Beschlusstext (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013)

Stadt Jülich Jülich, 28. Januar 2013 Der Bürgermeister Auszug aus der Niederschrift über die Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 29.11.2012 im Großen Sitzungssaal des Neuen Rathauses, Große Rurstraße 17, 52428 Jülich 11. Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013 (Vorlagen-Nr.448/2012) Stadtverordneter Trzolek führt aus, dass es sinnvoller wäre, wenn die technische Ausstattung seitens der Verwaltung gestellt würde. Dies hätte Vorteile dahingehend, dass bei personellen Änderungen schneller reagiert werden könnte durch eine einheitliche Anschaffung nicht eine Vielzahl unterschiedlicher Geräte vorhanden wäre. Diese Verfahrensweise werde auch bei anderen Kommunen so verfolgt; eine andere würde die Fraktionen unnötig übermäßig belasten. Auch Stadtverordneter Frey plädiert dafür, einheitliche Geräte anzuschaffen da die Handhabung und der Austausch von Geräten einfacher sei, wenn beispielsweise ein Gerät nicht funktioniert oder sich ein Wechsel von Ratsmitgliedern ergibt. Hinsichtlich der privaten Nutzung merkt er an, dass es den Ratsmitgliedern freigestellt werden sollte, ein privates Gerät zu nutzen, mit dem dann auch eine weitere Nutzung möglich ist. Grundsätzlich sollte jedoch denen, die zukünftig anstelle des Papiers ein Gerät nutzen sollen, auch ein solches zur Verfügung gestellt werden. Stadtverordneter Schayen führt aus, dass nach seiner Meinung das Dienstgerät und die Privatgeräte strikt getrennt werden sollten. Er favorisiere die Lösung, dass die Stadt die Geräte zur Verfügung stellt und dass die Ratsmitglieder diese bei ihrem Ausscheiden zurückgeben. Hinsichtlich der privaten Nutzung vertrete er auch die Auffassung, dass eine solche nur mit privat angeschafften Geräten möglich sein sollte. Dezernentin Haffner erläutert, dass die vorgeschlagene Vorgehensweise sich an den bisher geäußerten Wünschen der Fraktionen orientiert. Bürgermeister Stommel ergänzt, dass sollte nunmehr eine andere Verfahrensweise vorgeschlagen werden, er um entsprechende Vorschläge bittet. Stadtverordneter Laufs schlägt vor, die vorgeschlagene Beschlussfassung darum zu ergänzen, dass der Rat sich auf ein Standardgerät einigt, für die die Verwaltung dann auch einen gewissen Support übernehmen könnte. Stadtverordneter Frey stellt den Antrag, dass die erforderlichen Geräte seitens der Verwaltung angeschafft und den Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Dezernentin Haffner erklärt, dass die angeschafften Geräte dann auch nur für den Dienstgebrauch sind und eine private Nutzung hier ausgeschlossen wird. Beschlussentwurf: Einstimmig, Enthaltungen: 0 Der Rat der Stadt Jülich beschließt die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013. Die Verwaltung schafft die Hardware (Standard) an und stellt diese den Ratsmitgliedern zur Verfügung. Eine Privatnutzung von Geräten wird ausgeschlossen, da diese nur für den Dienstgebrauch verwandt werden sollen. Beschluss der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 29.11.2012 Seite 2