Vorlage (Anlage zur Vorlage V-88/2010)

Projekt: Papierloser Sitzungsdienst bei der Gemeinde Vettweiß Auswertung der Fragebogen an die Mitglieder der Gremien entspr. dem Beschluss des Rates vom 06.0.52010 abgegeben haben 35 von 38 Befragten (Benotungen wie bei Schulnoten werten (1 ist sehr gut, 6 ist ungenügend) kA = keine Angabe) Ich fühle mich in der IT-Welt zu Hause (normale Maßstäbe). 1 4 Ich kann ein Programm installieren. Ich kenne mich mit PDF-Dokumenten aus. 2 12 Ja 24 3 10 4 3 Jein 1 5 2 6 1 kA 4 Nein 9 kA 3 1 4 2 13 3 10 4 2 5 1 6 2 kA 5 1 7 2 12 3 5 4 3 5 6 2 kA 8 Bild- /Filmbearbeitung 1 2 2 10 3 8 4 1 5 4 6 4 kA 8 Office Produkte (Word, Excel, u.a.) 1 5 2 15 3 9 4 5 2 6 2 kA 4 1 2 4 3 2 4 5 1 6 2 kA 28 Ich kann folgende Programme bedienen: Internetbrowser (Internetexplorer, Mozilla Firefox, u.a.) Sonstiges ___________________________ Ich habe eine E-Mail-Adresse … Ja 32 Nein 4 … und rufe meine E-Mails regelmäßig ab 1 15 2 8 3 5 alle 4 5 2 Tage kA 1 6 7 2 Falls alle 3 Tage oder seltener: Ich bin bereit, mir den häufigeren Abruf von E-Mails anzugewöhnen Ja 7 Nein 1 kA 1 Ich habe zu Hause einen PC… Ja 32 Nein 5 kA … den ausnahmslos nur ich nutze Ja 13 Nein 19 kA K:\Fachbereich I\MUE\10\RAT\Papierloser Sitzungsdienst\Auswertung.doc kA Als Betriebssystem (OS) nutze ich auf diesem PC MS Windows Apple Mac Der Zugriff auf den PC kann geschützt werden. (Wie der Zugriff auf die Papierausfertigungen der Sitzungsunterlagen bisher auch, evtl. über Zugriffsrechte.) Es handelt sich um einen/ein 36 Linux 1 anderes Ja Nein kA 28 3 1 DesktopPC Netbook 25 Notebook 10 1 Falls Notebook: Ich wäre bereit, mein Notebook für die Gremienzwecke einzusetzen und in die Sitzungen mitzunehmen. Ja Nein 9 4 Falls Netbook: Die Größe des Monitors meines Netbooks reicht mir anstelle des Notebooks Ja Nein kA Ich würde die Bereitstellung eines Notebooks (welches nur für diese Zwecke verwendet wird) befürworten. Ja 20 Nein 8 kA 9 kA 1 Eine dauerhafte digitale Notiz am Dokument (mittels Tastatur erstellt) ist mir wichtiger als eine handschriftliche Notiz. Ja 12 Jein 4 Nein 16 kA 4 Ich schaue heute schon regelmäßig in den kommunalen Sitzungsdienst SD.NET. Ja 11 Jein 1 Nein 20 kA 5 Mit diesem Programm komme ich zurecht Die Recherchemöglichkeiten habe ich schon ausprobiert. 1 2 2 10 3 10 Ja 15 4 5 Nein 16 6 2 kA 13 kA 6 Über neue Vorlagen für die Sitzungen erhalte ich heute zuerst Kenntnis … … über das Programm SD.NET Ja Jein Nein 4 3 23 kA 7 … über die postalisch zugestellten Unterlagen Ja 27 Jein 2 Nein 4 kA 4 Die Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst würde ich befürworten. Ja 20 Jein 2 Nein 13 kA 2 K:\Fachbereich I\MUE\10\RAT\Papierloser Sitzungsdienst\Auswertung.doc sd.net Verbesserungsvorschläge –wünsche der Ratsvertreter es testen: Margret Bethlehem, Hans-Gerd Barkhoff, Volker Franzen, Jürgen Kemmerling, Jürgen Ruskowski, Rainer Wollseifen, Helga Schmidt 1. Die Schrift in den Notizenfenstern ist nicht vergrößerbar (das wäre von Vorteil bzw. wurde durch einen Tester gewünscht) 