Beschlussvorlage (Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling)

Sitzungsvorlage Nr.: 24/2009 Federführender Bereich Beteiligte Bereiche Kultur, Sport, Städtepartnerschaften - 30 - Vorlage für Kultur- und Partnerschaftsausschuss Hauptausschuss Rat Betrifft: (ggf. Anlagen bezeichnen) Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling Namenszeichen des federführenden Bereichs Sachbearbeiter/in Leiter/in Namenszeichen Beteiligte Bereiche Datum 11.02.2009 Namenszeichen Verwaltungsdirektor/in Bearbeitungsvermerk Fachdezernent Kämmerer Bürgermeister STADT WESSELING Vorlagen-Nr.: 24/2009 Der Bürgermeister Sachbearbeiter/in: Datum: Martina Zech 11.02.2009 X öffentlich nichtöffentlich Beratungsfolge: Kultur- und Partnerschaftsausschuss Hauptausschuss Rat Betreff: Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling Beschlussentwurf: Der Rat der Stadt Wesseling fasst folgenden Beschluss: Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling Aufgrund des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande NordrheinWestfalen vom 16. Mai 1989 (GV NW S 302), zuletzt geändert durch Artikel 69 des Gesetzes vom 5. April 2005 (GV NW S 306) und der §§ 7 und 41 Abs. 1 Buchstabe f) der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NW S 666) zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 24. Juni 2008 (GV NW S. 514) hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am folgende Satzung beschlossen: §1 Aufgaben des Stadtarchivs (1) Das Archiv hat die Aufgabe, zur Dokumentation der Geschichte der Stadt Wesseling wie zur Wahrung ihrer Rechte beizutragen und das bei den Dienststellen (künftig als Organisationseinheiten bezeichnet) angefallene Registraturgut, das zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt wird, zu bewerten und solches von bleibendem Wert zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen. Das Archiv berät die Dienststellen bei der Verwaltung und Sicherung des Registraturgutes. (2) Das Archiv fördert die Erforschung und Darstellung der Geschichte, insbesondere der Geschichte des Wesselinger Raumes. Innerhalb dieser Aufgabe kann es Vereinbarungen mit Einzelpersonen, Verbänden und Vereinen sowie wissenschaftlichen Institutionen abschließen. (3) Das Archiv übernimmt auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Druckschriften der Stadt Wesseling. Ihm sind die aus den Bibliotheken der einzelnen Organisationseinheiten ausgesonderten Bücher anzubieten. (4) Das Archiv übernimmt als ergänzende Dokumentationen zu den amtlichen Beständen auch Archivalien privater Herkunft und sammelt andere Schrift-, Druck-, Bild- und Tondokumente, soweit ein Sachzusammenhang mit dem Registraturgut der Stadt Wesseling besteht. §2 Registraturgut (1) Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind insbesondere sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden analogen und digitalen Daten- und Informationsträger wie Dienstakten, Karteien, Amtsbücher, Magnetbänder und -platten, CDs, ADV-Ausdrucke, Fotos, Bilder, Pläne, Karten, Risse, Zeichnungen, Ton- und Bildaufzeichnungen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme oder vergleichbare Hilfsmittel. (2) Nach erfolgter Abgabe an das Archiv gemäß § 3 wird das Registraturgut zu Archivgut. (3) Archivgut ist unveräußerlich. §3 Abgabe von Registraturgut (1) Die Organisationseinheiten prüfen in regelmäßigen Abständen, welche Teile ihres Registraturgutes für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen haben sie dieses Registraturgut dem Archiv vollständig anzubieten, eine Vernichtung oder eine Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung des Archivs nicht zulässig. Die Entscheidung über den bleibenden Wert trifft das Archiv. Registraturgut, das dauerhaft aufzubewahren ist, kann als Archivgut ins Archiv übernommen werden, wenn es zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird. Es gilt die Dienstanweisung zu Aufbewahrung und Archivierung von Registraturgut bei der Stadt Wesseling in der jeweils gültigen Fassung. (2) Die Organisationseinheiten können in Sonderfällen mit dem Archiv ein anderes Verfahren vereinbaren. (3) Auch alle ausschließlich elektronisch geführten Unterlagen sind vor ihrer Löschung ebenfalls dem Archiv anzubieten. Bei elektronisch geführtem Registraturgut ist die Form der Darstellung bzw. Übernahme zwischen Archiv und Organisationseinheit abzustimmen. §4 Benutzung (1) Das Schriftgut ist in den ersten 30 Jahren nach Aktenschließung nur der abgebenden Organisationseinheit zugänglich. Über eine Verkürzung oder Verlängerung dieser Sperrfrist für die Benutzung durch Dritte entscheidet das