Vorlage (Papierloser Sitzungsdienst und Änderung der Geschäftsordnung für den Rat)

Gemeinde Vettweiß Der Bürgermeister Vettweiß, den 11.08.2010 Fachbereich: I Az.: Tagesordnungspunkt: Vorlagennummer: V-88/2010 Vorlage für den Haupt- und Finanzausschuss am 07.10.2010 Gemeinderat am 27.10.2010 - öffentlich - Papierloser Sitzungsdienst und Änderung der Geschäftsordnung für den Rat Begründung: Entsprechend dem Auftrag des Rates wurde in der Zeit von Mitte Juni bis Mitte Juli eine Abfrage bei den Gremienmitgliedern initiiert, inwieweit die Bereitschaft vorhanden ist, sich dem papierlosen Sitzunsgdienst zu nähern. Gleichzeitig wurden Fragen zur Medienkompetenz gestellt, die über Kenntnisse in der IT Aufschluss geben. Von 38 Befragten haben 37 die Erhebungsbogen abgegeben. Die Zusammenstellung des Ergebnisses ist anliegend beigefügt (Anlage 1). Es bleibt festzuhalten, dass die Erfahrungen mit IT erwartungsgemäß sehr unterschiedlich sind. Die erhebliche Mehrheit der Befragten hat einen PC zu Hause und ordnet sich im Umgang mit der IT bis zur Note befriedigend ein. 20 Befragte würden die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst befürworten. (Bei den folgend dargestellten Varianten wird jeweils die Bereitstellung eines Notebook angenommen und in die Berechnung einbezogen.) Durch die KDVZ wurde der Gemeinde Vettweiß ein Softwaremodul aus der sd.netFamilie zur Verfügung gestellt, welches den papierlosen Sitzungsdienst unterstützen kann. Das Produkt der Fa. Sternberg „SD.NET RICH“ ermöglicht den Download und das anschließende Bearbeiten von Sitzungsunterlagen. Voraussetzung ist ein Internetansschluss und die Nutzung des Betriebssystems MS Windows. An sieben Ratsvertreter wurde die Software mit der Bitte um Testung und Beurteilung weitergegeben. Die Festellungen und Vorschläge der Tester (Anlage 2) sind an die KDVZ weitergegen worden. Diesbezüglich wird die Stellungnahme erwartet, ob und inwieweit eine Anpassung des Programms möglich bzw. vorgesehen ist. Die finanziellen Aufwendugen für das Programm gliedern sich in Modul- und Wartungskosten, daneben wären Kosten für die Miete eines Notebooks anzusetzten (sh. Aufstellung Anlage 3). Als Alternative könnte das kostenlose PDF Lese- und Bearbeitungsprogramm „Foxit Reader“ herangezogen werden. Das Händling verliert dabei sicherlich ein wenig an Leichtigkeit, das Programm ist aber recht fexibel und ermöglicht dem Nutzer u.a. das Beifügen von Kommentaren und die Markierung von Textstellen. 26 Ratsmitglieder geben an, dass sie sich mit PDF Dokumenten sehr gut bis befriedigend auskennen. Beim Einsatz dieses Programms wären ausschließlich die Kosten für ein Notebook anzusetzten. Neben den Kosten für die Realisierung sind die Einsparungen in der Verwaltung zu sehen. Die in Anlage 4 dargelegten Faktoren Papier, Kopiererkosten, Personal und Porto wurden weitestgehend gerechnet, wenn das nicht möglich war geschätzt. Der Vergleich der beiden Varianten ist mit Einsparung bzw. Mehrbelastung aus der Anlage 5 ersichtlich. Es bleibt festzustellen, dass die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes von nahezu kostenneutral bis stark kosteneinsparend möglich ist, je nachdem, welche Variante gewählt wird und wie viele Ratsvertreter sich beteiligen. Beschlussvorschlag: Alternative A: Der Haupt- und Finanzausschuss empiehlt dem Rat der Gemeinde Vettweiß, die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zu beschließen. Die Ratsvertreter und sachkundigen Bürger, die sich dem papierlosen Sitzungsdienst anschließen möchten, erhalten auf Wunsch ein gemeindeeigenes Notebook, welches nach Beendigung der Gremiendienstzeit an die Gemeinde zurückzugeben ist. Über die Haftung für das Notebook ist eine noch aufzustellende Vereinbarung abzuschließen. In § 1 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Rates vom 14.12.1999 wird hinter Satz 1 der Satz 2 „Die Übergabe der Einladung kann auch in digitaler Form erfolgen.“ eingefügt. Die Einführung erfolgt möglichst mit der ersten Sitzungsperiode im Jahre 2011. Die Mittel für die Miete der Notebooks (und die Kosten für Modul und Wartung der Software SD.NET RICH) werden im Haushalt 2011 bereitgestellt. Entsprechende Einsparungen bei den sächlichen und geschäftlichen Mitteln sind zu berücksichtigen. Die personelle Einsparung wird zur teilweisen Deckung der nicht mehr besetzten Stellen genutzt. Alternative B: Der Haupt-und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Gemeinde Vettweiß, die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes abzulehnen. Auswirkungen auf den Haushalt: Je nach Variante kostenneutral bis zu erheblicher Einsparung.