Beschlussvorlage Stab (Anlage zur Vorlage V 109/2005)

Anlage zur Vorlage V 109/2005 Dienstanweisung für die Rechnungsprüfung des Kreises Euskirchen vom .......... Aufgrund des § 11 der Rechnungsprüfungsordnung vom .......... erlässt der Kreistag des Kreises Euskirchen folgende Dienstanweisung für die Rechnungsprüfung: Hinweis: Die aufgeführten Vorschriften der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO), der Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes der Gemeinden – Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) und der Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden – Gemeindekassenverordnung (GemKVO) beziehen sich auf die bis zum 31.12.2004 geltenden Fassungen, welche gemäß § 9 des Gesetzes über ein Neues Kommunales Finanzmanagement für Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (NKFG NRW) vom 16.11.2004 (GV.NRW. S. 644) auch für die Gemeindeverbände (Kreise) bis zur Umstellung auf das System der doppelten Buchführung weiterhin Anwendung finden. 1. Allgemeine Bestimmungen 1.1 Leitung 1.1.1 Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung der Geschäfte verantwortlich. Er/Sie ist Vorgesetzte(r) der Prüfer(innen) und sonstigen Dienstkräfte der Rechnungsprüfung. 1.1.2 Der Leiter/Die Leiterin verteilt die Prüfungsgeschäfte sowie die zu erledigenden Arbeiten. Er/Sie gibt die hierfür erforderlichen Weisungen und überwacht den Dienst- und Geschäftsbetrieb. 1.1.3 Der Leiter/Die Leiterin hat den Landrat/die Landrätin über alle besonderen Vorkommnisse unverzüglich zu unterrichten. 1.2 Prüfer(innen) und sonstige Mitarbeiter(innen) 1.2.1 Die Prüfer(innen) haben die ihnen zugewiesenen Prüfungsgeschäfte in eigener Verantwortung rechtzeitig und nach bestem Wissen und Gewissen auszuführen. Die Dienstkräfte der Rechnungsprüfung sind verpflichtet, dem Leiter/der Leiterin unverzüglich alle besonderen Wahrnehmungen und Mängel (insbesondere den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten) mitzuteilen. Es ist ihnen untersagt, sich an der Aufgabenerledigung zu beteiligen und anders als beratend oder empfehlend in nicht abgeschlossene Verwaltungsvorgänge einzugreifen. 1.2.2 Die Dienstkräfte der Rechnungsprüfung sind besonders zur Amtsverschwiegenheit verpflichtet. Sie haben sich bei ihren Prüfungen aller Handlungen und Äußerungen zu enthalten, die sich persönlich gegen Angehörige der zu prüfenden Dienststellen richten und zur Erreichung des Prüfungszwecks nicht erforderlich sind. 1.2.3 Die Prüfer(innen) und sonstigen Mitarbeiter(innen) haben den Leiter/die Leiterin unverzüglich zu verständigen, wenn zu Dienstkräften, deren Arbeitsgebiete sie zu überprüfen haben, nach der Zivilprozessordnung ein Zeugnisverweigerungsrecht besteht. Gleiches gilt, wenn dienstliche oder private Kontakte zu Personen, Firmen, Vereinen etc. außerhalb der Verwaltung zu einer Interessenkollision führen können. 1.2.4 Die Prüfer(innen) haben sich über die für ihr Aufgabengebiet maßgebenden Vorschriften, Verfügungen, Publikationen (z.B. Mitteilungen der Fachorganisationen, Beiträge in Fachzeitschriften) laufend zu informieren und diese in geeigneter Form zu sammeln bzw. zu registrieren (ggf. auf elektronischen Wege). 1.3 Prüfungsablauf 1.3.1 Vor Beginn jeder Prüfung ist der/die jeweilige Abteilungsleiter(in) bzw. Stabsstellenleiter(in) zu benachrichtigen. Soweit es im Hinblick auf die Bedeutung der Prüfung geboten erscheint, ist auch der/die jeweilige Geschäftsbereichsleiter(in) bzw. der Landrat/die Landrätin zu unterrichten. Hierüber entscheidet der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung. Die vorstehende Regelung gilt nicht, soweit dies nach der Natur des Prüfungsgeschäftes nicht adäquat ist (z.B. Visakontrolle und Vergabeprüfung). Der Verhinderung von Manipulationen dienende Prüfungshandlungen sind bei unvermuteten Prüfungen vor der Benachrichtigung durchzuführen. Bei unvermuteten Kassenprüfungen erfolgt die Unterrichtung des Kassenaufsichtsbeamten/der Kassenaufsichtsbeamtin unmittelbar nach Abschluss der Kassenbestandsaufnahme. 1.3.2 Methode und Umfang der Prüfung sind im Rahmen der vom Leiter/von der Leiterin erteilten Weisungen dem Prüfer/der Prüferin überlassen, wobei auf eine möglichst effektive Durchführung zu achten ist. 1.4 Kennzeichnung der geprüften Bücher und Belege 1.4.1 Die geprüften Jahresrechnungen sind mit Namenszug zu versehen. 