Beschlusstext (Überplanmäßige Bereitstellung von Mitteln im Haushalt 2013 für externe Unterstützung bei der Erstellung der Inventur)

Stadt Jülich Jülich, 7. März 2014 Der Bürgermeister Auszug aus der Niederschrift über die Sitzung des Stadtrates am 05.12.2013 im Großen Sitzungssaal des Neuen Rathauses, Große Rurstraße 17, 52428 Jülich 23. Überplanmäßige Bereitstellung von Mitteln im Haushalt 2013 für externe Unterstützung bei der Erstellung der Inventur (Vorlagen-Nr.496/2013) Stadtverordneter Garding bemerkt, dass er nicht nachvollziehen könne, warum die Beschlussvorlage nicht bereits im Haupt- und Finanzausschuss beraten werden konnte, da die Kurzfristigkeit auf Grund der feststehenden Inventurtermine nicht gegeben sei. Die Tatsache, dass eine Vorberatung nicht erfolgen konnte, dass die Inventur nicht mit Mitarbeitern der Verwaltung durchgeführt werden kann und dass von den möglichen Varianten seitens der Verwaltung die teuerste vorgeschlagen wird veranlassen die SPDStadtratsfraktion gegen den Beschlussvorschlag zu stimmen. Stadtverordneter Laufs bemerkt, dass er in den letzten zwei Jahren im Rechnungsprüfungsausschuss und im Stadtrat mehrfach darauf hingewiesen hat, dass seitens der Stadt eine Inventur durchgeführt werden müsse. Auf die ebenfalls mehrfache Frage, wie die Durchführung dieser vorgesehen sei, habe er die Antwort bekommen, dass es kein Problem sei, diese bis zum 28. Februar durchzuführen. Auch er wundere sich darüber, dass die Sitzungsvorlage nicht schon im Haupt- und Finanzausschuss beraten worden ist, da die Notwendigkeit der Durchführung einer Inventur seit mehreren Jahren, seit dem das Neue Kommunale Finanzmanagement eingeführt worden ist, bekannt sei. Zu der vorgeschlagenen Variante der Vergabe an eine Zeitarbeitsfirma bittet er um Auskunft, warum seitens der Verwaltung diese ausgewählt wurde, da er es auch mit dieser im Hinblick auf die Zeitschiene für schwierig halte, die Inventur durchzuführen. Kämmerer Prömpers erläutert, dass die Zeitschiene nicht verlängerbar sei. Ursprünglich sei davon ausgegangen worden, dass man bis zum 31. März Zeit für die Inventur habe. Der Fixtermin 28. Februar sei so nicht präsent gewesen, weshalb auch die Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss unterblieben ist. Seitens der Kämmerei sei in der letzten Zeit mit der Erstellung der Eröffnungsbilanz, der Aufarbeitung der Bilanz für das Gemeindeprüfungsamt, der Umstellung NKF, den noch ausstehenden Jahresabschlüssen eine solche Flut von Aufgaben zu bewältigen gewesen bzw. noch zu bewältigen, bei der auf externe Unterstützung verzichtet wurde, so dass es bei der nun anstehenden Inventur als notwendig angesehen wird, mit der Durchführung dieser externe Kräfte zu beauftragen. Haupt- und Personalamtsleiter Schumacher erläutert ergänzend, dass es sich um eine Folgeinventur handelt. Verwaltungsseitig sei man davon ausgegangen, die Inventur mit eigenen Kräften mit technischer Unterstützung durchführen zu können. Es haben sich dann jedoch technische Probleme ergeben und auch beim Personal haben sich immer wieder andere Prioritäten ergeben. Zur Auswahl der Zeitarbeitsfirma begründet er, dass der Vorteil darin liege, dass Personal zur Verfügung gestellt wird, das Erfahrung mit der Durchführung einer Inventur hat und wenn dieses ausfällt, von der Firma Ersatz gestellt wird. Im Verlauf der weiteren Beratung greift Stadtverordneter Frey den Vorschlag von