Beschlussvorlage (Beschließung einer neuen Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg)

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP855/2009 1. Ergänzung Ratsbüro Sitzungsteil Az.: 10 20 05 öffentlich Beratungsfolge: Sitzungstermin: Haupt- und Finanzausschuss 08.12.2009 Rat der Stadt Bedburg 15.12.2009 Betreff: Beschließung einer neuen Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg Beschlussvorschlag: Der Rat der Stadt Bedburg beschließt auf Empfehlung des Haupt- und Finanzausschusses die Neufassung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg entsprechend den Änderungen in der Mustergeschäftsordnung des Städte- und Gemeindebundes NRW. Die Neufassung der Geschäftsordnung ist als Satzung zu beschließen und zu veröffentlichen sowie als Anlage zur Niederschrift zu nehmen. Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Der Haupt- und Finanzausschusses hat in seiner Sitzung vom 08.12.2009 dem Rat der Stadt Bedburg die Neufassung der Geschäftsordnung des Rates als Satzung mit nachfolgend ausgeführten Vorgaben einvernehmlich empfohlen: 1. Befangenheitsregelungen auch für den Bürgermeister In der Mustergeschäftsordnung des Städte- und Gemeindebundes NRW wurden beim § 9 – Befangenheit von Ratsmitgliedern – ebenfalls entsprechende Regelungen für den Bürgermeister aufgenommen. Es wird empfohlen, dies auch in der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg zu ergänzen und im § 9 folgenden Abs. 4 aufzunehmen: §9 Befangenheit von Ratsmitgliedern ... Absatz 4: Die Regelungen gelten auch für den Bürgermeister mit der Maßgabe, dass er die Befangenheit dem Stellvertretenden Bürgermeister vor Eintritt in die Verhandlungen anzeigt. 2. Datenschutzrechtliche Bestimmungen Um auch den datenschutzrechtlichen Belangen gerecht zu werden, wurde seitens der Verwaltung empfohlen, folgende datenschutzrechliche Bestimmungen aufzunehmen: IV. Datenschutz § 30 Datenschutz Die Mitglieder des Rates und der Ausschüsse, die im Rahmen der Ausübung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, haben bzw. von ihnen Kenntnis erlangen, dürfen solche Daten nur zu dem jeweiligen, der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung dienenden Zweck verarbeiten oder offenbaren. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Vertrauliche Unterlagen sind alle Schriftstücke, automatisierte Dateien und sonstige Datenträger, die als solche gekennzeichnet sind oder personenbezogene Daten enthalten. Hierzu zählen auch mit vertraulichen Unterlagen in Zusammenhang stehende handschriftliche oder andere Notizen. § 31 Datenverarbeitung Beschlussvorlage WP8-55/2009 1. Ergänzung Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Die Mitglieder des Rates und der Ausschüsse sind verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so aufzubewahren, dass sie ständig vor Kenntnisnahme und Zugriff Dritter (z. B. Familienangehörige, Besucher, Parteifreunde, Nachbarn etc.) gesichert sind. Dieses gilt auch für den Transport der Unterlagen. In begründeten Einzelfällen ist der/dem Bürgermeister/in auf Verlangen Auskunft über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen zu geben. Eine Weitergabe von vertraulichen Unterlagen oder Mitteilung über den Inhalt an Dritte, ausgenommen im erforderlichen Umfang bei Verhinderung an die/den Stellvertreter/in, ist nicht zulässig. Dies gilt auch für die Zeit nach Ausscheiden aus dem Rat. Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse sind bei einem Auskunftsersuchen eines Betroffenen nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, der/dem Bürgermeister/in auf Anfrage schriftlich Auskunft über die bei ihnen aufgrund dieser Tätigkeit zu einer bestimmten Person gespeicherten Daten zu erteilen (vgl. § 18 Abs. 1 Nr. 1 DSG NRW). Vertrauliche Unterlagen sind unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Bei vertraulichen Beschlussunterlagen einschließlich aller damit in Zusammenhang stehenden Unterlagen ist dieses regelmäßig anzunehmen, wenn die Niederschrift über die Sitzung, in der der jeweilige Tagesordnungspunkt abschließend behandelt wurde, genehmigt ist. Bei einem Ausscheiden aus der Gemeindevertretung oder einem Ausschuss sind alle vertraulichen Unterlagen sofort dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen. Die Unterlagen können auch der Gemeindeverwaltung zur Vernichtung bzw. Löschung übergeben werden. Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen gegenüber der/dem Bürgermeister/in schriftlich zu bestätigen. ¾ Antrag der FDP-Fraktion zur Geschäftsordnung vom 07.12.2009 Mit Schreiben vom 07.12.2009 beantragte die FDP-Fraktion im Rat der Stadt Bedburg diverse Änderungen zu den v. g. datenschutzrechtlichen Bestimmungen in die Geschäftsordnung des Rates aufzunehmen. Das Schreiben ist als Anlage beigefügt. Da die vorgeschlagenen Änderungen sich auf die seitens des Städte- und Gemeindebundes erarbeiteten datenschutzrechtlichen Bestimmungen in der dortigen Mustergeschäftsordnung beziehen, hat der Hauptund Finanzausschusses sich einvernehmlich dafür ausgesprochen, von dort eine fachliche Stellungnahme einzuholen und diese möglichst zur nächsten Sitzung des Rates am 15.12.2009 vorzulegen. 3. Bildung eines ‚Ältestenrates’ Zum interfraktionellen Ausstausch, zur Erörterung vertraulicher und eilbedürftiger Angelegenheiten sowie zur Unterstützung des Bürgermeisters bei geschäftsführenden Beschlussvorlage WP8-55/2009 1. Ergänzung Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 Aufgaben hat sich der Haupt- und Finanzausschusses dafür ausgesprochen, ein entsprechendes Gremium zu bilden. Weiterhin wurde angeregt, alternative Begriffe zur Bezeichnung ‚Ältenstenrat’ zur nächsten Sitzung des Rates vorzulegen. Alternativen könnten z. B. sein: - Fraktionsvorsitzendenkonferenz - Ratskonferenz - Ältestenausschuss - Interfraktionelle Konferenz Der Haupt- und Finanzausschusses hat sich für folgende Regelungen in der Geschäftsordnung ausgesprochen. Die Begrifflichkeit ‚Ältestenrat’ wurde als Arbeitstitel bis zur konkreten Benennung beibehalten: V. ‚Ältestenrat’ (o. and. Bezeichnung) § 32 Bildung eines ‚Ältestenrates’ (1) Zur Unterstützung des Bürgermeisters bei dessen geschäftsführenden Aufgaben sowie zur Verständigung zwischen den Fraktionen bei der Erörterung vertraulicher und/oder eilbedürftiger Angelegenheiten wird ein ‚Ältestenrat’ gebildet. (2) Der ‚Ältestenrat’ kann von jedem Mitglied nach Bedarf einberufen werden, er besitzt keine eigenständigen Entscheidungsbefugnisse. Die dort getroffenen Vereinbarungen haben lediglich empfehlenden Charakter und dienen der Vorbereitung von Beschlüssen der Fachausschüsse und des Rates. Es sind Protokolle anzufertigen und den Beteiligten zur Verfügung zu stellen. (3) Mitglieder des ‚Ältestenrates’ sind der Bürgermeister, die Fraktionsvorsitzenden oder im Verhinderungsfall deren Stellvertreter sowie die im Rat vertretenen Einzelmandatsträger. Zu den Sitzungen werden die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes geladen. Dem Bürgermeister ist es freigestellt, im Bedarfsfall weitere Verwaltungsmitarbeiter/-innen hinzuzuziehen. 4. Beigeordnete Da derzeit die Wahl einer/ eines Beigeordneten durch den Rat nicht gewünscht ist, wurde analog zur Vorgehensweise bei der Hauptsatzung empfohlen, die Formulierung ‚Beigeordnete/r’ auch in der Geschäftsordnung zu streichen. 5. Niederschriften Der Haupt- und Finanzausschusses hat sich einvernehmlich dafür ausgesprochen, § 24 Abs. 3 Satz 3 der Geschäftsordnung wie folgt zu ändern: Beschlussvorlage WP8-55/2009 1. Ergänzung Seite 4 STADT BEDBURG Seite: 5 Sitzungsvorlage Jetzige Formulierung: Die Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern spätestens mit den Sitzungsunterlagen für die nächste Sitzung des Rates zuzuleiten. Neue Formulierung: Die Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern innerhalb von vier Wochen nach der Sitzung des Rates zuzuleiten. Hinweise zur Abstimmung: In der Geschäftsordnung ist weiterhin festgelegt, dass Ratsmitglieder unter bestimmten Voraussetzungen von einer Ratssitzung ausgeschlossen werden können. Die Regelung in einer einfachen Geschäftsordnung reicht jedoch nicht aus, wenn es um Vorschriften über die Ahndung von Zuwiderhandlungen geht. Hier ist es erforderlich, dass die Geschäftsordnung als Satzung beschlossen und veröffentlicht wird. (VG Gießen vom 13.12.2001 – Azl 8 G 3801/01). Ein Entwurf der Neufassung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg als Satzung ist als Anlage beigefügt. Hier evtl. Abstimmungsergebnis aus vorherigen Fachausschüssen eintragen: Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: * evtl. gesondertes Beiblatt beifügen 50181 Bedburg, den 09.12.2009 ________________________ Steinbach Sachbearbeiterin _______________________ Brabender-Lipej Leiterin Ratsbüros Beschlussvorlage WP8-55/2009 1. Ergänzung ______________________ Koerdt Bürgermeister Seite 5