Allgemeine Vorlage (Kalkulationsvermerk)

Anlage 2 zu VL 44/2017 KommunalAgenturNRW Kalkulationsvermerk Auftraggeber Gemeinde Kreuzau Herr Guido Klüser Bahnhofstraße 7 52372 Kreuzau Leistung Ermittlung der Kostenersatzbeträge für Leistungen der Feuerwehr Auftragnehmer Kommunal Agentur NRW GmbH Cecilienallee 59 40474 Düsseldorf Telefon: 0211 43077-0 Telefax: 0211 43077-22 Projekt-NriDatum 54 16082 / 31. Januar 2017 Bearbeitung Dipl-Kfm. Dominik Pieniak Ass. jur. Thea Resem Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Inhalt 2 Inhalt 1. Einführung 3 2. Zielder Kalkulation 3 3. Allgemeines Vorgehen 3 4. Grundsätze der Kalkulation 4 5. 6. 7. 4.1 Übergeordnete Kalkulationsansätze 4 4.2 Einsatz- und Nutzungszeiten 5 4.3 Basisjahre für Kalkulation 5 4.4 Preissteigerungen 6 4.5 Kalkulatorische Zinsen 6 4.6 Verwaltungskostenzuschlag 6 Kalkulation 6 5.1 Kostenpositionen: Direkte Kosten 6 5.2 Kostenpositionen: Vorhaltekosten 6 5.3 Kostenpositionen: Nutzungsbedingte Kosten 7 5.4 Kostenpositionen aus Vorhalte- und nutzungsbedingten Kosten 8 5.5 Erlöse 9 Fahrzeugstundensätze 9 6.1 Direkte Kosten 9 6.2 Verteilung Gemeinkosten 9 6.3 Einsatzstunden 10 6.4 Stundensätze 10 6.5 Fahrzeuggruppen 10 Personalstundensätze 11 7.1 Einheitlicher Satz 11 7.2 Einsatzstunden 11 7.3 Stundensatz 11 Projekt Nr.: 54 16282 Seite 2 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau 1. Einführung Ergänzend zu den (Kalkulation Berechnungen Kreuzau 2017) ist dieser kurze Kalkulationsvermerk angelegt worden, um die Kalkulation und die dahinterstehenden Ansätze zu verdeutlichen. Die Kalkulation des Kostenersatzes für Einsätze der Feuerwehr wird auf Grundlage des BHKG durchgeführt. Die Kommunal Agentur NRW hat die Kalkulation auf Grundlage der von der Kommune bereitgestellten Unterlagen durchgeführt. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Unterlagen ist die Kommune verantwortlich. Ziel der Kommunal Agentur NRW ist es, ein hohes Maß an Rechtssicherheit bei Kalkulation und Satzung zu erreichen. Alle Ansätze, welche in die Kalkulation einfließen, sind mit der Kommune abgestimmt worden. 2. Ziel der Kalkulation Ziel der Kalkulation ist die Ermittlung von Kostensätzen, welche in den Satzungstext aufgenommen werden können. Neben einem Personalstundensatz werden aufgabenbezogene Fahrzeugstu ndensätze (aufgeteilt in Fahrzeuggruppen) kalkuliert. Der Aufbau der Kalkulation soll eine einfache Fortschreibung in den Folgejahre erlauben. 3. Allgemeines Vorgehen Für die Kalkulation werden alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Feuerwehr anfallen, analysiert. Dabei werden in einem ersten Schritt diejenigen Kosten identifiziert, welche in der Kalkulation berücksichtigt werden dürfen, sog. kostenersatzfähige Kosten. Zu diesen zählen jedoch nicht solche Kosten, die für nicht notwendige Maßnahme anfallen, z. B. Zuschüsse zu Veranstaltungen der Versammlung, vgl. Schneider, Kommentar zum BHKG, § 52, Rn. 31. Danach erfolgt eine Aufteilung der Kosten in Gemeinkosten und Einzelkosten, welche einem Kostenträger (in der Regel Fahrzeug oder Gerät) direkt zugerechnet werden können. Die (Gemein-)Kosten werden in Vorhaltekosten und nutzungsbedingte Kosten aufgeteilt. Projekt Nr.: 54 16262 Seite 3 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Nach der Aufteilung werden die Kosten dann auf die Fahrzeuge und das Personal verteilt. Nutzungsbedingt