Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage WP8-127/2010)

ENTWURF Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg (Vergaberichtlinien) gemäß Beschluss des Rates der Stadt Bedburg vom 06.07.2010 1. Geltungsbereich 1.1 Die Vorschriften dieser Vergaberichtlinien sind auf alle Lieferungen und Leistungen, auf alle Bauleistungen, die zugunsten der Stadt Bedburg oder auf Rechnung der Stadt Bedburg zugunsten eines Dritten erbracht werden sollen und auf alle freiberuflichen Leistungen anzuwenden. 1.2 Die Vergaberichtlinien sind auch anzuwenden, wenn die Finanzierungsmittel von anderer Stelle (z.B. Bund, Land) zur Verfügung gestellt werden. Vergaberechtliche Vorschriften und Auflagen dieser Stellen sind gegenüber den Bestimmungen dieser Vergaberichtlinien vorrangig. 2. Rechtsgrundlagen 2.1 Für alle Entscheidungen, die eine Vergabe im Sinne der Ziffer 1.1 zum Gegenstand haben, sind grundsätzlich entsprechend ihrem Gegenstand 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB), die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL), die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF), die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), die EG-Richtlinien und die dazu ergangenen gesetzlichen Vorschriften, Bekanntmachungen und Erlasse des Bundes und des Landes und sonstige gesetzliche Bestimmungen, Erlasse und Richtlinien, die für das öffentliche Vergabewesen bedeutende Vorschriften beinhalten, alle in ihrer jeweils geltenden Fassung, verbindlich. 2.2 Ergänzungen und Abweichungen von der VOL und der VOB können in den zusätzlichen Vertragsbedingungen oder in der Leistungsbeschreibung festgelegt werden, müssen jedoch die Ausnahme bleiben. 2.3 Alle Preisvereinbarungen müssen mit den jeweils geltenden preisrechtlichen Vorschriften in Einklang stehen. -23. Bedarfsermittlung Angebote sind erst einzuholen, wenn 3.1 3.2 3.3 3.4 genaue Ermittlungen des Bedarfs nach Art und Umfang, erforderlichenfalls durchführbare Planunterlagen, erforderliche Beschlüsse des Rates oder der zuständigen Ausschüsse vorliegen und Haushaltsmittel zur Verfügung stehen bzw. Verpflichtungsermächtigungen vorliegen. 4. Vergabearten 4.1 Die Vergabearten nach VOL und VOB richten sich nach dem finanziellen Wert der zu vergebenden Lieferung, Leistung oder Bauleistung. Für die Ermittlung des Wertes sind Kostenschätzungen bzw. Kostenberechnungen heranzuziehen. Da ein „Kostenanschlag“ nach DIN 276 schon ein Angebot darstellt, ist dieser Begriff im Stadium vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens zu vermeiden. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -34.1.1 Öffentliche Ausschreibung Im VOB-Bereich sind Aufträge mit einem Auftragswert von über -300.000 € im Tiefbau, -150.000 € für Rohbauarbeiten im Hochbau (Erd-, Beton und Maurerarbeiten mit und ohne Putzarbeiten) und -75.000 € für Ausbaugewerke und sonstige Gewerke im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattungen grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. Im VOL-Bereich sind Aufträge mit einem Auftragswert von über 50.000 € grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. Öffentliche Ausschreibungen sind in mindestens einer Zeitschrift, in denen die Ausschreibung von Aufträgen kostenlos möglich ist und die von den nachfolgend aufgeführten Verlagen und Stellen herausgegeben werden, zu veröffentlichen: - subreport Verlag Schawe GmbH, Buchforststraße 1 – 15, 51103 Köln Baustellen Info-Dienst, Eisenlohr Verlag & Co., Wilhelmstr. 18, 70372 Stuttgart Norddeutscher Wirtschaftsverlag GmbH – bauwirtschaftliche Informationen - , Faluner Weg 33, 24109 Kiel. In den beiden örtlichen Tageszeitungen Kölner Stadt-Anzeiger und Kölnische Rundschau erfolgt jeweils ein Hinweis auf die Veröffentlichung. Sofern die Stadt Bedburg von der Möglichkeit der elektronischen Vergabe Gebrauch macht, ist eine Publikation in den o. a. Verlagen und Stellen entbehrlich. Lediglich in den genannten örtlichen Tageszeitungen ist ein Hinweis auf die Veröffentlichung vorzunehmen. Im Falle europaweiter Vergabeverfahren sind unter Beachtung der entsprechenden Bekanntmachungsvorschriften zusätzlich die erforderlichen Veröffentlichungen (z. B. im Amtsblatt der EG) vorzunehmen. