Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 23/2009)

Anlage zur Beschlussvorlage 23/2009 BENUTZUNGSORDNUNG für das Archiv der Stadt Wesseling vom 28. Oktober 1985 Aufgrund der §§ 4 und 28 Abs. 1 Buchstabe g der Gemeindeordnung für das Land NordrheinWestfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 13. August 1984 (GV NW S 475) hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am 22. Oktober 1985 folgende Benutzungsordnung beschlossen: §1 Benutzung Die im Archiv der Stadt Wesseling verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen oder Regelungen der Stadt Wesseling und diese Benutzungsordnung (BO) dem nicht entgegenstehen. §2 Art der Benutzung (1) Die Benutzung kann erfolgen a) für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten b) für wissenschaftliche Forschungen c) für Veröffentlichungen d) für private Zwecke (2) Zur Benutzung können nach Ermessen des Archivs a) Archivalien im Original b) Abschriften oder Kopien - auch von Teilen der Archivalien - vorgelegt c) oder Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden. (3) Die Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergehende Hilfen, z. B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch. §3 Benutzungsantrag (1) Der Benutzer hat schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen. Dabei sind der Zweck und der Gegenstand der Benutzung genau anzugeben. (2) Der Benutzer muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass er bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird. Anlage zur Beschlussvorlage 23/2009 (3) Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien im Archiv der Stadt Wesseling beruht, ein Belegstück abzuliefern. §4 Benutzungsgenehmigung (1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Leiter des Archivs, soweit nichts anderes bestimmt ist. Sie beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck. (2) Die Genehmigung ist zu versagen, wenn a) gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen oder schutzwürdige Belange des Staates, von Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinheiten oder Interessen von Einzelpersonen gefährdet werden könnten, b) die Archivalien durch Organisationseinheiten der Stadt Wesseling benötigt werden oder durch die Benutzung der Ordnungs- oder Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde. (3) Die Genehmigung kann insbesondere bei Benutzungen nach § 5 Abs. 3-5 mit Auflagen verbunden werden, z. B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen. (4) Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung nach Abs. 2 geführt hätten oder der Benutzer gegen diese BO verstößt. (5) Die Genehmigung ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalien unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung stört. §5 Benutzung amtlichen Archivgutes (1) Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv gewahrt wird, kann 30 Jahre nach Aktenschließung benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. (2) Vor Ablauf dieser Frist kann Archivgut amtlicher Herkunft benutzt werden, wenn a) es veröffentlicht ist oder zur Veröffentlichung bestimmt war oder b) wenn die Organisationseinheit, in der es entstanden ist, oder der Stadtdirektor zustimmt. (3) Amtliches Archivgut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht, kann über die Regelungen nach Abs. 1 und 2 hinaus ohne die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger erst 30 Jahre nach dem Tod oder 100 Jahre nach Geburt der Betroffenen, benutzt werden. Die Einwilligung bzw. die erforderlichen Nachweise hat der Benutzer zu erbringen. (4) Sollen in Dateien gespeicherte personenbezogene Informationen über Lebende benutzt werden, sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen anzuwenden. Anlage zur Beschlussvorlage 23/2009 (5) Sofern personenbezogene Informationen anonymisiert verwendet werden sollen und sichergestellt ist, dass für Dritte eine Identifizierung von Einzelpersonen nicht möglich ist, kann eine Benutzung auch vor den in Abs. 3 genannten Fristen genehmigt werden. Die Genehmigung erteilt der Stadtdirektor. Er kann ergänzende Sicherungsmaßnahmen insbesondere nach § 4 Abs. 3 anordnen. §6 Benutzung privaten Archivgutes in Verwahrung der Stadt Wesseling Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Archiv der Stadt Wesseling verwahrt wird, gilt § 5 entsprechend, soweit mit den Eigentümern der Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind. §7 Auswärtige Benutzung In besonders begründeten Fällen besteht bei genehmigten Benutzungen die Möglichkeit, Archivalien auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete Archive auszuleihen. Reproduktionen bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung des Archivs. §8 Auswärtiger Leihverkehr Auf Antrag kann das Archiv Archivgut auswärtiger Archive annehmen und dem Benutzer im Rahmen dieser Benutzungsordnung vorlegen, sofern die übersendende Stelle keine anderslautenden Bestimmungen trifft. Die Kosten für Versendung, Versicherung und Aufbewahrung auswärtigen Archivguts trägt der Antragsteller. §9 Reproduktionen Von den vorgelegten Archivalien können in begrenztem Umfang auf Kosten der Benutzer Kopien angefertigt werden. Die Wiedergabe von Archivalien in Veröffentlichungen ist nur mit besonderer Genehmigung gegen ein Veröffentlichungsentgelt und unter Nennung der Quelle wie des Archivs zulässig. § 10 Haftung (1) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste und Beschädigungen der benutzten Archivalien, Findbehelfe und Bücher sowie technischer Einrichtungen. (2) Das Archiv übernimmt keine Haftung für die Schäden, die dem Benutzer oder einem Dritten aus einer irrtümlich vorgelegten Archivalie oder Findbehelf oder der Reproduktion aus diesem entstehen. Anlage zur Beschlussvorlage 23/2009 § 11 Ort und Zeit der Benutzung Eine Benutzung der Archivalien, Findbehelfe und der Bibliothek kann nur im Rahmen der Öffnungszeiten des Rathauses und nur im Benutzerraum erfolgen. Das Betreten von Magazinen ist den Benutzern untersagt. § 12 Bestellung von Archivalien (1) Die Bestellung von Archivalien zur Benutzung erfolgt auf den dafür vorgesehenen Bestellzetteln. Dabei ist auf die vollständige und richtige Angabe der Signaturen zu achten. (2) Es besteht kein Anspruch darauf, Archivalien in einer bestimmten Zeit oder größeren Menge an Archivalien gleichzeitig vorgelegt zu bekommen. § 13 Rückgabe von Archivalien und Hilfsmitteln Beim Verlassen des Archivs sind alle benutzten Archivalien und Hilfsmittel der Aufsicht zurückzugeben. Sie können für eine weitere Benutzung bereitgehalten werden. § 14 Benutzung von technischen Hilfsmitteln (1) Die technischen und sonstigen Einrichtungen stehen, im Rahmen der Benutzungsregelung und soweit der Dienst- und Benutzerbetrieb dies zulässt, den Benutzern zur Verfügung. (2) Die Benutzung technischer Hilfsmittel darf nicht zur Störung anderer Benutzer führen. § 15 Schriftliche Auskünfte (1) Das Archiv kann Auskünfte auf schriftliche Anfragen erteilen. Die Auskünfte erstrecken sich vornehmlich auf Hinweise über Art, Umfang und Zustand der benötigten Archivalien. (2) Ein Anspruch auf Beantwortung von Anfragen, die eine beträchtliche Bearbeitungszeit erfordern oder von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraumes besteht nicht. § 16 Kosten der Benutzung (1) Die Benutzung des Archivs ist unentgeltlich. (2) Entstehende Sachkosten, Sonderleistungen oder Veröffentlichungsentgelte nach § 8 werden nach der Gebührenordnung für das Stadtarchiv Wesseling berechnet. Anlage zur Beschlussvorlage 23/2009 § 17 Inkrafttreten Diese Benutzungsordnung tritt am Tage nach der Verkündigung im Amtsblatt der Stadt Wesseling in Kraft.