Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage WP8-70/2012)

Geschäftsbereich 1 - Personal und Organisation Az.: IT Datum: 16. Mai 2012 Sachstand Projekt “Virtualisierung“ im Januar 2012 1. Projektverlauf Ö Erstgespräche mit der KDVZ und Start des Projektes Ö Modifizierung und Erweiterung der vorhandenen Datenbanken, um die zu erhebenden Daten zu generieren Ö Zusammenstellung der bei der Stadt Bedburg eingesetzten Softwareverfahren Ö Erstellung einer aktuellen grafischen Dokumentation der Netzwerkstruktur Ö Abfrage der Portierbarkeit der Anwendung in die Citrix-Umgebung bei der KDVZ mittels Softwareliste Ö Abfrage des Softwarebedarfs bei den Anwendern mittels Fragebogen Ö Einpflege der Ergebnisse KDVZ und Fragebogen in eine Gesamtliste Ö Analyse und Bewertung der Ergebnisse Ö Erstellen einer Vergleichsmatrix der Technik-/Serverräume nach BSI Ö Analyse von Prozessabläufen heutiger Stand / Virtualisierung Ö Beginn der Erstellung des IT-Entwicklungskonzepts / Parallel dazu werden weitere notwendigen Daten, soweit möglich, erhoben und ausgewertet 2. Projektmodul “Software“ 2.1 Bedarfsermittlung Stadtverwaltung Bedburg Die Abfrage des Softwarebedarfs bei den Fachbereichen ist mittels Umfragemethodik durchgeführt worden. Das Ergebnis stellt sich folgendermaßen dar: Ö 75 % der eingesetzten Verfahren werden lt. Auskunft der Anwender benötigt. Der Bedarf wurde durch die User und die jeweilige Fachsbereichsleitung mittels Unterschrift bestätigt. Das bedeutet, dass weiterhin 196 Verfahren erforderlich sind. Bei 38 % sind Detailanalysen notwendig, um verlässlichere Angaben zum Einsatz machen zu können. SV D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5061.doc Seite - 2 - zum Aktenvermerk vom 16.05.2012 Ö 22 % der Verfahren werden nicht benötigt Ö 3 % Unklare Angaben (weiterer Klärungsbedarf erforderlich) 2.2 Erste Machbarkeitsprüfung “Softwareverfahren“ durch die KDVZ Die Übersicht der bei der Stadt Bedburg eingesetzten Verfahren ist der KDVZ zur Verfügung gestellt worden. Die KDVZ hat die Verfahren hinsichtlich Ihrer Portierbarkeit in die Citrix-Umgebung des Rechenzentrums gesichtet und die Ergebnisse in der Übersicht aufgeführt. Es handelt sich lediglich um eine Erstbewertung, mit folgendem Zwischenstand: Ö Für 57 % der Verfahren wird ein Hosting von der KDVZ bejaht Ö 12 % der Verfahren sind als fraglich eingestuft (weiterer Klärungsbedarf erforderlich) Ö 12 % der Verfahren konnten nach einer 1. Prüfung gestrichen werden Ö 19 % der Verfahren können nicht virtualisiert werden Die KDVZ gibt für viele Verfahren an, dass diese theoretisch gehostet werden können, bis dato aber keine Umsetzung in der Praxis erfolgt ist. Für diese Fälle ist derzeit noch keine verlässliche Beurteilung möglich. Die Bereiche Bürgerbüro, Standesamt, CAD-Arbeitsplätze, PC Archivar, Administrations-PCs, evtl. PC’s zur Erfassung von Wahlergebnissen und PC’s mit dem Programm Elster sind nach derzeitigen Wissenstand nicht citrixfähig. Die weitere Nutzung von PC’s in diesen Bereich ist wahrscheinlich. Nicht auszuschließen ist, dass für Arbeitsplätze mit Scanner/Faxgeräten und für weitere Verfahren, die nicht auf Citrix abgebildet werden können, auch zukünftig PC’s erforderlich sind. Für diese weiterhin zu betreibenden PC’s müssen vor Ort Server verbleiben. Es ist nach heutigem Kenntnisstand zu erwarten, dass höchstwahrscheinlich mindestens 15 PC’s nicht gegen ThinClients ausgetauscht werden können. Mit einer