Beschlussvorlage (SD-Net IRich Leitfaden, Anlage zur Beschlussvorlage WP8-50/2013)

iRICH – Die SitzungsApp Leitfaden zur Installation und Nutzung Version 1.0.1 STERNBERG Software-Technik GmbH Kerkmannstraße 1 D-33729 Bielefeld +49 521 97700 44 info@sternberg24.de www.sitzungsdienst.net Copyright STERNBERG Software-Technik GmbH 2012 Inhalt Sicherheit und Verschlüsselung ...................................................................................................................... 3 iRICH – Die SitzungsApp installieren............................................................................................................... 6 iRICH – Die SitzungsApp einrichten ................................................................................................................ 7 iRICH – Die SitzungsApp aufrufen .................................................................................................................. 9 Aktualisierung ............................................................................................................................................... 10 Terminübersicht ............................................................................................................................................ 11 Tagesordnung .............................................................................................................................................. 12 Symbole und Bereiche der Seitenansicht ...................................................................................................... 13 Seitenansicht ................................................................................................................................................ 14 Seitenübersicht „Grid“ ................................................................................................................................... 15 Notizen eingeben .......................................................................................................................................... 16 Volltextsuche ................................................................................................................................................ 18 Seiten drehen ............................................................................................................................................... 19 iPad drehen .................................................................................................................................................. 21 Vergangene Termine .................................................................................................................................... 23 Vorgang ........................................................................................................................................................ 24 Einstellungen und Programm sperren ........................................................................................................... 25 Einstellungen ................................................................................................................................................ 26 Feedback...................................................................................................................................................... 27 Mandaten verwalten...................................................................................................................................... 28 Globale Einstellungen ................................................................................................................................... 