Sitzungsvorlage (amt10_11_schreiben_anlage2. Dokumentation Workshop Interkommunale Kooperationen Endfassung)

Wirtschafts- und Managementberatung für Kommunen Meerbusch (Nordrhein-Westf.) Obersulm (Baden-Württemb.) Reichenbach (Sachsen) Rudolf-Diesel-Straße 2 40670 Meerbusch Telefon 02159/ 6776-30 Telefax 02159/ 6776-32 kommunalberatung.de 3. August 2011 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz Workshop zur interkommunalen Kooperation am 22. und 23. Juli 2011 in Jülich Workshop|Dokumentation Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Übersicht 1. Teilnehmer und Anwesenheit.......................................................................................... 3 2. Einleitungsvortrag.............................................................................................................. 5 3. Möglichkeiten der interkommunalen Kooperation ................................................... 11 4. Ideensammlung zu den Themenfeldern ..................................................................... 15 4.1. Organisation, Personal, zentrale Dienste.............................................................. 15 4.2. Finanzbereich ........................................................................................................... 16 4.3. Ordnungsbereich..................................................................................................... 16 4.4. Jugend, Soziales, Senioren ..................................................................................... 16 4.5. Schule, Weiterbildung, Sport, Kultur ...................................................................... 17 4.6. Planen, Bauen, Umweltschutz................................................................................ 17 4.7. Gebäude-/ Immobilienmanagement.................................................................. 17 4.8. Bauhof und Tiefbau ................................................................................................. 18 4.9. Ver- und Entsorgung................................................................................................ 18 4.10. Wirtschaftsförderung, Tourismus....................................................................... 18 4.11. Weitere Kooperationsmöglichkeiten .............................................................. 18 5. Auswahl von Kooperationsfeldern ............................................................................... 19 6. Auswertung der Selbsteinschätzung der Kommunen ............................................... 21 7. Priorisierung von Kooperationsfeldern ......................................................................... 24 8. Gruppenarbeit ................................................................................................................ 25 8.1. Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen ................................................... 25 8.2. Beitragsangelegenheiten....................................................................................... 26 8.3. Organisationsarbeit ................................................................................................. 27 8.4. Gebäudemanagement ......................................................................................... 28 8.5. Bereitschaftsdienste ................................................................................................ 29 9. Gemeinsame Erarbeitung der weiteren Themen ...................................................... 30 Flächen-management .................................................................................................. 31 Rechts- und Steuerberatung......................................................................................... 31 10. Priorisierung ...................................................................................................................... 32 11. Aktionsplan ...................................................................................................................... 