Vorhaltung 4. Grundsätze der Kalkulation 4.1 Übergeordnete Kalkulationsansätze Die Kalkulation folgt drei übergeordneten Prinzipien: a. Gebührengerechtigkeit b. TransparenzNerständlichkeit c. Verhältnismäßigkeit des Aufwands der Kalkulation Die Gebührengerechtigkeit wird durch eine Mischung von Pauschalen (z. B. Fahrzeuggruppen) und einer durchgehenden Spitzabrechnung von Kosten gegenüber dem Schuldner sichergestellt. Der transparente Aufbau und die durchgeführten Vereinfachungen führen dazu, dass die Kostenverteilung einfach nachzuvollziehen ist und eine Fortschreibung ermöglicht wird. Projekt Nr.: 54 16262 Seite 4 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Die Verhältnismäßigkeit des Aufwandes zur Erstellung einer Kalkulation erhält im besonderen Maße bei den Vorhaltekosten an Bedeutung. Aufgrund der durchgehenden Verwendung der Jahresstunden (als Teiler somit stets 8.760 Std., in Übereinstimmung mit der Rechtsprechung, vgl. OVG NRW, Urteil vom 13.10.1994, Az.: 9 A 780/93; VG Münster, Urteil vom 23.01.2012, Az.: 1 K 1217/11) spielen die Vorhaltekosten nur eine sehr untergeordnete Bedeutung. Bei der Kalkulation stand deshalb die vollständige Erfassung der Vorhaltekosten im Fokus. Bei der Verteilung der Kosten wurde auf Grund der Unverhältnismäßigkeit einer tiefgehenden Datenerfassung (hoher Aufwand) in der Regel auf vereinfachte Verfahren oder auf die Fachkompetenz der Feuerwehr zur Festlegung der Kalkulationsansätze und Kostenverteilung zurückgegriffen. 4.2 Einsatz- und Nutzungszeiten Bei der Ermittlung und Verteilung der Kosten kann und wird nicht zwischen Einsatzstunden und sonstigen Nutzungen unterschieden. Während die Einsatzstunden (tatsächliche Einsätze) von Feuerwehrfahrzeugen und den beteiligten Feuerwehrleuten detailliert erfasst werden, werden sonstige Nutzungen (Beweg ungsfahrten/Übungen) nicht ausreichend dokumentiert. Um einen korrekten Stundensatz zu ermitteln, ist es notwendig, die nutzungsbedingten Kosten auch durch die gesamten Nutzungsstunden zu teilen. In Zusammenarbeit mit der Feuerwehr sind die Nutzungsstunden als Einsatzstunden mit einem Aufschlag definiert worden. Der Aufschlag berücksichtigt sowohl die qualitative als auch die quantitative Nutzung außerhalb von Einsätzen und wurde auf 20 % festgelegt. Dieser Wert wurde bereits von zahlreichen anderen Kommunen, im Rahmen einer durch die Kommunal Agentur NRW durchgeführten Kalkulationen, bestätigt. Kosten für sonstige Nutzungen werden bei der Kalkulation nicht berücksichtigt. Zum Einen auf Grund der geringen Bedeutung für die Vorhaltekosten zum Anderen kann nicht sichergestellt werden, dass es sich um kostenersatzfähige Kosten handelt. 4.3 Basisjahre für Kalkulation Im Sinne einer ordnungsgemäßen Kalkulation werden die Daten mit der höchsten Belastbarkeit für die Kalkulation herangezogen. Für die Kosten ist hier der Haushaltsansatz, der auf den letzten 5 Jahresabschlüssen beruht, und für die Einsatzstunden ein dreijähriger Durchschnitt herangezogen worden. Projekt Nr.: 54 16282 Seite 5 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau 4.4 Preissteigerungen Da die Kalkulation auf Basis vorhergehender Perioden eine Abschätzung/Prognose für eine zukünftige Periode darstellt, ist eine Anpassung der Kosten im Rahmen der allgemein anzunehmenden Preissteigerung vorzunehmen. Diese wird jedoch nicht pauschal auf die Gesamtsumme, sondern für jede einzelne Kostenposition, bei der eine Preissteigerung zu erwarten ist, angesetzt. Alle anderen Positionen werden in der Kalkulation als konstant angenommen. Ausgegangen wird von einer Preissteigerung von 2% pro Jahr. 4.5 Kalkulatorische Zinsen Der kalkulatorische Zinssatz wird wie in anderen gebührenrechnenden Bereichen auf 6,02% festgelegt. 