Beschlussvorlage (Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes)

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP7-505/2006 Sitzungsteil Fachbereich IV Öffentlich Az.: Nicht öffentlich X Beratungsfolge: Sitzungstermin: Rat der Stadt Bedburg Bemerkungen: 24.01.2006 Betreff: Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes Beschlussvorschlag: a) Der Rat der Stadt Bedburg beschließt die Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes zum 01.10.2006. Die Aufgaben ergeben sich auf Grund der gesetzlichen Vorgaben. b) Der Rat der Stadt Bedburg beschließt zur Besetzung der Planstelle diese zunächst hausintern auszuschreiben. Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Durch die Einführung des „Neuen Kommunalen Finanzmanagements“ – NKF – bei der Stadt Bedburg zum 01.01.2005 unterliegen gerade die Aufgaben im Finanzbereich einer großen Veränderung. Damit einhergehend wird zukünftig die Qualität des Jahresabschlusses zu einem erheblichen Mehraufwand führen. Der Prüfaufwand wird zu erheblichen Mehrbelastungen des Rechnungsprüfungsausschusses der Stadt Bedburg führen. Der Rechnungsprüfungsausschuss wird sich, solange noch kein eigenes städtisches Rechnungsprüfungsamt eingerichtet ist, auf Grund der gestiegenen Anforderungen an den jährlich durchzuführenden Jahresabschluss durch die Einführung des „Neuen Kommunalen Finanzmanagements“ Dritter bedienen müssen. Als „Dritte“ sind z.B. die Gemeindeprüfungsanstalt, das Rechnungsprüfungsamt des Rhein-Erft-Kreises oder unabhängige Wirtschaftsprüfer anzusehen. Die Inanspruchnahme der Dienstleistungen dieser Einrichtungen verursacht jedoch Kosten, die lt. Umfrage bei den Kommunen, die im Rahmen des Pilotprojektes NKF bereits mit der Problematik vertraut sind, mindestens ca. 50.000 € betragen. Sie können auch noch weit über diesem Betrag liegen, wenn sich das beauftragte Institut an der Bilanzsumme orientiert. Um die Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses hinsichtlich der Prüfung des Jahresabschlusses in einem vertretbaren Rahmen zu halten, erscheint die Einrichtung eines eigenen städtischen Rechnungsprüfungsamtes mehr als sinnvoll. Gem. § 102 Abs. 1 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfallen haben die kreisfreien Städte, Große und Mittlere kreisangehörige Städte ein Rechnungsprüfungsamt einzurichten. Die übrigen Gemeinden sollen es einrichten, wenn ein Bedürfnis hierfür besteht und die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen. Die Stadt Bedburg wird voraussichtlich im nächsten, spätestens im übernächsten Jahr, die in § 4 GO NW geforderte Einwohnergrenze von 25.000 überschreiten, die das Kriterium zur Anerkennung als Mittlere kreisangehörige Stadt ist. Mit Überschreiten dieser Grenze und dem sich daran anschließenden Procedere muss die Kommune nach einer Rechtsverordnung hinsichtlich der Anerkennung als Mittlere kreisangehörige Stadt an mindestens drei aufeinanderfolgenden Stichtagen die erforderliche Einwohnerzahl überschreiten. Mit der Anerkennung des Status als Mittlere kreisangehörige Stadt besteht für die Stadt Bedburg die Verpflichtung, ein Rechnungsprüfungsamt einzurichten. Die kommunale Funktionalreform von 1978 verfolgte das Ziel zur Schaffung von Orts- und Bürgernähe, möglichst viele Aufgaben von den Gemeinden selbst zu erledigen zu lassen. Andererseits muss dabei die finanzielle und verwaltungstechnische Leistungsfähigkeit der Gemeinden bedacht werden. Ein Mehr an Bürgernähe darf nicht zu einer Überlastung der Gemeinde führen. Um diesem natürlichen Spannungsverhältnis gerecht zu werden, ist durch die kommunale Funktionalreform das gestufte Aufgabenmodell für kreisangehörige Gemeinden eingeführt worden. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Auf Grundlage des gestuften Aufgabenmodells werden vormalige Aufgaben des Kreises auf mittlere und/oder große kreisangehörige Gemeinden übertragen. Dieser Übertragung liegt die Überlegung zugrunde, dass die Leistungsfähigkeit einer Gemeinde mit ihrer Einwohnerzahl steigt und bestimmte Aufgaben nur effektiv ab einer bestimmten Leistungsfähigkeit bewältigt werden können. Dies führte zu zusätzlichen Aufgaben mittlerer und großer kreisangehöriger Städte. U.a. zählen dazu auch die Aufgaben eines Rechnungsprüfungsamtes. Da die Stadt Bedburg aber zur Zeit noch nicht die Grenze von 25.000 Einwohnern überschritten hat, besteht grundsätzlich noch keine gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines solchen Amtes. Jedoch ist gerade hinsichtlich der Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes das Entscheidungsermessen durch die gesetzliche Formulierung „sollen es einrichten“ (im Gegensatz dazu würde eine „kann“-Formulierung weniger Gewicht haben) eingeschränkt, wenn denn ein Bedürfnis zur Einrichtung besteht und die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen. Das Bedürfnis zur Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes ist auf Grund des geänderten finanztechnischen Abrechnungssystems und der damit verbundenen Prüfungen (Stichwort NKF) sowie der gestiegenen rechtlichen Anforderungen im Bereich des Vergaberechts als gegeben anzusehen. In Anbetracht der Tatsache, dass innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre ohnehin ein Rechnungsprüfungsamt eingerichtet werden muss, ist der Kostenfaktor zwar ein wichtiges Tatbestandsmerkmal, welcher jedoch gerade im Hinblick auf die zu erwartenden Entwicklungen betrachtet werden muss. Wie eingangs schon erwähnt, betragen die geschätzten Prüfungskosten für einen Jahresabschluss ca. 50.000 €. Diese Kosten dienen lediglich zur Prüfung des Jahresabschlusses. Die Kosten eines städtischen Rechnungsprüfungsamtes würden sich bei der Stadt Bedburg im ersten Jahr auf ca. 54.000 € unter Zugrundelegung einer Planstelle belaufen und sich bis zum Jahre 2008 auf einen Stand von ca. 89.000 € ( zwei Planstellen unterschiedlicher Bewertung) entwickeln. Zu den Aufgaben eines Rechnungsprüfungsamtes gehören gem. § 103 Abs. 1 GO NW 1. die Prüfung des Jahresabschlusses der Gemeinde, 2. die Prüfung der Jahresabschlüsse der in § 97 Abs. 1 Nrn. 1, 2 und 4 benannten Sondervermögen, 3. die Prüfung des Gesamtabschlusses, 4. die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses, 5. die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen, STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 6. bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung, 7. die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß § 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung , 8. die Prüfung von Vergaben. In die Prüfung des Jahresabschlusses nach Nummer 1 sind die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben auch dann einzubeziehen, wenn die Zahlungsvorgänge selbst durch den Träger der Aufgabe vorgenommen werden und insgesamt finanziell von erheblicher Bedeutung sind. Der Rat kann der örtlichen Rechnungsprüfung gem. § 103 Abs. 2 GO NW weitere Aufgaben übertragen, insbesondere 1. die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, 2. die Prüfung der Betätigung der Gemeinde als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß § 114a GO NW sowie die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Gemeinde bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat. Der Bürgermeister kann innerhalb seines Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss der örtlichen Rechnungsprüfung Aufträge zur Prüfung erteilen (vgl. § 103 Abs. 3 GO NW). Das bedeutet, dass der Rat der örtlichen Rechnungsprüfung weitere Aufgaben übertragen kann. Dem Bürgermeister wird dieses Recht nur im eingeschränkten Maße unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss durch die Gemeindeordnung zugestanden. Anhand dieser Aufgabenvielfalt ist zu erkennen, dass bei einer möglichen Vergabe all dieser Tätigkeiten Kosten auf die Stadt zukommen würden, die zur Zeit in ihrer Gänze noch nicht absehbar sind, aber jedoch auf jeden Fall den zur Zeit als Maximalbetrag avisierten Betrag von ca. 89.000 € Personalkosten bei weitem übersteigen wird. Mit der freiwilligen Einrichtung einer örtlichen Rechnungsprüfung in diesem Jahr und der damit verbundenen Prüfung des Jahresabschlusses 2006 lassen sich große Kosteneinsparungen für die Prüfung, die ansonsten extern zu vergeben wäre, erzielen. Darüber hinaus werden durch eine sogenannte begleitende Prüfung in allen Bereichen der Verwaltung mögliche Fehler frühzeitig erkannt und eine Gegensteuerung kann noch während des laufenden Prozesses erfolgen. Die damit verbundenen Kosteneinsparungen sind sehr individuell und können zur Zeit nicht beziffert werden. Der Rat der Stadt Bedburg hat dem Personalkonzept