Erhöhung dieser Anzahl muss gerechnet werden. Die KDVZ hat für Verfahren, die bereits im Citrix-Umfeld betrieben werden, monatliche Hostingkosten pro Verfahren und pro User ausgewiesen. Für Verfahren, die noch nicht gehostet werden, jedoch von der KDVZ angenommen wird, dass diese gehostet werden können, wird ein monatlicher Hostingbetrag je Verfahren und User von 12,50 € angesetzt. Letztlich wird sich erst nach einer TestphaSV / D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5061.doc Seite - 3 - zum Aktenvermerk vom 16.05.2012 se, vorgenommen durch die KDVZ, herausstellen, ob diese Verfahren gehostet werden können und wenn ja, welche Kapazitäten dafür benötigt werden. Danach berechnen sich die monatlichen Kosten, sprich der Pauschalbetrag i.H.v. 12,50 € kann je nachdem über- oder unterschritten werden. Bei der Ermittlung der gesamten jährlichen Hostingkosten sind die Kosten so eingeflossen, wie sie derzeit vorliegen. Nicht enthalten sind zum Zeitpunkt der Anfrage bei der KDVZ nicht aufgeführte Verfahren bzw. Änderungen bei der Useranzahl. Reine Hostingkosten voraussichtlich pro Jahr: rund 93.000 € Welche Kosten rund um Software bleiben trotz Virtualisierung auf jeden Fall: Ö Lizenzkosten (Eine Steigerung ist wahrscheinlich, wegen lizenzrechtlich erforderlichen Umstieg auf Netzwerklizenzen, Korrektur der Lizenzanzahl, Aktualisierung infolge der Softwarestände KDVZ) Ö Wartungs- und Supportkosten Ö Verbandsumlage Zu beachten: Auch bisher kostenlose Software verursacht beim Modell Thin-ClientUmgebung Hosting- u. ggf. Zusatzkosten! 3. Projektmodul “Hardware“ Es werden Preisersparnisse durch den Einsatz von ThinClients anstatt PC’s erwartet. Aktuelle Preisermittlungen aus dem Internet ergeben für Igel-Geräte (von der KDVZ eingesetzt) einen Preis von ca. 590 €. Die Garantiezeit beträgt im Regelfall lediglich 2 Jahre. Genaue Ausstattungsmerkmale sind im Zusammenarbeit mit der KDVZ festzulegen und bestimmen letztlich den Anschaffungspreis. Zum Vergleich: Der aktuelle Preis eines PC’s der letzten Beschaffung beträgt 490 € (inkl. 3 Jahre-Vor-Ort-Service). Die Preise, sowohl für ThinClients als auch für PC’s, unterliegen marktbedingt Schwankungen. Unabhängig von dem Einsatz einer Thin-Client-Umgebung verbleiben folgende Hardwarekosten auf jeden Fall: SV / D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5061.doc Seite - 4 - zum Aktenvermerk vom 16.05.2012 Ö Monitore Ö Drucker Ö Notebooks Ö Sonstige Perepherie (z.B. Scanner, Barcodescanner usw.) Ö Wartungsverträge (z.B. für Spezialdrucker) Ö Für die Betreuung der verbleibenden PC’s/Notebooks (aufgrund nicht citrixfähiger Anwendungen) ist der weitere Betrieb einiger Server wahrscheinlich 4. Projektmodul “Netzwerk-Infrastruktur“ Die Annahme, dass durch den Umstieg auf die Citrix-Umgebung der KDVZ, aufgrund des Wegfalls der Server vor Ort, kein Raum mehr vorgehalten werden muss, ist nicht korrekt. Zum einen ist mit dem Vorhalten von Servern für die verbleibenden PC’s usw. zu rechnen und zum anderen sind die aktiven und passiven Netzwerkkomponenten nebst TK-Anlage in geeigneten Räumlichkeiten unterzubringen. Ohne die Netzwerkkomponenten kann kein Netzwerk betrieben werden! Orientiert man sich an den Empfehlungen des BSI, so sind für Räume für technische Infrastruktur (Technikräume) fast die gleichen Anforderungen zu knüpfen, wie an Serverräume. Um die Kosten für die einzelnen vom BSI empfohlen Maßnahmen vergleichen zu können, ist der