Allgemeine Vorlage (Anl. 1 Angebot KDVZ Frechen)

Anlage 1 zu VL-Nr. 19/2016 1. Erg. blvz® Rhein kdvz Rhein Erft . Rur . Po5tfach 1566 Herrn Drewes-Janssen Der Verbandsvorsteher Bahnhofstr. 7 Auskunft erteilt: Herr Höhner ffioehnerkdvz-frechen.de 52372 Kreuzau TeI: Fax: — Ihre Nachricht vom Rur Kommunate Datenverarbeitungszenfrate 5O05 Frechen Gemeinde Kreuzau Ihr Zeichen ErFt Mein Zeichen Datum A-DM/1 02000 22.03.2017 02234/1622- 231 02234!1822- 640 Angebot „Einffihrung und Betrieb des Dokumenten-Management-System d.3“ Sehr geehrter Herr Drewes-Janssen, aufgrund Ihres Interesses biete ich Ihnen die Einführung und den Betrieb des DM5 d.3 der Firma U,velop mit dem Schwerpunkt Aktenpian an. Für Fragen und detaillierte Informationen steht Ihnen Herr Höhner in meinem Hause gerne zur Verfügung. Ich hoffe, dass mein Angebot Ihr Interesse findet und verbleibe mit freundlichen Grüßen 1 Auftrag er e £N • Kommunale Detenverarbeltungszentrele Rhein Eilt RUr • Bonnstraile 18-18 • 50228 Frechen Verbandsvorstehen Dr. Patfick Lehmann Geach5ftat0hrer Karl Heinz Wergon Krepariaaao Köln (BU 370 502 99) Kto-Nr.: 00000031 75 • HIC: COK$D033 • IBAN: DE1 9370502990000003175 USt-ID: DB 123497182 www.kdvz-frechefl.de Angebot blvz Dokumenten Management System DMS) d.3 - 102000 Angebotsgegenstand Die Lösung d.3 der Firma d.velop vereinfacht den Umgang mit sämtlichen Dokumenten, verringert dadurch Zugriffszeiten und macht Informationen jederzeit bedarfsgerecht ver fügbar. Die digitale Vorgangsbearbeitung birgt ein enormes Potenzial zur Kostenersparnis; ne ben der Minimierung von Papier- und Druckkosten werden auch Transportwege verkürzt, die Archivierung komplexer Prozesse vereinfacht und zugleich eine bequeme Recherche ermöglicht. Leistungsbeschreibung 1 Software-Lizenzen (Fa. d.v&op) 1.1 • d.3 Basissystem mit lOcc Usern basierend auf KDN-Vertrag 1. Nutzungsrecht zu: -d.3basis d.3 search basis d.3 batch ocr d.ecs flow e-mail Management for MS Outlook d.3 smart mobile d.capture dialog Modul Aktenpian Modul Postverteilung Pflege Aufwand einmalig 9.355,78 € - - - - - - - - 2. V 1.2 Aufwand monatlich; 1 ‚5% vom Kaufpreis 140,34 € Consulting (Fa. Codia) Installation und Einrichtung der Software Einrichtung Codia Aktenpian: 2.5 Tage Aufwand einmalig 2.558,50 € Einrichtung Codla Posteingang: 1.0 Tage Aufwand einmalig 1.023,40 € Reisekostenpauschale; max. 3 Tage, abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand Aufwand einmalig 285,60 € Seite - 2 & - Angebot Dokumenten Management System (DM5) d.3 - 102000 blvz R Eft Vertragshandling (KDN) 1.3 Für die Abrechnung und Nutzung des KDN-Codia-Rahmenvertrags wird seitens des Dachverbandes KDN eine sog. Vertragshandlingsgebühr erhoben. Diese be trägt derzeit 0,75% des über den Vertrag abgewickelten Auftragsvolumens. Vertragshandling KDN für die Positionen 1.1 1.2 0,75% — Unterstützungsleistungen der kdvz Rhein-Erft-Rur 1.4 Dienstleistung für Schulung und aNgemeine lT-organisatorische Tätigkeiten. Der Aufwand ist kalkuliert mit 3 Tagen. Abgerechnet werden die tatsächilchen Aufwendungen. Dienstleistungen Aufwand einmalig je Tag 620,00 € 1.860,00 € Support durch die kdvz Rhein-Erft-Rur 1.5 . Allgemeine Verfahrensbetreuung (First Level Support) Einrichtung und Bereitstellung von Updates Test der Anwendung nach Updates Administrative Betreuung der Software Der allgemeine Support mit den beschriebenen Leistungen wird zum jeweils gülti gen Stundenverrechnungssatz der kdvz Rhein-Erft-Rur (derzeit 77,50 € je Stunde) angeboten und richtet sich nach der abgenommenen Menge. Dienstleistungen Aufwand je Stunde 1.6 Nach Aufwand € Betrieb (Hosting) bei der kdvz Rhein-Erft-Rur Folgende Leistungen sind im Hosting der Anwendung enthalten: 1.6.1 d.3 Datenbank - • • • • Bereitstellen der notwendigen Hardware und Software für den Betrieb der Da tenbank auf einer zentralen Datenbank-Serverumgebung, Datensicherung der Datenbank und Auslagerung der gesicherten Daten an ei nen entfernten Standort (gemäß Datensicherungskonzept der kdvz Rhein-Erft Rur), Systemüberwachung (24x7) über das zentrale Systemmanagement der kdvz Rhei n-Erft-Rur, Betrieb des Systems im zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentrum der kdvz Rhein-Erft-Rur, Seite 3 - - Angebot Dokumenten Management System (DM5) d.3 102000 blvz - Einspielen von Updates / Patches der Datenbanksoftware und des Betriebssystems. • 1.6.2 d.3 -Apphkationsserver Bereitstellen der notwendigen virtuellen Ressourcen im Virtualisierungscluster für den Betrieb des