Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage WP8-49/2013)

Vergabedienstanweisung Dienstanweisung für die Auftragsvergabe der Stadt Bedburg (Vergabedienstanweisung) Inhalt 1. Geltungsbereich und Grundsätzliches 2. Zuständigkeiten 3. - VOB - Richtlinien für die Vergabe nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen 4. - VOL - Richtlinien für die Vergabe nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen 5. - VOF - Richtlinien für die Vergabe nach der Vergabeordnung für freiberufliche Dienstleistungen 6. Form der Auftragserteilung 7. Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes 8. Aufhebung einer Ausschreibung 9. Ausnahmen von dieser Dienstanweisung Anhang Anlage 1 Wertgrenzen für die Festlegung der Vergabeart Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf und Zuständigkeiten Anlage 3 Ausnahmen von dieser Dienstanweisung (Punkt 9): 1. Katalog der Ausnahmetatbestände gem. Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien in der Fassung vom 01.07.2002 2. Freihändige Vergabe von Aufträgen für die Anschaffung von Lehrund Lernmitteln (Schulbücher) im Rahmen der Lernmittelfreiheit gemäß Beschluss des Ausschusses für Schule, Jugend, Freizeit und Soziales vom 26.04.2005 3. Beschluss des Ausschusses für Hochbau und Bewirtschaftung städtischer Einrichtungen über eine Abweichung von den Vergaberichtlinien der Stadt Bedburg bei der Vergabe von KFZVersicherungen vom 15.10.2008 1 Vergabedienstanweisung 1. Geltungsbereich und Grundsätzliches Diese Dienstanweisung ist bei allen Vergaben anzuwenden, die die Stadt Bedburg an Dritte, auch im Namen Dritter, vornimmt. Die Dienstanweisung ist auch anzuwenden, wenn die Finanzierungsmittel von anderer Stelle (z. B. Bund, Land) zur Verfügung gestellt werden. Vergaberechtliche Vorschriften und Auflagen dieser Stellen sind gegenüber den Bestimmungen dieser Dienstanweisung vorrangig. Die in dieser Dienstanweisung genannten Beträgen verstehen sich als Netto-Werte. 2. Zuständigkeiten 2.1 Zentrale Vergabestelle Mit Einrichtung der Zentralen Vergabestelle verfolgt die Stadt Bedburg das Ziel, das Vergabewesen zu vereinheitlichen und durch eine zentrale Abwicklung der Vergaben zu optimieren. Zusätzlicher Effekt ist die strikte Trennung von Auftragserteilung durch die Fachbereiche und Stabsstellen (Organisationseinheiten) und formeller Durchführung des Vergabeverfahrens bei der Zentralen Vergabestelle. Dadurch wird ein entscheidender Beitrag zur Vorbeugung gegen Korruption geleistet. Die Zentrale Vergabestelle ist nach den Maßgaben dieser Dienstanweisung bei folgenden Vergabeverfahren zu beteiligen: VOB und VOL Unabhängig von der Art der Vergabe werden Vergabeverfahren ab einem geschätzten Auftragswert von 10.000 € durch die Zentrale Vergabestelle durchgeführt. VOF Ab Erreichen des für EU-weite Ausschreibungen maßgeblichen Schwellenwertes ist die Zentrale Vergabestelle am Verfahren zu beteiligen. 2.2 Fachbereiche und Stabsstellen (Organisationseinheiten) Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert unter 10.000 €, sowie Vergaben von freiberuflichen Leistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte sind eigenverantwortlich unter Beachtung der in dieser Dienstanweisung genannten Regelungen in den Organisationseinheiten abzuwickeln. Ab einem geschätzten Auftragswert von 10.000 € ist durch die ausschreibenden Organisationseinheiten frühzeitig das Vergabeverfahren bei der Zentralen Vergabestelle mit dem Vordruck „Angaben für die Vergabestelle, Einleitung eines Vergabeverfahrens“ anzumelden. 3. VOB - Richtlinien für die Vergabe nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Bauleistungen sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird (§ 1 VOB/A). 2 Vergabedienstanweisung Hierunter fällt auch die Lieferung aller zur Herstellung, Instandhaltung oder Änderung einer baulichen Anlage zu montierenden Bauteile, insbesondere auch Lieferung und Montage maschineller und elektronischer Einrichtungen. Bauleistungen können auch Planungsleistungen umfassen, wenn sie einheitlich im Zusammenhang mit der Ausführung eines Bauvorhabens vergeben werden, z. B. im Falle der Auftragsvergabe an einen Generalunternehmer mit Bau- und Planungsleistungen. Nicht als Bauleistungen gelten Einrichtungen, die von der baulichen Anlage ohne Beeinträchtigung der Vollständigkeit oder Benutzbarkeit abgetrennt werden können und einem selbständigen Nutzungszweck dienen (bloße Lieferungen, Planungs- und Berechnungsarbeiten, Bereitstellung von Baugeräten). 3.1 Festlegung der Vergabeart Die Art der Vergabe richtet sich bei • • Bauleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 3a Abschnitt 2 VOB/A, wenn die in § 2 der Vergabeverordnung (VgV) genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden. Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte (nationales Verfahren) nach § 3 Abschnitt 1 VOB/A und den in der Anlage 1 dieser Dienstanweisung festgelegten Wertgrenzen. 3.2 Schätzung des Auftragswertes Bei der Schätzung des Auftragswertes ist gemäß § 3 VgV zu verfahren. 3.3 Bekanntmachungen der öffentlichen Ausschreibungen Die Bekanntmachungen der öffentlichen Ausschreibungen erfolgen in folgenden Medien: • Internetseite der Stadt Bedburg (www.bedburg.de) • Verfahren, die elektronisch erfolgen, auf der Plattform des eingesetzten Softwareprogramms • subreport Verlag Schawe GmbH, Buchforststraße 1 - 15, 51101 Köln, 06@subreport.de • EU Vergaben: Amtsblatt der EG im Falle der Anwendung der EG-Richtlinien Die Bekanntmachung auf der Internetseite der Stadt Bedburg und in v. g. Veröffentlichungsorganen darf nicht vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amtsblatt der EG veröffentlicht werden. Der Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amtsblatt der EG ist aktenkundig zu machen. In den beiden örtlichen Tageszeitungen Kölner Stadt-Anzeiger und Kölnische Rundschau erfolgt jeweils ein Hinweis auf die Veröffentlichung. 3.4 Dokumentation der Wahl der Vergabeart Die Wahl der Vergabeart ist im Vergabevermerk zu dokumentieren und zu begründen. 3 Vergabedienstanweisung 3.5 Teilnehmer am Wettbewerb bei freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen Auswahl der Firmen Die Auswahl der Firmen erfolgt bei Vergaben, die über die Zentrale Vergabestelle laufen, über die bei der Zentralen Vergabestelle geführte Unternehmerdatei der Stadt Bedburg. Die ausschreibenden Organisationseinheiten erstellen eine Vorschlagsliste. Bei der Auswahl der Unternehmer bei Ausschreibungen, die nicht über die Zentrale Vergabestelle laufen, gilt das Vieraugenprinzip. Die Auswahl ist zu dokumentieren. Unter den Firmen soll möglichst gewechselt werden. In jeder Phase der Firmenauswahl muss erkennbar sein, wer für die Aufnahme bzw. Streichung einzelner Firmen verantwortlich zeichnet. Die Beschränkung auf ortsansässige Firmen ist unzulässig. 3.6 Sicherung und Öffnung der Angebote Die Trennung zwischen den am Ausschreibungs- und Vergabeverfahren Beteiligten ist sicherzustellen. Angebote müssen nach ihrem Eingang bis zum Eröffnungstermin und nach Abschluss des Eröffnungstermins vor unbefugtem Zugriff gesichert werden. Bei Vergabeverfahren, an denen die Zentrale Vergabestelle beteiligt ist, erfolgt die Öffnung und Sicherung der Angebote durch die Zentrale Vergabestelle, bei allen anderen Vergabeverfahren in der ausschreibenden Organisationseinheit. Die Angebote sind nach dem Eröffnungstermin in geeigneter Weise gegen mögliche Veränderungen und Manipulationen zu sichern bzw. zu kennzeichnen. 3.7 Prüfung der Angebote Die formelle und rechnerische Prüfung der Angebote erfolgt durch die Zentrale Vergabestelle, sofern sie am Verfahren beteiligt ist. Die fachliche Prüfung erfolgt durch die ausschreibenden Organisationseinheiten. Vergaberechtliche Auffälligkeiten sind bei allen Verfahren in geeigneter Weise deutlich zu machen. 4. VOL - Richtlinien für die Vergabe nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Hierunter fallen alle Lieferungen und Dienstleistungen, die keine Bauleistungen sind oder die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden und eindeutig und erschöpfend beschrieben werden können (§ 1 VOL/A). Leistungen sind u. a. Lieferaufträge, d. h. die zwischen einem Unternehmen und einem Auftraggeber geschlossenen entgeltlichen Kauf-, Werk-, Werklieferungs-, Miet-, Pacht- oder Leasingverträge (mit oder ohne Kaufoption) über Waren. Die Verträge können auch Nebenleistungen umfassen. Leistungen sind auch Dienstleistungsaufträge, d. h. die zwischen einem Unternehmen und einem Auftraggeber geschlossenen entgeltlichen Verträge über die Erbringung von Dienstleistungen nach Anhang 1A und 1B des 2. Abschnitts der VOL/A (VOL/A-EG). 4 Vergabedienstanweisung 4.1 Festlegung der Vergabeart Die Art der Vergabe richtet sich bei • Lieferungen und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 3 VOL/A-EG, wenn die in § 2 VgV genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden. • Lieferungen und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte nach § 3 Abschnitt 1 VOL/A und den in diesen Richtlinien festgelegten Wertgrenzen. 4.2 Schätzung des Auftragswertes Bei der Schätzung des Auftragswertes ist gemäß § 3 Vergabeverordnung (VgV) zu verfahren. 