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -44.1.2 Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb Im VOB-Bereich können Aufträge über -300.000 € im Tiefbau, -150.000 € für Rohbauarbeiten im Hochbau (Erd-, Beton und Maurerarbeiten mit und ohne Putzarbeiten) und -75.000 € für Ausbaugewerke und sonstige Gewerke im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattungen nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben werden, wenn die einschlägigen Voraussetzungen der VOB/A vorliegen. Im VOL-Bereich können Aufträge über -50.000 € nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben werden, wenn die einschlägigen Voraussetzungen der VOL/A vorliegen. 4.1.3 Beschränkte Ausschreibung Im VOB-Bereich sind Aufträge über 30.000,-- EURO bis -300.000 € im Tiefbau, -150.000 € für Rohbauarbeiten im Hochbau (Erd-, Beton und Maurerarbeiten mit und ohne Putzarbeiten) und -75.000 € für Ausbaugewerke und sonstige Gewerke im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattungen beschränkt auszuschreiben. Im VOL-Bereich sind Aufträge über 30.000,-- EURO bis 50.000,-- EURO beschränkt auszuschreiben. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -54.1.4 Zur Angebotsabgabe sind bei einer beschränkten Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb und bei beschränkter Ausschreibung eine entsprechende Anzahl von Firmen - mindestens aber 3 Firmen und bei einem Auftragswert über 30.000 EURO 5 Firmen – je nach Art und Umfang des zu vergebenden Auftrages aufzufordern. 4.1.5 Freihändige Vergabe Aufträge bis 30.000 EURO können ohne Ausschreibung vergeben werden, und zwar jeweils nach vorheriger Preisermittlung und Preisvereinbarung, deren Ergebnisse aktenkundig zu machen sind, bis zu 5.000,-- EURO im VOB-Bereich und bis zu 3.000,-- EURO im VOL-Bereich, sowie jeweils nach Einholung von schriftlichen oder fernschriftlichen Angeboten bei mindestens drei in der Leistungsfähigkeit vergleichbaren Firmen über 5.000,-- EURO im VOB-Bereich und über 3.000,-- EURO im VOL-Bereich. Freihändige Vergabe darf darüber hinaus auf der Basis der einschlägigen VOL-Vorschriften stattfinden. Hinsichtlich der VOB-Regelungen bezüglich der Zulässigkeit der freihändigen Vergabe, weil sich eine kleine von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt, wird festgelegt, dass die Summe aller Anschlussaufträge 20 % der – wahrscheinlichen – Kosten des Hauptauftrages nicht übersteigt. 4.1.6 Sofern für Lieferungen und Leistungen, Bauleistungen oder freiberufliche Leistungen die gültigen Schwellenwerte erreicht werden, ist ein europaweites Vergabeverfahren durchzuführen. Hierbei sind die speziellen Regelungen der VOL, der VOB sowie der VOF anzuwenden. 4.1.7 Die festgelegten Wertgrenzen für nationale Vergaben beinhalten, ebenso wie die für die europaweite Ausschreibung geltenden Schwellenwerte, die jeweilige Mehrwertsteuer nicht. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -64.1.8 Für sich wiederholende Leistungen ist für die Wahl der Vergabeart der Gesamtwert zugrunde zu legen (z. B. Jahreswert). Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. Es ist unzulässig, Aufträge zu teilen, um die festgesetzten Wertgrenzen zu umgehen. 