Applikationsservers, • Bereitstellen des Betriebssystems & Virenschutz, • Bereitstellen des erforderlichen Datenvolumens (150 GB) für den Server und die Dokumentenablage im Storage-Area-Network (SAN) der kdvz Rhein-Erft Rur, • Datensicherung des Servers und Auslagerung der gesicherten Daten an einen entfernten Standort (gemäß Datensicherungskonzept der kdvz Rhein-Erft-Rur), • Systemüberwachung (24x7) über das zentrale Systemmanagement der kdvz Rhei n-Erft-Ru r, • Sicherstellung einer Möglichkeit zur Remotewartung für den Hersteller (z.B. per Fastviewer), • Betrieb des Systems im zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentrum der kdvz Rhein-Erft-Rur, • Einspielen von Updates, Patches und Releases (erforderliche Unterstützungs leistungen für den Hersteller sind nicht inklusive). • 1.6.3 Sicherungskonzept Die Sicherung der Systeme umfasst eine Vorhaltung der Daten für eine Woche. Längere Aufbewahrungsfristen sind gesondert zu vereinbaren. 1.6.4 Preisgestaltung Hosting Das Hosting der Software d.3 mit den beschriebenen Leistungen wird zu folgen den Konditionen angeboten: Hosting Aufwand monatlich 945,00 € Hierbei würden bei einer Beauftragung für das erste Jahr lediglich 50% und für das zweite Jahr 75% der Angebotssumme zur Abrechnung gebracht. Somit wird der in den Anfängen nicht vollumfänglichen Nutzung der Software Rechnung ge 5o% tragen. Leistungsausschlüsse 2. Im Angebot nicht enthalten sind: • • Bereitstellung / Installation / Administration des Clients am Arbeitsplatz / Endgerät. Revisionssichere Speicherung der Dokumente / Archivhardware (kann gesondert angeboten werden). Seite -4- Angebot - Q kdvz Dokumenten Management System (DMS) d.3 102000 - • • • • • 3. Kommt es aufgrund von Programmänderungen (z.B. Updates) zu erheblichen Aufwendungen bei der Anpassung zum Betrieb der Schnittstelle, müssen diese gesondert berechnet werden. Hierdurch kann sich die fortlaufende Aktualisierung der Bestände verzögern. Die Anbindung von weiteren Softwareprodukten an das DMS-System sowie Schnittstellen zu Anwendungen. Diese können gesondert angeboten werden und werden nach tatsächlichem Aufwand zusätzlich abgerechnet. Eine direkte Anbindung an ein E-Mailsystem zur Ablage in d.3. Dienstleistungen über den allgemeinen Support hinaus. Dies gilt insbesondere für zusätzliche Schulungen, Einrichtung weiterer Softwaremodule oder Dienstleistun gen vor Ort. Netzwerk-! Leitungsanbindung (z.B. VPN!lnternet). Bereitstellung, Termine, Zeitplan Die aufgezeigten Leistungen werden nach einem noch im Detail abzustimmenden Zeit plan erbracht; fotgender Zeitablauf zur Einführung wird als Vorschlag, beginnend mit dem Zeitpunkt der Beauftragung der kdvz Rhein-Erft-Rur, unterbreitet: 1. Installation Basissystem d.3 2. Installation mit Schulung Aktenplan -— Dauer: 2 Wochen Dauer: 2 Wochen Die noch festzulegenden Installationstermine durch die Firma codla sind im Zeitplan nicht berücksichtigt; diese könnten zu Verschiebungen führen. 4. Zusatzleistungen Ein zusätzlich entstehender individueller Betreuu ngsaufwand wird separat berechnet. Berechnungsgrundlage ist der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültige Stunden verrechnungssatz der kdvz Rhein-Erft-Rur. 5. Zahlungsmodalitäten, Fälligkeit Das Entgelt wird im Wege der Umlagevorauszahlung entrichtet. Die Investitionskosten für den Lizenzerwerb und das Customizing können wahlweise in Rechnung gestellt oder über die Umlage über drei oder fünf Jahre abgeschrieben wer den. Seite 5 - - Angebot Dokumenten Management System (DM3) U.3 6. - 102000 blvz Laufzeit und Beendigung Bei Annahme des Angebotes gilt zunächst eine Laufzeit bis zum 31.12.2019 (Mindest vertragslaufzeit) als vereinbart. Sie verlängert sich automatisch um ein Kalenderjahr, falls nicht sechs Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit schriftlich gekündigt wird. 7. Bindefrist Das Angebot ist gültig bis zum 31.07.2017. 8. Sonstiges Preisänderungen während der Vertragslaufzeit und Irrtümer sowohl seitens der kdvz Rhein-Erft-Rur sind vorbehalten. Bei allen in diesem Angebot genannten Preisangaben, mit Ausnahme der Leistungen der kdvz Rhein-Erft-Rur, handelt es sich um Beträge inkl. Umsatzsteuer. Die Berechnung der Umsatzsteuer für die Leistungen der kdvz Rhein-Erft-Rur unterliegt den jeweils aktuellen gesetzlichen Bestimmungen; nach Rechtslage zum Zeitpunkt der Angebotserstellung ist für die Leistungen der kdvz Rhein-Erft-Rur gegenüber Verbandsmitgliedern keine Um satzsteuer zu erheben. Frechen, 22.03.2017 flAuftrag ergen Seite 6 - -