Beschlussvorlage (Sachstandsbericht Jahresabschluss 2005 und Darstellung der Ergebnisse 2005 im Haushaltsplan 2007)

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP7-700/2006 Sitzungsteil Fachbereich IV Öffentlich Az.: Nicht öffentlich X Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement 17.10.2006 Bemerkungen: Betreff: Sachstandsbericht Jahresabschluss 2005 und Darstellung der Ergebnisse 2005 im Haushaltsplan 2007 Beschlussvorschlag: Der Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement nimmt den Sachstandsbericht zum Jahresabschluss zur Kenntnis. Der Ausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg, auch unter Vorlage vorläufiger Jahresabschlusswerte 2005 auf Produktbasis im Haushaltsplan 2007 den Haushaltsplan zu beraten und zu beschließen, sofern dem keine anderen Gründe entgegenstehen. Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Jahresabschluss 2005 Bis Mitte Juni wurde intensiv an der Erstellung der Eröffnungsbilanz gearbeitet. Die Arbeiten für die „Sonderprojekte“ Bäderkonzept und Rathaus haben insbesondere im Fachbereich IV Arbeitkraft gebunden. Zudem nimmt die u.a. durch die Änderung des Kontenrahmens durch den Innenminister verursachte erneute Umstellung der Haushaltsstruktur (Sitzungsvorlage Nr. WP7629 – 2006 für die Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Finanzmanagement am 13.06.2006) sowie die Einführung der neuen Veranlagungssoftware zum 01.01.2007 weitere personelle Ressourcen in Anspruch. Die vorgesehene dritte Stelle im Bereich des Finanzmanagements ist seit Ende April vakant, da sich die Mitarbeiterin in Mutterschutz bzzw. Elternzeit befindet. Somit konnte erst im Laufe des Septembers intensiver an der Erstellung des Jahresabschlusses gearbeitet werden. Die Umstellung auf das NKF stellt sowohl die Verantwortlichen im Finanzmanagement als auch die in den Fachbereichen und im Ratsbüro ständig vor neue Probleme, die es zu lösen gilt, bzw. vor neu zu beurteilende Sachverhalte. Hierdurch nehmen die Jahresabschlussarbeiten und die Haushaltsplanung deutlich mehr Zeit in Anspruch als das im „alten System“ der Fall war. Mit den Umstellungsproblemen hat aber nicht nur die Stadt Bedburg zu kämpfen, sondern auch die KDVZ und nicht zuletzt der Softwarehersteller. Insbesondere die Software weist noch den ein oder anderen Fehler auf, der durch den Hersteller bisher nicht ausgemerzt werden konnte. Mit diesen Problemen hat allerdings nicht nur die Stadt Bedburg zu kämpfen. Auch der überwiegende Teil der Städte, die ebenfalls zum 01.01.2005 auf NKF umgestellt haben, werden den Jahresabschluss 2005 nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechend vorlegen und beschließen können. Von diesen Kommunen hat neben Bedburg nur die Gemeinde Nottuln bisher eine geprüfte Eröffnungsbilanz. Die Städte Brühl, Velbert, Reichshof und Morsbach haben derzeit weder eine geprüfte Eröffnungsbilanz noch den ersten Jahresabschluss. Bei den Städten Kamen und Vlotho sind sowohl Eröffnungsbilanz als auch Jahresabschluss derzeit in der Prüfung. Lediglich Nottuln hat bereits einen geprüften Jahresabschluss 2005. Die Gemeinde Hiddenhausen hat zum 01.01.2003 als erste und einzige NKF-Modellkommune aufs NKF umgestellt. Sie hat zusammen mit der Eröffnungsbilanz den Jahresabschluss 2003 im Jahre 2005 zur Prüfung vorgelegt. Im September 2006 wurde der Jahresabschluss 2004 geprüft. Der Jahresabschluss 2005 ist derzeit in Arbeit, wird aber nicht mehr in diesem Jahr geprüft und festgestellt werden können. An diesen Daten lässt sich ablesen, dass der Umstellungsprozess sehr viel mehr beinhaltet als nur die Umstellung des Buchführungssystems. Die Jahresabschlussarbeiten sind zu großen Teilen abgeschlossen. Dennoch gibt es in einigen Fällen noch Klärungsbedarf bzw. Grund zur Nachbesserung. Es wird angestrebt, ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen noch in diesem Jahr mit der Prüfung des Jahresabschlusses zu beauftragen. Es wäre wünschenswert, dass das Unternehmen mit der Prüfung noch in diesem Jahre beginnen kann. Es ist allerdings unwahrscheinlich, dass die Prüfung noch in diesem Jahr abgeschlossen werden kann. Die gesetzlich vorgeschriebene Feststellung des Jahresabschlusses durch den Rat zum 31.12. wird nicht mehr erfolgen. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Übernahme der Daten des Jahresabschlusses 2005 in den Haushaltsplan 2007 Aufgrund der zum Jahresabschluss gemachten Ausführungen können lediglich vorläufige Jahresabschlusswerte in die Gesamt- und Teilpläne des Haushaltsplans 2007 einfließen. Eine maschinelle Übernahme dieser Daten ist aufgrund der bereits erwähnten Systemumstellung (Produktstruktur, Kostenrechnung, Sachkontenplan) zum 01.01.2007 nicht möglich. Die Übernahme muss somit manuell erfolgen, was sehr aufwendig ist und weitere Personalressourcen bindet. Um in einem gewissen Maß Vergleichswerte in den Haushaltsplan einfließen zu lassen, wurden bereits die Planwerte 2006 manuell in den Haushaltsplan 2007 eingearbeitet. Diese Daten wurden soweit möglich auf der Kostenstellenebene eingearbeitet. Da, wo der Aufwand der Aufteilung zu groß war, erfolgte die Einarbeitung auf der Produktebene. Der Haushaltsplan 2007 wird den politischen Gremien – wie bereits der Haushaltsplan 2006 – auf der Produktebene und innerhalb der Teilpläne mit den aggregierten Kontengruppenwerten vorgelegt (siehe auch Sitzungsvorlage vom 13.06.2006). Eine manuelle Einarbeitung der einzelnen Kostenstellenwerte auf Sachkontenbasis ist zeitlich nicht zu gewährleisten. Es wird daher verwaltungsseitig angestrebt, die vorläufigen Jahresabschlusswerte auf der Produktebene manuell nachzupflegen. Zur Erreichung eines verbesserten Informationsgehaltes des Haushaltsplans wird derzeit daran gearbeitet über Kennzahlen oder aber über direkte Planwerteingaben, interne Leistungsbeziehungen der einzelnen Produkte untereinander darzustellen. Zudem werden die planerischen Ergebnisse (Salden) der unterhalb der Produkte geführten Kostenstellen als Kennzahlen in den einzelnen Teilplänen angegeben. Zur Beratung und Beschlussfassung des Haushaltsplans 2007 sollte die Angabe der Jahresabschlusswerte auf Produkt- und Kontengruppenbasis genügen, um die für die Folgejahre angebenen Planwerte einschätzen zu können. STADT BEDBURG Seite: 4 Sitzungsvorlage Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: * evtl. gesondertes Beiblatt beifügen 50181 Bedburg, den 05.10.2006 ----------------------------------Eßer ----------------------------------Baum ----------------------------------Koerdt Sachbearbeiter Stadtkämmerer Bürgermeister