Stadtverordneten Trzolek auf, die Kosten zu halbieren indem von dem 4-Augen-Prinzip auf ein 2-Augen-Prinzip übergegangen wird. Statt Zeitarbeitskräfte von einer Zeitarbeitsfirma könnten Studenten eingesetzt werden um die Kosten zu senken. Der Betrag könne dann geviertelt werden, da durch den Umstieg auf das 2-Augen-Prinzip die Hälfte eingespart würde und dann durch Reduzierung der Kosten für Zeitarbeitsfirma von 16,00 Euro pro Stunde durch den Einsatz von Studenten, die 8,50 Euro pro Stunde bekommen nochmals gespart werde; somit sei die Inventarisierung für 10.000 Euro machbar. Stadtverordneter Anhalt führt zum Umstieg auf ein 2-Augen-Prinzip aus, das man auch die Frage der Effizienz berücksichtigen müsse, da man schneller sei wenn zwei Personen dies durchführen. Einer könne dann die Zahlencodes ablesen und der Andere diese aufschreiben; dies sei schneller als wenn einer ablesen und notieren muss. Alternative wäre, die Inventur jetzt durchzuziehen wie vorgesehen oder, wie bei anderen Maßnahmen auch, die 5-Jahres-Grenze ignorieren und die Inventur dann in 2014 durchführen. Bei der Vorlage der Jahresrechnung und der Entlastung des Bürgermeisters hinke man auch einige Jahre hinterher, so dass es hier auch problemlos sein dürfte, die Inventur um ein Jahr zu schieben. Kämmerer Prömpers erklärt, dass eine Inventur immer durchgeführt werden müsse, nach einer Richtlinie des Landes jedoch hier ein Zeitraum von fünf Jahren vorgegeben war. Es handele sich um eine kleine Bilanzposition, deren Ermittlung jedoch sehr zeitaufwendig sei, da jeder Kindergartenstuhl, jeder Bürostuhl, jede Lampe etc. gezählt werden müsse. Dies müsse nunmehr getan werden, da man ansonsten gegen die Vorschriften verstoße. Zur Frage der schrittweisen Durchführung der Inventur erläutert Kämmereimitarbeiter Zilgens, dass die Inventur zu einem Stichtag durchgeführt werden müsse. Sie könne drei Monate vor dem Stichtag 31.12. vorgelagert und zwei Monate nachgelagert werden, womit sich der Zeitpunkt für die Fertigstellung der Inventur mit dem 28.02. errechne. Es sei vorgesehen gewesen, die bereits verklebten Etiketten auf den bereits erfassten Vermögensgegenständen mit Handscannern zu kontrollieren, so dass diese bereits aus der Inventur herausfallen würden. Leider sei das hier gewählte Datenformat jedoch nicht mit dem Verfahren, in dem jetzt die Inventur durchzuführen ist, kompatibel, so dass nunmehr erheblicher Mehraufwand durch den Austausch der bereits verklebten Etiketten entsteht Stadtverordneter L. Schmitz regt an, der Anregung von Stadtverordneten Bleser zu folgen und die Inventarisierung mit eigenen Leuten durchzuführen. Stadtverordneter Bleser bemerkt, dass verwaltungsseitig ausgeführt wurde, dass man für die Inventarisierung fünf Monate, nämlich drei Monate vor Stichtag und zwei Monate Beschluss der Sitzung des Stadtrates vom 05.12.2013 Seite 2 nachher hätte durchgeführt werden müssen. Die Durchführung der Inventur sei somit länger bekannt gewesen ist. Die Stadt Jülich habe ca. 300 Mitarbeiter. Die zu erfassenden Gegenstände wären damit für jeden Einzelnen nicht so viel. Er schlägt vor, die Inventur mit eigenem Personal durchzuführen. Bürgermeister Stommel fasst zusammen, dass nunmehr folgende Vorschläge vorliege: 1. Verwaltungsvorschlag, 2. Praktische Lösung, mit der die Umsetzung gelingt, 3. Umsetzung mit Mitarbeitern der Verwaltung, wobei dann Personalratsrechte zu wahren sind. Zum Vorschlag, die