Sitzungsvorlage (amt10_11_schreiben_anlage3. Vorlage 162-2016)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: 10/11 Jülich, 22.04.2016 nichtöffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 162/2016 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 04.05.2016 Stadtrat 12.05.2016 Haupt- und Finanzausschuss 19.05.2016 Haupt- und Finanzausschuss 06.06.2016 TOP Ergebnisse Anmietung von Büroraum sowie Einrichtung eines Bürgerbüros Anlg.: 10/11 Orga 10/11 Kämmerer 23 34 Dez. II Dez. III SD.Net Beschlussentwurf: Der Stadtrat beschließt für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren die Anmietung von Büroräumen in 52428 Jülich, Große Rurstraße 40 (zurzeit Geschäftsstelle der Barmer-GEK und HUKCoburg) zwecks Einrichtung eines Bürgerbüros. Begründung: Um den Bürgerservice zu verbessern, wird seitens der Verwaltung seit Jahren die Einrichtung eines Bürgerbüros überprüft. Bisher fehlte es jedoch immer wieder an den räumlichen Möglichkeiten. Das Einrichten eines Bürgerbüros entspricht auch den aktuellen Erkenntnissen und Empfehlungen der Gemeindeprüfanstalt, kurz: GPA (die letzte Prüfung des Bereichs „Einwohnermeldeamt“ erfolgte in 2015, der Abschlussbericht steht noch aus), wonach Auslastungsschwankungen bei den Beschäftigten des Einwohnermeldeamtes durch Ansiedelung weiterer Aufgaben (z. B. Fundangelegenheiten, An- und Abmeldung von Hunden, Müllbehältern, die Ausstellung von Fischereischeinen) nivelliert werden sollten. Da innerhalb des Rathauses hierfür nach wie vor keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen und vielmehr aufgrund jüngster Entwicklungen und zusätzlicher Aufgabenstellungen (z. B: Flüchtlingsbetreuung, Etablierung eines Klimaschutzmanagements) zusätzlicher Bedarf an Büroraum besteht, wurde nach einer geeigneten Gewerbeimmobilie Ausschau gehalten. Aufgrund der räumlichen Nähe zum Rathaus, der Infrastruktur, der Nähe zum Stadtzentrum (= Aspekt der Innen- stadtbelebung) sowie des Zuschnittes erscheinen die ab 01.10.2016 anmietbaren Räumlichkeiten in der Großen Rurstraße 40 geeignet. In Rede steht das Erdgeschoss des Wohn- und Geschäftshauses, in dem sich zurzeit Geschäftsstellen der Barmer-GEK (Großraumbüro sowie weitere Räume, die als Büro, Archiv oder Aufenthaltsraum genutzt werden) sowie der HUK-Coburg befinden. Die Größe der Räumlichkeiten beträgt ca. 255,00 qm. Der Mietpreis liegt aktuell bei 9,50 Euro je qm. Zum Mietobjekt gehören 3 Stellplätze in der gebäudeeigenen Tiefgarage zu einem monatlichen Mietpreis von insgesamt 50,00 Euro sowie ein Kellerraum. Daraus ergibt sich eine monatliche Gesamtmiete von 2.472,50 Euro (bezogen auf den 5-Jahres-Mietzeitraum 148.350,00 Euro). Nach Ablauf von 3 Jahren und 6 Monaten besteht die Option, den Mietvertrag um weitere 3 Jahre zu verlängern. Das Geschäftshaus verfügt über einen eigenen Zugang, einen Aufzug sowie über eine nach Geschlechtern getrennte Toilette, die sowohl von den Besucherinnen und Besuchern als auch von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden könnte. Die Räumlichkeiten sind barrierefrei. Die Barmer-GEK und die HUK beenden die Nutzung ihrer Räumlichkeiten jeweils zum 30.06.2016. Wird als Beginn für die Eröffnung des Bürgerbüros der 01.10.2016 festgelegt, könnten nach Vereinbarung einer Mietbeteiligung mit den genannten Organisationen bereits vorab die Räumlichkeiten genutzt werden, um die erforderlichen Umgestaltungs- und Installationsmaßnahmen vorzunehmen (denkbar wäre dies beispielsweise ab 01.08.2016). Vom Zuschnitt sind die Räumlichkeiten geeignet, um ein Bürgerbüro zu realisieren. Im vorderen Bereich (derzeit von der HUK-Coburg genutzt) besteht die Möglichkeit, eine Wartezone einzurichten. Zur Steuerung des Besucherstroms soll dort eine Personenaufrufanlage installiert werden, die um ein softwarebasiertes Online-Terminmanagementmodul ergänzt werden soll. Die Möglichkeit der Terminvergabe wird auch seitens der GPA positiv gesehen. Die GPA merkt an, dass perspektivisch betrachtet die öffentliche Verwaltung die gleichen Aufgaben mit immer weniger Personal bewältigen müsse. Sie empfiehlt, die Wochenöffnungszeiten des Einwohnermeldeamtes zusätzlich über Terminvergaben zu strukturieren, da dadurch in der Regel eine bessere Planbarkeit des täglichen Geschäfts erreicht werde. Für ein kombiniertes Personenaufruf- und Terminvergabesystem entstehen einmalige Kosten in Höhe von rd. 12.000,00 Euro sowie monatliche Kosten von bis zu 110,00 Euro (die Höhe variiert, je nachdem welche Module zum Einsatz kommen). Des Weiteren soll im Eingangsbereich eine Multifunktionstheke eingerichtet werden (vergleichbar mit der Servicetheke des Neuen Rathauses), um einfachere Routinetätigkeiten (Ausgabe von gelben Säcken und Beistellsäcken, Erteilung allgemeiner Auskünfte, Herausgabe von Formularen, Erklärungen zu benötigten Unterlagen, Beglaubigungen