Vorlage (Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung)

Gemeinde Vettweiß Der Bürgermeister Vettweiß, den 31.01.2013 Fachbereich: I Az.: Tagesordnungspunkt: Vorlagennummer: V-7/2013 Vorlage für den Haupt- und Finanzausschuss am 21.02.2013 Gemeinderat am 07.03.2013 - öffentlich - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung Begründung: In der letzten Sitzungsrunde hatte die Verwaltung das Vorhaben geschildert, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Dem hat der Rat einstimmig Unterstützung zugesichert. Bereits in den Ausführungen des Haushaltssicherungskonzeptes hat die Gemeinde Vettweiß Wert auf die Aussage gelegt, dass sich IT-Unterstützung einsparend auswirken wird und sich durch interkommunale Zusammenarbeit günstige Synergieeffekte einstellen werden. Im Prüfbericht der Gemeindeprüfanstalt für die Jahre 2006 bis 2011 wird festgestellt: „Weiterhin wird die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems geprüft. Die gemeinsame Einführung mit drei anderen kleineren Kommunen soll den Einführungs- und Schulungsaufwand reduzieren. Durch die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Informations- und Kommunikationstechnik soll die Wirtschaftlichkeit weiter verbessert werden. Hier sehen wir die Gemeinde Vettweiß auf dem richtigen Weg.“ Nach Mitteilung der etwaigen Kostensituation durch die KDVZ wird nun seitens der Verwaltung die konkrete Beschlussfassung zum Erwerb der Module und Schnittstellen, Schulungen und laufenden Aufwendungen gemeinsam mit Nachbarkommunen vorgeschlagen. Der Schritt hat nicht unerhebliche Finanzaufwendungen im investiven und im Bereich des Aufwandes zur Folge. Aufgrund der frühzeitigen Aufstellung des Haushaltes 2013 mit dem Haushalt 2012 konnte die Maßnahme allerdings nicht eingeplant werden. Sie wird aber dennoch zum jetzigen Zeitpunkt für richtig und wichtig erachtet. Die Finanzierung der Investition erfolgt durch den Einsatz von Mitteln aus dem Jahre 2012 in Höhe von rd. 7.200 Euro und mit nicht verwendeten Mitteln aus den Investitionspauschalen. Die Streckung der Investition erfolgt über einen Zeitraum von zwei Jahren, weil das Projekt mit den vorhandenen Ressourcen nicht in einem kürzeren Zeitraum umgesetzt werden kann. Die Abschreibung der Investitionen würde über einen Zeitraum von fünf Jahren vorgenommen. Eine Refinanzierung über einen kurzen Zeitraum ist nicht realistisch darstellbar. Zum Invest hinzu kommt ein jährlicher (laufender) Aufwand für Hosting und Wartung. Die Ausgaben sind dem Bereich der Geschäftsaufwendungen zuzuordnen. Für das Jahr 2013 sollen die Kosten durch Einsparungen im Bereich der Geschäfts- und der Personalausgaben aufgefangen werden. Bei der Planung der Mittel der nächsten Jahre findet der Aufwand Berücksichtigung bei der Mittelveranschlagung. Dabei wird ein Maß an Einsparungen zu berücksichtigen sein. Da die Gelder nicht im Haushalt veranschlagt sind, wären im Jahre 2013 überplanmäßige Ausgaben vorzunehmen. Aus den folgenden Tabellen ergeben sich die Investition und der (teilweise geschätzte) Aufwand. 2013 Investitionen Softwarelizenzen d.3 (Grundmodul) 9.173 € Softwarelizenzen d.3 (Elektronische Steuerakte) 1.501 € Softwarelizenzen d.3 (Elektronische Personalakte) 2.900 € 2014 Softwarelizenzen d.3 (Elektronischer Aktenplan) 2.070 € Softwarelizenzen d.3 (Rechnungseingangsworkflow) 3.720 € Customizing (Anpassung an die Kundenwünsche) Schnittstelle Infoma (Finanzsoftware) 3.000 € 11.424 € 930 € Schnittstelle SD-Net (Sitzungsdienst) 27.998 € Gesamt 1. Jahr 50 % 2. Jahr 75 % 9.720 € 1. Jahr (2013) 2. Jahr (2014) Aufwand Hosting KDVZ; 3.000 € ab 3. Jahr (2015) 9.540,00 jährlich 4.770 € 7.155 € 9.540 € ab 3. Jahr 100 % Wartungsgebühr d.3 mtl.1,5 % mtl. 2.443 € 3.486 € 3.486 € Wartungsgebühr Infoma 1,55 % mtl. 2.125 € 2.125 € 2.125 € Schulung der Benutzer (geschätzt) 2.500 € 4 000 € 11.838 € 16.766 € Gesamt 15.151 € Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat, die Einführung eines Dokumentenmanagements in der Verwaltung zu beschließen. Die notwendigen Investitionsmittel für das Jahr 2013 zum Erwerb des Grundmoduls und der Einzelmodule, Customizing und Schnittstellen sollen überplanmäßig zur Verfügung gestellt werden. Die Finanzierung erfolgt über die Investitionspauschale. Die Mittel für 2014 sind zu veranschlagen. Die notwendigen Mittel für den Aufwand sind im Jahre 2013 durch Einsparungen zu decken, die Ausgaben der Folgejahre sind im Bereich der Geschäftsausgaben einzuplanen. Auswirkungen auf den Haushalt: Wie geschildert.