Beschlussvorlage (Ratsvorlage vom 22.05.2012 WP8-50/2013)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP8-69/2012 Fachbereich I - Personal, Organisation und Finanzen Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Rat der Stadt Bedburg Sitzungstermin: Abstimmungsergebnis: 22.05.2012 Betreff: Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum 01.01.2013 hier: Antrag des Ortsverbandes Bedburg von Bündnis 90/DIE GRÜNEN vom 25.01.2012 und ergänzende Anträge vom 22.03.2012 Beschlussvorschlag: Der Rat der Stadt Bedburg beauftragt die Verwaltung, eine kostenlose Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes zum nächstmöglichen Zeitpunkt für fünf Mandatsträger/innen, die über die entsprechenden technischen Geräte verfügen, zu ermöglichen. Folgende Mitglieder des Rates nehmen an dieser Testphase teil: 1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________ 4. _________________________ 5. _________________________ Im Anschluss an die Testphase wird eine abschließende Bewertung der Teilnehmer/innen als Grundlage der Entscheidung für den papierlosen Sitzungsdienst genommen und ein entsprechender Beschluss gefasst. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Politische Zielvorgabe Im Zuge der Haushaltsberatungen wurde von Herrn Zöphel der als Anlage beigefügte Antrag gestellt. Aufgrund dessen wurde einstimmig beschlossen, die nachstehende politische Zielvorgabe in den Haushaltsplan 2012 aufzunehmen: „Elektronische Sitzungsunterlagen (FB I) Mit Einführung des Sitzungsdienstes SD.NET für die Ratsmitglieder wurde ein erster Schritt in den papierlosen digitalen Sitzungsdienst getan. Mittlerweile bietet die Firma Sternberg (SD.NET) die SitzungsApp iRICH an. Die Stadt Bedburg hat eventuell die Möglichkeit über die KDVZ kostengünstiger entsprechende Tablet-PC’s zu erwerben. Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Stadt Elsdorf – welche derzeit das Verfahren im Modellversuch mit den Fraktionsvorsitzenden testet – soll eine genaue Kostenkalkulation erstellt werden und ein Erfahrungsaustausch durchgeführt werden. Gegebenenfalls soll ein Modellversuch gestartet werden. Für das Jahr 2012 werden für eine Teststellung „Papierloser Sitzungsdienst“ der Ankauf von 7 Tablet-PC’s veranschlagt.“ Allgemeine Darstellungen und Kosten Seit Jahren hat die Stadt Bedburg den „papierlosen“ Sitzungsdienst (SD-NET) im Einsatz. Dennoch werden die Sitzungsunterlagen den Gremienvertretern in gedruckter Form zur Verfügung gestellt. In den politischen Gremien der Stadt Bedburg sind derzeit folgende Personenzahlen vertreten: ¾ ¾ ¾ ¾ 36 Ratsmitglieder 29 sachkundige Bürger/innen 14 sachkundige Einwohner/innen 17 beratende Mitglieder (Jugendhilfeausschuss, Familen-, Bildungs- und Sozialausschuss) Bereits auf den Ursprungsantrag vom 25.01.2012 hin hat die Stadt Bedburg diverse Recherchen angestellt und Hintergrundinformationen zu einem papierlosen Sitzungsdienst eruiert. Auch mit der KDVZ wurde Kontakt aufgenommen und das städtische Interesse an der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes bekundet. Es wurde mündlich vereinbart, dass Vertreter der KDVZ über die Möglichkeiten der „neuen“ App iRich informieren. Dies erfolgt im Rahmen dieser Ratssitzung. Darüber hinaus wurden Berechnungen angestellt. Bereits jetzt kann festgestellt werden, dass sofern es zu einer Beschaffung der iPads oder anderer Tablet-PC´s kommen sollte-, ein Einsparpotential nicht gesehen wird. Nur im Fall der Bereitstellung der Geräte durch den jeweiligen Nutzer (Ratsmitglied) ist davon auszugehen, dass sich die Kosten für die Bereitstellung der Software im Vergleich zur Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Papierform gegenseitig die Waage halten werden. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass lt. Auskunft der Herstellerfirma Sternberg die iRich-App zur Zeit nur für Apple-Geräte (iPad) zur Verfügung steht. Der Vorschlag des Ortsverbandes Bündnis 90/Die Grünen, dass die Mandatsträger eigene TabletPC´s für die Erprobungsphase bereit stellen, geht in die gleiche Richtung. Hinsichtlich einer Freischaltung des W-LAN-Anschlusses im Sitzungssaal ist darauf hinzuweisen, dass die bestehende technische Einrichtung nicht für eine gleichzeitige Nutzung aller Ratsmitglieder konzipiert ist. Dies wäre nur durch die Schaffung eines DSL-Zuganges möglich, der zusätzliche Investitionskosten nach sich ziehen würde, die zur Zeit nicht exakt beziffert werden können und darüber hinaus nicht veranschlagt sind. Im übrigen ermöglichen es die modernen Tablet-PC´s bereits heute, entsprechende (Sitzungs)Dokumente auf dem internen Speicher abzulegen und später dann z.B. im Ratssaal aufzurufen, so dass auf eine zusätzliche Investition in Beschlussvorlage WP8-69/2012 Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 diesem Bereich verzichtet werden könnte, solange die Frage des zukünftigen Rathausstandortes noch nicht geklärt ist. Gegenüber den bereits bestehenden Möglichkeiten bietet die App iRich im Grunde nur zwei Vorteile: 1. komfortablere Bedienung 2. es besteht die Möglichkeit, eigene elektronische Notizen auf den Sitzungsunterlagen anzubringen Zunächst sollte jedoch vor einer abschließenden Entscheidung über die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes die durch die Softwarefirma angebotene Testphase durchgeführt werden. Die seitens der beteiligten Ratsmitglieder gemachten Erfahrungen sollten dann in den Entscheidungsfindungsprozess mit einfließen. Für die Bereitstellung der entsprechenden Software fallen entweder Kosten im Falle eines Mietkaufs nach dem „SaaS“ (Software as a service) oder in Form des Lizenzerwerbs über den Kauf eines Moduls (jeweils fünf Nutzer/innen) an. Mietkauf „SaaS“, jährliche Kosten bei fünf Nutzern: Lizenzgebühren Rich Server (nutzerunabhängig) Lizenzkosten je 5 RICH Clients Hostinggebühren (nutzerunabhängig) Pflege- und Wartungsgebühren monatlich (2 % des Kaufpreises i.H. von 1.127,43 € = 22,55 €) Gesamtkosten 264,84 € 122,16 € 180,00 € 270,60 € 837,60 € Lizenzerwerb über Kauf des Moduls bei fünf Nutzern : Lizenzgebühren Rich Server Lizenzkosten je 5 RICH Clients Einmalige Gesamtkosten Abschreibungen (5 Jahre) Hostinggebühren Pflege- und Wartungsgebühren (2% des Kaufpreises i. H. von von 1.127,43 € = 22,55 €) Jährliche Gesamtkosten 728,28 € 399,15 € 1.127,43 € 225,49 € 180,00 € 270,60 € 676,09 € Dem gegenüber steht ein Einsparpotenzial für den Sitzungsdienst in der Form, dass Papierkosten und Zustellkosten reduziert werden können. Über die genaue Höhe kann erst dann eine Aussage gemacht werden, wenn feststeht, in welchem Umfang der papierlose Sitzungsdienst zukünftig genutzt werden soll. Es ist aber bereits jetzt abzusehen, dass kein Kostenanstieg zu erwarten ist, sofern die Geräte durch die Mandatsträger selbst gestellt werden (s.o.). Beim Kauf der entsprechenden Geräte wäre mit Investitionskosten in Höhe ca. 700 € je Gerät zu rechnen. Sollten darüber hinaus noch eine Internetflat je User mittels eines entsprechenden Sticks bereit gestellt werden, würden weitere 470 € je User/Jahr anfallen. Aus