etc.) abwickeln zu können. Im sich anschließenden Großraumbüro sollen 4 Arbeitsplätze eingerichtet werden, die aus Datenschutzgründen durch geeignete Trennwände zu separieren sind. Ob die in der Geschäftsstelle der Barmer-GEK vorhandene Möblierung – zumindest in Teilen – übernommen werden kann, muss noch geklärt werden. Alsdann kann entschieden werden, in welchem Umfang Beschaffungen erforderlich sind. Der vorhandene Aufenthaltsraum (Teeküche) soll auch künftig als solcher genutzt werden. In einem weiteren Raum soll ein Arbeitsplatz zum Führen vertraulicher Gespräche eingerichtet werden. Der rückwärtige Raum, der von der aktuellen Mieterin als Archivraum genutzt wird, soll mit zwei weiteren Arbeitsplätzen ausgestattet werden, um dort Back-Office-Tätigkeiten erledigen zu können. Ein Tresor zur Lagerung der Ausweise und Pässe könnte ggf. im zum Objekt gehörenden Kellerraum aufgestellt werden. Die in den Räumlichkeiten vorhandenen DV-Leitungen könnten für die Zwecke des Bürgerbüros genutzt werden. In begrenztem Umfang müsste das Leitungsnetz ergänzt werden (beispielsweise im derzeitigen Archivraum sowie in der geplanten Wartezone). Des Weiteren ist eine Anbindung der Räumlichkeiten an das Neue Rathaus via LWL zu realisieren. Die Kosten für diese Anbindung belaufen sich seitens der Stadtwerke Jülich GmbH inkl. Erdarbeiten einmalig auf ca. 4.500,00 Euro. Die jährliche Leitungsmiete liegt bei rd. 425,00 Euro. Zudem ist eine Anbindung an die TelefonanSitzungsvorlage 162/2016 Seite 2 lage des Neuen Rathauses via VOIP geplant. (verursacht keine internen Telefongebühren und benutzt den Zentralanschluss 63-0) Diese wird Kosten von rd. 7.500,00 Euro verursachen. Das Dienstleistungsportfolio soll zunächst folgende Bereiche umfassen: - Melde- und Passangelegenheiten Ausgabe von Antragsformularen Beglaubigungen Verkauf des Mietspiegels Verkauf von Beistellsäcken Herausgabe von gelben Säcken Führungszeugnisse In einem weiteren Schritt sollen zusätzliche Dienstleistungsangebote, wie z.B. Fischereischeine, An- und Abmeldung von Hunden, Fundangelegenheiten, Bewohnerparkausweise hinzukommen. Eine Erweiterung um externe Angebote (z.B. Stromanmeldung Stadtwerke) ist denkbar. Das Aufgabenportfolio soll regelmäßig hinterfragt und den Anforderungen angepasst werden. Für das Bürgerbüro sind zusätzliche Öffnungszeiten geplant. Neben den aktuellen Öffnungszeiten des Einwohnermeldeamtes soll ein zusätzliches Angebot für samstags geschaffen werden und zwar von 09:00 Uhr bis 13:00 Uhr. Die Mitarbeiterinnen des Einwohnermeldeamtes sollen insgesamt ihren Dienst im neuen Bürgerbüro verrichten. Der Einsatz weiterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist vom Umfang des Dienstleistungsangebots abhängig. Der Einsatz des Personals soll in Form eines rotierenden Systems erfolgen. Eine sinnvolle Nutzung der im Rathaus freiwerdenden Räumlichkeiten ist gewährleistet. Durch verschiedene interne Umzüge wird es möglich, Fachbereiche sinnvoll zusammenzuführen und publikumsintensive Bereiche im Eingangsbereich zu bündeln. Des Weiteren entstünde der positive Effekt, dringend benötigten Archivraum zu schaffen. Aus Gründen des Brandschutzes müssen noch Archivalien, die auf dem Dachboden des Neuen Rathauses eingelagert sind, anderweitig untergebracht werden. Freiwerdende Kellerräume könnten bei Anbringung von Archivregalen hierfür sinnvoll und optimiert genutzt werden. Überschlägige Kostenbetrachtung: a) Einmalige Kosten Personenaufruf- und Terminvergabesystem Erdarbeiten LWL Anbindung an die Telefonanlage des Rathauses Möblierung Summe 12.000,00 Euro 4.500,00 Euro 7.500,00 Euro s.u. 24.000,00 Euro b) Laufende Kosten monatliche Miete Monatliche Hostingkosten etc. Terminvergabesystem Monatliche Leitungsmiete LWL Summe Sitzungsvorlage 162/2016 2.475,00 Euro 110,00 Euro 36,00 Euro 2.621,00 Euro Seite 3 Bezogen auf einen 5-Jahres-Zeitraum ergeben sich so 24.000 Euro zuzüglich 157.260,00 Euro, d.h. insgesamt 181.260,00 Euro. Bei einer 8-Jahres-Betrachtung liegen die Gesamtkosten bei 275.616,00 Euro. Nicht berücksichtigt werden konnten bislang die Kosten für die Möblierung. Es stehen noch Verhandlungen aus, inwieweit eine Übernahme der bestehenden Möblierung und Ausstattung mit Trennwänden möglich ist und wenn ja, zu welchem Preis. In jedem Fall ist eine Beschaffung von Besucherstühlen erforderlich. Für 40 Stühle liegen die Gesamtkosten bei rd. 4.000,00 Euro. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: x nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: x Mitbestimmung Mitwirkung nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein ja nein ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: Sitzungsvorlage 162/2016 x Gleichstellungsbeauftragte und Personalrat wurden in einem informellen Gespräch bereits unterrichtet und werden im weiteren Verfahren eingebunden. Seite 4