33 3. August 2011 2 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 1. Teilnehmer und Anwesenheit Kommune Name: Funktion: Lfd. Fr. Sa. X Nr. Gemeinde Aldenhoven Tertel, Lothar Bürgermeister 1 X Gemeinde Aldenhoven Froning, Dieter Ratsherr 2 X Gemeinde Aldenhoven Neulen, Leo Ratsherr 3 X Gemeinde Aldenhoven Paffen, Reinhard Ratsherr 4 X X Gemeinde Aldenhoven Wassenhoven, Udo Ratsherr 5 X X Gemeinde Titz Frantzen, Jürgen Bürgermeister 6 X X Gemeinde Titz Christian, Canzler Beigeordneter 7 X X Gemeinde Titz Paar, Helmut CDU 8 X Gemeinde Titz Vaehsen, JohannesWilli SPD 9 X Gemeinde Titz von Contzen, Gregor WIR 10 X Gemeinde Titz Waldrich, Christian Die Grünen 11 X X Gemeinde Titz Wasserberg, Hartmut FDP 12 X X Stadt Jülich Stommel, Heinrich Bürgermeister 13 X X Stadt Jülich Cremerius, Winfried FDP 14 X X Stadt Jülich Holzweiler, Achim Amt 10/11Organisator 15 X X Stadt Jülich Laufs, Jürgen Die Grünen 16 X X Stadt Jülich Schumacher, Richard Amt 10/11Organisator 17 X X Stadt Jülich Kolonko-Hinssen, Eva- Die Grünen Maria 18 X X Stadt Jülich Strauss, Detlef Eckhard Jül-Fraktion 19 X X Stadt Jülich Garding, Harald SPD 20 Stadt Jülich Bleser, Harald SPD 21 X Stadt Jülich Gunia, Wolfgang CDU 22 X 3. August 2011 X X X 3 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Stadt Linnich Witkopp, Wolfgang Bürgermeister 23 X X Stadt Linnich Barzen, Christoph Ratsherr 24 X X Stadt Linnich Flaskamp, Klaus Ratsherr 25 X X Stadt Linnich Hilfert, Karl-Heinz Ratsherr 26 X X Stadt Linnich Schmidt, Helmut Ratsherr 27 X X Stadt Linnich Schunck-Zenker, Marion Ratsfrau 28 X X Stadt Linnich Dr. Selter, Klaus Ratsherr 29 Allevo Metz, Stephan Kommunalberatung 30 X X Allevo Blauschke, Frank Kommunalberatung 31 X X 29 26 Gesamt: 3. August 2011 X 4 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 2. Einleitungsvortrag Nach der Begrüßung und Klärung des Ablaufs des Workshops wurde ein kurzer Einleitungsvortrag gehalten, um die grundsätzlichen Prinzipien und Möglichkeiten von interkommunalen Kooperationen darzustellen. Allevo|Kommunalberatung GmbH Städte Linnich und Jülich, Gemeinden Aldenhoven und Titz Workshop zur interkommunalen Zusammenarbeit Workshop am 22. und 23. Juli 2011 Allevo|Kommunalberatung: Frank Blauschke Stephan Metz 3. August 2011 5 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Allevo|Kommunalberatung Die Allevo|Kommunalberatung Standorte Meerbusch, Obersulm, Reichenbach ca. 35 Mitarbeiter/-innen seit bald 25 Jahren Kommunalberatung 4 Bereiche: • Strategie/ Steuerung/ Entwicklung • Finanzen/ Gebühren/ Beiträge • Organisation/ Personal/ Management • Seminare/ Qualifizierung/ Tagungen Meerbusch Nordrhein-Westfalen Reichenbach Sachsen Obersulm Baden-Württemberg Beratungsverständnis: • umsetzungsorientiert • prozessorientiert • beteiligungsorientiert Allevo|Kommunalberatung Organisatorisches Zeitrahmen: • Freitag 13:00 – 18:00 Uhr (Pause im Rahmen der offenen Arbeitsphase) • Samstag 9:00 – 16:00 Uhr (Pausen gegen 10:30/ 12:30) Dokumentation des Workshops 3. August 2011 6 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Allevo|Kommunalberatung Zielsetzungen des Workshops • mögliche Betätigungsfelder einer interkommunalen Kooperation benennen • klären, unter welchen Kriterien und in welchen Bereichen sich die Beteiligten eine Zusammenarbeit vorstellen/ nicht vorstellen können • Benennung der Herausforderungen, denen sich die beteiligten Kommunen in den verschiedenen Aufgabenbereichen stellen müssen • Entwicklung von Handlungsansätzen • Selbstverpflichtung und Erarbeitung eines Aktionsplans Allevo|Kommunalberatung Kooperationsfelder (Aufgaben) Kooperationspartner (Kommunen) Kooperationsformen 3. August 2011 7 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Allevo|Kommunalberatung Formen der Kooperation Austausch: Austausch: öffentlich-rechtliche öffentlich-rechtliche Vereinbarung: Vereinbarung: Austausch Austauschund undKoordination; Koordination;Zusammenarbeit Zusammenarbeitin in Arbeitsgruppen oder durch direkte Arbeitsgruppen oder durch direkteKontakte; Kontakte;Veränderung Veränderung von voninternen internenStrukturen Strukturennicht nichterforderlich erforderlich ein einPartner Partnererbringt erbringtLeistungen Leistungenfür füralle alleanderen; anderen;bspw. bspw. wenn einer der Partner die besseren Voraussetzungen wenn einer der Partner die besseren Voraussetzungenfür für die dieLeistungserbringung Leistungserbringungbereits bereitsvorhält vorhält Zusammenlegung: Zusammenlegung: Zusammenlegung Zusammenlegungvon vonÄmtern; Ämtern;bspw. bspw.gemeinsame gemeinsame Amtsverwaltung, Amtsverwaltung,aber aberauch auchim imAustausch Austauschmöglich möglich(bspw. (bspw. Usingen Usingen––Neu-Anspach) Neu-Anspach) eigener eigenerTräger: Träger: Gründung Gründungeines eineseigenen eigenenTrägers; Trägers;vor vorallem allemZweckverband, Zweckverband, aber aberauch auchbspw. bspw.gemeinsames gemeinsamesKommunalunternehmen Kommunalunternehmen Fusion Fusion (am (amweitreichendsten, weitreichendsten,aber aberkeine keineForm Formder derinterkommuinterkommunalen nalenKooperation Kooperationmehr) mehr) Allevo|Kommunalberatung Ablaufplan des Workshops - Freitag 1. Begrüßung, Organisatorisches [13:00] 2. Ziele der interkommunalen Kooperation [13:30] 3. Prinzipien der interkommunalen Kooperation [14:00] 4. Benennung der Bewertungskriterien [14:30] 5. Kooperationsmöglichkeiten [15:00] 6. „Infomarkt“ - Sammlung von Vorschlägen [16:00] 7. Ergebnisse vorstellen [17:05] 8. Bewertung nach den definierten Kriterien [17:45] 3. August 2011 8 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Allevo|Kommunalberatung Ablaufplan des Workshops – Samstag 9. Klärung weiteres Vorgehen [9:00] 10. Wo stehen wir als Kommune Integration in Einzelthemen 11. Ergebnis der Bewertung vom Vortag und Diskussion [9:15] 12. Gruppenarbeit 1 [10:00] 13. Vorstellung der Ergebnisse der Gruppenarbeit 1 [11:30] --- 12:00 Mittagspause --14. Vorstellung der Ergebnisse der Gruppenarbeit 2 [13:00] 15. Nicht bearbeitete Kooperationsfelder [14:00] 16. Priorisierung der Kooperationsmöglichkeiten [14:30] 17. Aktionsplan [15:15] Allevo|Kommunalberatung Ziele der interkommunalen Kooperation • Kostensenkung und optimierter Einsatz der knapp verfügbaren Finanzmittel, indem eine (noch) wirtschaftlichere Erledigung der Verwaltungsaufgaben erreicht wird • Gewährleistung einer hohen Qualität • Sicherstellung einer hohen fachlichen Kompetenz • Verbesserung der Vertretungsmöglichkeiten • Standardisierung von Geschäftsprozessen • gegenseitige Unterstützung • Einleitung gemeinsamer Entwicklungsprozesse, von denen alle Beteiligten nachhaltig profitieren • Bewältigung neuer Aufgaben • Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger nicht Ziel der intKoop, aber zu berücksichtigen?? kontrovers diskutiert! • Verbesserung der Zukunftsfähigkeit und der Entwicklungschancen der beteiligten Kommunen 3. August 2011 9 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Allevo|Kommunalberatung Prinzipien der interkommunalen Kooperation • ausschließlich freiwillige Beteiligung • Konzentration auf Aufgaben, die gemeinsam besser zu leisten sind • deutlich erkennbare Vorteile für jeden Beteiligten • gleichwertige Behandlung und Einbeziehung aller Beteiligten • Einhaltung der Verpflichtung bei einer Beteiligung • angemessene und ausgeglichene Verteilung von Nutzen und Kosten Zu den Voraussetzungen gehören die Pflege einer offenen Kommunikation und der Loyalität. Grundlage ist eine Vertrauensbasis, die mit der Entwicklung der Zusammenarbeit weiter wächst. 3. August 2011 10 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 3. Möglichkeiten der interkommunalen Kooperation Den Teilnehmern des Workshops wurde eine Liste mit möglichen Themenfeldern/ Aufgaben vorgestellt und ausgehändigt. Nr. Themenfeld/ Aufgabe Erläuterung A. Organisation, Personal, zentrale Dienste 01 Öffentlichkeitsarbeit/ Stadtmarketing bspw. gemeinsame Veröffentlichungen, gemeinsame Werbemaßnahmen 02 Internetdarstellung und virtuelles Rathaus/ eGovernment Unterstützung 03 Personalverwaltung Zahlbarmachung Entgelte und Bezüge, Abrechnung Dienstreisen, Qualifizierung usw. 04 Durchführung von Stellenbewertungen im Zusammenhang mit dem TVöD; bessere Konditionen bei externer Vergabe 05 Mitarbeiterqualifikation in der Regel über Studieninstitut, von daher nicht so relevant, aber relevant bei Inhouse-Seminaren 06 Informationstechnologie bspw. Hard- und Softwarebetreuung, Schulungen, Hintergrundarbeiten, Internetauftritte 07 Beschaffung gemeinsame Beschaffung, evtl. nur für ausgewählte Positionen gemeinsame Rahmenverträge gemeinsame Ausschreibungen (bspw. Versicherungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikation, Streusalz, Verkehrszeichen usw.) 08 Optimierung Papieroutput und Papierbeschaffung Leasingkonzept und Ausschreibung Kopierer, Drucker und Faxgeräte, Papierbeschaffung 09 Recht Rechtsberatung und Vertretung (evtl. Verständigung auf die gleichen Juristen) 10 Archivverwaltung Fachkraft für Archivverwaltung gemeinsam 11 Telefonservice Telefonvermittlung, Auskünfte usw. 3. August 2011 11 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Nr. Themenfeld/ Aufgabe Allevo|Kommunalberatung Erläuterung B. Finanzbereich 01 Buchführung gemeinsame Buchführung (vergleichbar mit externem Steuerberater) 02 Zahlungsabwicklung, Vollstreckung kommunaler Kassenverband C. Ordnungsbereich 01 Ordnungsamttätigkeiten bspw. gemeinsamer ordnungsbehördlicher Bezirk, Überwachung ruhender Verkehr, zentrale Bußgeldstelle 02 Feuerwehr bspw. Beschaffung, Einsatzpläne/ Einsätze, Brandschauen, Fahrzeuge, Geräte, Ausbildung 03 Zivil- und Katastrophenschutz Aufgabenerledigung an einer Stelle für alle 04 Veranstaltungsprogramm gemeinsamer Veranstaltungskalender, Abstimmung/ Koordination der Programme, evtl. auch gemeinsame Veranstaltungen D. Jugend, Soziales 01 Kitas bspw. Kita-Planung/ Bedarfsplanung, Angebotsvarianten (Pädagogik), Vertretungspool 02 Jugendarbeit bspw. Veranstaltungen, Betrieb von Einrichtungen 03 Prüfung von Unterhaltsansprüchen bspw. wechselseitig probeweise Akten durchsehen und unterstützend eingreifen 