Beschlusstext (Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes hier: Beginn der Testphase)

Stadt Jülich Jülich, 20. Februar 2013 Der Bürgermeister Auszug aus der Niederschrift über die Sitzung des Stadtrates am 29.03.2012 im Großen Sitzungssaal des Neuen Rathauses, Große Rurstraße 17, 52428 Jülich 2.2 Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes hier: Beginn der Testphase (Vorlagen-Nr.125/2012) Mitteilung: Ohne Abstimmung Die in der Sitzung des Rates der Stadt Jülich vom 23.02.2012 (Vorlagen-Nr.: 12/2012) beschlossene Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes soll im April 2012 starten. Hierzu sollten seitens der Fraktionen Personen benannt werden, welche an der Testphase - unter Umständen auch mit eigenem Equipment - teilnehmen. Damit nach Beendigung der Testphase ausreichende Erfahrungswerte zur Verfügung stehen, werden nunmehr 15 Testlizenzen beschafft. Die Testlizenzen werden wie nachfolgend aufgeführt verteilt: CDU 2 Lizenzen UWG JÜL 2 Lizenzen SPD 2 Lizenzen Bündnis 90/Die Grünen 2 Lizenzen FDP 2 Lizenzen DIE LINKE 1 Lizenz Verwaltung 4 Lizenzen Die namentliche Meldung der Testpersonen durch die Fraktionen stellt sich wie folgt dar: CDU: - Herr Schumacher - Herr Friedrich (benutzt eigenes Gerät) UWG JÜL: - Herr Klems - Herr Frey (benutzt eigenes Gerät) SPD: - Herr Kieven - Herr Anhalt (benutzt eigenes Gerät) Bündnis 90/Die Grünen - Frau Kolonko-Hinssen (benutzt eigenes Gerät) - Herr Laufs (benutzt eigenes Gerät) FDP: - Herr Cremerius - Herr Schüssler (benutzt eigenes Gerät) DIE LINKE: - Herr Faust Die übrigen Lizenzen werden innerhalb der Verwaltung verteilt. Der v.g. Personenkreis wird durch das Amt für Rats- und Rechtsangelegenheiten zeitnah über die weitere Vorgehensweise in Kenntnis gesetzt. Während des Treffens mit den Fraktionsvorsitzenden am 29.02.2012 wurde deutlich, dass der Großteil durchaus den Einsatz von iPad´s favorisiert. Um diesem Umstand auch entsprechend Rechnung tragen zu können, wird die Verwaltung den Fraktionen für die Testphase mehrere iPad´s zur Verfügung stellen. Dadurch wird sichergestellt, dass das favorisierte Gerät ausgiebig getestet werden kann. Da der v.g. Personenkreis nicht in allen Ausschüssen vertreten ist, wird seitens der Verwaltung zudem angeregt, die Geräte ggf. in den Ausschusssitzungen untereinander zu tauschen. Die zur Verfügung gestellten Geräte verbleiben gleichwohl im Eigentum der Stadt Jülich und sind nach Abschluss der Testphase zurückzugeben. Nach Abschluss der Testphase und entsprechender Auswertung soll die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes vermutlich in der Ratssitzung am 05.07.2012 - zur Abstimmung gebracht werden. Die Beschaffung der Geräte würde dann nach der Sitzung im Juli eingeleitet, so dass der papierlose Sitzungsdienst nach Ende der Sommerpause gestartet werden könnte. Während des Fraktionstreffens am 29.02.2012 wurde ebenfalls durch die Verwaltung angeregt, dass die notwendigen Geräte von den Fraktionszuwendungen finanziert werden könnten. Die Stadt Jülich würde sich hierbei mit einem entsprechenden Zuschuss beteiligen. Vorteil dieser Finanzierungsvariante wäre u.a., dass die Geräte in das Eigentum der Fraktionen übergehen und so beispielsweise die Privatnutzung eigenständig durch die Fraktionen zu regeln ist. Hinsichtlich der Höhe der Zuschüsse tendiert die Verwaltung zu folgendem Verteilungsschlüssel: CDU, JÜL UWG und SPD 200,-- Euro je Ratsmitglied Bündnis 90 / Die Gründen und FDP 250,-- Euro je Ratsmitglied Herr Faust (Die Linke) erhält als einzelnes Ratsmitglied einen Zuschuss in Höhe von 300,-- Euro Die Festlegung des Verteilungsschlüssels ist noch nicht abschließend. Entsprechende Beratungen / Ergänzungen hierzu können noch während der Abstimmung hinsichtlich der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Sitzung am 05.07.2012 erfolgen. Beschluss der Sitzung des Stadtrates vom 29.03.2012 Seite 2