Vorlage (Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung)

Gemeinde Vettweiß Der Bürgermeister Vettweiß, den 16.11.2012 Fachbereich: I Az.: Tagesordnungspunkt: Vorlagennummer: V-111/2012 Vorlage für den Haupt- und Finanzausschuss am 29.11.2012 Gemeinderat am 13.12.2012 - öffentlich - Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung Begründung: IT in der Verwaltung ist heute (und in der Zukunft erst recht) nicht wegzudenken Mittlerweile ist die Informationstechnologie in der Verwaltung zum ganz normalen Handwerkszeug geworden. Ohne Computer mit Netzanbindung ist die Arbeit in allen Branchen der Dienstleistung, des Handels und der Produktherstellung nicht mehr realisierbar. Gerade aktuell werden bei der Gemeindeverwaltung Vettweiß Dokumente und Anwendungen auf einen Server bei der KDVZ umgezogen, um eine gesetzmäßig sichere und dauerhaft performante Verfügbarkeit zu gewährleisten. Der Rat hat in seiner Sitzung vom 6.10.2011 den Grundstein zur Beschreitung dieses Weges gelegt. Die Umsetzung findet letztendlich ihre Begründung darin, die IT verantwortbar zu machen. Eine spürbare Kostenersparnis war mit dieser Maßnahme nicht erreichbar und auch nicht vordringliches Ziel. Um langfristig durch die Informationstechnologie Kosten einzusparen, gibt es andere Möglichkeit, die nachfolgend dargestellt werden. Der Begriff des Dokumentenmanagementsystems (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint. (Quelle: Wikipedia) Wer kennt nicht die tägliche Suche nach wichtigen Unterlagen und Dokumenten, die ständige Hinterherrennerei nach bestimmten Informationen? Die Ablage und Suche von Dokumenten ist für Menschen zeitaufwendig, für den Computer aber überhaupt kein Problem. Überall dort, wo Dokumente und Informationen in Stückzahlen abgelegt werden müssen und bei Bedarf schnell verfügbar sein sollen, lohnt sich die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem. DM-Systeme gewinnen in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung. „Unter Nutzung der heutigen Technologien kann sich nach kurzer Zeit ein Return of Invest einstellen“ so die Begründung der Anbieter. Auch, wenn man den meist blauäugigen Versprechungen der Anbieter nicht glauben mag, lässt sich der Vorteil aufgrund der Logik erklären. Es ist nämlich gleichgültig mit welcher Softwarelösung ein Dokument erstellt wurde: Über die Eingabe eines Suchbegriffes in das DMS lässt sich das passende Dokument in Bruchteilen der Zeit, die eine Suche in den Aktenordnern verursachen würde, finden. Diese Zeitersparnis beträgt zwischen 50 und 80 %. Der überall herrschende Wildwuchs der Dateiablage auf den Servern ist damit in den Griff zu bekommen. Zuletzt kann auch die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden, wenn zeitraubende Suchen nach Informationen wegfallen, Dokumente und Informationen sofort verfügbar sind. Zudem erspart ein DMS diverse sächliche Notwendigkeiten, wie z.B. Papier, Druckaufwand, Aktenraum. Hinzu kommen die Möglichkeiten, die sich für den betrieblich-sozialen Bereich in einer Verwaltung eröffnen. Durch die Digitalisierung aller Papierdokumente ist der Zugriff von jedem anderen Ort möglich. Junge Eltern, die sich um die Erziehung der Kinder kümmern möchten, können problemlos von zu Hause auf den Aktenvorgang zugreifen. Das Homeoffice ist heute bereits in vielen Sparten durchaus üblich. (Bei konsequenter Durchführung käme somit noch die Energieersparnis im Büro hinzu.) Mehr Transparenz in Prozesse bringen kann ebenfalls ein Grund sein, weshalb ein Dokumentenmanagementsystem Vorteile bringt. Produktivität und Arbeitsqualität profitieren