Archiv, bzw. in strittigen Fällen der Bürgermeister. Diese Sperrfrist gilt nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. (2) Nach Ablauf der Schutzfristen können die Archivalien im Rahmen der Benutzungsordnung des Archivs der Stadt Wesseling benutzt werden. §5 Inkrafttreten Diese Satzung tritt am Tage nach der Bekanntmachung im Amtsblatt der Stadt Wesseling in Kraft. Gleichzeitig tritt die Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling vom 28. Oktober 1985 außer Kraft. Sachdarstellung: 1. Problem Das Zwischenarchiv der Verwaltung wird künftig nicht mehr zentral vom Stadtarchiv geführt, sondern dezentral in den einzelnen Bereichen der Verwaltung, wie in den meisten anderen Städten des Rhein-ErftKreises. Dadurch soll eine effizientere Arbeit im Stadtarchiv gewährleistet werden. Mit einzelnen Bereichen der Verwaltung wird dies schon seit Jahren praktiziert. Nun soll dieses Verfahren für die ganze Verwaltung gelten. 2. Lösung Die Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling wurde entsprechend neu gefasst und an das Archivgesetz für das Land NRW und die Archiv-Praxis angepasst. Alte Fassung Neue Fassung Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling vom 28. Oktober 1985 Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling Aufgrund der §§ 4 und 28 Abs. 1 Buchstabe g) der Gemeindeordnung für das Land NordrheinWestfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 13. August 1984 (GV NW S 475) hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am 22. Oktober 1985 folgende Satzung beschlossen: Aufgrund des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande NordrheinWestfalen vom 16. Mai 1989 (GV NW S 302), zuletzt geändert durch Artikel 69 des Gesetzes vom 5. April 2005 (GV NW S 306) und der §§ 7 und 41 Abs. 1 Buchstabe f) der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NW S 666) zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 24. Juni 2008 (GV NW S. 514) hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am folgende Satzung beschlossen: §1 Aufgaben des Stadtarchivs §1 Aufgaben des Stadtarchivs (1) Das Archiv hat die Aufgabe, zur Dokumentation der Geschichte der Stadt Wesseling wie zur Wahrung ihrer Rechte beizutragen und die Dienststellen (künftig als Organisationseinheiten bezeichnet) durch Übernahme von nicht mehr benötigten Registraturgut zu entlasten. (1) Das Archiv hat die Aufgabe, zur Dokumentation der Geschichte der Stadt Wesseling wie zur Wahrung ihrer Rechte beizutragen und das bei den Dienststellen (künftig als Organisationseinheiten bezeichnet) angefallene Registraturgut, das zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt wird, zu bewerten und solches von bleibendem Wert zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen. Das Archiv berät die Dienststellen bei der Verwaltung und Sicherung des Registraturgutes. (2) Das Archiv fördert die Erforschung und Darstellung der Geschichte, insbesondere der Geschichte des Wesselinger Raumes. Innerhalb dieser Aufgabe kann es Vereinbarungen mit Einzelpersonen, Verbänden und Vereinen sowie wissenschaftlichen Institutionen abschließen. (2) Das Archiv fördert die Erforschung und Darstellung der Geschichte, insbesondere der Geschichte des Wesselinger Raumes. Innerhalb dieser Aufgabe kann es Vereinbarungen mit Einzelpersonen, Verbänden und Vereinen sowie wissenschaftlichen Institutionen abschließen. (3) Das Archiv übernimmt auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Druckschriften der Stadt Wesseling. Ihm sind die aus den Bibliotheken der einzelnen Organisationseinheiten ausgesonderten Bücher anzubieten. (4) Das Archiv übernimmt als ergänzende Dokumentationen zu den amtlichen Beständen auch Archivalien privater Herkunft und sammelt andere Schrift-, Druck-, Bild- und Tondokumente, soweit ein Sachzusammenhang mit dem Registraturgut der Stadt Wesseling besteht. §2 Registraturgut §2 Registraturgut Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind insbesondere sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden Informationsträger wie Dienstakten, Karteien, Amtsbücher, Magnetbänder und -platten, ADV-Ausdrucke, Fotos, Bilder, Pläne, Karten, Risse, Zeichnungen, Ton- und Bildaufzeichnungen. (1) Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind insbesondere sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden analogen und digitalen Daten- und Informationsträger wie Dienstakten, Karteien, Amtsbücher, Magnetbänder und -platten, CDs, ADV-Ausdrucke, Fotos, Bilder, Pläne, Karten, Risse, Zeichnungen, Ton- und Bildaufzeichnungen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme oder