. Der Rat hat also zu entscheiden, - ob der optionale papierlose Sitzungsdienst grundsätzlich eingeführt werden soll und - ob diese Möglichkeit neben den Ratsmitgliedern auch den sachkundigen Bürgern und Einwohnern angeboten werden soll. Sofern sich der Rat für die Einführung des optionalen papierlosen Sitzungsdienstes ausspricht, wird die Verwaltung zur nächsten Ratssitzung eine Änderung der Geschäftsordnung vorbereiten und zwar unter der Maßgabe, dass die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmenden Personen sodann auf die Zurverfügungstellung von Sitzungsunterlagen in Papierform gänzlich verzichten. Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: Keine Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja X Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: ----------------------------------Koehl ----------------------------------Baum ----------------------------------Koerdt Leiter Rats- und Kulturbüro Kämmerer Bürgermeister Beschlussvorlage WP8-50/2013 Seite 3