4.1.9 4.2 Bei losweiser Vergabe richtet sich die Vergabeart nach dem Gesamtwert. Die Möglichkeit, ein umfassenderes Vergabeverfahren zu wählen als nach diesen Richtlinien vorgeschrieben (z. B. die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung in einem Fall, in dem nach diesen Vorschriften nur eine freihändige Vergabe oder eine beschränkte Ausschreibung erforderlich ist) bleibt selbstverständlich unbenommen, ist jedoch nicht verpflichtend, es sei denn, besondere Umstände des Einzelfalles nach ordnungsgemäßer Anwendung der VOB bzw. VOL erfordern dies. Von den in Ziffer 4.1.1 bis 4.1.5 getroffenen Regelungen kann im Einzelfall abgewichen werden, wenn die Eigenart der Lieferung, Leistung bzw. Bauleistung oder besondere Umstände dieses nach den Verdingungsordnungen rechtfertigen. Die Entscheidung über die Abweichung trifft ¾ das für die Vergabeentscheidung zuständige Gremium ¾ bzw. der Bürgermeister in den Fällen des § 13 Abs. 3 der Hauptsatzung der Stadt Bedburg in der jeweils gültigen Fassung. Der Bürgermeister kann die Befugnis auf Bedienstete der Stadt Bedburg delegieren. 4.3 Aufträge zur Anschaffung einmaliger Kunstgegenstände können ohne Ausschreibung vergeben werden. Die für Rat, Ausschüsse und Bürgermeister jeweils geltenden Zuständigkeitsregelungen sind dabei zu beachten. 4.4 Aufträge über Leistungen, denen die ¾ Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder ¾ die Kostenordnung für die öffentlich bestellten Vermessungsingenieure in Nordrhein-Westfalen (ÖbVermIngKO NW) zugrunde zu legen ist, können nach vorherigen Preisermittlungen, deren Ergebnisse aktenkundig zu machen sind, ohne Ausschreibung vergeben werden. Die für Rat, Ausschüsse und Bürgermeister jeweils geltenden Zuständigkeitsregelungen sind dabei zu beachten. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -7- 5. Grundsätze für die Auswahl der Angebote und Bieter 5.1 Die Wertung der formal, rechnerisch und fachlich geprüften Angebote hat ausschließlich nach den in den Verdingungsordnungen festgelegten Kriterien zu erfolgen; gleiches gilt für die Zuschlagserteilung. Vergabefremde Aspekte dürfen nicht berücksichtigt werden. Sind Angebote nach Art und Umfang gleich und deren Preise angemessen, ist der Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis zu erteilen. 5.2 Bei der beschränkten Ausschreibung und der freihändigen Vergabe ist der Kreis der aufzufordernden Firmen möglichst zu wechseln. Auswärtige Firmen sind in der Regel bei allen Ausschreibungen zu beteiligen. Sie sind im Auswahlverfahren den ortsansässigen Bietern gleichgestellt. 5.3 Leistungsverzeichnisse / -beschreibungen dürfen vor der Durchführung des Vergabeverfahrens keinem möglichen Bieter ganz oder teilweise zur Kenntnis gelangen. Bei beschränkten Ausschreibungen ist der Kreis der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen vertraulich zu behandeln. Dies gilt auch in Bezug auf Auskünfte über Firmen, die im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung Verdingungsunterlagen erworben haben. 5.4 Alle Lieferungen und Leistungen, insbesondere nach der VOL, sind nach Möglichkeit unter dem Gesichtspunkt einer weitgehenden Typenbeschränkung auszuschreiben, um die Kosten des Bedienungs- und Unterhaltungsaufwandes niedrig zu halten. 5.5 Angebote, die Merkmale des unlauteren Wettbewerbs tragen, sind auszuschließen. Sofern bei Bewerbern Ausschließungsgründe nach § 8 Nr. 5 VOB/A bzw. § 7 Nr. 5 VOL/A vorliegen, können diese darüber hinaus für einen Zeitraum von bis zu 3 Jahren von städtischen Aufträgen ausgeschlossen werden. Die Entscheidung trifft der Bürgermeister. 6. Marktbeobachtung Die Verwaltung hat den Auftragsmarkt laufend zu beobachten. Zur Erzielung günstiger Ergebnisse ist der Zeitpunkt der Ausschreibung nach Möglichkeit der Marktlage anzupassen. 7. Zuschlags- und Auftragserteilung hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -87.1 Die Zuständigkeit zur Entscheidung über den Zuschlag regeln die Hauptsatzung der Stadt Bedburg und die Zuständigkeitsregelung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Bedburg in ihren jeweils geltenden Fassungen. 7.2 Die Befugnis zur Unterzeichnung von Verpflichtungserklärungen und Aufträgen regelt der Bürgermeister. 7.3 Alle Aufträge sind schriftlich zu erteilen. Nur in Fällen der Abwehr einer gegenwärtigen Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung darf die Auftragserteilung mündlich oder telefonisch erfolgen; eine schriftliche Bestätigung der mündlich oder telefonisch erfolgten Auftragserteilung ist in den genannten Fällen unverzüglich nachzuholen. 