Sitzungsvorlage (Antworten bzgl. Fragenkatalog Arbeitsgruppen Fraktionen zum Haushalt 2017)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Jülich, 08.05.2017 Beantwortung der Fragen der Arbeitsgruppen der Fraktionen zum Haushaltsentwurf 2017 Bezug: E-Mail Frau Gruben vom 18.04.2017 für die Arbeitsgruppe „Städtische Liegenschaften/Bauwesen“ und E-Mail des Herrn Radermacher vom 18.04.2017 für die Arbeitsgruppe „Personal“ Bezug nehmend auf die o.a. Mails wird zu den Fragen der Arbeitsgruppen wie folgt Stellung genommen bzw. werden folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt. Details sollten in persönlichen Gesprächen mit den zuständigen Fachbereichen geklärt werden. Bereitgestellte Unterlagen:         GPA-Bericht Überörtliche Prüfung (Personalwirtschaft und Demografie der Stadt Jülich im Jahr 2015) Dokumentation Workshop zur interkommunalen Kooperation am 22. und 23.07.2011 in Jülich Vorlage Nr. 162/2016 „Anmietung von Büroraum sowie Einrichtung eines Bürgerbüros“ Vortrag Arbeitskreis EDV vom 16.01.2017 Beantwortung Fragen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 08.03.2017 zu den Haushaltsberatungen Beantwortung Fragen der SPD-Fraktion im Rat der Stadt Jülich zum Haushalt 2017 vom 01.03.2017 Anmerkungen zur Personalentwicklung (PE) bei der Stadt Jülich vom 18.06.2015 Schreiben des BEM bzgl. Maßnahmen, die ergriffen wurden, um den Krankenstand bei der Stadt Jülich zu senken vom 25.04.2017 Fragen der Arbeitsgruppe „Städtische Liegenschaften/Bauwesen“  Wird die Einrichtung eines Bürgerbüros weiter geplant? Da die ursprüngliche Planung eines eigens strukturierten (ganzheitlichen) Bürgerbüros, die mit der Vorlage Nr. 162/2016 vorgestellt wurde, vom Stadtrat abgelehnt wurde, stehen aktuell Überlegungen zu einer verkleinerten Version eines Bürgerbüros im räumlichen Bestand an. Im Rahmen der räumlichen und finanziellen Möglichkeiten sollen zumindest einige positive Effekte eines Bürgerbüros verwirklicht werden. Mit den in den Haushalt eingestellten Mitteln (= 44.500 Euro) sollen die gem. beigefügtem Schreiben (= Beantwortung der Fragen der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen zum Haushalt 2017) beschriebenen Maßnahmen finanziert werden.  Wenn ja, welche Anforderungen (räumlich und inhaltlich) werden hieran gestellt? Die räumlichen Anforderungen siehe Ausführungen zur vorstehenden Frage. Inhaltlich wird auf die v. g. Vorlage verwiesen. Diese soll inhaltlich sukzessive, soweit wie möglich, umgesetzt werden. Fragenkatalog bzw. Übersicht der benötigten Dokumente der AG Personal  Einführung bzw. Ausbau von E-Government Hierzu wird auf die Sitzung des Arbeitskreises EDV am 16.01.2017 verwiesen. Der in der Sitzung vorgetragene und den Mitgliedern des Arbeitskreises zur Verfügung gestellte Vortrag ist als Anlage beigefügt.  Maßnahmen gegen hohen Krankenstand Eingliederungsmanagement/Betriebliches Gesundheitsmanagement (Betriebliches Siehe beigefügtes Schreiben des BEM vom 25.04.2017 bzgl. Maßnahmen, die ergriffen wurden, um den Krankenstand bei der Stadt Jülich zu senken.  Interkommunale Zusammenarbeit Die Stadt Jülich praktiziert eigeninitiativ interkommunale Zusammenarbeit in folgenden Bereichen: - - Schulsupport (aktuell im Nordkreis mit den Kommunen Aldenhoven, Linnich, Niederzier, Titz und im Südkreis mit den Kommunen Kreuzau und Nideggen – unter dem Dach der KDVZ Rhein-Erft-Rur, federführend koordiniert durch die Stadt Jülich. In Gesprächen ist man mit den Kommunen Heimbach, Inden und Merzenich. VHS Jülicher Land mit den Kommunen Aldenhoven, Linnich und Titz Personalabrechnung mit der Gemeinde Titz gemeinsamer Brandschutztechniker für Brandschauen, zurzeit aus Niederzier gegenseitige Personalgestellungen im Bedarfs-/Notfall, wie z. B: Standesamt Schulzweckverband Schirmerschule, jetzt auf Kreisebene Berufsinformationsmarkt mit den Kommunen Aldenhoven, Linnich und Titz interkommunales Gewerbegebiet mit den Kommunen Titz und Niederzier KDVZ als Zweckverband  Gemeinsame Leitung der Musikschule (Jülich/Niederzier) Eine gemeinsame Leitung wurde bislang nicht thematisiert. Man befindet sich jedoch in Gesprächen bzgl. kooperativer / interkommunaler Zusammenarbeit.  Gemeinsame Beschäftigung von Fachkräften/Spezialisten (z.B. Rechtsreferent etc.) Siehe Interkommunale Zusammenarbeit, darüber hinaus bisher nicht.  