04 Solidarfonds für schwer erkrankte Personen, die Leistungen nach dem AsylbLG erhalten weil kostenaufwändige Behandlungen in der Lage sind, das Zahlenwerk des Sozialhaushaltes einer Kommune ins Wanken zu bringen 05 Nutzung von freien räumlichen Kapazitäten und von Mobiliar der anderen Kommune für Asylbewerber und Obdachlose E. Schule, Weiterbildung, Kultur 01 Schulen 3. August 2011 Schulbetrieb, Beschaffung, Schulsozialarbeit 12 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Nr. Themenfeld/ Aufgabe Erläuterung 02 gemeinsame Schulen bspw. über Schulzweckverband 03 Volkshochschule bspw. über VHS-Zweckverband 04 Schulentwicklungsplanung gemeinsame Schulentwicklungsplanung F. Planen, Bauen, Umweltschutz 01 Stadtplanung und Bauleitplanung bspw. Personal ausleihen für Erstellung von Bebauungsplänen, Erstellung FNP bspw. Verkehrsplanung 02 GIS inkl. Liegenschaftskataster gemeinsamer Softwareeinsatz (Datenerhebung, Erfassung und Bewirtschaftung) gemeinsamer Geodaten-Manager 03 Umweltschutz Veranstaltungen und Aktionen nur durch einen Mitarbeiter für beide Kommunen G. Immobilienmanagement 01 Gebäudemanagement auslagern als gemeinsamen Betrieb 02 kleinere Reparaturen im Bereich Gebäude („Hausmeisterverträge“) und Straßen gemeinsame Vergabe von Aufträgen oder eigenes Personal 03 Energie Energiemanagement – Energiewirte, Einsatz regenerativer Energien H. Bauhof 01 Bauhöfe gemeinsame Bauhofverwaltung, bspw. Gerätepools, Nutzung von Großgerät, Großflächen unterhalten, Spielplätze überprüfen, oder komplette Zusammenlegung I. Ver- und Entsorgung 01 Ver- und Entsorgung/ Infrastrukturgesellschaft 02 gemeinsames Abwasserwerk Infrastrukturgesellschaft zur Versorgung mit Strom, Gas, Wasser, ggf. auch zur Entsorgung J. Wirtschaftsförderung, Tourismus 01 Tourismus 3. August 2011 gemeinsame Vermarktung, Messestände, Broschüren usw. 13 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Nr. Themenfeld/ Aufgabe Erläuterung 02 gemeinsame Vermarktung von Bau- privat und Gewerbe land/ von Gewerbegebieten 03 Firmenübersicht Übersicht aller ansässigen Firmen 04 „Marktplatz“ für Ausschreibungen internetbasierter Marktplatz für Ausschreibungen K. Weitere Kooperationsmöglichkeiten 01 Wissenspool Erschließung und Bereitstellung von Wissen im gemeinsamen Intranet 02 Beobachtung von Fördertöpfen bspw. EU-Mittel; Informationen sammeln und weitergeben, Unterstützung bis hin zu Antragstellung und Verwendungsnachweis 03 Erarbeitung von Konzepten, bspw.: gemeinsame Arbeitsgruppen, Übernahme von Ausarbeitungen usw. - Leitbild - LOB - KLR - Ziele und Kennzahlen 04 Vergleichsringe 05 Durchführung europaweiter Ausschreibungen 06 zentrale Notdienste/ Bereitschaftsdienste 3. August 2011 Fallzahlen, Kosten, aber auch Arbeitsweisen usw. bspw. Ver- und Entsorgung, Ordnungsamt 14 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 4. Ideensammlung zu den Themenfeldern Nach der Vorstellung von möglichen Kooperationsthemen waren die Teilnehmer aufgerufen, konkrete Kooperationsvorschläge, Ideen zur Umsetzung sowie Chancen und Risiken für die Kooperationsfelder zu sammeln. In Form eines offenen „Infomarktes“ hatten die Teilnehmer etwa 45 Minuten zur Verfügung, um miteinander zu diskutieren und ihre Vorschläge und Anregungen in elf verschiedenen Kategorien zu sortieren. 4.1. Organisation, Personal, zentrale Dienste – Personalbörse (Ausschreibungen) – Stellenausschreibung – Lohnbuchhaltung – zentrale Mitarbeiterfortbildung – gemeinsame Mitarbeiterqualifikation – Abstimmung bei Weiterbildung – Personalangelegenheiten (Beihilfe- und Bezügeberechnung) – Mitarbeiteraustausch – Abstimmung über jährliche Beschaffungsmaßnahmen – Beschaffung – mehr Masse = günstiger? – Stellenbewertung – Vergleichsringe/ Kennzahlen – Archiv – IT – Telefonzentrale – Recht – gemeinsames Personalwesen – zentrale Personalverwaltung – zentrale Reisekostenabrechnung – eine gemeinsame Anwaltskanzlei – Rechnungsprüfungsamt – Organisationsarbeit (u. a. Geschäftsprozesse) 3. August 2011 15 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 4.2. Finanzbereich – Buchführung, Jahresabschluss und bessere Vergleichsmöglichkeiten – Vollstreckung – Vollstreckung – zentrale Finanzbescheide – Steuerbescheide gemeinsam erstellen – Kasse – gemeinsame Finanzverwaltung – Zentralisierung der Finanzverwaltung – Zahlungsabwicklung – gleiche Finanzsoftware – gemeinsame Kasse – gemeinsame Vollstreckung (Außen- und Innendienst) 4.3. Ordnungsbereich – gemeinsame Notfallauskunft – Bereitschaftsdienst – gemeinsame Rufbereitschaft im Ordnungsamt – Feuerwehr über Grenzen hinweg – Feuerwehrkooperation – gemeinsamer Katastrophenschutz – zeitliche Aspekte – Überwachung ruhender Verkehr – zentrale Steuerung und Beschaffung – ein Ordnungsamt – ein Rechtsamt 4.4. Jugend, Soziales, Senioren – Asylsachbearbeitung bündeln – gemeinsame Jugendfürsorge – gemeinsames Jugendamt – Konzept für Seniorenanlagen und -wohnungen 3. August 2011 16 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 4.5. Schule, Weiterbildung, Sport, Kultur – gemeinsame Schulentwicklung – gemeinsame Schulentwicklung – Schulentwicklung alternativlos – Schulverbände im Sekundarbereich – ein Archiv – gemeinsame Kulturveranstaltungen – Betrieb der Bäder – Denkmalschutz – VHS – Volkshochschule – gemeinsame VHS – eine VHS – Sportstättennutzungskonzept 4.6. Planen, Bauen, Umweltschutz – Bauleitplanung gem. Windkraft – Abstimmung Windkraftkonzentrationszonen – Gebäudemanagement 4.7. Gebäude-/ Immobilienmanagement – Hausmeisterpool – Hausmeisterpool – zentrales Immobilienkataster – Gebäudemanagement (kaufmännisch) – gemeinsames Gebäudemanagement und Unterhalt – zentrale Beschaffung – Kooperation im Umweltschutz – Umweltschutz – gemeinsamer Umweltschutz – Dichtheitsprüfung – Beitragsangelegenheiten – Ausschreibungen 3. August 2011 17 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation – gemeinsame Ausschreibungen – gemeinsame Beschaffung Allevo|Kommunalberatung 4.8. Bauhof und Tiefbau – Beerdigungen zentral organisieren – gemeinsame Straßenreinigung – Bauhofkooperation – Winterdienst – gemeinsamer Bauhof – Fuhrpark – Entfernung für gemeinsamen Bauhof zu groß 4.9. Ver- und Entsorgung – gemeinsame Ver- und Entsorgung 4.10. Wirtschaftsförderung, Tourismus – Gewerbeflächenportal – gemeinsame Ausgleichsflächen – Altlagenkataster (Vermarktung) – zentrale Beobachtung von Fördertöpfen – gemeinsames Beobachten von Fördertöpfen 4.11. Weitere Kooperationsmöglichkeiten – keine Benennung 3. August 2011 18 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 5. Auswahl von Kooperationsfeldern Aus der Gesamtliste möglicher Kooperationen identifizierten die Teilnehmer 18 Kooperationsfelder, die für eine interkommunale Kooperation in Frage kommen. Die Kooperationsfelder durften dann von jedem Teilnehmer anhand der Kriterien Realisierbarkeit, finanzieller Nutzen und qualitativer Nutzen bewertet werden. Die Themen VHS und Jugendamt werden bereits geprüft und wurden aus diesem Grund nicht bewertet. Nr. Kooperationsfeld 1 Personalverwaltung 2 Organisationsarbeit (Prozesse, Kennzahlen) 3 Zahlungsabwicklung/ Vollstreckung 4 Buchführung 5 Bereitschaftsdienste 6 Feuerwehr 7 Überwachung ruhender Verkehr 8 Umsetzung/ Fortschreibung SEP 9 Sonderaufgaben die selten vorkommen (bspw. Denkmalpflege) 10 Umweltschutz (bspw. Landschaftswarte) 11 Beitragsangelegenheiten 12 Gebäudemanagement 13 Hausmeisterpool 14 Bauhof 15 Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen 16 Flächenmanagement (Wohn-, Gewerbe- und Ausgleichsflächen, Altlagen) 17 Ver- und Entsorgung 3. August 2011 Realisierbarkeit finanzieller Nutzen qualitativer Nutzen 19 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Nr. Allevo|Kommunalberatung Kooperationsfeld Realisierbarkeit finanzieller Nutzen qualitativer Nutzen 18 Rechts- und Steuerberatung 19 VHS wird an anderer Stelle geprüft 20 Jugendamt wird an anderer Stelle geprüft Realisierbarkeit: finanzieller Nutzen: qualitativer Nutzen: 3 2 1 0 3 2 1 0 3 2 1 0 sehr hoch hoch niedrig ungeeignet sehr hoch hoch niedrig ungeeignet sehr hoch hoch niedrig ungeeignet Bei der Definition des qualitativen Nutzens gab es unterschiedliche Ansichten darüber, ob hiermit der Nutzen für den Kunden/ Bürger oder der Nutzen für die Verwaltung zu bewerten sei. 3. August 2011 20 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 6. Auswertung der Selbsteinschätzung der Kommunen Am Samstagvormittag wurden die Ergebnisse der Selbsteinschätzung präsentiert und mit den Teilnehmern beurteilt. Hierdurch gewannen die Teilnehmer nicht nur einen Einblick in die Einschätzung der anderen Kommunen, sondern konnten auch die Beweggründe für eine Akzeptanz bzw. Ablehnung eines bestimmten Kooperationsfeldes direkt miteinander diskutieren. Bewertung der Kooperationsfelder Kooperationsfeld 1 Personalverwaltung 2 Organisationsarbeit (Prozesse, Kennzahlen) 3 Zahlungsabwicklung/ Vollstreckung 4 Buchführung 5 Bereitschaftsdienste 3. August 2011 Aldenh. Linnich Jülich Titz Aldenh. Linnich Jülich Titz Aldenh. Linnich Jülich Titz Aldenh. Linnich Jülich Titz Aldenh. Linnich Jülich Titz Realisierbarkeit 2 2 2 2 3 2 3 2 2 2 2 3 2 3 3 2 3 1 3 1 2 2 2 3 2 2 3 3 2 2 2 2 2 3 3 2 2 3 2 3 2 3 2 3 2 2 3 1 3 3 2 1 2 3 3 2 2 3 1 3 2 3 2 2 2 1 1 2 2 2 2 3 1 3 2 1 3 2 3 3 2 3 2 3 3 3 1 2 3 3 2 3 3 3 finanzieller Nutzen qualitativer Nutzen 1 1 1 2 2 1 1 3 2 1 2 2 2 2 2 1 3 2 2 2 2 3 2 1 2 2 3 2 3 2 2 3 1 2 1 2 1 1 1 1 2 1 2 2 2 2 2 1 