vergleichbare Hilfsmittel. (2) Nach erfolgter Abgabe an das Archiv gemäß § 3 wird das Registraturgut zu Archivgut. (3) Archivgut ist unveräußerlich. §3 Abgabe von Registraturgut und Dateien §3 Abgabe von Registraturgut (1) Die Organisationseinheiten prüfen in regelmäßigen Abständen, welche Teile ihres Registraturgutes für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Sie haben dem Archiv dieses Registraturgut vollständig anzubieten, eine Vernichtung oder eine Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung des Archivs nicht zulässig. (1) Die Organisationseinheiten prüfen in regelmäßigen Abständen, welche Teile ihres Registraturgutes für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen haben sie dieses Registraturgut dem Archiv vollständig anzubieten, eine Vernichtung oder eine Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung des Archivs nicht zulässig. Die Entscheidung über den bleibenden Wert trifft das Archiv. Registraturgut, das dauerhaft aufzubewahren ist, kann als Archivgut ins Archiv übernommen werden, wenn es zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird. Es gilt die Dienstanweisung zu Aufbewahrung und Archivierung von Registraturgut bei der Stadt Wesseling in der jeweils gültigen Fassung. (2) Die Organisationseinheiten können in Sonderfällen mit dem Archiv ein anderes Verfahren vereinbaren. (2) Die Organisationseinheiten können in Sonderfällen mit dem Archiv ein anderes Verfahren vereinbaren. (3) Die Abgabe von Dateien durch die Organisationseinheiten erfolgt nach dieser Satzung, soweit die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes NW oder andere Rechtsvorschriften nicht eine andere Regelung erforderlich machen. In diesem Fall sind entsprechende archivfachliche Maßnahmen mit dem Archiv abzustimmen. (3) Auch alle ausschließlich elektronisch geführten Unterlagen sind vor ihrer Löschung ebenfalls dem Archiv anzubieten. Bei elektronisch geführtem Registraturgut ist die Form der Darstellung bzw. Übernahme zwischen Archiv und Organisationseinheit abzustimmen. §4 Aufbewahrungsfristen (1) Die Organisationseinheiten bestimmen im Einzelfall, wie lange das abgegebene Registraturgut aus rechtlichen Gründen oder aus Verwaltungsinteresse verwahrt werden muss (0 - 30 Jahre oder dauernd). Diese Angaben sind für das Archiv verbindlich. Während der vorgegebenen Fristen wird das Registraturgut nicht in seiner inneren Ordnung verändert. (2) Nach Ablauf dieser Fristen prüft das Archiv, welche Teile des Registraturgutes aus Gründen der Rechtssicherung oder zur Dokumentation der Geschichte der Stadt Wesseling ständig aufzubewahren sind. Diese archivwürdigen Registraturteile werden inhaltlich erschlossen und konservatorisch aufbereitet, die übrigen vernichtet. §5 Benutzung (1) Über die in § 4 Abs. 1 genannten Fristen hinaus ist das Schriftgut in den ersten 30 Jahren nach Aktenschließung nur der abgebenden Organisationseinheit zugänglich bzw. kann nur mit Zustimmung des Stadtdirektors oder der Organisationseinheit durch Dritte eingesehen werden. (2) Nach Ablauf der Schutzfristen können die Archivalien im Rahmen der Benutzungsordnung des Archivs der Stadt Wesseling benutzt werden. §6 Veröffentlichungen und amtliche Druckschriften Das Archiv übernimmt auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Druckschriften der Stadt Wesseling. Ihm sind die aus den Bibliotheken der einzelnen Organisationseinheiten ausgesonderten Bücher anzubieten. §7 Ergänzende Dokumentationen Das Archiv übernimmt als ergänzende Dokumentationen zu den amtlichen Beständen auch Archivalien privater Herkunft und sammelt andere Schrift-, Druck-, Bild- und Tondokumente, soweit ein Sachzusammenhang mit dem Registraturgut der Stadt Wesseling besteht. §4 Benutzung (1) Das Schriftgut ist in den ersten 30 Jahren nach Aktenschließung nur der abgebenden Organisationseinheit zugänglich. Über eine Verkürzung oder Verlängerung dieser Sperrfrist für die Benutzung durch Dritte entscheidet das Archiv, bzw. in strittigen Fällen der Bürgermeister. Diese Sperrfrist gilt nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. (2) Nach Ablauf der Schutzfristen können die Archivalien im Rahmen der Benutzungsordnung des Archivs der Stadt Wesseling benutzt werden. §8 Inkrafttreten §5 Inkrafttreten Diese Satzung tritt am Tage nach der Verkündigung im Amtsblatt der Stadt Wesseling in Kraft. Diese Satzung tritt am Tage nach der Bekanntmachung im Amtsblatt der Stadt Wesseling in Kraft. Gleichzeitig tritt die Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling vom 28. Oktober 1985 außer Kraft. 3. Alternativen keine 4. Finanzielle Auswirkungen keine