Beschlussvorlage (1. Änderungsordnung zur Benutzungsordnung für das Archiv der Stadt Wesseling)

Sitzungsvorlage Nr.: 23/2009 Federführender Bereich Beteiligte Bereiche Kultur, Sport, Städtepartnerschaften Vorlage für Kultur- und Partnerschaftsausschuss Hauptausschuss Rat Betrifft: (ggf. Anlagen bezeichnen) 1. Änderungsordnung zur Benutzungsordnung für das Archiv der Stadt Wesseling Namenszeichen des federführenden Bereichs Sachbearbeiter/in Leiter/in Namenszeichen Beteiligte Bereiche Datum 11.02.2009 Namenszeichen Verwaltungsdirektor/in Bearbeitungsvermerk Fachdezernent Kämmerer Bürgermeister STADT WESSELING Vorlagen-Nr.: 23/2009 Der Bürgermeister Sachbearbeiter/in: Datum: Martina Zech 11.02.2009 X öffentlich nichtöffentlich Beratungsfolge: Kultur- und Partnerschaftsausschuss Hauptausschuss Rat Betreff: 1. Änderungsordnung zur Benutzungsordnung für das Archiv der Stadt Wesseling Beschlussentwurf: Der Rat der Stadt Wesseling fasst folgenden Beschluss: 1. Änderungsordnung zur Benutzungsordnung für das Archiv der Stadt Wesseling Aufgrund der §§ 5-8 und 10 Abs. 4 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen vom 16. Mai 1989 (GV NW S 302), zuletzt geändert durch Artikel 69 des Gesetzes vom 5. April 2005 (GV NW S 306) und aufgrund der §§ 7 und 41 Abs. 1 Buchstabe f der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NW S 666) zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 24. Juni 2008 (GV NW S 514) hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am folgende 1. Änderungsordnung zur Benutzungsordnung beschlossen: Artikel I § 5 erhält folgende Fassung: „§ 5 Benutzung amtlichen Archivgutes (1) Archivgut amtlicher Herkunft kann 30 Jahre nach Aktenschließung benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Unterlag Archivgut einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung, darf es erst 60 Jahre nach der Entstehung der Unterlagen genutzt werden. (2) Vor Ablauf dieser Frist kann Archivgut amtlicher Herkunft benutzt werden, wenn a) es veröffentlicht ist oder zur Veröffentlichung bestimmt war oder b) wenn das Archiv oder in strittigen Fällen der Bürgermeister zustimmt c) das Archivgut zu wissenschaftlichen Zwecken benutzt wird und durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden. (3) Amtliches Archivgut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht, kann über die Regelungen nach Abs. 1 und 2 hinaus ohne die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger frühestens 10 Jahre nach dem Tod oder – soweit nicht feststellbar - 90 Jahre nach Geburt der Betroffenen, benutzt werden. Die Einwilligung bzw. die erforderlichen Nachweise hat der Benutzer zu erbringen. (4) Sollen in Dateien gespeicherte personenbezogene Informationen über Lebende benutzt werden, sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen anzuwenden. (5) Sofern personenbezogene Informationen anonymisiert verwendet werden sollen und sichergestellt ist, dass für Dritte eine Identifizierung von Einzelpersonen nicht möglich ist, kann eine Benutzung auch vor den in Abs. 3 genannten Fristen genehmigt werden. Die Genehmigung erteilt das Archiv oder in strittigen Fällen der Bürgermeister. Er kann ergänzende Sicherungsmaßnahmen insbesondere nach § 4 Abs. 3 anordnen.“ Artikel II Die 1. Änderungsordnung tritt am Tag nach der Bekanntmachung im Amtsblatt der Stadt Wesseling in Kraft. Sachdarstellung: 1. Problem Aufgrund der neuen Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling sowie in Anpassung an das Archivgesetz des Landes NRW und an die Archiv-Praxis wurden Änderungen in der Benutzungsordnung erforderlich. 2. Lösung § 5 der Benutzungsordnung wurde wie folgt geändert. Die Änderungen sind unterstrichen. Die vollständige alte Fassung der Benutzungsordnung ist als Anlage beigefügt. Alte Fassung Neue Fassung §5 Benutzung amtlichen Archivgutes §5 Benutzung amtlichen Archivgutes (1) Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv gewahrt wird, kann 30 Jahre nach Aktenschließung benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. (1) Archivgut amtlicher Herkunft kann 30 Jahre nach Aktenschließung benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Unterlag Archivgut einem Berufsoder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung, darf es erst 60 Jahre nach der Entstehung der Unterlagen genutzt werden. (2) Vor Ablauf dieser Frist kann Archivgut amtlicher Herkunft benutzt werden, wenn (2) Vor Ablauf dieser Frist kann Archivgut amtlicher Herkunft benutzt werden, wenn a) es veröffentlicht ist oder zur Veröffentlichung bestimmt war oder a) es veröffentlicht ist oder zur Veröffentlichung bestimmt war oder b) wenn die Organisationseinheit, in der entstanden ist, oder der Stadtdirektor zustimmt. b) wenn das Archiv oder in strittigen Fällen der Bürgermeister zustimmt es (3) Amtliches Archivgut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht, kann über die Regelungen nach Abs. 1 und 2 hinaus ohne die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger erst 30 Jahre nach dem Tod oder 100 Jahre nach Geburt der Betroffenen, benutzt werden. Die Einwilligung bzw. die erforderlichen Nachweise hat der Benutzer zu erbringen. (4) Sollen in Dateien gespeicherte personenbezogene Informationen über Lebende benutzt werden, sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen anzuwenden. (5) Sofern personenbezogene Informationen anonymisiert verwendet werden sollen und sichergestellt ist, dass für Dritte eine Identifizierung von Einzelpersonen nicht möglich ist, kann eine Benutzung auch vor den in Abs. 3 genannten Fristen genehmigt werden. Die Genehmigung erteilt der Stadtdirektor. Er kann ergänzende Sicherungsmaßnahmen insbesondere nach § 4 Abs. 3 anordnen. (c) das Archivgut zu wissenschaftlichen Zwecken benutzt wird und durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden. (3) Amtliches Archivgut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht, kann über die Regelungen nach Abs. 1 und 2 hinaus ohne die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger frühestens 10 Jahre nach dem Tod oder – soweit nicht feststellbar - 90 Jahre nach Geburt der Betroffenen, benutzt werden. Die Einwilligung bzw. die erforderlichen Nachweise hat der Benutzer zu erbringen. (4) Sollen in Dateien gespeicherte personenbezogene Informationen über Lebende benutzt werden, sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen anzuwenden. (5) Sofern personenbezogene Informationen anonymisiert verwendet werden sollen und sichergestellt ist, dass für Dritte eine Identifizierung von Einzelpersonen nicht möglich ist, kann eine Benutzung auch vor den in Abs. 3 genannten Fristen genehmigt werden. Die Genehmigung erteilt das Archiv oder in strittigen Fällen der Bürgermeister. Er kann ergänzende Sicherungsmaßnahmen insbesondere nach § 4 Abs. 3 anordnen. 3. Alternativen keine 4. Finanzielle Auswirkungen keine