4.3 Bekanntmachungen der öffentlichen Ausschreibungen Die Bekanntmachungen der öffentlichen Ausschreibungen erfolgen in folgenden Medien: • Internetseite der Stadt Bedburg (www.bedburg.de) • Verfahren, die elektronisch erfolgen, auf der Plattform des eingesetzten Softwareprogramms • subreport Verlag Schawe GmbH, Buchforststraße 1 - 15, 51101 Köln, 06@subreport.de • EU Vergaben: Amtsblatt der EG im Falle der Anwendung der EG-Richtlinien Die Bekanntmachung auf der Internetseite der Stadt Bedburg und in v. g. Veröffentlichungsorganen darf nicht vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amtsblatt der EG veröffentlicht werden. Der Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amtsblatt der EG ist aktenkundig zu machen. In den beiden örtlichen Tageszeitungen Kölner Stadt-Anzeiger und Kölnische Rundschau erfolgt jeweils ein Hinweis auf die Veröffentlichung. 4.4 Dokumentation der Wahl der Vergabeart Die Wahl der Vergabeart ist im Vergabevermerk zu dokumentieren und zu begründen. Es sind sowohl die Vorschriften der Vergabeordnungen als auch die im konkreten Einzelfall maßgeblichen Gründe anzuführen. 4.5 Teilnehmer am Wettbewerb bei freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen Auswahl der Firmen Die Auswahl der Firmen erfolgt bei beschränkten Ausschreibungen über die bei der Zentralen Vergabestelle geführte Unternehmerdatei der Stadt Bedburg. Die ausschreibenden Organisationseinheiten erstellen eine Vorschlagsliste. Unter den Firmen soll möglichst gewechselt werden. In jeder Phase der Firmenauswahl muss erkennbar sein, wer für die Aufnahme bzw. Streichung einzelner Firmen verantwortlich zeichnet. Die Beschränkung auf ortsansässige Firmen ist unzulässig. 5 Vergabedienstanweisung 4.6 Sicherung und Öffnung der Angebote Die Trennung zwischen den am Ausschreibungs- und Vergabeverfahren Beteiligten ist sicherzustellen. Angebote müssen nach ihrem Eingang bis zum Eröffnungstermin und nach Abschluss des Eröffnungstermins vor unbefugtem Zugriff gesichert werden. Bei Vergabeverfahren, an denen die Zentrale Vergabestelle beteiligt ist, erfolgt die Öffnung der Angebote durch die Zentrale Vergabestelle, bei allen anderen Vergabeverfahren in der ausschreibenden Organisationseinheit. Die Angebote sind nach dem Eröffnungstermin in geeigneter Weise gegen mögliche Veränderungen und Manipulationen zu sichern bzw. zu kennzeichnen. 4.7 Prüfung der Angebote Die formelle und rechnerische Prüfung der Angebote erfolgt durch die Zentrale Vergabestelle, sofern sie am Verfahren beteiligt ist. Die fachliche Prüfung erfolgt durch die ausschreibenden Organisationseinheiten. Vergaberechtliche Auffälligkeiten sind bei allen Verfahren in geeigneter Weise deutlich zu machen. 5. VOF - Richtlinien freiberufliche Leistungen für die Vergabe nach der Vergabeordnung für Freiberufliche Leistungen sind Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden (§1 VOF). Hierunter fallen Leistungen freiberuflich Tätiger nach der HOAI oder sonstige Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit (beispielsweise Leistungen der Anwälte, Ingenieure, Architekten, Chemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater), deren Lösungen nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden können. 5.1 Festlegung der Vergabeart Freiberufliche Leistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte sind gemäß § 3 VOF auszuschreiben. Freiberufliche Leistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte sind im Rahmen der allgemeinen Haushaltgrundsätze zu vergeben. Eine Beteiligung der Zentralen Vergabestelle erfolgt nicht. Honoraraufträge können ohne Einholung von Vergleichsangeboten freihändig vergeben werden, wenn sie auf Grundlage der HOAI basieren und die Honorare durch die zugeordneten Honorartafeln eindeutig ermittelt werden können. Das gleiche gilt für Honoraraufträge sowie öffentlich-rechtliche Vereinbarungen, für die die Vergütung in einer gesetzlichen Gebührenordnung festgelegt und die Bemessungsgrundlage eindeutig ist. Es dürfen keine Gebühren- und Honorarvereinbarungen getroffen werden, die über die vorgeschriebenen Sätze hinausgehen. Die Aufträge bzw. Verträge sind, soweit möglich, einheitlich auf Grundlage der von den kommunalen Spitzenverbänden, hilfsweise dem Bund oder dem Land Nordrhein-Westfalen, entwickelten Musterverträgen zu schließen. Bei sonstigen Honoraraufträgen müssen auf der Grundlage von Honorarabfragen drei Vergleichsangebote vorliegen. Abweichungen bedürfen der Zustimmung des Rechnungsprüfungsamtes. 6 Vergabedienstanweisung 5.2 Schätzung des Auftragswertes Bei der Schätzung des Auftragswertes ist gemäß § 3 VgV zu verfahren. 5.3 Dokumentation der Wahl der Vergabeart Die Wahl der Vergabeart ist im Vergabevermerk zu dokumentieren und zu begründen. Es sind sowohl die Vorschriften der Vergabeordnungen als auch die im konkreten Einzelfall maßgeblichen Gründe anzuführen. 