4.6 Verwaltungskostenzuschlag Die Verwaltung erbringt zahlreiche Leistungen für die Feuerwehr. Hierzu zählen Beschaffungen, Personalmanagement, Auszahlungen etc. Diese Leistungen verursachen Kosten, welche nicht explizit durch eine Kosten/-Leistungsrechnung erfasst werden. Wie in anderen Kalkulationen und Bereichen wird ein pauschaler Aufschlag angesetzt. Dieser orientiert sich an den Kosten eines Arbeitsplatzes der KGSt und wird mit 20 % der Gesamtkosten angesetzt. 5. Kalkulation 5.1 Kostenpositionen: Direkte Kosten Alle als direkte Kosten identifizierten Kostenpositionen sind den einzelnen Fahrzeugen direkt zugeordnet worden. Bei dieser Zuordnung wurde jeweils unterschieden zwischen Vorhaltekosten und nutzungsbedingten Kosten. Zu den direkten Vorhaltekosten zählen sowohl die Abschreibung als auch die kalkulatorischen Zinsen. 5.2 Kostenpositionen: Vorhaltekosten Zu den Vorhaltekosten zählen alle Kosten, die zur Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft notwendig sind. Grundsätzlich sind für alle Vorhaltekosten bei der Berechnung der Stundensätze die Jahresstunden (8.760 Std.) als Basis anzusetzen. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit und zur Umsetzung der Rechtsprechung in NRW abweichend zu älteren Projekt Nr.: 54 16282 Seite 6 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Vorgehensweisen in NRW oder anderen Bundesländern, in denen z. B. Einsatzstunden oder die sog. Handwerkerreglung zum Einsatz kommen. Sind die Vorhaltekosten nicht eindeutig fahrzeug- oder personalbezogen, sondern fallen anteilig in beiden Posten an, erfolgt eine Aufteilung. Position Vorhaltekosten: Gebäude Verteilung Personal/Fahrzeuge 50/50 Vorhaltekosten: AFA Betriebs- und Geschäftsausstattung 50/50 Leistungen des Bauhofes 50/50 Einsatzleitung 50/50 Bemerkung Bei freiwilligen Feuerwehren ist keine ständige Besetzung der Feuerwehrgerätehäuser gegeben. Eine Aufteilung der Kosten nach m2 oder ähnlichen Verfahren ist im Rahmen einer Vereinfachung und der geringen Bedeutung für die Gebührensätze verworfen worden. Die Zuständigkeit der Verwaltung über eine hohe Zahl an Mitarbeiter steht einem hohen Anlagevermögen der Fahrzeuge gegenüber. Sach- und Dienstleistungen betreffen sowohl das Personal als auch die Fahrzeuge Die Einsatzleitung ist sowohl für die Fahrzeuge als auch das Personal verantwortlich. 5.3 Kostenpositionen: Nutzungsbedingte Kosten Nutzungsbedingte Kosten umfassen alle Kosten, die durch eine Nutzung bis zur Wiederherstellung der Einsatzbereitschaft anfallen. Reine nutzungsbedingte Kosten, die zu 100% in diese eingestellt werden, fallen bei Fahrzeugen in der Regel nur als direkte Kosten an. Bei Personal zählen hierzu nur Ersatzleistungen (z. B.: Lohnausfallkosten) und Kosten für die Einsatzkräfte vor Ort (z. B. Verpflegung). Projekt Nr.: 54 16282 Seite 7 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Sachkosten zählen auch zu den nutzungsbedingten Kosten, werden jedoch nicht bei der Kalkulation berücksichtigt, da sie dem Verursacher direkt in Rechnung gestellt werden. 