1.4.2 Für Prüfungsvermerke und -zeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Listen, Bestandsverzeichnissen, Akten usw. sowie bei Kassenprüfungen ist grüne Farbe zu verwenden. 1.5 Dokumentation der Prüfungsergebnisse 1.5.1 Bei Prüfungen im Sinne von § 103 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 5 GO teilt die Rechnungsprüfung das Prüfungsergebnis dem Landrat/der Landrätin in Form eines Prüfungsberichts mit. In den Fällen des § 103 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GO kann in Abhängigkeit von der Bedeutung der getroffenen Prüfungsfeststellungen der Prüfungsbericht auch unmittelbar der geprüften Organisationseinheit zugelei- tet werden. Hierüber entscheidet der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung. Für die Berichterstattung über die Vorprüfung gemäß § 103 Abs. 1 Nr. 5 GO gelten die hierfür erlassenen besonderen Weisungen und Vorschriften. Bei sonstigen Prüfungen entscheidet der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung, in welcher Weise das Prüfungsergebnis dokumentiert und bekannt gegeben wird. 1.5.2 Aus dem Prüfungsbericht muss zu ersehen sein, worauf die Prüfung sich erstreckte und wie sie durchgeführt wurde, insbesondere ob in Stichproben oder lückenlos. Die Prüfzeit ist anzugeben. Die Prüfungsberichte haben sich grundsätzlich auf die Schilderung der Sach- und Rechtslage sowie der festgestellten Mängel zu beschränken. Dies schließt nicht aus, dass für notwendig erachtete Anregungen und Hinweise ebenfalls dokumentiert werden. Die Berichte sind sachlich, klar und kurz abzufassen. Prüfungsfeststellungen von geringer Bedeutung sind möglichst während der Prüfung unmittelbar mit der geprüften Stelle zu erörtern und auszuräumen. Auf ihre Darstellung im Prüfungsbericht kann dann verzichtet werden, es sei denn, es handelt sich um zu wiederholende oder trotz Zusage nicht ausgeräumte Beanstandungen. 1.5.3 Die Prüfungsberichte und im Zusammenhang hiermit stehende Anschreiben sind vom Leiter/von der Leiterin der Rechnungsprüfung zu unterzeichnen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Prüfungsfeststellungen trägt der/die jeweilige Prüfer(in). Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung ist berechtigt, die Zeichnungsbefugnis zu delegieren. Sonstige Prüfungsvermerke und Schriftstücke unterzeichnet der/die jeweilige Prüfer(in) in eigener Verantwortung, soweit nicht wegen grundsätzlicher Bedeutung eine Abstimmung mit dem Leiter/der Leiterin erforderlich ist. 1.5.4 Für die Beantwortung von Prüfungsberichten und Anfragen soll den Organisationseinheiten eine angemessene Frist gesetzt werden. Die Frist ist durch Wiedervorlage zu überwachen. Wird die gesetzte Frist nicht beachtet, ist an die Erledigung zu erinnern und die Stellungnahme innerhalb einer möglichst kurz zu bemessenden, angemessenen Nachfrist zu fordern. Verstreicht auch diese, ist der/die jeweilige Geschäftsbereichsleiter(in)/Stabsstellenleiter(in) zu informieren. Eine Information der Verwaltungsleitung bleibt der Entscheidung des Leiters/der Leiterin der Rechnungsprüfung vorbehalten. 1.6 Geschäftsgang 1.6.1 Für den Geschäftsgang der Rechnungsprüfung gelten die Bestimmungen der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung für die Kreisverwaltung Euskirchen (ADGA) in der jeweiligen Fassung, soweit sich aus den Vorschriften dieser Dienstanweisung oder der Rechnungsprüfungsordnung nichts anderes ergibt. 1.6.2 Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung legt fest, welche Postein- und Postausgänge (auch elektronische) ihm/ihr vorzulegen sind. 2. Ergänzende Bestimmungen 2.1 Prüfung der Jahresrechnung (§§ 101, 103 Abs. 1 Nr. 1 GO) 2.1.1 Vorbereitende Prüfung Die Prüfung der Jahresrechnung ist durch die im Laufe des Haushaltsjahres vorzunehmende Prüfung der Kassenvorgänge und Belege vorzubereiten (§ 103 Abs. 1 Nr. 2 GO). Zu prüfen ist, ob die Belege (einschließlich begründender Unterlagen) in sachlicher, rechnerischer und formeller Hinsicht den Bestimmungen entsprechen. 