auch davon. Insgesamt ist ein Dokumentenmanagementsystem eine der IT-Investitionen, bei der der Return-on-Invest auf der Hand liegt. Allerdings ist die Refinanzierung nicht innerhalb einer kurzen Zeit möglich. Der Grundstein für eine zukunftsweisende Verwaltung muss aber frühzeitig gelegt werden. Seit geraumer Zeit wird auch in der öffentlichen Verwaltung die Einführung von Dokumentenmanagement diskutiert. Nur ein verschwindend geringer Bruchteil der Kommunen hat das Thema aber bis zur Umsetzung fortgeführt. Immer wieder sind die erheblichen Investitionskosten angeführt worden, um die Diskussion zu beenden. Das war am Ende aber weder wirtschaftlich noch zukunftsweisend. Bei der Gemeinde Vettweiß soll das Rad nicht stillstehen. Mit der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ist bereits ein einsteigender Schritt gegangen worden. Mit der stufenweisen Einführung eines Dokumentenmanagementsystems könnte der Weg zu weiterer Kostenersparnis fortgeführt werden. Wie weit ist die Gemeinde Vettweiß? Durch die KDVZ als Dienstleister im Verband wurden bereits im Jahre 2011 einige Kommunen zusammengeführt, die durch die gemeinsame Einführung eines DMS synergetische Effekte ausschöpfen wollten. Neben der langfristigen Kostenersparnis lässt sich auch bereits in der Einführungsphase ein Kostenanteil ersparen, weil Lizenzierungen, Einführungsarbeiten und letztendlich auch Schulungen gemeinsam bewerkstelligt werden. Mit den Gemeinden Kall und Hellenthal und der Stadt Zülpich gehörte die Gemeinde Vettweiß zu diesen Pilotkommunen. Seit September 2012 beteiligen die Gemeinden an einem Probebetrieb im Bereich der digitalen Steuerakte. Das Ergebnis wird von allen Beteiligten als positiv eingestuft und zur Einführung empfohlen. Schnittstellen zur Finanzsoftware Infoma ermöglichen eine durchgängige digitale Bearbeitung der Erprobungsphase soll bald beendet werden. Steuer-/Abgabenvorgänge. Die Vor wenigen Wochen haben sich noch die Gemeinden Aldenhoven und Inden sowie die Stadt Jülich als Interessenten dazugesellt. Die Entscheidung, die digitale Steuerakte einzuführen steht damit an. (In der Umlagevorauszahlung an die KDVZ für 2013 ist der Hostingaufwand bereits unverbindlich mit ca. 10.000 Euro aufgenommen worden.) In einem nächsten Schritt könnte die teilweise Digitalisierung des Aktenplanes (also des ganz normalen Schriftgutes) angegangen werden. Danach wäre der sog. Rechnungseingangsworkflow realisierbar. In diesem Segment wird die Digitalisierung des Kassengeschäftes vom Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung angegangen. Die Fixierung der notwendigen Investition erweist sich aber als sehr schwierig. Genaue Kosten ergeben sich teilweise erst durch harte Nachverhandlungen zwischen Anbieter und KDVZ. Auf ein genaues Angebot zur Einführung der Digitalen Steuerakte wird aktuell gewartet. Die Verwaltung strebt mit dieser Vorlage keinen Freibrief durch den Rat an, ein Dokumentenmanagementsystem unter allen Umständen und Kosten einzuführen, sondern möchte lediglich die grundsätzliche Einstellung zu diesem Thema erfahren. Über die jeweils notwendige Investition würde der Rat informiert bzw. um Entscheidung gebeten. Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss der Gemeinde Vettweiß empfiehlt dem Rat der Gemeinde Vettweiß Alternative 1: die sukzessive Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements in der Verwaltung zu unterstützen. Alternative 2: von der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements in der Verwaltung abzusehen. Auswirkungen auf den Haushalt: Kann zurzeit noch nicht fixiert werden.