1 3 2 2 2 3 2 2 2 2 2 2 3 2 2 2 3 2 3 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 3 2 1 3 1 1 1 3 1 1 2 2 1 1 2 1 2 3 1 0 2 2 2 1 2 2 3 2 2 2 1 2 3 1 2 1 2 1 2 2 3 2 1 2 2 2 3 2 1 1 1 1 2 3 1 1 2 1 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 1 3 0 2 1 3 2 3 2 2 1 1 1 2 3 3 2 1 1 2 3 1 1 1 1 2 3 3 2 2 1 1 2 3 2 21 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Kooperationsfeld 6 7 8 9 10 11 12 3. August 2011 Aldenh. Linnich Feuerwehr Jülich Titz Aldenh. Überwachung ruhender Linnich Verkehr Jülich Titz Aldenh. Umsetzung/ Fortschrei- Linnich bung SEP Jülich Titz Aldenh. Sonderaufgaben die sel- Linnich ten vorkommen (bspw. Jülich Denkmalpflege) Titz Aldenh. Umweltschutz (bspw. Linnich Landschaftswarte) Jülich Titz Aldenh. Linnich Beitragsangelegenheiten Jülich Titz Aldenh. Linnich Gebäudemanagement Jülich Titz Allevo|Kommunalberatung Realisierbarkeit 2 1 2 2 1 0 1 2 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 3 3 3 3 2 3 2 2 3 3 1 0 0 3 2 3 2 0 3 1 3 2 3 1 2 2 1 3 3 2 3 1 2 2 2 0 1 2 1 2 2 1 2 3 2 3 3 3 3 2 1 3 2 2 2 1 3 2 3 2 3 1 1 2 2 3 2 2 1 2 2 3 0 1 2 2 3 3 3 2 3 2 3 2 2 3 2 1 3 2 2 2 2 3 2 3 2 2 2 0 2 2 3 3 3 1 2 1 2 3 2 1 2 2 finanzieller Nutzen qualitativer Nutzen 1 1 1 2 2 1 3 2 3 2 3 0 1 2 2 3 2 2 1 1 2 1 1 2 2 0 2 2 2 1 2 0 2 1 3 1 2 3 2 2 2 2 2 1 1 1 0 2 1 2 2 3 1 2 0 1 0 1 0 0 2 1 1 2 0 2 2 1 1 2 0 2 0 1 1 2 0 1 2 3 1 2 1 0 1 2 2 1 2 2 1 1 2 2 3 1 2 1 1 1 1 3 2 2 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 2 0 1 0 1 2 2 2 3 1 0 2 2 3 0 1 2 1 2 1 3 3 2 1 2 1 2 2 1 1 1 2 1 3 2 1 1 1 0 2 1 3 2 1 1 1 2 3 1 1 1 1 1 0 0 2 2 1 1 0 2 2 2 3 1 2 1 3 2 2 1 3 3 2 2 2 3 2 3 2 1 2 1 2 3 0 2 2 2 2 2 3 3 2 3 3 2 3 2 2 2 2 2 2 3 2 1 1 3 1 2 1 2 2 2 3 3 3 2 1 2 2 3 3 2 3 2 2 2 2 3 3 2 2 1 2 3 22 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Kooperationsfeld 13 14 15 16 17 18 3. August 2011 Aldenh. Linnich Hausmeisterpool Jülich Titz Aldenh. Linnich Bauhof Jülich Titz Aldenh. Beobachtung und Nut- Linnich zung von Fördertöpfen Jülich Titz Aldenh. Flächenmanagement (Wohn-, Gewerbe- und Linnich Ausgleichsflächen, Alt- Jülich lagen) Titz Aldenh. Linnich Ver- und Entsorgung Jülich Titz Aldenh. Rechts- und Steuerbera- Linnich tung Jülich Titz Allevo|Kommunalberatung Realisierbarkeit 3 3 2 3 1 1 2 1 3 3 2 1 0 2 3 0 2 2 2 1 1 3 3 1 1 2 1 3 1 2 2 1 2 1 2 3 1 2 1 3 3 3 3 2 3 2 3 3 3 1 2 3 2 3 3 3 1 3 2 3 3 3 3 2 1 2 2 2 2 1 1 2 1 1 2 3 2 1 2 0 1 3 1 2 0 1 1 3 1 0 1 1 1 2 0 0 2 1 2 3 2 2 1 2 2 2 3 2 2 2 2 3 3 1 2 1 2 finanzieller Nutzen qualitativer Nutzen 2 1 3 3 1 2 2 2 1 2 2 0 1 1 2 1 3 2 2 1 3 2 2 2 2 0 3 2 2 2 2 0 0 2 2 2 1 3 2 1 1 3 2 1 2 2 0 0 2 2 1 2 1 1 3 1 2 2 2 2 2 3 3 2 3 2 2 2 3 2 2 2 2 3 1 3 1 3 1 1 3 2 3 3 2 2 3 3 2 3 3 2 3 3 2 2 3 2 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 1 2 1 3 1 2 3 1 2 3 0 1 2 2 1 2 1 1 1 2 2 2 1 2 2 2 1 1 1 1 2 2 1 2 1 1 2 0 1 2 1 0 1 2 1 2 1 2 1 2 0 2 0 2 2 1 1 2 1 1 2 2 0 1 2 2 2 2 0 1 2 2 2 2 2 1 2 1 3 2 1 2 1 0 1 2 2 2 3 2 1 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 3 1 2 1 1 2 23 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 7. Priorisierung von Kooperationsfeldern Nach der Vorstellung und Bearbeitung der Selbsteinschätzung priorisierten die Teilnehmer die am Vortag identifizierten Kooperationsfelder. Jeder Teilnehmer bekam hierfür 3 Punkte, von denen maximal 2 Punkte an ein Kooperationsfeld vergeben werden konnten. Hierdurch konnte eine Rangfolge ermittelt werden. Bei gleicher Punktzahl teilen sich zwei oder mehr Kooperationsfelder einen Rang, da keine Bewertung bzw. Bevorzugung entstehen soll. Die ersten fünf Themen wurden zu diesem Zeitpunkt von den Teilnehmern für eine interkommunale Kooperation präferiert und sollten anschließend vertieft bearbeitet werden. Die Themen Feuerwehr und Ver- und Entsorgung wurden zurückgestellt, da die Teilnehmer nur ungenügende Möglichkeiten bzw. Realisierungschancen für eine interkommunale Kooperation gesehen haben. Nr. Kooperationsfeld Punkte Rang 1 Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen 15 1 2 Organisationsarbeit (Prozesse, Kennzahlen) 9 2 3 Beitragsangelegenheiten 9 2 4 Sonderaufgaben die selten vorkommen (bspw. Denkmalpflege) 8 4 5 Gebäudemanagement 8 5 6 Bereitschaftsdienste 6 6 7 Flächenmanagement (Wohn-, Gewerbeund Ausgleichsflächen, Altlagen) 4 7 8 Personalverwaltung 3 8 9 Rechts- und Steuerberatung 2 9 10 Buchführung 1 10 11 Überwachung ruhender Verkehr 1 10 12 Umsetzung/ Fortschreibung SEP 1 10 13 Bauhof 1 10 14 Umweltschutz (bspw. Landschaftswarte) 1 10 15 Zahlungsabwicklung 0 16 Hausmeisterpool 0 3. August 2011 24 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 8. Gruppenarbeit Die Themen Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen, Beitragsangelegenheiten, Organisationsarbeit, Gebäudemanagement und Bereitschaftsdienste wurden in kleinen Arbeitsgruppen weiter bearbeitet. Die Teilnehmer sollten „ihr“ Thema unter den Gesichtspunkten konkrete Kooperationsmöglichkeiten, Ideen zur Umsetzung (wie kann die Kooperation realisiert werden), Kooperationsform, Chancen und Risiken und was sind die nächsten Schritte? bearbeiten. Hierfür standen etwa 60 Minuten zur Verfügung. 