Vorlage (Papierloser Sitzungsdienst)

Gemeinde Vettweiß Der Bürgermeister Vettweiß, den 08.04.2010 Fachbereich: I Az.: Tagesordnungspunkt: Vorlagennummer: V-33/2010 Vorlage für den Haupt- und Finanzausschuss am 22.04.2010 Gemeinderat am 06.05.2010 - öffentlich - Papierloser Sitzungsdienst Begründung: Anlässlich des Besuchs der KomCom (kommunale Computermesse) 2010 in Essen konnte im Rahmen eines Workshops auf die Erfahrungen der Stadt Rheine geblickt werden, die den papierlosen Sitzungsdienst umgesetzt hat. Es handelt sich dabei um ein sehr interessantes und zukunftsweisendes Thema, welches nicht nur vollkommen im Trend der Zeit liegt, sondern am Ende auch Kosten sparend sein wird. Die Verwaltung würde hierzu gerne ein Konzept erarbeiten. Der Einstieg in die Rechercheaufwendungen soll allerdings nicht betrieben werden, wenn die Akzeptanz beim Gremienmitglied nicht vorhanden ist. Im groben sind die Vorstellungen wie folgt: Ablauf 1. Die Produktion aller relevanten Unterlagen erfolgt ohne Ausnahme einschließlich der Anlagen in sd.net. 2. Die Unterlagen stehen innerhalb der Frist über sd.net online zur Verfügung, alternativ wird der Einladungsvorgang in eine PDF Datei gedruckt und den Ratsmitgliedern per E-Mail übermittelt. 3. Die Ratsmitglieder erhalten ein Notebook, auf das sie die Unterlagen zu Hause ziehen können (Internetanschluss erforderlich). 4. Über ein Tool, mit dem man den PDF Dateien Notizen und Bemerkungen hinzufügen kann, kann jedes Ratsmitglied papierlos an den Vorlagen arbeiten. 5. In den Sitzungen würde kein Papier auf dem Tisch liegen, sondern ein Notebook stehen. Bestimmte Voraussetzungen müssten noch geschaffen werden: Stromanschlüsse an den Tischen, in einem weiteren Schritt evtl. Netzwerkanschlüsse. Vorteile 1. Der Druck, die Verpackung und der Versand der Unterlagen entfallen. 2. Änderungen der Tagesordnung, Ergänzung von Vorlagen und zusätzliche Punkte würden online schneller und einfacher zur Verfügung stehen. 3. Es könnte später eine Ausweitung in der Form geschehen, dass umfangreiche Werke, z.B. Haushaltsplan, nicht in Papierform, sondern als PDF Dokument übergeben werden. Natürlich ist die Umsetzung nicht kostenlos machbar. Die Höhe der Kosten ist noch nicht bekannt, wird sich aber amortisieren. Es geht zurzeit noch nicht um die Erstellung des endgültigen Konzeptes, sondern lediglich um die Frage nach der Akzeptanz in den Gremien. Nach dem Vorliegen des Ergebnisses der Abfrage wird ein Konzept erarbeitet, welches im Rat und in den Ausschüssen vorgestellt wird. Eine diesbezügliche ausführliche Vorberatung in den Fraktionen wird sehr empfohlen. Ein entsprechender Fragebogen würde über die Fraktionsführungen zugeleitet und auf gleichem Wege zurück erwartet. Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Gemeinde Vettweiß, die Abfrage bei den Gremienmitgliedern zu initiieren, inwieweit die Bereitschaft vorhanden ist, sich dem papierlosen Gremiendienst anzuschließen. Auswirkungen auf den Haushalt: noch nicht bekannt