6. Form der Auftragserteilung Aufträge sind grundsätzlich schriftlich vor Ablauf der Zuschlagsfrist zu erteilen. Eine mündliche Beauftragung ist ausnahmsweise zulässig, wenn der Stadt Bedburg ansonsten nachweislich ein Schaden entstehen könnte. Mündliche Beauftragungen sind stets aktenkundig zu machen und durch einen schriftlichen Auftrag unverzüglich zu bestätigen. Ausnahme: Sofern ein entsprechender (Rahmen-)Vertrag vorliegt, können Service- und Kundendienstleistungen an Maschinen und Geräten mit einem Auftragswert bis 1.000 € mündlich erteilt werden. Eine nachträgliche schriftliche Beauftragung ist nicht erforderlich. Die mündliche Beaufragung ist aktenkundig zu machen. 7. Beteiligung des Rechnungsprüfungsamt Das Rechnungsprüfungsamt hat bei allen von der Zentralen Vergabestelle angelegten Vergabeverfahren im eingesetzten elektronischen Vergabemanagementsystem Leserecht. 8. Aufhebung einer Ausschreibung 8.1 Grundsatz Eine Ausschreibung kann unter den Voraussetzungen des § 17 VOB/A bzw. VOL/A rechtmäßig aufgehoben werden. 8.2 Zuständigkeit und Verfahren Die formelle Durchführung der Aufhebung eines Vergabeverfahrens obliegt der Zentralen Vergabestelle, wenn diese auch die formelle Durchführung des Vergabeverfahrens vorgenommen hat. Sofern die Voraussetzungen für die Aufhebung einer Ausschreibung vorliegen, kann die ausschreibende Organisationseinheit die Aufhebung auf dem Dienstweg bei der Zentralen Vergabestelle beantragen. Die Aufhebungsgründe sind aktenkundig zu machen. Die Aufhebung einer Ausschreibung bedarf der Zustimmung des Rechnungsprüfungsamtes. 7 Vergabedienstanweisung 9. Ausnahmen von dieser Dienstanweisung Von den mit dieser Dienstanweisung getroffenen Regelungen kann im Einzelfall abgewichen werden, wenn die Eigenart der Lieferung, Leistung bzw. Bauleistung oder besondere Umstände dieses nach den Vergabeordnungen rechtfertigen. Die Entscheidung über die Abweichung trifft • das für die Vergabeentscheidung zuständige Gremium • bzw. der Bürgermeister in den Fällen des § 13 Abs. 3 der Hauptsatzung der Stadt Bedburg in der jeweils gültigen Fassung. Der Bürgermeister kann die Befugnis auf Bedienstete der Stadt Bedburg delegieren. Aufträge zur Anschaffung einmaliger Kunstgegenstände können ohne Ausschreibung vergeben werden. Die für Rat, Ausschüsse und Bürgermeister jeweils geltenden Zuständigkeitsregelungen sind dabei zu beachten. Schlussbestimmung Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer sind durch die Zentrale Vergabestelle unter Beteiligung der zuständigen Organisationseinheit und des Rechnungsprüfungsamtes zu begleiten. Diese Dienstanweisung tritt – mit Ausnahme der Anlage 1 – zum 10.04.2013 in Kraft. Die Vergaberichtlinien gemäß Beschluss des Rates der Stadt Bedburg vom 06.07.2010 sind mit Beschluss des Rates vom 09.04.2013 zum 10.04.2013 außer Kraft getreten. Anlage 1 der Dienstanweisung für die Auftragsvergabe der Stadt Bedburg tritt gemäß Beschluss des Rates vom 09.04.2013 zum 10.04.2013 in Kraft. Die gemäß Beschluss des Rates der Stadt Bedburg getroffenen Abweichungen gemäß Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien gemäß Beschluss vom 06.11.2001 bleiben bis auf Widerruf in Kraft, diese sind als Anlage 2 dieser Dienstanweisung beigefügt. Bedburg, den 10.04.2013 Koerdt Bürgermeister 8 Anlage 1 Wertgrenzen für die Festlegung der Vergabeart E N T W U R F Anlage 1 Wertgrenzen für die Festlegung der Vergabeart gemäß Beschluss des Rates vom 09.04.2013 1. VOB 1.1. Wertgrenzen Freihändige Vergaben Bauleistungen mit einem geschätzten Auftragswert bis 30.000 € können grundsätzlich freihändig vergeben werden. Beschränkte Ausschreibung Bauleistungen mit einem geschätzten Auftragswert bis • 300.000 € im Tiefbau • 150.000 € für Rohbauarbeiten im Hochbau (Erd-, Beton- und Maurerarbeiten mit und ohne Putzarbeiten) und • 75.000 € für Ausbaugewerke und sonstige Gewerke im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattungen sind mindestens im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung zu vergeben. Öffentliche Ausschreibung Bauleistungen mit einem geschätzten Auftragswert über o. a. Beträge sind grundsätzlich im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung zu vergeben. 1.2 Freihändige Vergaben Aufträge können ohne Ausschreibung vergeben werden und zwar jeweils nach vorheriger Preisermittlung und Preisvereinbarung, deren Ergebnisse aktenkundig zu machen sind, bis zu 5.000,-- € sowie jeweils nach Einholung von schriftlichen oder fernschriftlichen Angeboten bei mindestens drei in der Leistungsfähigkeit vergleichbaren Firmen über 5.000,-- €. Hinsichtlich der VOB-Regelungen bezüglich der Zulässigkeit der freihändigen Vergabe, weil sich eine kleine von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt, wird festgelegt, dass die Summe aller Anschlussaufträge 20 % der – wahrscheinlichen – Kosten des Hauptauftrages nicht übersteigt. 