FB IV um Kostenermittlung gebeten worden. Die Ergebnisse liegen, trotz Erinnerung, noch nicht vor. 5. Projektmodul “Leitungskosten“ Die derzeitigen Leitungskapazitäten sind für den Einsatz einer Thin-ClientUmgebung nicht ausreichend dimensioniert, da die Rechenleistung nicht mehr vor Ort sondern im Rechenzentrum erfolgt. Folglich erhöht sich das Datentransferaufkommen zwischen den Standorten und dem Rechenzentrum deutlich im Vergleich zu heute. SV / D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5061.doc Seite - 5 - zum Aktenvermerk vom 16.05.2012 Die KDVZ hat für verschiedene Varianten (struktureller Aufbau und Leitungskapazitäten) bei den in Frage kommenden Providern Angebote eingeholt. Es ist zu beachten, dass sich diese Preis ändern können, z.B. durch Neuausschreibung von Rahmenverträgen. Insbesondere bei Kosten, die durch Änderungen oder Erweiterung der Netzinfrastruktur verursacht werden, muss je nach Variante mit deutlichen Abweichungen gerechnet werden. 5.1 Szenario: Drei Standorte Wie v.g. erwähnt, sind mehrere Leitungs-Modelle denkbar. Welche der Varianten letztlich zum Tragen kommt, ist von vielen Faktoren abhängig, so dass derzeit nur ein grober Kostenrahmen zu beziffern ist. Im Vergleich mit den derzeitigen Leitungskosten ist bei einem Umstieg auf eine Thin-Client-Umgebung mit folgenden Mehrkosten aufgrund des erhöhten Bedarfs an Leitungskapazitäten zu rechnen... Jährliche Mehrkosten: zwischen ca. 19.400 € bis ca. 23.900 € Einmalige Kosten (Leitungsbereitstellung): bis zu ca. 80.000 € 5.2 Szenario: Ein Standort Für diesen Fall entfallen 2 der derzeit 3 Leitungen. ABER: die Leitungskapazität ist entsprechend höher zu dimensionieren. Bemüht man z. B. die von der KDVZ mitgeteilten Leitungskosten für eine 20 MBit/sLeitung zwischen dem Standort Rathaus Kaster und dem Rechenzentrum betragen die Mehrkosten rund 15.000 € pro Jahr. Ob diese Leitungskapazität ausreichend wäre, müsste durch eine Detailanalyse ermittelt werden. 6. Grundsätzliches Ö Mit der Einführung einer Thin-Client-Umgebung gehen umfangreiche Änderungen bei Verfahrensabläufen einher. Es sollte ermittelt werden, ob diese geänderten Verfahrensabläufe mit dem eigenen Anforderungensprofil vereinbart werden können. Ö Eine Betrachtung der Kosten, die im Vergleich zu der hausinternen Abwicklung zusätzlich durch die Inanspruchnahme von Leistungen beim Rechenzentrum entstehen, sollten mit berücksichtigt werden (Test von Software- SV / D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5061.doc Seite - 6 - zum Aktenvermerk vom 16.05.2012 produkten, verfahrensspezifische Anfragen der Anwender usw.). Ö Sonderaufgaben wären zukünftig an die Gegebenheiten der externen Lösung gebunden (z.B. spontane Bereitstellung von Verfahren, zur Verfügung stellen von CD-Inhalten, Benutzerrechten, Daten usw.) Ö Es ist zu bedenken, dass Softwareunterstützung essentiell für die Erledigung der Aufgaben der Stadtverwaltung ist. Insofern kollidiert der Softwarebedarf/Nutzen mit dem wirtschaftlich/technisch motivierten Interesse, möglichst wenig kostenverursachende Verfahren einzusetzen. Das Modell Thin-Client-Umgebung profitiert grundsätzlich vom einem möglichst homogenen Umfeld. Es handelt sich bei diesem Zwischenbericht lediglich um eine Momentaufnahme des Projektstandes. Der Umfang und die Tragweite des Projekts machen weitere zeitintensive Projektabschnitte erforderlich. SV / D:\Programme\SD.NET\BackSystems_RIM\tmp\anlagen\T5061.doc