2. Suchen sind nur online möglich, obwohl dass gefundene Dokument offensichtlich herunter geladen war. 3. Wenn man über die Suche online ein Vorlagendokument gefunden hat, kann man dort keine Notizen zufügen. Das ist wahrscheinlich auch nur möglich, wenn man lokal ein Suchergebnis hat. 4. Der Datendownload ist zäh. Die Neuanmeldung läuft ebenfalls ziemlich zäh, da nach neuen Dokumenten gesucht wird. 5. Wenn die Rückgriffzeit auf 1 Monat steht, stehen anschl. auch nur die Dateien aus dem letzten Monat zur Verfügung und die alten Dateien werden überschrieben. 6. Das Textwerkzeug ist ohne Funktion. Mindestanspruch wäre eine farbige Markierungsmöglichkeit wie mit einem Textmarker. 7. Anlagen zu den Vorlagen sollten mit der Vorlage in einem Dokument angezeigt werden. D.h., dass das Runterfahren im Dokument auch zur Anlage führt. Ein Hinund Herklicken zwischen Vorlage und Anhang ist zu umständlich. Kosten für Hard- und Software Investitionen und Aufwendungen Notebook bei Kaufpreis 400 Euro brutto Modul sd.net Rich einmalig Wartung jährlich Lizenz je Mandatsträger einmalig Wartung jährlich Kostenrechnung auf den Zeitraum von bei Mandatsträgern Notebook Modul Wartung dazu Lizenz Wartung dazu Softwaresumme monatlich Hard-/Software jährlich Hard-/Software insgesamt 5 Jahre 7,19 € 450,00 € <-- gerechnet auf Monate sh. Erläuterung unten 90,00 € 113,05 € <-- gerechnet auf Monate 22,61 € 60 60 60 Monaten 1 7,19 € 7,50 € 7,50 € 1,88 € 1,88 € 18,77 € 10 7,19 € 0,75 € 0,75 € 1,88 € 1,88 € 5,27 € 15 7,19 € 0,50 € 0,50 € 1,88 € 1,88 € 4,77 € 20 7,19 € 0,38 € 0,38 € 1,88 € 1,88 € 4,52 € 25 7,19 € 0,30 € 0,30 € 1,88 € 1,88 € 4,37 € 30 7,19 € 0,25 € 0,25 € 1,88 € 1,88 € 4,27 € 25,96 € 311,52 € 1.557,62 € 12,46 € 149,52 € 747,62 € 11,96 € 143,52 € 717,62 € 11,71 € 140,52 € 702,62 € 11,56 € 138,72 € 693,62 € 11,46 € 137,52 € 687,62 € 10 124,60 € 1.495,24 € 7.476,22 € 15 179,41 € 2.152,87 € 10.764,33 € 20 234,21 € 2.810,49 € 14.052,45 € 25 289,01 € 3.468,11 € 17.340,56 € 30 343,81 € 4.125,73 € 20.628,67 € Gesamt bei Anzahl Mandatsträger monatlich jährlich insgesamt 5 Jahre 1 25,96 € 311,52 € 1.557,62 € Erläuterung: Die Preise für Modul und Lizenz sind einmal mit dem Erwerb fällig. Wegen der Vergleichbarkeit wurden die beiden Angaben auf einen Monatspreis über den angegebenen Zeitraum heruntergebrochen. Jeder kürzere oder längere Zeitraum mit Auswirkung auf die mtl. Belastung ist möglich. K:\Fachbereich I\MUE\10\RAT\Papierloser Sitzungsdienst\kmü10201.101.xls Kosten für Fertigung und Versand von Sitzungsunterlagen (Logistik) Anzahl der Sitzungen je Periode Perioden im Jahr Anzahl Einladungen je Periode Anzahl Niederschriften je Periode Anzahl der Einladungen und Niederschriften im Jahr 6 4 4 24 Papier und Kopie für eine Periode angesetzter Betrag Einzelpreise 1 Blatt Papier 1 Klick Wartung 1 Klick Miete Einladungen, Vorlagen, Bekanntmachungen, Niederschrift meistens doppelseitig 0,0050 € deshalb 2/3 angesetzt 0,0060 € 0,0171 € Kosten je Kopie 70 Kopien je Periode und Ratsmitglied 6 Perioden 0,0033 € 