Beschlussvorlage (Vorberatung einer neuen Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg hier: Datenschutzrechtliche Bestimmungen)

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP855/2009 3. Ergänzung Ratsbüro Sitzungsteil Az.: 10 20 05 öffentlich Beratungsfolge: Sitzungstermin: Haupt- und Finanzausschuss 08.12.2009 Rat der Stadt Bedburg 15.12.2009 Haupt- und Finanzausschuss 09.02.2010 Betreff: Vorberatung einer neuen Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg hier: Datenschutzrechtliche Bestimmungen Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg die Neufassung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg entsprechend den Änderungen in der Mustergeschäftsordnung des Städte- und Gemeindebundes NRW und den in der Sitzungsvorlage erläuterten datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beschließen. Die Neufassung der Geschäftsordnung ist als Satzung zu beschließen und zu veröffentlichen sowie als Anlage zur Niederschrift zu nehmen. Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Der Rat der Stadt Bedburg hat auf Empfehlung des Haupt- und Finanzausschusses vom 08.12.2009 in seiner Sitzung vom 15.12.2009 die Neufassung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg entsprechend den Änderungen in der Mustergeschäftsordnung des Städte- und Gemeindebundes NRW sowie unter Maßgabe der in der Ratssitzung vorgetragenen Änderungswünsche einstimmig beschlossen. Ausgenommen hiervon waren die Regelungen zum Datenschutz, die in der nächsten Sitzung des Rates nochmals thematisiert werden sollten. Bezüglich der Regelungen des Datenschutzes und den seitens der FDP-Fraktion mit Schreiben vom 07.12.2009 vorgetragenen Änderungsvorschlägen zum Datenschutz hat am 11.01.2010 ein Gespräch mit den Antragstellern, dem Bürgermeister sowie dem Datenschutzbeauftragten stattgefunden. Als Gesprächsergebnis wird folgende Formulierung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg vorgeschlagen: § 30 der Mustergeschäftsordnung des StGB NRW wird unverändert übernommen: § 30 Datenschutz Die Mitglieder des Rates und der Ausschüsse, die im Rahmen der Ausübung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, haben bzw. von ihnen Kenntnis erlangen, dürfen solche Daten nur zu dem jeweiligen, der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung dienenden Zweck verarbeiten oder offenbaren. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Vertrauliche Unterlagen sind alle Schriftstücke, automatisierte Dateien und sonstige Datenträger, die als solche gekennzeichnet sind oder personenbezogene Daten enthalten. Hierzu zählen auch mit vertraulichen Unterlagen in Zusammenhang stehende handschriftliche oder andere Notizen. § 31 der Mustergeschäftsordnung des StGB NRW wird unverändert übernommen: § 31 Datenverarbeitung Die Mitglieder des Rates und der Ausschüsse sind verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so aufzubewahren, dass sie ständig vor Kenntnisnahme und Zugriff Dritter (z. B. Familienangehörige, Besucher, Parteifreunde, Nachbarn etc.) gesichert sind. Dieses gilt auch für den Transport der Unterlagen. In begründeten Einzelfällen ist der/dem Bürgermeister/in auf Verlangen Auskunft über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen zu geben. Eine Weitergabe von vertraulichen Unterlagen oder Mitteilung über den Inhalt an Dritte, ausgenommen im erforderlichen Umfang bei Verhinderung an die/den Stellvertreter/in, ist nicht zulässig. Dies gilt auch für die Zeit nach Ausscheiden aus dem Rat. Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse sind bei einem Auskunftsersuchen eines Betroffenen nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, der/dem Bürgermeister/in auf Anfrage schriftlich Auskunft über die bei ihnen aufgrund dieser Tätigkeit zu einer bestimmten Person gespeicherten Daten zu erteilen (vgl. § 18 Abs. 1 Nr. 1 DSG NRW). Vertrauliche Unterlagen sind unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Beschlussvorlage WP8-55/2009 3. Ergänzung Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Bei vertraulichen Beschlussunterlagen einschließlich aller damit in Zusammenhang stehenden Unterlagen ist dieses regelmäßig anzunehmen, wenn die Niederschrift über die Sitzung, in der der jeweilige Tagesordnungspunkt abschließend behandelt wurde, genehmigt ist. Bei einem Ausscheiden aus der Gemeindevertretung oder einem Ausschuss sind alle vertraulichen Unterlagen sofort dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen. Die Unterlagen können auch der Gemeindeverwaltung zur Vernichtung bzw. Löschung übergeben werden. Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen gegenüber der/dem Bürgermeister/in schriftlich zu bestätigen. Neu eingefügt wird § 32 – Subsidiarität –; dieser soll folgende Formulierung erhalten: § 32 Subsidiarität ‚Es gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes NRW, sofern diese Geschäftsordnung keine ergänzenden Regelungen enthält.’ Darüber hinaus sagte die Verwaltung zu, die Mitglieder des Rates im Rahmen einer Mitteilungsvorlage über die Verschwiegensheitspflichten und den richtigen Umgang mit dem Thema Datenschutz zu informieren. Hierzu wird die Verwaltung zur nächsten Sitzung des Rates der Stadt Bedburg am 02.03.2010 eine entsprechende Mitteilungsvorlage erarbeiten. Hinweise zur Abstimmung: In der Geschäftsordnung ist festgelegt, dass Ratsmitglieder unter bestimmten Voraussetzungen von einer Ratssitzung ausgeschlossen werden können. Die Regelung in einer einfachen Geschäftsordnung reicht jedoch nicht aus, wenn es um Vorschriften über die Ahndung von Zuwiderhandlungen geht. Hier ist es erforderlich, dass die Geschäftsordnung als Satzung beschlossen und veröffentlicht wird. (VG Gießen vom 13.12.2001 – Azl 8 G 3801/01). Ein Entwurf der Neufassung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg als Satzung ist als Anlage beigefügt. Beschlussvorlage WP8-55/2009 3. Ergänzung Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: * evtl. gesondertes Beiblatt beifügen 50181 Bedburg, den 22.01.2010 ________________________ Steinbach Sachbearbeiterin _______________________ Koehl Leiter Ratsbüros Beschlussvorlage WP8-55/2009 3. Ergänzung ______________________ Koerdt Bürgermeister Seite 4