1.3 Beschränkte Ausschreibungen Bei beschränkten Ausschreibungen ist in Abhängigkeit vom geschätzten Auftragswert in der Regel folgende Anzahl von Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern: • ab 30.000 € mindestens 6 Firmen • ab 100.000 € mindestens 8 Firmen 1 Anlage 1 Wertgrenzen für die Festlegung der Vergabeart 2. VOL 2.1. Wertgrenzen Freihändige Vergaben Lieferungen und Leistungen mit einem geschätzten Auftragswert bis 30.000 € können grundsätzlich freihändig vergeben werden. Beschränkte Ausschreibung Lieferungen und Leistungen mit einem geschätzten Auftragswert bis 50.000 € sind mindestens im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung zu vergeben. Öffentliche Ausschreibung Lieferungen und Leistungen mit einem geschätzten Auftragswert ab 50.000 € sind mindestens im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung zu vergeben. Nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb können Aufträge über 50.000 € beschränkt ausgeschrieben werden, wenn die einschlägigen Voraussetzungen der VOL/A vorliegen. 2.2 Freihändige Vergaben Aufträge können ohne Ausschreibung vergeben werden, und zwar jeweils nach vorheriger Preisermittlung und Preisvereinbarung, deren Ergebnisse aktenkundig zu machen sind, bis zu 3.000,-- €, sowie jeweils nach Einholung von schriftlichen oder fernschriftlichen Angeboten bei mindestens drei in der Leistungsfähigkeit vergleichbaren Firmen über 3.000,-- €. Freihändige Vergabe darf darüber hinaus auf der Basis der einschlägigen VOL-Vorschriften stattfinden. 2.3 Beschränkte Ausschreibungen Bei beschränkten Ausschreibungen ist in Abhängigkeit vom geschätzten Auftragswert in der Regel folgende Anzahl von Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern • ab 30.000 € mindestens 5 Firmen 2 Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf/Zuständigkeiten Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf/Zuständigkeiten Inhaltsübersicht I. Aufgaben der Zentralen Vergabestelle (ZVS) 1 Zuständigkeit 2 Vergabekalender 3 Vergabeart 4 Prüfung der Vergabeunterlagen 5 Fristen 6 Auswahl und Festlegung des Bewerber-/ Bieterkreises 7 Auskünfte während des Vergabeverfahren 8 Eingang und Aufbewahrung von Angebotsunterlagen 9 Angebotsöffnung und –prüfung 10 Veröffentlichung und Anzeigepflicht 11 Abwicklung von Vergabebeschwerden II. Aufgaben der Organisationseinheiten 1 Bedarfsermittlung 2 Kalkulation der Auftragssumme 3 Anmeldung zum Vergabekalender 4 Erstellung von Leistungsverzeichnissen und sonstigen Vertragsgrundlagen 5 Auftragserteilung 6 Feststellen und Verfolgen von Beanstandungen 7 Aufhebung der Ausschreibung 1 Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf/Zuständigkeiten I. Aufgaben der Zentralen Vergabestelle (ZVS) 1 Zuständigkeit 1.1 Die ZVS wird im Anwendungsbereich der VOL/A, VOB/A und VOF/A tätig. 1.2 Ihr obliegt die Durchführung aller Vergabeverfahren ab einer Wertgrenze von 10.000 € bzw. bei Vergaben nach der VOF ab EU-Schwellenwert. 1.3 Sie nimmt eine Beratungsfunktion für alle Vergaben wahr. 2 Vergabekalender Die ZVS führt für Verfahren, an denen sie beteiligt ist, einen internen Vergabekalender, in dem alle laufenden Vergabeverfahren vermerkt werden. Eröffnungs-/Submissionstermine werden für diese Verfahren einvernehmlich durch die ZVS und die Organisationseinheiten festgelegt. 3 Vergabeart Die ZVS prüft formell das gewählte Vergabeverfahren ab der Wertgrenze von 10.000 €. 4 Prüfung der Vergabeunterlagen 4.1 Die ZVS prüft den Vordruck „Angaben für die Vergabestelle, Einleitung eines Vergabeverfahrens“ und die eingereichten Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität sowie auf Vergaberechtskonformität. 4.2 Bei wesentlichen Beanstandungen sind die Unterlagen zu ergänzen bzw. zu korrigieren. Sie werden von der ZVS an die Organisationseinheit zur Korrektur zurückgegeben. Die korrigierten Unterlagen werden erneut der ZVS zugeleitet. 4.3 Die ZVS leitet das Verfahren mittels des eingesetzten Vergabemanagers elektronisch ein. 5 Fristen 5.1 Die ZVS überwacht für Verfahren, an denen sie beteiligt ist, die Einhaltung der Fristen nach VOL, VOB und VOF. 5.2 Das Leistungsverzeichnis als GAEB- und ggf. PDF-Datei nebst allen erforderlichen Angaben des auszufüllenden Vordruckes (Angaben für die Vergabestelle) muss der ZVS bei öffentlichen Ausschreibungen/offenen Verfahren spätestens 10 Arbeitstage vor dem geplanten Veröffentlichungstermin vorliegen. 5.3 Bei beschränkten Ausschreibungen/nichtoffenen Verfahren muss der ZVS das Leistungsverzeichnis als GAEB- und ggf. PDF-Datei nebst allen erforderlichen Angaben des auszufüllenden Vordruckes (Angaben für die Vergabestelle) spätestens 10 Arbeitstage vor dem geplanten Versandtermin vorliegen. 