0,0060 € 0,0171 € 0,0264 € 1,85 € 11,10 € Aufwand je Versandaktion für Einladung pro Vertreter angesetzter Betrag Einzelpreise Kuvert Einladung Porto Einladung in 1/3 der Fälle Personalkosten 2 Minuten a. 0,36 €/Minute Gemeinkosten 15% von P-Kosten 0,01 € 1,45 € also durchschnittlich ca. 2,20 € 0,72 € 0,11 € gesamt 24 * Anzahl der Sitzungen je Periode; sh. oben 0,01 € 1,70 € 0,83 € 2,54 € 60,91 € Aufwand je Versandaktion für Nachtrag zur Einladung pro Vertreter für 2/3 der Sitzungen angesetzter Betrag Einzelpreise Kuvert Nachtrag Einladung Porto Nachtrag Einladung Personalkosten 1 Minute a. 0,36 €/Minute Gemeinkosten 15% von P-Kosten 0,01 € 1,45 € 0,36 € 0,05 € 0,01 € 1,45 € 0,41 € 1,87 € 44,98 € gesamt 24 * Sitzungen * 2/3 der Sitzungen je Periode; sh. oben 29,98 € Aufwand je Versandaktion für Niederschrift pro Vertreter angesetzter Betrag Einzelpreise Kuvert Niederschrift Porto Niederschrift Personalkosten 1 Minute a. 0,36 €/Minute Gemeinkosten 15% von P-Kosten 0,01 € 1,45 € 0,36 € 0,05 € 0,01 € 1,45 € gesamt 24 * Anzahl der Niederschriften sh. oben 146,97 € : 12 0,41 € 1,87 € 44,98 € Jahresaufwand je Ratmitglied 12,25 € = Monatsaufwand je Ratsmitglied K:\Fachbereich I\MUE\10\RAT\Papierloser Sitzungsdienst\kmü10201.101.xls Kalkulation von Einsparung bzw. Mehrbelastung Nutzung von SD.NET RICH 1 25,96 € 311,52 € 1.557,62 € 10 124,60 € 1.495,24 € 7.476,22 € Anzahl Ratsmitglieder 15 20 179,41 € 234,21 € 2.152,87 € 2.810,49 € 10.764,33 € 14.052,45 € 25 289,01 € 3.468,11 € 17.340,56 € 30 343,81 € 4.125,73 € 20.628,67 € Logistik monatlich jährlich in 5 Jahren 1 12,25 € 146,97 € 734,87 € 10 122,48 € 1.469,74 € 7.348,70 € Anzahl Ratsmitglieder 15 20 183,72 € 244,96 € 2.204,61 € 2.939,48 € 11.023,05 € 14.697,40 € 25 306,20 € 3.674,35 € 18.371,75 € 30 367,44 € 4.409,22 € 22.046,10 € Ersparnis (bzw. Mehraufwand -) monatlich jährlich in 5 Jahren 1 13,71 € 164,55 € 822,75 € - 10 2,13 € 25,50 € 127,52 € Anzahl Ratsmitglieder 15 20 4,31 € 10,75 € 51,74 € 128,99 € 258,72 € 644,95 € 25 17,19 € 206,24 € 1.031,19 € 30 23,62 € 283,49 € 1.417,43 € Kosten für Hard- und Software monatlich jährlich in 5 Jahren - Nutzung von Foxit Reader (kostenlos) Kosten für Hardware (Notebook) monatlich jährlich in 5 Jahren 1 7,19 € 86,30 € 431,52 € 10 71,92 € 863,04 € 4.315,22 € Anzahl Ratsmitglieder 15 20 107,88 € 143,84 € 1.294,57 € 1.726,09 € 6.472,83 € 8.630,45 € 25 179,80 € 2.157,61 € 10.788,06 € 30 215,76 € 2.589,13 € 12.945,67 € Logistik monatlich jährlich in 5 Jahren 1 12,25 € 146,97 € 734,87 € 10 122,48 € 1.469,74 € 7.348,70 € Anzahl Ratsmitglieder 15 20 183,72 € 244,96 € 2.204,61 € 2.939,48 € 11.023,05 € 14.697,40 € 25 306,20 € 3.674,35 € 18.371,75 € 30 367,44 € 4.409,22 € 22.046,10 € Ersparnis monatlich jährlich in 5 Jahren 1 5,06 € 60,67 € 303,35 € 10 50,56 € 606,70 € 3.033,48 € Anzahl Ratsmitglieder 15 20 75,84 € 101,12 € 910,04 € 1.213,39 € 4.550,22 € 6.066,95 € 25 126,39 € 1.516,74 € 7.583,69 € 30 151,67 € 1.820,09 € 9.100,43 € K:\Fachbereich I\MUE\10\RAT\Papierloser Sitzungsdienst\kmü10201.101.xls