30 Programm beenden ...................................................................................................................................... 31 Stand: 05.03.2012 Seite 2 von 31 Sicherheit und Verschlüsselung Um Ihre Daten (und damit sind alle Daten gemeint) auf Ihrem iPad zu schützen, ist es erforderlich, das iPad mit einer Code-Sperre zu versehen. Diese Code-Sperre verschlüsselt Ihre Daten und Dokumente unter Verwendung des hinterlegten Codes automatisch. Ein unberechtigter Zugriff auf Informationen, auch über mögliche „Hintertürchen“, ist damit ausgeschlossen. Tippen Sie auf „Code aktivieren“. Geben Sie einen mindestens 8-stelligen Code aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen ein. Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weitere Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben. Stand: 05.03.2012 Seite 3 von 31 Zur Bestätigung müssen Sie diesen Code wiederholen. Speichern Sie Ihre Eingabe mit „Fertig“. Nach der Code-Eingabe können Sie optimal, wenn gewünscht, die Zeit für die CodeAnforderung einstellen. Wir empfehlen, die Code-Anforderung auf „Sofort“ zu setzen. Es wird so sichergestellt, dass ein Entsperren des iPads in jedem Fall erforderlich wird, wenn das Gerät benutzt werden soll. Gleiches gilt, wenn Sie das iPad mit der Abdeckung schließen und beim erneuten Öffnen entriegeln. Stand: 05.03.2012 Seite 4 von 31 Die „Automatische Sperre“ wird aktiv, wenn Sie mit dem iPad arbeiten und das Gerät für eine gewisse Zeit nicht bedienen (ohne das Gerät auszuschalten oder die Abdeckung zu schließen). Nach dieser Zeitspanne wird das iPad verriegelt und Sie müssen zur Reaktivierung den Sicherheits-Code eingeben. Wählen Sie hier eine für Ihren Bedarf erforderliche Zeitspanne. Hinweis: Wenn Sie hier „Nie“ wählen, denken Sie daran, das iPad im ungenutzten oder unbeaufsichtigten Zustand auszuschalten oder die Abdeckung zu schließen. Stand: 05.03.2012 Seite 5 von 31 iRICH – Die SitzungsApp installieren Tippen Sie mit dem Finger auf das AppSymbol des App Store. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass eine Internetverbindung vorhanden ist. Systemvoraussetzungen: iPad 1 / 2, 16 GB, WiFi Betriebssoftware IOS 5 Geben Sie den Suchbegriff „iRICH“ oben rechts in das Suchfeld ein. Automatisch erscheint die gewünschte App in der Auflistung. Tippen Sie auf das Logo der App. Tippen Sie auf die Schaltfläche „INSTALLIEREN“. Alles Weitere erledigt das iPad für Sie. Stand: 05.03.2012 Seite 6 von 31 iRICH – Die SitzungsApp einrichten Nach erfolgreicher Installation von iRICH erscheint das entsprechende Symbol auf Ihrem iPad. Mit Tippen auf das iRICH-Symbol starten Sie die App. Vor dem ersten Gebrauch müssen Sie Ihre Zugangsdaten eingeben, die Ihnen von Ihrer Verwaltung ausgehändigt werden. Diese Informationen werden in Form von „Mandanten“ gespeichert. Sie können über dieselbe Methode weitere Mandanten hinzufügen, nachdem Sie den ersten Mandanten angelegt haben. (Siehe Kapitel „Mandaten verwalten“ am Ende dieser Beschreibung.) Tippen Sie zur Eingabe auf das erste Formularfeld. Die Tastatur wird automatisch herausgefahren. Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weitere Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben. Stand: 05.03.2012 Seite 7 von 31 Geben Sie nun Ihre Zugangsdaten ein. Achten Sie hier insbesondere auf Groß- und Kleinschreibung. 