2 Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf/Zuständigkeiten 6 Auswahl und Festlegung des Bewerber-/Bieterkreises Zur Vermeidung von bzw. Vorbeugung vor Korruption ist im Sinne der Wettbewerbsförderung und der Chancengleichheit der Bewerber-/Bieterkreis zu wechseln. 7 Auskünfte während des Vergabeverfahrens 7.1 Es ist sicherzustellen, dass alle Bewerber über die gleichen Informationen verfügen. Stellt sich in einem Vergabeverfahren vor dem Eröffnungs-/Submissionstermin heraus, dass das Leistungsverzeichnis in wesentlichen Punkten geändert werden muss oder aber eine Klarstellung erforderlich ist, werden alle Bewerber unverzüglich über die ZVS, wenn diese an dem Verfahren beteiligt ist, hierüber informiert. 7.2 Ggf. werden die in der Ausschreibung festgesetzten Termine verlegt, um den Bewerbern Gelegenheit zu geben, die nachträglichen Informationen für die Erstellung ihrer Angebote zu berücksichtigen. Die Informationen diesbezüglich erfolgen über die ZVS, sofern diese am Verfahren beteiligt ist. 7.3 Die ZVS entscheidet über die weitere Vorgehensweise, wenn Bewerber/Bieter auf Fehler oder Mängel in den Vergabeunterlagen hinweisen oder festgesetzte Fristen beanstanden. 8 Eingang und Aufbewahrung von Angebotsunterlagen 8.1 Die ZVS stellt für Verfahren, an denen sie beteiligt ist, sicher, dass alle eingehenden Angebote auf dem ungeöffneten Umschlag mit einem Eingangsstempel und dem Datum versehen werden. Sie bewahrt die Angebote ungeöffnet bis zum Submissionstermin unter Verschluss auf. 8.2 Die ZVS stellt sicher, dass bis zum Submissionstermin Dritte keine Kenntnis von den vorliegenden Angeboten erhalten oder Einsicht in die Angebote nehmen können. 8.3 Irrtümlich bei der Posteingangsstelle geöffnete Angebote sind unverzüglich wieder zu verschließen und umgehend der ZVS zuzuleiten. Auf dem Angebotsumschlag ist zu vermerken, weshalb der Umschlag geöffnet wurde. Der Vermerk ist mit einem Handzeichen zu versehen. 9 Angebotsöffnung und -prüfung 9.1 Der Eröffnungstermin wird durch den Verhandlungsleiter/die Verhandlungsleiterin der ZVS geleitet. Es ist ein/e Schriftführer/in hinzuzuziehen, der/die die Vergabeniederschrift anzufertigen hat. 9.2 Dem Rechnungsprüfungsamt ist es freigestellt, am Eröffnungstermin teilzunehmen. 9.3 Nach Abschluss der Eröffnung sind die Angebote mit allen Anlagen zu kennzeichnen, so dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen verhindert werden. 9.4 Die Prüfung der Angebote ist in Punkt 3.7 und 4.7 dieser Dienstanweisung geregelt. Sofern zur Entscheidung der formellen Richtigkeit die Beurteilung der Organisations- 3 Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf/Zuständigkeiten einheit notwendig ist (z. B. inhaltliche Änderung eines Bieters an den Vergabeunterlagen), so ist diese Auskunft der ZVS unverzüglich zu geben. 9.5 Fehlende Nachweise werden durch die ZVS innerhalb der vorgegebenen Fristen angefordert. 9.6 Die zugelassenen Angebote werden der zuständigen Organisationseinheit zur fachlichen und wirtschaftlichen Prüfung und Wertung zugeleitet. 10 Veröffentlichung und Anzeigepflicht Die ZVS gibt beabsichtigte Auftragsvergaben bekannt, an denen sie beteiligt werden soll. Die ZVS veröffentlicht für Verfahren, an denen sie beteiligt ist, nach Auftragsvergabe nach den Vorgaben der VOL, VOB und VOF die vergebenen Aufträge auf der Internetseite der Stadt Bedburg. 11 Abwicklung von Vergabebeschwerden Formale Nachprüfungsverfahren werden für Verfahren, an denen die ZVS beteiligt ist, federführend durch diese unter Beteiligung der Organisationseinheit und des Rechnungsprüfungsamtes bearbeitet. II. Aufgaben der Organisationseinheiten 1 Bedarfsermittlung 1.1 Die Organisationseinheiten ermitteln den konkreten Bedarf eindeutig und abschließend, so dass Korrekturen im Ausschreibungsverfahren und in der Auftragsabwicklung vermieden werden können. 1.2 Das Vergabeverfahren darf erst dann eingeleitet werden, wenn die Finanzierung des Auftrages gesichert ist. Die Organisationseinheiten haben die Sicherstellung mit dem Geschäftsbereich Finanzen abzustimmen und zu dokumentieren. 1.3 Soll ein Dritter mit der Erstellung des Leistungsverzeichnisses beauftragt werden, so verpflichtet die Organisationseinheit diesen nach den Vorschriften des Verpflichtungsgesetzes. 2 Kalkulation der Auftragssumme 2.1 Zur Festlegung der Ausschreibungsart haben die Organisationseinheiten die voraussichtliche Auftragssumme detailliert zu kalkulieren. Nicht kalkulierbare Risiken sind durch Risikoaufschläge entsprechend zu berücksichtigen und zu dokumentieren. 2.2 Die Auftragssumme bei laufzeitgebundenen Aufträgen ist für die beabsichtigte Gesamtlaufzeit zu kalkulieren. Steht die Laufzeit noch nicht fest, ist grundsätzlich die Vertragshöchstdauer von 48 Monaten zugrunde zu legen. 