5.4 Kostenpositionen aus Vorhalte- und nutzungsbedingten Kosten Bei zahlreichen Kostenpositionen kommt es zu einer Mischung von Vorhaltekosten und nutzungsbedingten Kosten. Dies trifft z. B. auf die PSA zu. Auf der einen Seite fallen Vorhaltekosten an, da die PSA für den Einsatz vorgehalten wird. Auf der anderen Seite fallen nutzungsbedingte Kosten durch Schäden, Reinigung und Wiederherstellung der Einsatzbereitschaft an. Die Positionen, welche beide Kostenformen beinhalten, werden im Folgenden einzeln dargestellt. Position Verteilung nicht nutzungsbezogen/ nutzungsbezogen Bemerkung Verteilung Personal /Fahrzeuge Bemerkung Personalkosten Verwaltung 75/25 50/50 Die Verteilung berücksichtigt das Verhältnis von Fahrzeugen und Personal. Unterhaltung Bewegliches Vermögen 25/75 Etwa 75 % werden für allgemeine Verwaltungstätigkeiten benötigt. 25 % der Verwaltungstätigkeit werden erst aufgrund von Einsätzen erforderlich, z. B. Abrechnung von Kosten Nur Wartung und technische Prüfung sind nicht nutzungsbezogen 20/80 Dienstkleidung /PSA 60/40 100/0 Verwaltungskostenzuschlag 50/50 Die Dienstkleidung verteilt sich auf eine hohe Zahl von Mitgliedern der FF, somit kommt es in der Breite zu altersbedingter Neubeschaffung und in etwas geringerem Ausmaß zu nutzungsbedingter Neubeschaffung/Reparatur. Ausgeglichenes Verhältnis von Prozessen die einsatzbedingt angestoßen die Leistungen, der Erhalt zum und Ausrüstung durch Fahrzeuge interne Maßnahmen ergriffen werden. (Erfahrungswert der Feuerwehr) Dienstkleidung PSA wird nur dem Personal zugeordnet. Projekt Nr.: 54 16282 80/20 Deutlich mehr Ressourcen werden für die Seite 8 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Verwaltung des Personals benötigt. werden zu Prozessen, welche der Vorhaltung dienen. Betriebsmittel bis 410€ 25/75 Regulärer Ersatz macht etwa ein Viertel der Beschaffungen aus 0/1 00 Nur Fahrzeugbezogen Löschwasser 20/80 Ein Teil des Löschwassers wird außerhalb des Einsatzes genutzt 0/100 Nur Fahrzeugbezogen 5.5 Erlöse Die Feuerschutzpauschale, sowie die Auflösung von Sonderposten wurden bei den Erlösen berücksichtigt. Diese sind immer den Vorhaltekosten gegenüber zu stellen und werden aufgrund einer fehlenden Einzelaufstellung der Verwendung zu 100 % den Personalkosten zugerechnet. Diese Vereinfachung er-folgt aufgrund der geringen Bedeutung der Vorhaltekosten für die Kalkulation, die sich durch die anzusetzenden Jahresstunden ergibt. 6. Fahrzeugstundensätze 6.1 Direkte Kosten Die für die einzelnen Fahrzeuge vorliegenden Kosten sind diesen direkt zugerechnet worden. Auch hier wurde zwischen Vorhaltekosten und nutzungsbedingten Kosten unterschieden. Die Reparatur-Miartungskosten der Fahrzeuge wurden in einem Verhältnis 70/30 auf nutzungsbedingte KostenNorhaltekosten verteilt. Die 30 % Vorhaltekosten sind Kosten für regelmäßig anfallenden Wartungsarbeiten, technische Prüfungen und altersbedingte Reparaturen sowie Versicherung und Steuern. 6.2 Verteilung Gemeinkosten Die für die Fahrzeuge anfallenden Gemeinkosten werden über einen Schlüssel, den sog. Kostenfaktor des Fahrzeuges, verteilt. Der Kostenfaktor des jeweiligen Fahrzeugs wird aus den Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) den Einsatzstunden eines Fahrzeuges und dem Alter im Verhältnis dieser Faktoren aller Fahrzeuge ermittelt. Projekt Nr: 54 16282 Seite 9 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau ANK und Einsatzstunden und das Alter definieren maßgeblich die Kosten, welche ein Fahrzeug verursacht. 