8.1. Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen konkrete Kooperationsmöglichkeiten – Spezialisierung einzelner Kommunen oder Mitarbeiter Ideen zur Umsetzung (wie kann die Kooperation realisiert werden) – paritätische Kostenverteilung – Informationsbeschaffung/ -sammlung auf verschiedenen Ebenen (europäisch/national) – gleichmäßige Informationsverteilung durch Newsletter Kooperationsform – vertikale Zusammenarbeit über eine Stabstelle Chancen und Risiken – Einbeziehung der Politik – Lerneffekte in der Verwaltung – Hilfestellung für die Antragstellung (kontrovers) – Eigenmittelanteil problematisch – divergierende Interessen einzelner Kommunen – Überforderung der Mitarbeiter was sind die nächsten Schritte? – Im Kreis ist ein „Förderscout“ angestellt worden, auf dessen Know-how und Erfahrungen zunächst zurückgegriffen werden sollte 3. August 2011 25 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 8.2. Beitragsangelegenheiten konkrete Kooperationsmöglichkeiten – Schaffung vergleichbarer Qualifikationen – Bündelung von Aufgaben Ideen zur Umsetzung (wie kann die Kooperation realisiert werden) – zentrale Sachbearbeiter – Präsenz/ Ortsnähe – ein Rechtsanwaltsbüro für Klageverfahren – Festlegung eines Stichtages Kooperationsform – öffentlich-rechtliche Vereinbarung Chancen und Risiken – Optimierung zeitlicher Abwicklung – Krankheitsvertretung – einheitliche Software – Zinseffekt was sind die nächsten Schritte? – Arbeitsgruppe der beteiligten Bauämter – Kostenanalyse – Festlegung einheitlicher Bearbeitungsrichtlinien – Angleichung der Satzung Alternative: externe Vergabe 3. August 2011 26 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 8.3. Organisationsarbeit konkrete Kooperationsmöglichkeiten und Ideen zur Umsetzung (wie kann die Kooperation realisiert werden) – Organisatoren-Treffen – Bestandsaufnahme – Festlegung von Prozessen die untersucht werden sollen Kooperationsform – formlose Arbeitsgruppe – später öffentlich-rechtliche Vereinbarung Chancen und Risiken – Know-how – Bündelung von Aufgaben – Standardisierung – bessere Vertretung – Konzentration auf Kernaufgaben – Qualitätssteigerungen – mittel- bzw. langfristig kein Einkauf von externen Dienstleistern – Überforderung des vorhandenen Personals – Erstaufwand/ Transaktion – nicht „loslassen“ was sind die nächsten Schritte? siehe oben 3. August 2011 27 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 8.4. Gebäudemanagement konkrete Kooperationsmöglichkeiten – Bestandsaufnahme – technische Daten – kaufmännische Daten – Versicherungen – gemeinsame Datenhaltung – gemeinsame Hausmeisterverträge – Back-Office Ideen zur Umsetzung (wie kann die Kooperation realisiert werden) – gemeinsame Organisationsarbeit – Personal zusammenführen – dezentrale Ansprechpartner (Front-Office) – Vermietung Kooperationsform – GmbH, Zweckverband oder öffentlich-rechtliche Vereinbarung – steuerrechtliche Optimierung Chancen und Risiken – wirtschaftlichere Aufgabenerledigung – optimierte Bauunterhaltung – Kapazitätsplanung – Vermarktung – Kompetenzbündelung was sind die nächsten Schritte? – Ratsbeschluss – Machbarkeitsstudie – Beteiligungsrechte prüfen (bspw. PR) 3. August 2011 28 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 8.5. Bereitschaftsdienste konkrete Kooperationsmöglichkeiten – Ordnungsdienst – Versorgung (Straßen usw.) Ideen zur Umsetzung (wie kann die Kooperation realisiert werden) und Kooperationsform – öffentlich-rechtliche Vereinbarung, Zweckverband – Mandat – Delegation Chancen und Risiken – Einsparungen Personal- und Sachkosten – Angst vor Verlust von Einfluss was sind die nächsten Schritte? – Analyse der eigenen Situation (z. B. Fallzahlen usw.) – Suche/ Gespräche mit möglichen Partnern – Thema möglicherweise erweitern um Standesamt usw. – wird bei Brandschauen schon teilweise durchgeführt 3. August 2011 29 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 9. Gemeinsame Erarbeitung der weiteren Themen Die weiteren Themen wurden von allen Teilnehmern gemeinsam erörtert. Kooperationsfeld Zwischenergebnis und Ergänzungen aus der Diskussion zur Gruppenarbeit Personalverwaltung – Kooperationsmöglichkeiten durch Vertretung bei Krankheit – gemeinsame Datenbasis ist vorhanden – Themen: Beurlaubung, Stellenausschreibung, Reisekostenabrechnung, Beihilfeabrechnung, Kindergeld (teilweise schon extern), Weiterbildung – gemeinsame Servicestelle Personal nächste Schritte: – auf Basis des Pilotprojekts des Landes aufbauen und weiterentwickeln – durch die Verwaltung zu bearbeiten – gemeinsamer Kassenverband – unterschiedliche Finanzsoftware (Datev und Infoma) – hoher Schulungsbedarf – von der Verwaltung zu bearbeiten (Aufwand, Nutzen) Buchführung – siehe Zahlungsabwicklung Überwachung ruhender Verkehr – Einstellung einer gemeinsamen Politesse Umsetzung/ Fortschreibung SEP – Titz und Linnich arbeiten bereits zusammen – weitere Gespräche mit Aldenhoven und Jülich sollten folgen – insbesondere die Sekundarstufe II ist ein Thema – politische Gremien sind in der Diskussion Zahlungsabwicklung 3. August 2011 30 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung Kooperationsfeld Zwischenergebnis und Ergänzungen aus der Diskussion zur Gruppenarbeit Umweltschutz (bspw. Landschaftswarte) – intensivere Zusammenarbeit mit den übergeordneten Behörden – Bereitstellung von Ausgleichsflächen – Auflistung der Themen und spezifische Auswahl eines Mitarbeiters/ Kommune – zentrale Beratung für Bürger/ Unternehmen – Abstimmung bei der Ausweisung Windkraftkonzentrationszonen – in Verbindung mit dem Gebäudemanagement zu bearbeiten – gemeinsames Gewerbegebiet – Sammlung und Darstellung sämtlicher Flächen, Daten und Informationen in einem gemeinsamen Portal – schnellere und bessere Hilfestellungen für Investoren – auf Basis einer informellen Zusammenarbeit – Fernziel ist ein Spezialist für alle vier Kommunen (für allgemeine Fragen) – bspw. Gerätepool – fehlende Fachkompetenz könnte ausgeglichen werden – verschiedene Arbeitgruppen und Spezialisten – kein direktes Zugriffsrecht mehr (Politik, Bürgermeister) – Bauhof als Eigenbetrieb – bspw. Anstalt öffentlichen Rechts – Kooperationsfelder: Verleihung Straßenreinigungsmaschine, Winterdienst – Jülich hat derzeit keine Kapazitäten im Personalbereich und eine hohe Maschinenauslastung – saisonale Spitzen und eingespielte Teams – möglicherweise gemeinsame Beschaffung – politischer Wille zur Kooperation ist vorhanden – dem Entscheidungsprozess ist ggf. eine Machbarkeitsstudie vorzuschalten – Auflistung der Themen und spezifische Auswahl eines Mitarbeiters/ Kommune – auf Basis einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung Hausmeisterpool Flächenmanagement Rechts- und Steuerberatung Bauhof Sonderaufgaben die selten vorkommen 3. August 2011 31 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 10. Priorisierung Nach der Gruppenarbeit wurden die weiteren Themen mit allen Teilnehmern gemeinsam erörtert. Im Anschluss waren die Teilnehmer erneut aufgefordert, die Kooperationsfelder zu priorisieren. Dabei wurde beschlossen, die Themen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung voneinander zu trennen, so dass im zweiten Durchgang ein Thema mehr zur Verfügung stand. Wie im ersten Durchgang erhielt das Kooperationsfeld Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen die meisten Punkte. Die weiteren Plätze verschoben sich teilweise deutlich. Das Thema Sonderaufgaben die selten vorkommen (bspw. Denkmalpflege) rutschte vom zweiten auf den elften Rang. Nr. Kooperationsfeld Punkte Rang 1 Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen 20 1 2 Organisationsarbeit (Prozesse, Kennzahlen) 16 2 3 Gebäudemanagement 16 2 4 Beitragsangelegenheiten 15 4 5 Vollstreckung 14 5 6 Personalverwaltung 10 6 7 Bereitschaftsdienste 9 7 8 Bauhof 7 8 9 Flächenmanagement (Wohn-, Gewerbeund Ausgleichsflächen, Altlagen) 6 9 10 Umweltschutz (bspw. Landschaftswarte) 5 10 11 Überwachung ruhender Verkehr 3 11 12 Umsetzung/ Fortschreibung SEP 3 11 13 Sonderaufgaben die selten vorkommen (bspw. Denkmalpflege) 3 11 14 Rechts- und Steuerberatung 1 14 15 Zahlungsabwicklung 0 16 Buchführung 0 17 Hausmeisterpool 0 3. August 2011 32 Aldenhoven, Linnich, Jülich und Titz: Workshop zur interkommunalen Kooperation Allevo|Kommunalberatung 11. Aktionsplan Die Themen Beobachtung und Nutzung von Fördertöpfen, Gebäudemanagement, Organisationsarbeit, Beitragsangelegenheiten und Vollstreckung wurden von den Teilnehmern des Workshops als mögliche interkommunale Kooperationsfelder identifiziert, die in den nächsten Monaten geprüft und ggf. umgesetzt werden sollten. Aufgrund der Komplexität des Themas Gebäudemanagement bestand Einigkeit darüber, dass zunächst mit externer Hilfe eine Machbarkeitsstudie erfolgen muss. Hierfür sollen die vier Bürgermeister der beteiligten Kommunen eine gemeinsame Empfehlung formulieren und den Räten vorlegen. Die Beschlussfassung ist für die erste Beratungsrunde (nach den Sommerferien) geplant. 3. August 2011 33