2.1.2 Prüfungsmaßnahmen nach Fertigstellung der Jahresrechnung Bei der Prüfung der Jahresrechnung ist neben den gesetzlichen Aufgaben nach § 101 Abs. 1 GO festzustellen (ggf. in Stichproben), ob a) die bei früheren Prüfungen getroffenen Feststellungen erledigt sind bzw. die gebührende Beachtung gefunden haben, b) die Jahresrechnung rechtzeitig und richtig erstellt und mit den erforderlichen Anlagen nach § 39 GemHVO versehen wurde, c) angeordnete Einnahmen ordnungsgemäß zum Soll gestellt sind, ihre Einziehung rechtzeitig und effektiv betrieben wurde und die am Jahresschluss verbliebenen Kasseneinnahmereste richtig bereinigt und in der verbliebenen Höhe begründet und zulässig sind, d) angeordnete Ausgaben ordnungsgemäß zum Soll gestellt, rechtzeitig geleistet oder richtig als Kassenausgabereste ausgewiesen wurden, e) die zum Haushalt gehörenden Einnahmen und Ausgaben erfasst und bei den richtigen Haushaltsstellen gebucht wurden, f) bei Überschreitungen der Ausgaben die Vorschrift des § 82 GO beachtet wurde, g) die gesetzlichen Voraussetzungen für die Bildung von Haushaltsresten vorlagen, h) die Bestimmungen der Rechnungsabgrenzung (§ 42 GemHVO) beachtet wurden, i) das besondere Deckungsverhältnis bei den zweckgebundenen Einnahmen berücksichtigt wurde, j) die befristet niedergeschlagenen Forderungen ordnungsgemäß erfasst, regelmäßig überwacht und ggf. rechtzeitig Maßnahmen zur Verjährungsunterbrechung durchgeführt wurden und k) die gesetzlichen Vorschriften über die Behandlung der Abschlussergebnisse aus Vorjahren beachtet wurden. 2.1.3 Bericht über die Prüfung der Jahresrechnung (§ 101 Abs. 3 bis 5 GO) Der von der Rechnungsprüfung zu erstellende Bericht über die Prüfung der Jahresrechnung des Kreises ist zuzuleiten: a) b) c) d) 2.2 dem Landrat/der Landrätin, dem Kreiskämmerer/der Kreiskämmerin, den Kreistagsabgeordneten und den übrigen Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses. Prüfung der Kreiskasse (§ 103 Abs. 1 Nr. 3 GO, §§ 39 ff. Gemeindekassenverordnung (GemKVO)) 2.2.1 Die Abwicklung des gesamten Geschäftsbetriebes der Kreiskasse einschließlich ihrer Zahlstelle/n ist dauernd zu überwachen (§ 103 Abs. 1 Nr. 3 GO). 2.2.2 Die Berichte über die nach § 39 Abs. 1 und 2 GemKVO durchgeführten Prüfungen der Kreiskasse und ihrer Zahlstelle/n sind dem Kassenaufsichtsbeamten/der Kassenaufsichtsbeamtin über den Landrat/die Landrätin zuzuleiten. 2.3 Prüfung von Vergaben (§ 103 Abs. 1 Nr. 6 GO) Die Prüfung der Vergaben vor der Auftragserteilung erstreckt sich auf Lieferungen und Leistungen. Sie hat festzustellen, ob bei der Vergabe nach wirtschaftlichen und zweckmäßigen Gesichtspunkten verfahren wird und die Vorschriften der VOB/VOL/VOF, die besondere Dienstanweisung des Kreises Euskirchen für die Vergabe von Aufträgen sowie haushaltsrechtliche und sonstige einschlägige Bestimmungen Beachtung finden. 2.4 Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände (§ 103 Abs. 2 Nr. 1 GO) Die Lager-, Inventar- und Gerätebestände sind in unregelmäßigen Zeitabständen zu prüfen. Die Prüfung kann sich auf ausreichende Stichproben beschränken. Dabei ist festzustellen, ob die Bestände ordnungsgemäß erfasst, verwaltet und nachgeprüft werden und ob ausreichende Sicherungen bzw. Versicherungen gegen Diebstahl und Brand bestehen. 2.5 Prüfung von Zahlungsanordnungen vor ihrer Zuleitung an die Kreiskasse – Visakontrolle - (§ 103 Abs. 2 Nr. 2 GO) Im Rahmen der Visakontrolle ist zu prüfen, ob die Zahlungsanordnungen und die begründenden Unterlagen in sachlicher, rechnerischer und formeller Hinsicht den einschlägigen Vorschriften entsprechen. Gibt eine Anordnung zu Beanstandungen Anlass, ist sie in Zusammenarbeit von Fachabteilung/Stabsstelle und Abteilung 20 (Haushaltsüberwachung) zu stornieren oder, soweit die kassenrechtlichen Vorschriften und hierzu ergangene Weisungen es zulassen, zu ändern. Der Prüfer/Die Prüferin ist nicht berechtigt, Änderungen in Kassenanordnungen vorzunehmen. Der Landrat/Die Landrätin legt die Bereiche, für die eine Visakontrolle stattfindet, in Abstimmung mit dem Leiter/der Leiterin der Rechnungsprüfung unter angemessener Berücksichtigung des Bedarfs und des hiermit für die Rechnungsprüfung verbundenen Aufwandes fest. Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung kann darüber hinaus weitere Kassenanordnungen in die Visakontrolle einbeziehen. 3. Schlussbestimmungen Die vorstehende Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ersetzt die Dienstanweisung in der Fassung vom 07.07.1997.