Inventarisierung außerhalb der Öffnungszeiten durchzuführen erklärt er, dass auch nach Öffnungszeit Dinge abgearbeitet werden müssen. Diese müssten dann von den Mitarbeitern, wenn mit anderen Aufgaben betreut, liegen gelassen werden. Deshalb habe die Verwaltung einen praktikablen Vorschlag unterbreitet. In den letzten Jahren habe man gespart, auch beim Personal, deshalb seien jetzt auch keine freien Ressourcen verfügbar. Personal kostet auch Geld und somit sei die vorgeschlagene Vorgehensweise die wirtschaftlichere Lösung. Stadtverordneter Garding bittet um Auskunft, was passiere, wenn wie von Stadtverordneten Anhalt vorgeschlagen worden ist, die Inventur um ein Jahr schoben wird. Kämmerer Prömpers erklärt hierzu, dass wenn keiner meckert, auch nichts passiere. Man verstoße nur gegen die Richtlinien. Man habe die Inventur zu liefern und müsse deshalb jetzt daran anfangen. Das Rechnungsprüfungsamt habe schon angemahnt und den „Finger gehoben“, da die Inventur noch nicht vorliegt. Die Kämmerei könne dies nicht auch noch bewältigen, da man habe vier Jahresrechnungen aufzuarbeiten habe. Dann müssen alle Abteilungen mit ran und die zu inventarisierenden Gegenstände entsprechend zählen und aufnehmen. Stadtverordnete Keppel bemerkt, es sei am effektivsten, wenn die Inventarisierung verwaltungsintern geregelt wird. Man müsse die Arbeiten auf die Abteilungen herunterbrechen. Dazu müsse die Kämmerei hierzu Listen zur Verfügung stellen; wenn die Listen aber da sind, müssen diese nur ausgedruckt und an die Abteilungen verteilt werden. Sie führt nochmals an, dass die Inventarisierung auf kleine Einheiten runtergebrochen werden müsse. Die Abteilungen kennen ihr Inventar am besten. Bei dem Prozess, wobei Unkundige eingearbeitet werden, ist der Aufwand ungleich größer. Die Inventur müsste bis Ende Februar machbar sein, wenn diese auf die Abteilungen runtergebrochen wird und entsprechende Listen zur Verfügung gestellt werden. Bürgermeister Stommel erläutert nochmals die Alternativen: 1. Vorschlag der Verwaltung 2. Antrag von Stadtverordneten Frey, nicht 4- sondern 2-Augen-Prinzip und nicht Leiharbeitsfirma sondern Studenten 3. Inventarisierung mit eigenen Mitarbeitern durchführen. Beschluss der Sitzung des Stadtrates vom 05.12.2013 Seite 3 Stadtverordneter Frey zieht seinen Antrag zurück, da nach seiner Meinung der von Stadtverordneten Keppel der weitergehende sei. Bürgermeister Stommel stellt zunächst den Verwaltungsvorschlag zur Abstimmung. Beschluss: Ja-Stimmen: 1, Nein-Stimmen: 30, Enthaltungen: 0 Im Haushalt 2013 werden beim Sachkonto 11 111 011 01 5291000 „externe Unterstützung Erstellung Inventur“ außerplanmäßige Mittel in Höhe von 36.000 € bereitgestellt. Die Deckung erfolgt aus nicht in Anspruch genommenen Mittel beim Sachkonto 12 122 001 01 5291000 „Aufwendungen nach Bombenfund“. Bürgermeister Stommel stellt fest, dass der Verwaltungsvorschlag damit keine Mehrheit gefunden hat und stellt den Antrag von Stadtverordneten Keppel zu Abstimmung. Beschluss: Ja-Stimmen: 30, Nein-Stimmen: 1, Enthaltungen: 0 Antrag von Stadtverordneten Keppel: Die Inventarisierung bei der Stadt Jülich wird mit eigenem Personal durchgeführt. Hierzu wird die Inventarisierung auf die einzelnen Abteilungen heruntergebrochen und von Seiten der Kämmerei entsprechende vorhandene Listen zur Unterstützung der Arbeiten zur Verfügung gestellt. Beschluss der Sitzung des Stadtrates vom 05.12.2013 Seite 4