für die Jahre 2005 bis 2009, welches u.a. die Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes bereits ab Änderung des STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Stellenplanes für 2005 vorsieht, zugestimmt. Seite: 5 in seiner Sitzung vom 15.11.2005 grundsätzlich Zur Übernahme der Aufgaben eines Rechnungsprüfungsamtes besteht zur Zeit noch keine rechtliche Verpflichtung, so dass der Rat über die Einrichtung gem. § 41 Abs.1 Buchstabe s) GO NW zu entscheiden hat. Auf Grund der Tragweite dieser Entscheidung ist ein förmlicher Beschluss trotz der bereits getroffenen allgemeinen Zustimmung zur Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen des Personalkonzeptes 20052009 erforderlich. Im Hinblick auf die vorbereitenden Aufgaben (u.a. Stellenausschreibung und Besetzung der Stelle) erscheint die Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes mit den durch § 103 GO NW definierten Aufgaben zum 01.10.2006 als realistischer Termin. Da lt. Stellenkonzept für die Einrichtung des Rechnungsprüfungsamtes zunächst nur eine Planstelle vorgesehen ist (eine weitere soll im Jahre 2007 eingerichtet werden), erscheint eine Beschränkung der Aufgaben auf die gesetzlichen Vorgaben des § 103 Abs. 1 GO NW mehr als sinnvoll. Neben den dann bereits erfolgenden laufenden Prüfungen muss durch den Stelleninhaber/die Stelleninhaberin eine funktionierende Struktur der Rechnungsprüfung aufgebaut werden, so dass darüber hinaus gehenden Aufgaben den zeitlichen Umfang der Stelle bei weitem übersteigen würden. Der bereits in den Vorberatungen angesprochene Aspekt, ob ein Rechnungsprüfungsamt, welches mit nur einem/einer Beschäftigten besetzt ist, funktionsfähig sei, wird in anderen vergleichbaren Kommunen bereits praktiziert (in Urlaubs- oder Krankheitsfällen werden die erforderlichen Prüfungen nachgeholt). Um die nach Einrichtung des örtlichen Rechnungsprüfungsamtes freie Planstelle möglichst kurzfristig besetzen zu können, erscheint auch im Hinblick auf den städtischen Personalüberhang, der im Personalkonzept 2005 – 2009 festgestellt wird und aus Gründen der Haushaltskonsolidierung abgebaut werden soll, zunächst eine hausinterne Stellenausschreibung sinnvoll. Der Text dieser Stellenausschreibung ist der Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt. Sollten auf diese hausinterne Stellenausschreibung hin qualifizierte Bewerbungen eingehen, werden diese dem Rat zur weiteren Entscheidung in einer der nächsten Ratssitzungen vorgelegt werden. STADT BEDBURG Seite: 6 Sitzungsvorlage Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: * evtl. gesondertes Beiblatt beifügen 50181 Bedburg, den 12.01.2006 ----------------------------------Stolz ----------------------------------Baum ----------------------------------Koerdt Sachbearbeiter(in) Fachbereichsleiter(in) Bürgermeister Anlage STADT BEDBURG Seite: 7 Sitzungsvorlage STADT BEDBURG DER BÜRGERMEISTER _____________________________________________________________________________ Stellenausschreibung Nach Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes ist zum 01.10.2006 die Stelle einer Rechnungsprüferin / eines Rechnungsprüfers erstmalig zu besetzen. Hinsichtlich der Aufgabenstellung wird auf die besonderen Vorschriften des 10. Teils der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen, insbesondere die §§ 103 – 104 GO NW, hingewiesen. Neben guten Rechts- und Verwaltungskenntnissen werden vom Stelleninhaber / von der Stelleninhaberin sowohl fundierte betriebswirtschaftliche als auch technische Kenntnisse und Erfahrungen vorausgesetzt. Darüber hinaus werden von dem Bewerber / der Bewerberin hohes Engagement, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen ebenso erwartet wie die Fähigkeit zu analytischem Denken und die erforderliche soziale Kompetenz zur alleinigen Wahrnehmung der Aufgaben einer örtlichen Rechnungsprüfung. Die Stelle ist im Stellenplan nach A 12 BBesG, adäquat Entgeltgruppe 11 TVöD (ehemals Vergütungsgruppe III BAT) ausgewiesen. Interessierte Mitarbeiter/innen richten ihre formlose Bewerbung bitte bis Freitag, den 17. Februar 2006, an den Fachbereich IV –Finanzen, Personal und Organisation–. Auf die Vorlage von Bewerbungsunterlagen, die sich bereits in den Personalakten befinden, kann verzichtet werden. Bedburg, den . Januar 2006 Koerdt Bürgermeister