6.3 Einsatzstunden Die der Einsatzstunden Fahrzeuge werden in den Einsatzberichten minutengenau dokumentiert. Aus dieser detaillierten Erfassung sind die Einsatzstunden übernommen worden. Jedoch werden für den Stundensatz nicht die Einsatzstunden, sondern die Nutzungsstunden zur Berechnung herangezogen (siehe oben). Die Nutzungsstunden werden aus den Einsatzstunden mit einem 20 %igen Zuschlag für jedes Fahrzeug ermittelt. 6.4 Stundensätze Die Stundesätze eines Fahrzeugs (STF) setzen sich aus zwei Bestandteilen zusammen: STF= Summe der nutzungsbedingtenKosten Summe der Vorhattekosten + Nutzungsstunden Jahresstunden (8.760 Std.) 6.5 Fahrzeuggruppen Die Fahrzeuge sind in Fahrzeuggruppen aufgeteilt worden. Dabei erfüllen die Fahrzeuge einer Gruppe jeweils eine definierte Aufgabe. Bei Spezialfahrzeugen kann dies dazu führen, dass eine Gruppe lediglich ein Fahrzeug enthält. Die Kostensätze der einzelnen Fahrzeuge werden somit jeweils zu einem Kostensatz pro Fahrzeuggruppe zusammengefasst. Die Bildung von Fahrzeugruppen vermindert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine Gleichbehandlung der Verursacher, denn diese zahlen einen einheitlichen Satz und müssen keine erhöhten Kosten tragen, z. B. weil gerade bei ihnen ein reparaturanfälliges oder sehr neues Fahrzeug zum Einsatz gekommen ist. Darüber hinaus sorgt die Bildung von Gruppen dafür, dass Schwankungen der Kostensätze im Zeitverlauf durch eine Mischkalkulation abgemildert werden. Projekt Nr.: 54 16282 Seite 10 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau 7. Personalstundensätze 7.1 Einheitlicher Satz Die Kalkulation ermittelt einen einheitlichen Personalstundensatz. Es erfolgt keine Zuordnung von direkten Kosten zu einzelnen Mitgliedern der Feuerwehr. Demnach werden alle Kosten als Gemeinkosten behandelt und dann gleichmaßig auf alle Feuerwehrleute verteilt. 7.2 Einsatzstunden Die Einsatzstunden der Feuerwehrleute werden in den Einsatzberichten minutengenau dokumentiert. Aus dieser detaillierten Erfassung sind die Einsatzstunden übernommen worden. Jedoch werden für den Stundensatz nicht die Einsatzstunden, sondern die Nutzungsstunden zur Berechnung herangezogen (siehe oben). Die Nutzungsstunden werden aus den Einsatzstunden mit einem 20 %igen Zuschlag ermittelt. 7.3 Stundensatz Der Stundensatz für das Personal besteht aus zwei Bestandteilen; zum Einen aus den Vorhaltekosten, welche unabhängig von Einsätzen anfallen, und zum Anderen aus den nutzungsbedingten Kosten, die bei Einsätzen und weiteren Nutzungen anfallen. Die Vorhaltekosten für das Personal wiederum werden einerseits durch die Anzahl der Feuerwehrleute und ferner durch die Jahresstunden geteilt. Die nutzungsbedingten Kosten werden gleichmäßig auf die Nutzungsstunden verteilt. Somit ergibt sich bei dem Stundensatz „Personal“ (STP) folgender Berechnungsansatz: — STP Summe nutzungsbedingter Kosten Vorhaltekosten + Nutzungsstunden Anzaht Feuerwehrleute xJahresstunden (8.760 Std.) Projekt Nr.: 54 16 282 Seite 11 von 12 Kalkulationsvermerk Gemeinde Kreuzau Kontakt KommunalAgenturNRW GmbH Cecilienallee 59 40474 Düsseldorf Telefon: 0211 43077-0 Telefax: 0211 43077-22 Ihre Ansprechpartner: Dipim. Kaufmann Dominik Pieniak Projekt Nr.: 54 16282 Seite 12 von 12