Allgemeine Vorlage (Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Gemeinde Kreuzau)

Gemeinde Kreuzau Zentrale Dienste - Herr Drewes-Janssen BE: Herr Steg/Herr Drewes-Janssen Kreuzau, 29.08.2017 Vorlagen-Nr.: 19/2016 1. Ergänzung - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Haupt- und Finanzausschuss Rat 04.10.2017 18.10.2017 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Gemeinde Kreuzau I. Sach- und Rechtslage: Mit meiner Vorlage 19/2016 habe ich Ihnen die Einführung einer DMS gem. des Angebotes der KDVZ Frechen vorgeschlagen. Die Vorlage wurde eingehend im Hauptausschuss, im Sanierungs- und Entwicklungsausschuss und im Rat diskutiert. Letztlich hat der Rat in seiner Sitzung am 29.06.2016 folgenden einstimmigen Beschluss (2 Enthaltungen) gefasst: „Die Verwaltung wird beauftragt, ein Dokumentensystem grundsätzlich einzuführen. Der Einführungszeitraum ist durch den Rat noch festzulegen.“ Zur Vermeidung von Wiederholungen verweise ich auf meine Vorlage 19/2016 nebst Anlagen. Nach der Einführung des E-Governmentgesetzes des Bundes ist am 16.07.2016 das EGovernmentgesetz NRW (EGovG NRW) in Kraft getreten. In § 9 Abs. 3 EGovG NRW ist festgelegt, dass die Behörden des Landes spätestens ab dem 1. Januar 2022 ihre Akten elektronisch führen sollen. Aus der Bundes- und Landesgesetzgebung ist die Richtung hinsichtlich der zukünftigen Entwicklung der elektronischen Aktenführung, die sicher auch zu einem späteren Zeitpunkt für die Kommunen verpflichtend sein wird, vorgegeben. Die Verwaltung plant - soweit Sie der Verwaltungsvorlage folgen - ab 2018 mit der Einführung zu beginnen, auch vor dem Hintergrund, dass in 2018 keine zusätzlichen Aufgaben wie Wahlen anstehen. Hierbei soll zunächst eine verwaltungsweite Umsetzung des Aktenplanmoduls erfolgen. Erfahrungen aus anderen kreisangehörigen Kommunen haben gezeigt, dass für die Umsetzung des Aktenplanmoduls rund 3 Jahre eingeplant werden können. Insoweit sollen die Fallaktenmodule (Steuerakte, Personalakte, Bauakte, Friedhofsakte u.a.) erst ab 2021 ff. in den jeweiligen Abteilungen implementiert werden. Als Anlage 1 ist dieser Vorlage ein aktualisiertes Angebot der KDVZ Frechen vom 22.03.2017 beigefügt. Die einmaligen wie laufenden Kosten errechnen sich für das Haushaltsjahr 2018 gem. der beigefügten Aufstellung (Anlage 2). Die Gesamtkosten von 10.393,10 € erhöhen die Umlage 2018 an die KDVZ Frechen entsprechend. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Die erforderlichen Haushaltsmittel in Höhe von 10.393,10 € in 2018, sind bei Kostenstelle 1110401, Sachkonto 531300 (Umlage an die KDVZ Frechen) veranschlagt. III. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, ein Dokumentenmanagementsystem gem. des Angebotes der KDVZ Frechen vom 22.03.2017 ab 2018 einzuführen. Der Bürgermeister Gez. - Ingo Eßer - IV. Beratungsergebnis: Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ Anlagen -2-