1. Vollständige Adresse vom Ratsinformationssystems 2. RIM-Benutzername 3. RIM-Kennwort (mind. 4 Zeichen) Nach erfolgter Eingabe können Sie die Schaltfläche „Sichern“ oder die „Return“Taste auslösen. Hinweis: Die offizielle Bezeichnung des Mandanten wird vom Webserver übertragen. Sie können diesen Begriff jedoch anpassen. Der Benutzername und das Kennwort werden geprüft und bei erfolgreicher Anmeldung erscheint die Seite mit der Terminübersicht. Hinweis: Je nach Umfang der Daten kann es bei der Ersteinrichtung einige Minuten dauern, bis Ihre Sitzungen komplett heruntergeladen wurden. Stand: 05.03.2012 Seite 8 von 31 iRICH – Die SitzungsApp aufrufen Mit jedem neuen Programmaufruf oder im gesperrten Modus erscheint diese Anmeldeseite. Melden Sie sich mit Ihrem Kennwort an. Tippen Sie in das Feld „Kennwort“ um Ihr Eingaben vorzunehmen. Die Bildschirmtastatur klappt wieder automatisch auf. Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weiteren Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben. Nach erfolgter Eingabe bestätigen Sie die Anmeldung mit der Schaltfläche „Anmelden“ oder die „Return“-Taste auslösen. Der Benutzername und das Kennwort werden geprüft und bei erfolgreicher Anmeldung erscheint die Seite mit der Terminübersicht. Stand: 05.03.2012 Seite 9 von 31 Aktualisierung Nach jeder Anmeldung und vorhandener Internet-Verbindung führt iRICH automatisch einen Datenabgleich durch. Zunächst werden die Termine und Tagesordnungen aktualisiert. Während dieser Phase ist der Bildschirm inaktiv. In der zweiten Phase werden die Dokumente heruntergeladen. Dieser Vorgang kann je nach Umfang längere Zeit in Anspruch nehmen. Stand: 05.03.2012 Seite 10 von 31 Terminübersicht Nach der Aktualisierung von iRICH sehen Sie den aktuellen Status im Infoteil der Startseite. Tippen Sie links auf einen Termin und im rechten Teil der Seite erscheint die Tagesordnung (siehe nächste Seite). Hinweis: Termine ohne das Erweiterungssymbol „>“ besitzen keine veröffentlichte Tagesordnung. Stand: 05.03.2012 Seite 11 von 31 Tagesordnung Auf der Seite „Tagesordnung“ sehen Sie Details zum Termin, eine Auflistung der verfügbaren Dokumente und die eigentliche Tagesordnung. Die Tagesordnung können Sie nach unten rollen, indem Sie mit einem Finger auf dem Bildschirm nach oben wischen. Jede Zeile mit dem Erweiterungssymbol „>“ verweist auf die entsprechende Seite in den Sitzungsunterlagen. Tippen Sie auf die Einladung, um auf die 1. Seite zu kommen. Stand: 05.03.2012 Seite 12 von 31 Symbole und Bereiche der Seitenansicht Drehen entgegen dem Uhrzeigersinn Drehen im Uhrzeigersinn Notizeneingabe Inhalt mit Anzahl der Seiten Volltextsuche Seitenansicht Seitenübersicht zurück zur Tagesordnung Hintergrund Miniaturseiten Stand: 05.03.2012 Anzeige einer Seite Seite 13 von 31 Seitenansicht Die Seiten der Sitzunterlagen werden in der Reihenfolge der Tagesordnung angeordnet präsentiert. Durch einfaches Wischen mit einem Finger blättern Sie von Seite zu Seite. Bei einer Vielzahl an Seiten können Sie durch Tippen auf eine Miniatur-Seite am unteren Rand direkt zu einer Seite wechseln. Mit Tippen auf Tagesordnung springen Sie zurück zur Terminübersicht. Stand: 05.03.2012 Seite 14 von 31 Seitenübersicht „Grid“ Mit Tippen auf die Schaltfläche „Grid“ erhalten Sie eine Komplettansicht der Sitzungsunterlagen in einer verkleinerten Seitenvorschau. Sie können durch Wischen hoch- und herunterrollen. Erneutes Tippen auf eine Ansicht navigiert Sie direkt zur gewünschten Seite. Stand: 05.03.2012 Seite 15 von 31 Notizen eingeben Mit Tippen auf das „Fenster“-Symbol öffnet sich eine Eingabebox für Notizen. Ein erneutes Tippen in die Eingabebox fährt die Tastatur heraus und Sie können Ihre Eingaben vornehmen. Hinweis: Notizen werden je Dokument gespeichert. Eine vorhandene Notiz wird mit einem weiß ausgefüllten Fenster-Symbol dargestellt. Stand: 05.03.2012 Seite 16 von 31 Nehmen Sie nun Ihre Eintragungen vor. Die „einfache“ Betätigung der Hoch-Taste schaltet auf Großschreibung (1 Zeichen) um. Die „doppelte“ Betätigung der Hoch-Taste schaltet auf Großschreibung (alle Zeichen) um. Mit „.?123“ werden Ihnen Ziffern und weitere Sonderzeichen angeboten. Die Schaltfläche „Return“ fügt eine Zeilenschaltung ein. Für die Eingabe von Umlauten müssen Sie den gewünschten Buchstaben „a“ für „ä“ oder „U“ für „Ü“ länger gedrückt halten. Es erscheint eine erweitere Zeichenanzeige. Rutschen Sie dann mit dem Finger auf das gewünschte Zeichen und lassen los. Ihnen steht während der Eingabe eine automatische Wortergänzung zur Verfügung. Wenn Sie auf einen Wortvorschlag tippen, wird das Wort automatisch eingesetzt. Durch Tippen auf das Fenster-Symbol schließt sich die Tastatur und die Eingabebox. Die Notiz ist automatisch gespeichert. Hinweis: Wenn Sie eine Notiz entfernen möchten, ist der komplett Text zu entfernen. Stand: 05.03.2012 Seite 17 von 31 Volltextsuche Über das „Lupen“-Symbol können Sie den Inhalt der Sitzungsunterlagen durchsuchen. Bereits beim Eintippen steht Ihnen auch hier eine automatische Wortergänzung zur Verfügung. Hierbei werden Sie von iRICH unterstützt, indem in der Suchbox bereits vorhandene Fundstellen angezeigt werden. Mit Tippen auf einen Eintrag in der Suchbox navigiert iRICH zur angegebenen Seite. Stand: 05.03.2012 Seite 18 von 31 Seiten drehen Es kommt vor, dass Anlagen durch den Scanvorgang um 90⁰ gedreht sind. Verwenden Sie zum Drehen das Symbol „Pfeil im Uhrzeigersinn“ bzw. „Pfeil gegen den Uhrzeigersinn“. Hinweis: Sie können zwar durch Drehen des iPads in der waagerechten Position die Seite „lesbar“ machen. Allerdings werden dann die Folgeseiten wiederum gedreht angezeigt. Stand: 05.03.2012 Seite 19 von 31 Durch die Drehung wird die Seite im Vollbildmodus angezeigt. Bei überdimensionalen Anlagen oder Bilddateien können Sie einzelne Ausschnitte vergrößern. Durch Berühren der Seite mit 2 Fingern und einem Spreizen wird die Ansicht vergrößert. Durch Zusammenziehen der 2 Finger verkleinert sich die Ansicht wieder. Mit einem zweifachen Tippen auf den vergrößerten Bereich gelangen Sie wieder zurück in die Vollansicht. Ein weiteres Tippen bringt die Kopf- und Fußbereich wieder zum Vorschein. In der Vollansicht können Sie durch Wischen mit einem Finger von Seite zu Seite wechseln. Stand: 05.03.2012 Seite 20 von 31 iPad drehen Wenn Sie das iPad drehen, wechselt die Seitenansicht vom horizontalen in den vertikalen Modus. Hierbei werden DIN A4-Seiten automatisch als Vollbild angezeigt. Hinweis: Das Ganze funktioniert allerdings nur, wenn Sie das iPad schräg halten und nicht waagerecht. Stand: 05.03.2012 Seite 21 von 31 Bei der Rückkehr zur Tagesordnung ist die Terminübersicht aus Platzgründen ausgeblendet. Sie können zum Aufklappen der Terminübersicht die Schaltfläche „Termine“ antippen und einen anderen Termin auswählen. Durch erneutes Tippen auf die Schaltfläche „Termine“ oder einem Tipp außerhalb der Terminübersicht wird diese wieder eingefahren. Stand: 05.03.2012 Seite 22 von 31 Vergangene Termine In vergangenen Terminen können Sie auf weitere Dokumente zugreifen. Hier stehen Ihnen, sofern veröffentlicht, Niederschriften und Beschlussblätter zur Verfügung. Sie können bei den Tagesordnungspunkten mit Vorlagen über das „i“-Symbol in den Vorgang mit der gesamten Beratungsfolge wechseln. Stand: 05.03.2012 Seite 23 von 31 Vorgang Zum Vorgang werden Ihnen die Vorlage, ggf. vorhandene Anlagen und Beschlussdokumente der vorhergehenden bzw. nachfolgenden Beratungen angezeigt. Wechseln Sie wie gewohnt über die Erweiterungssymbole „>“ in die Seitenansicht. Mit Tippen auf Tagesordnung kommen Sie zurück