Regenerationsplanung (z.B. Zurruhesetzungen, frei werdende Stellen, Versetzungen usw. ) Bei freiwerdenden Stellen erfolgt zunächst eine Aufgabenkritik und es werden Überlegungen zur Änderung von Organisationstrukturen angestellt. Stetig werden die Prozessabläufe hinterfragt/optimiert. Durch permanente, bedarfsgerechte Ausbildung wird zumindest versucht, die planbaren Personalfluktuationen ohne spürbaren Wissensverlust zu kompensieren. Im Rahmen von internen Ausschreibungen besteht die Möglichkeit, sich auf freie Stellen zu bewerben und sich weiterzuentwickeln. Im Übrigen wird auf die nachstehenden Ausführungen zum Personalentwicklungskonzept verwiesen.  Personal aus endenden Projekten (z.B. geplante Weiterverwendungen etc.) In der Regel werden Projekte vom Stammpersonal übernommen. Oftmals ist es so, dass die Projektarbeit zum Sachgebiet gehört. Auslaufende Projekte werden durch neue abgelöst, so dass die Personalkapazitäten entsprechend weiter genutzt werden. In einigen Fällen ist es so, dass für die Durchführung konkreter Projekte (meist Drittmittelfinanziert, mit der Bedingung, zusätzliche Personalressourcen zu schaffen) zusätzliche Kapazitäten bereitgestellt werden. Sofern die Projekte nach der Befristung weiter gefördert werden, erfolgt eine Verlängerung der Beschäftigung. Fällt die Förderung weg, läuft der Vertrag aus. Ferner ist im Einzelfall zu entscheiden, ob Projekte als Daueraufgabe etabliert werden und ob eine Weiterbeschäftigung der zuständigen Mitarbeiterin bzw. des zuständigen Mitarbeiters erfolgen kann. Beispiele für Projekte mit arbeitsvertraglicher Befristung: - Beatrix Lenzen (Quartiersmanagement) Reguläre Beschäftigung der Mitarbeiterin mit 30 Wochenarbeitsstunden. Hinsichtlich des Quartiersmanagements gibt es aktuell noch keine konkreten Überlegungen. Das Projekt läuft noch bis zum 28.02.2018 mit der Option auf Verlängerung. - Elisabeth Fasel-Rüdebusch (Schulsozialarbeit) Frau Fasel-Rüdebusch ist vollzeitbeschäftigt und fungiert mit 6 Wochenarbeitsstunden als Teamleiterin im Bereich der Schulsozialarbeit. Dieses Projekt wird seitens des Landes NRW aktuell bis zum 31.12.2017 gefördert. Entsprechend wurde die Befristung für das Stundenkontingent vorgenommen. Aktuell laufen Überlegungen beim Land NRW, die Schulsozialarbeit ein weiteres Jahr zu fördern. Für den Zeitraum der Förderung würde eine entsprechende Verlängerung des Stundenanteils vorgenommen. - Frau Nadine Jansen (Schulsozialarbeiterin), Herr Thomas Feldmann (Schulsozialarbeiter) Die Verträge mit der Schulsozialarbeiterin/dem Schulsozialarbeiter wurden entsprechen der Förderungsdauer durch das Land befristet. Bei einer Fortsetzung der Förderung würde eine entsprechende Verlängerung der Verträge erfolgen. - Sebastian Ross (Klimaschutzmanagement) Das Projekt wird durch das Bundesministerium für Umwelt gefördert und zwar für einen Zeitraum von 3 Jahren. Entsprechend wurde der Arbeitsvertrag mit Herrn Ross befristet (= Vertragsende: 14.09.2018). Überlegungen für die Zeit nach dem Projektablauf wurden noch nicht angestellt.  Der aktuelle Sachstand bzw. das aktuelle Personalkonzept der Stadtverwaltung Jülich Diesbezüglich wird auf die Beantwortung der Fragen der SPD-Fraktion vom 01.03.2017 (s. Anlage) verwiesen.  Der Ergebnisbericht zur Untersuchung einer gemeinsamen Leitung bzw. der Gründung eines „Maschinenrings“ der Bauhöfe der Städte Jülich und Linnich Im November 2008 haben diesbezüglich Gespräche mit Herrn Bürgermeister Wittkopp und dem Herrn Beigeordneten Corsten stattgefunden. Seitens der Stadt Jülich waren Herr Bürgermeister Stommel, Herr Technischer Beigeordneter Schulz, Herr Bauhofleiter Danz und vom Haupt- und Personalamt Herr Schumacher eingebunden. Die grundsätzlichen Möglichkeiten einer interkommunalen Zusammenarbeit wurden besprochen und ein möglicher Handlungsleitfaden abgestimmt. Grundsätzlich galt es festzustellen, dass es in beiden Bauhöfen keine personellen Überkapazitäten gibt. Auch die Maschinenauslastungen liegen an der Kapazitätsgrenze. Probleme wie ein eingeschränktes Direktions- und Weisungsrecht, die Verständigung auf Mindeststandards, zeitgleiche Bedienung bei insbesondere z.B. besonderen Wetterlagen (plötzlicher Wintereinbruch, Starkregen, Sturm), Interessenskonflikte in der Prioritätensetzung wurden angesprochen. V.g. Themen wären nur im Rahmen einer neutralen und unabhängigen Leitung des Bauhofes und in einem strikt eizuhaltenden Auftraggeber/Auftragnehmerverhältnis sicherzustellen. Im Nachgang wurde die Möglichkeit der interkommunalen Zusammenarbeit beidseitig nicht weiterverfolgt. gez. BM Fuchs