8. Sicherheitsleistungen Bei beschränkter Ausschreibung, beschränkter Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb sowie bei nichtoffenem Verfahren und Verhandlungsverfahren nach europäischem Recht und bei freihändiger Vergabe sollen in der Regel für die Vertragserfüllung keine Sicherheitsleistungen verlangt werden. Für die vertragsmäßige Erfüllung aller übrigen zu vergebenden Leistungen – hier insbesondere Bauleistungen – sollen in der Regel erst ab einer voraussichtlichen Auftragssumme von mehr als € 100.000,00 Sicherheitsleistungen verlangt werden, soweit dieses unter Beachtung der weiteren hierfür erforderlichen Voraussetzungen nach VOB und VOL angezeigt ist. 9. Aufbewahrungspflichten 9.1 Jegliches Schriftgut über jede Auftragsvergabe ist aufzubewahren. Zu dem aufzubewahrenden Schriftgut gehören insbesondere sachdienliche Unterlagen, die es zu einem späteren Zeitpunkt ermöglichen, die getroffenen Entscheidungen über die Prüfung und Auswahl der Unternehmen und die Auftragsvergabe zu begründen. 9.2 Die Unterlagen sind grundsätzlich vier Jahre lang ab der Auftragsvergabe aufzubewahren. 9.3 In jedem Falle sind die Unterlagen – gegebenenfalls auch über die in Ziffer 9.2 angegebenen vier Jahre hinaus - so lange aufzubewahren, bis die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen im Rahmen der überörtlichen Prüfung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens der Stadt Bedburg die entsprechenden Haushaltsjahre geprüft hat. Soweit aufgrund des Prüfberichts eine Stellungnahme abzugeben ist bzw. abgegeben wird, sind die Unterlagen dauernd aufzubewahren. 9.4 Abweichend von den Regelungen der Ziffern 9.2 und 9.3 sind Unterlagen über Auftragsvergaben in Angelegenheiten, die mit finanziellen Mitteln Dritter gefördert wurden, in jedem Falle dauernd aufzubewahren. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc -99.5 Unterlagen, die im Hinblick auf den erteilten Auftrag zur Klärung von Rechten und Pflichten des Auftraggebers und des Auftragnehmers Angaben enthalten, sind solange aufzubewahren, wie es im Einzelfall zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, - unbeschadet der Regelungen über die dauernde Aufbewahrung von Unterlagen in den Ziffern 9.3 und 9.4 - mindestens aber zehn Jahre lang, erforderlich ist. 10. Nichtbeachtung der Vergabevorschriften / Verhalten bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen und bei anonymen oder offenen Anzeigen 10.1 Die Vergabevorschriften sind genau zu beachten. Für Schäden, die der Stadt bei Verstößen gegen diese Verpflichtung entstehen, können die betreffenden Dienstkräfte nach den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen haftbar gemacht werden. 10.2 Beim begründeten Verdacht von Preis- und sonstigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen sowie bei anonymen oder offenen Anzeigen oder Hinweisen in Vergabesachen ist unverzüglich der Fachbereich IV – Finanzen, Personal und Organisation - einzuschalten. 11. Schlussvorschriften 11.1 Bei allen Lieferungs- und Leistungsverträgen ist als Erfüllungsort in der Regel Bedburg zu vereinbaren. 11.2 Bei allen Lieferungs- und Leistungsverträgen ist als Gerichtsstand Bergheim zu vereinbaren, wenn der Auftragnehmer Kaufmann, der nicht zu den in § 4 des Handelsgesetzbuches bezeichneten Gewerbetreibenden gehört, oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Diese Vereinbarung ist auch dann zu treffen, wenn der Auftragnehmer keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat oder Ansprüche im Wege des Mahnverfahrens nach der Zivilprozessordnung geltend gemacht werden. 12. Inkrafttreten Diese Vergaberichtlinien treten am 07.07.2010 in Kraft. Die nach Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien gemäß Beschluss des Rates der Stadt Bedburg vom 06.11.2001 getroffenen Abweichungen bleiben bis auf Widerruf weiterhin in Kraft. hein780 / D:\Programme\SD.NET\bin\BackSystems\tmp\anlagen\T3785.doc