Beschlussvorlage (Erfahrungsberichte WP8-50/2013)

Erfahrungsberichte der Testteilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst: Martin Vogelsang (CDU): Die Daten waren bis auf kurzzeitige Ausnahmen immer verfügbar. Die Aktualisierung um 18:00 Uhr ist optimal. Lediglich extrem kurzfristig erstellte Tischvorlagen waren nicht elektronisch vorhanden. Das war aber nur sehr selten der Fall. In Papierform hätte man die Unterlagen auch erst zu Beginn der Sitzung. Besonders nach den vorletzten Update läuft das Programm durchweg stabil. Ebenso seit dem Update sind hervorragende Tools zur Verfügung gestellt worden, die bedienerfreundlich genutzt werden können. Hier sind z. B. Texthervorhebungen, gelber Notizzettel, Durchstreichfunktion, etc. im einzelnen hervorzuheben. Umfangreiche Vorlagen werden in einer Miniaturansicht am unteren Rand des iPads dargestellt. Das ermöglicht schnelles Blättern oder gezieltes Anwählen von Einzelseiten. Weiterhin wird die Funktionalität, aus der Tagesordnung direkt in die Dokumente gehen zu können, zur Verfügung gestellt. Dies gilt zeitgleich für den öffentlichen- und nichtöffentlichen Teil. Auch dieses ist sehr nutzerfreundlich. Die eingestellten Dokumente sind im Gegensatz zu den papiergebundenen Unterlagen auch farbig verfügbar. Die Daten werden über WLAN ultraschnell geladen. Selbst über das GSM-Netz können Aktualisierungen und Dokumente in akzeptabler Zeit aufgerufen werden. Fazit: Die Applikation I-Rich sollte für die Ratsmitglieder beschafft werden. Die Verfügbarkeit, Konsistenz und Aktualität der zur Verfügung gestellten Daten liegt deutlich über der Papierform. Aufruf, Suchen, Blättern von Dokumenten ist teilweise schneller möglich, als in der papiergebundenen Version. Die angebotenen Funktionalitäten für die Dokumentenbearbeitung sind der auf dem Papier äußerst realitätsnah nachempfunden worden. Es entfallen Beschaffungs-, Verbrauchs- und Entsorgungskosten für Papier sowie Geräte. Hinzu kämen noch die Personalkosten. Bernd Coumanns (SPD): 1. Die Handhabung des App iRich hat mir keine Schwierigkeiten bereitet. Sie ist einfach und übersichtlich. 2. iRich ist dem Ratsinformationssystem nachempfunden. Wer also schon mal mit dem Ratsinformationssystem gearbeitet hat, sollte keine Schwierigkeiten haben, sich mit iRich zu Recht zu finden. 3. Wichtig war, dass iRich vor einiger Zeit noch Zusatzfunktionen zum Markieren des Textes und zur Hinterlegung mit Notizen erhalten hat. Dadurch wurde die Grundlage geschaffen, vollständig auf die Papier-Vorlage zu verzichten. 4. Wünschenswert wäre noch eine Suchfunktion, die sich auf alle abgespeicherten Dokumente erstreckt und nicht nur auf das jeweils geöffnete Dokument. Fazit: Für mich ist das App iRich geeignet, die Sitzungsvorlage aus Papier zu ersetzen. D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5909.doc Stefan Merx (FWG): positiv: Anwählen der Sitzungen und direkte Verknüpfung der Dokumente; viel bessere Übersicht verglichen zum Online-Angebot im Ratsinformationssystem. negativ: Termine können nicht in Outlook übertragen werden; Recherche besser mit Datumsvorwahl; generell sollten die betrachteten Zeiträume per Datum vorwählbar sein; Anmeldedaten sollten speicherbar sein. Fazit: Alles in allem ist die Verwaltung der Unterlagen mit der Software dem Ratsinformationssystem vorzuziehen, jedoch durchaus verbesserungswürdig. Michael Zöphel (Bündnis 90/Die Grünen): Nach einigen Anlaufschwierigkeiten im letzten Jahr gab es dann zum Ende des Jahres eine Version, die stabil und zuverlässig läuft. Die anfangs recht sporadische Funktionsweise ist mittlerweile auf fast Standard PDF-Reader. Die Funktionen Speichern/Versenden sind bei uns leider nicht freigeschaltet, was aber wünschenswert wäre. Hier sollte ein Sicherheitsmechanismus hinterlegt sein, der nur PDFs ausgibt, die mit einer digitalen Signatur des jeweiligen Mandatsträgers hinterlegt sind. Was ich noch vermisse, ist die Funktion, alle Dokumente, die auf dem iPad bei iRich runtergeladen wurden, insgesamt durchsuchen zu lassen. Man kann noch nicht mal eine Sitzung durchsuchen lassen. Dann gibt es noch die Anmerkungen/Notiz-Funktion, die erweitert werden müsste. Hier wäre es wünschenswert, das zum einen eine Rücksicherung auf dem Server möglich wäre (Zukunftsmusik!!!). Bzw. hier sollte es die Funktion geben, das ich mir alle Anmerkungen/Notizen pro Sitzung auflisten lassen kann und ebenfalls drucken/versenden. Das ist bei PDF-Reder schon lange Standard und eine tolle Funktion. Das nicht immer alle Dokumente in den Sitzungsunterlagen sind, liegt wohl daran, dass diese dann nicht mit eingepflegt wurden. Ich würde es begrüßen, wenn die weiteren Funktionen noch freigeschaltet werden und das ein oder andere Angemerkte sich in einem nächsten Update wiederfindet. Fazit: Somit stünde aus meiner Sicht nichts mehr dagegen, auf den papierlosen Sitzungsdienst umzustellen. D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5909.doc Peter Braun (FDP): D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5909.doc