4 Anlage 2 Übersicht Verfahrensablauf/Zuständigkeiten 3 Anmeldung zum Vergabekalender Um eine termingerechte Erledigung der Vergabeverfahren sicherstellen zu können, melden die Organisationseinheiten vor Einleitung des Vergabeverfahrens den gewünschten Eröffnungs-/Submissionstermin bei der ZVS an. Wegen der Vorinformationen nach VOB/A, VOL/A und VOF sind seitens der Organisationseinheiten beabsichtigte Vergaben unverzüglich der ZVS zu nennen (s. Punkt I 10 dieser Anlage). 4 Erstellung von Leistungsverzeichnissen und sonstigen Vertragsgrundlagen 4.1 Die Organisationseinheiten oder die beauftragten Büros fertigen die Leistungsverzeichnisse entsprechend den rechtlichen Vorgaben. 4.2 Stellt sich in einem Vergabeverfahren vor dem Eröffnungs-/Submissionstermin heraus, dass das Leistungsverzeichnis in wesentlichen Punkten geändert werden muss oder aber zu wesentlichen Punkten eine Klarstellung erforderlich ist, so ist die ZVS unverzüglich hierüber schriftlich zu informieren. 5 Auftragserteilung Nach erfolgter Prüfung wird der Auftrag durch die Organisationseinheit erstellt. Bei Vergaben, an denen die ZVS beteiligt ist, wird nach erfolgter Prüfung der Auftrag durch die ZVS über den Vergabemanager erstellt. Der Auftrag ist vom unterschriftsberechtigten Personenkreis zu unterschreiben. Die Auftragsvergabe ist nach den Vorgaben der VOL, VOB und VOF auf der Internetseite der Stadt Bedburg zu veröffentlichen. 6 Feststellen und Verfolgen von Beanstandungen Wenn sich im Rahmen der Auftragsabwicklung Probleme mit der ausführenden Firma ergeben, so sind diese der ZVS zu melden, wenn vorgesehen ist, diese Firma künftig nicht mehr bei beschränkten Ausschreibungen oder freihändigen Vergaben zu berücksichtigen. 7 Aufhebung der Ausschreibung 7.1 Die Aufhebung einer Ausschreibung ist nur aus den in der VOB, VOL und VOF genannten Gründen zulässig. Die Gründe der Aufhebung sind schriftlich zu hinterlegen. 7.2 Die Aufhebung erfolgt bei Vergaben, an denen die ZVS beteiligt war, durch die ZVS. Sie bedarf der Zustimmung des Rechnungsprüfungsamtes. 5 Anlage 3 Ausnahmen von dieser Dienstanweisung Anlage 3 Ausnahmen von dieser Dienstanweisung Katalog der Ausnahmetatbestände gem. Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien in der zur Zeit gültigen Fassung (Stand 01.07.2002) 1. Bei der Beschaffung von Verbrauchsartikeln und -stoffen mit einem Höchstwert von bis zu 400 € im Einzelfall, wie z. B. • • • • • • • Beschaffungen von Büromaterialien, die umgehend benötigt werden Beschaffungen von Materialien für die Bereiche des Bauhofes, der Ordnungsverwaltung, des Gebäudemanagements wie z. B. Schrauben, Nägel, Werkzeug etc. Anschaffung von Fotofilmmaterial zur Beweisführung Getränke, Gebäck für Konferenzen o. ä. Farbkopien für Sitzungsunterlagen Vordrucke von Fachverlagen Treibstoff für Fahrzeuge darf ohne Einholung bzw. Dokumentation von Vergleichsangeboten verfahren werden. Im Bereich des Bauhofes darf bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial (Sand, Kies etc.) mit einem Höchstwert von bis zu 400 € im Einzelfall ohne Einholung bzw. Dokumentation von Vergleichsangeboten verfahren werden. Im Zuständigkeitsbereich des FB IV darf bei der Beschaffung von Heizstoffen mit einem Höchstwert von bis zu 3.000 € im Einzelfall eine freihändige Vergabe stattfinden, bei der auf die Einholung schriftlicher Angebote verzichtet wird. Bei der Ersatzbeschaffung von Schulmöbeln und sonstigem Mobiliar ist grundsätzlich eine freihändige Vergabe, bei der auf die Einholung von Vergleichsangeboten verzichtet wird, zulässig, wenn sachliche Gründe hierfür sprechen und diese im Einzelfall dokumentiert werden. Ein sachlicher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Kompatibilität der anzuschaffenden Möbel mit bereits vorhandenem Mobiliar gefordert ist und gleichzeitig festgestellt wird, dass die Produkte nur über einen bestimmten Hersteller bzw. Lieferanten bezogen werden können. Auf eine wirtschaftliche Verfahrensweise sowie /Leistungsverhältnis ist in jedem Einzelfall zu achten. ein angemessenes Preis- 2. Die Beschaffung von Gegenständen, die als Geschenke für repräsentative Zwecke, Ehrungen und Jubiläen benutzt werden, bis zu einem Höchstwert von 400 € je Stück, darf ohne Einholung bzw. Dokumentation von Vergleichsangeboten erfolgen. 3. Die Beschaffung von Fachliteratur für die Ergänzung und Erweiterung der vorhandenen Sammlungen in den Rathäusern erfolgt neben dem Preis unter Berücksichtigung von Versandkosten und Verwaltungsaufwand. 4. Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen mit einem Höchstwert von bis zu 400 € im Einzelfall im VOL-Bereich sowie 800 € im Einzelfall im VOB-Bereich, wie z.B. 1 Anlage 3 Ausnahmen von dieser Dienstanweisung • • • • • Entwicklung von Fotofilmmaterial zur Beweisführung Reinigung von Fahrzeugen Gestellung und Abfuhr von Abfallcontainern auf Veranlassung des Bauhofes Reparatur von Maschinen und Geräten Ausführung kleinerer Installationsarbeiten im Elektro-, Heizungs-, Wasserund Sanitärbereich darf ohne Einholung bzw. Dokumentation von Vergleichsangeboten verfahren werden. Auf eine wirtschaftliche Verfahrensweise sowie ein angemessenes Preis/Leistungsverhältnis ist in jedem Einzelfall zu achten. 5. Bei Anschaffungen zur Ergänzung und Erweiterung der in den Schulen bestehenden Sammlungen (gemeint sind insbesondere Versuchsaufbauten und Verbrauchsmaterial für naturwissenschaftliche Versuche), beispielsweise für die Fächer Physik, Chemie und Informatik, darf ohne Einholung bzw. Dokumentation von Vergleichsangeboten verfahren werden. Auf eine wirtschaftliche Verfahrensweise sowie ein angemessenes Preis-/Leistungsverhältnis ist in jedem Einzelfall zu achten. 6. Beschaffungen von Hard- und Software dürfen im Rahmen der dem zuständigen FB vom Bürgermeister erteilten Genehmigung vom 17. Januar 2002 erfolgen. Auf eine wirtschaftliche Verfahrensweise sowie ein angemessenes Preis-/Leistungsverhältnis ist in jedem Einzelfall zu achten. 7. Beschaffungen von Lehr- und Lernmitteln dürfen im Rahmen der dem FB II vom Haupt- und Finanzausschuss erteilten Genehmigung vom 04. Juni 2002 erfolgen. Auf eine wirtschaftliche Verfahrensweise sowie ein angemessenes Preis/Leistungsverhältnis ist in jedem Einzelfall zu achten. 8. Soweit die Vergleichbarkeit von Gegenständen oder Leistungen nach ihrer Beschaffenheit oder Art dahingehend problematisch ist, dass eine Entscheidung beispielsweise nur auf der Basis von Erfahrungen in der Vergangenheit oder der persönlichen Einschätzung der zu erwartenden Leistungen durch den jeweiligen Auftraggeber getroffen werden kann, wie z. B. bei der Inanspruchnahme gastronomischer Angebote für repräsentative Zwecke (Neujahrsempfang o. ä.) oder bei der Gestaltung von künstlerischen bzw. kulturellen Angeboten (Fachvorträge oder Musik bei Ausstellungseröffnungen o. ä.), darf ohne Einholung und Dokumentation von Vergleichsangeboten verfahren werden. Auf eine wirtschaftliche Verfahrensweise und ein angemessenes Preis-/Leistungsverhältnis ist in jedem Einzelfall zu achten. 9. Im Bereich der freihändigen Vergabe dürfen • bis zu einem Gesamtwert von einschl. 100,-- EURO einschl. Mwst. Aufträge mündlich oder telefonisch erteilt werden und • unter Nutzung städtischer Bestellschein-Vordrucke bis zu einem Gesamtwert von einschl. 400,-- EURO inkl. Mwst. Aufträge erteilt werden. 2 Anlage 3 Ausnahmen von dieser Dienstanweisung STADT BEDBURG Der Ausschussvorsitzende Beschluss zur 2. Sitzung des Ausschusses für Schule, Jugend, Freizeit und Soziales am Dienstag, den 26.04.2005. Sitzungsbeginn: TOP 7. 18:00 Uhr Sitzungsende: 19:00 Uhr Betreff Ausnahmegenehmigung gemäß Ziffer 4.2 der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg vom 6.11.2001 hier: Freihändige Vergabe von Aufträgen für die Anschaffung von Lehr- und Lernmitteln (Schulbücher) im Rahmen der Lernmittelfreiheit Beschluss: Der Ausschuss für Schule, Jugend, Freizeit und Soziales beschließt dahingehend eine Ausnahmegenehmigung gemäß Ziffer 4.2 der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg vom 06.11.2001, dass der Auftrag von buchpreisgebundenen Lehr- und Lernmitteln (Schulbücher) im Rahmen der Lernmittelfreiheit in einem freihändigen Vergabeverfahren – nach Losentscheid – erfolgt. Abstimmungsergebnis: Einstimmig, 0 Enthaltung(en) 3 Anlage 3 Ausnahmen von dieser Dienstanweisung STADT Bedburg Der Ausschussvorsitzende Beschluss zur 10. Sitzung des Ausschusses für Hochbau und Bewirtschaftung städtischer Einrichtungen am Mittwoch, den 15.10.2008. Sitzungsbeginn: 18:00 Uhr Sitzungsende: 18:50 Uhr TOP Betreff 6 Beschluss über eine Abweichung von den Vergaberichtlinien der Stadt Bedburg bei der Vergabe von KFZ-Versicherungen Keine Wortmeldungen. Beschluss: Der Ausschuss für Hochbau und Bewirtschaftung städtischer Einrichtungen der Stadt Bedburg beschließt gemäß 4.2 der Vergaberichtlinien der Stadt Bedburg folgende Abweichung von den Vergaberichtlinien: „Vom Erfordernis der Ausschreibung im VOL-Bereich kann für den Bereich der Versicherungsdienstleistungen, Sparte Kraftfahrt-Versicherung, aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten abgewichen werden. Diesbezüglich wird die Verwaltung ermächtigt, auch weiterhin den Kraftfahrt-Versicherungs-Bedarf beim bisherigen Versicherer zu decken. Dies entbindet die Verwaltung nicht von der Pflicht, auch zukünftig die Wirtschaftlichkeit zu überprüfen und soweit es geboten ist, d. h. z. B. die Wirtschaftlichkeit nicht mehr bejaht werden kann, eine Ausschreibung durchzuführen.“ Abstimmungsergebnis: Einstimmig, 0 Enthaltung(en) 4