in die Ansicht „Terminübersicht / Tagesordnung“. Stand: 05.03.2012 Seite 24 von 31 Einstellungen und Programm sperren Über das „Zahnrad“-Symbol wechseln Sie in die Benutzereinstellungen. Mit dem „Schloss“-Symbol sperren Sie die Anwendung. Es erscheint die Anmeldeseite von iRICH. Stand: 05.03.2012 Seite 25 von 31 Einstellungen Sie können den Zeitraum des Sitzungsarchivs vergrößern, um auch weiter zurückliegende Sitzungen verfügbar zu machen. Zukünftige Termine können Sie auf einen Zeitraum in Wochen eingrenzen, damit die Übersicht nicht zu lang wird. Die Einstellung „Notizen im PDF geöffnet initialisieren“ bewirkt, dass vorhandene Notizen automatisch eingeblendet werden. Probieren Sie es einmal aus. Mit Tippen auf „Termine ab“ öffnet sich das Auswahlfeld für das Datum. Wischen Sie mit dem Finger die Tages-, Monats- und Jahreswerte auf die gewünschte Einstellung. Mit „Fertig“ schließen Sie dieses Auswahlfeld. Erst mit der nächsten Aktion „Sichern“ wird das Datum gespeichert. Hinweis: Um weiter zurückliegende Dokumente zu übernehmen, müssen Sie iRICH verlassen und sich neu anmelden. Verändern Sie die Einstellung durch einfaches Tippen auf den gewünschten Zeitraum. Stand: 05.03.2012 Seite 26 von 31 Feedback Die iRICH-SitzungsApp wird fortlaufend weiterentwickelt und verfeinert. Wir sind auf Ihre Meinung angewiesen. Senden Sie uns Ihre Erfahrungen, Ihre Kritik oder Verbesserungsvorschläge. Wir werden dies in zukünftigen Versionen entsprechend berücksichtigen. Stand: 05.03.2012 Seite 27 von 31 Mandaten verwalten Mit Tippen auf den aktuellen Mandantennamen erhalten Sie eine Auswahlliste aller verfügbaren Mandanten. Sie können über das Hinzufügen-Symbol einen weiteren Mandanten anlegen. Hinweis: Über das Fragezeichen-Symbol erscheint diese Hilfe im Safari-Browser. Legen Sie einen neuen Mandanten an. Nach erfolgter Prüfung erscheint der neu angelegte Mandant als aktueller Mandant auf der Anmeldeseite. Durch Tippen auf den Mandatennamen erscheint die Mandatenauswahl. Nun können Sie einen anderen Eintrag wählen und den Mandanten wechseln. Stand: 05.03.2012 Seite 28 von 31 Über das Gruppen-Symbol können Sie einen Mandanten bearbeiten oder löschen. Sie können in einem Mandanten jederzeit die Zugangsdaten ändern oder den kompletten Datenbestand löschen. Ändern Sie hierzu die Feldinhalte und tippen auf „Sichern“. Anschließend werden Ihre Zugangsdaten erneut geprüft. Zum Löschen tippen Sie auf „Mandanten löschen“. Bestätigen Sie die Löschfunktion, indem Sie auf „Löschen bestätigen“ tippen. Anschließend erscheint die Anmeldeseite oder, falls kein Mandant mehr vorhanden ist, die Eingabeseite „Mandant anlegen“. Stand: 05.03.2012 Seite 29 von 31 Globale Einstellungen Stand: 05.03.2012 Seite 30 von 31 Programm beenden Auf dem iPad gibt es keine automatische Beendigung von Apps. Mit Drücken der iPad-Taste verbleibt jede App im Speicher und kann ohne erneutes Laden wieder über das Symbol aktiviert werden. Sie erhalten dann immer die letzte Sicht, wie vor dem Verlassen der App. Falls Sie Ihren Speicher aufräumen möchten, drücken Sie zunächst einmal die iPad-Taste, um die aktive App zu verlassen und drücken erneut 2-mal die iPad-Taste (wie ein Doppelklick). Es erscheinen alle geladenen Apps in einer separaten Leiste. Halten Sie das Symbol der App, die Sie aus dem Speicher entfernen möchten, solange gedrückt, bis das Symbol wackelt und ein kleines „-“-Symbol erscheint. Drücken Sie auf das „-“-Symbol und die App wird aus dem Speicher entfernt. Hinweis: Falls Sie dieselbe Aktion auf dem StartSymbol der App ausführen, wird die App komplett mit allen Daten vom iPad entfernt. Stand: 05.03.2012 Seite 31 von 31