Erfahrungsberichten anderer Kommunen geht hervor, dass stabile und leistungsfähige WLANNetzwerke unabdingbare Voraussetzung für Arbeit mit Tablet-PC’s sind. Eine Nutzung der Geräte in Fraktionssitzungen oder ähnlichen Sitzungen außerhalb der Räume des Rathauses, die die Beschlussvorlage WP8-69/2012 Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllen, wäre nur mit mobilen Access Points möglich, jedoch durch die Bereitstellung eines Sticks gegeben (s.o.). Testphase, Einführung und Haushaltskonsolidierung Einer Einführung zum 01.01.2013 steht seitens der Verwaltung grds. nichts im Wege. Eine frühere Einführung ist auf Grund eines nicht vorhersehbaren, kurzfristig eingetreten mehrere Monate dauernden Krankheitsfalles in der IT-Abteilung auf Grund fehlender Personalkapazitäten nicht möglich. Die IT-Abteilung ist bemüht, in dieser Zeit einen funktionierenden Betrieb weiter gewährleisten zu können. Die Realisierung von Projekten, die über diese Mindestforderung hinaus gehen, ist zur Zeit nicht möglich. Wie bereits erwähnt, sollte vor Einführung des „papierlosen Sitzungsdienstes“ Alltagstauglichkeit der Geräte und dessen Anwendungsmöglichkeiten erprobt werden. die Im Anschluss an die Testphase sollte eine abschließende Bewertung der Teilnehmer/innen als Grundlage der Entscheidung für den papierlosen Sitzungsdienst genommen und ein entsprechender Beschluss gefasst werden. Verwaltungsseitig wird der Vorschlag des Ortsverbands Bedburg von Bündnis 90/DIE GRÜNEN begrüßt, die Testphase von Mandatsträger/innen bestreiten zu lassen, die bereits im Besitz eigener Tablet-PC´s sind. Auch über die Testphase hinaus sollte dies aus Sicht der Verwaltung nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Änderung der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse Die Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse ist im Anschluss an den Grundsatzbeschluss der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zu veranlassen. Die Änderung der Geschäftsordnung sollte folgende Punkte zum Inhalt haben: • • • • • • • • Die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes erfolgt seitens der Mandatsträger/innen auf freiwilliger Basis Die Geräte (Tablet-PC´s etc.) werden von den Teilnehmenden gestellt Die Gewährleistung des Zuganges zum Ratsinformationssystem erfolgt für die freiwillig Teilnehmenden über eine entsprechende Lizenzvergabe Die zeitliche Beschränkung dieser Lizenzvergabe bezieht sich auf die Inhaberschaft des Rats- und/oder Ausschussmandats Die Verantwortlichkeit jedes einzelnen Nutzers für das Funktionieren seines Rechners/Tablet-PC´s und die Gewährleistung der technischen Voraussetzungen für die Datenübermittlung ist Voraussetzung Die freiwillig am papierlosen Sitzungsdienst Teilnehmenden verzichten auf die Sitzungsunterlagen in Papierform Die Autenzität und Vertraulichkeit der Dateien muss seitens der Teilnehmenden sicherstellt sein Datenschutzrechtliche Aspekte sind von den Teilnehmenden zu gewährleisten. Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: Beschlussvorlage WP8-69/2012 Seite 4 STADT BEDBURG Seite: 5 Sitzungsvorlage Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja X Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: 50181 Bedburg, 15.05.2012 ----------------------------------Frau Stolz ----------------------------------Herr Eßer ----------------------------------Baum Geschäftsbereichsleiter(in) Fachbereichsleiter(in) Kämmerer ----------------------------------Koerdt Bürgermeister Beschlussvorlage WP8-69/2012 Seite 5