Sitzungsvorlage (amt10_11_schreiben_anlage5. Beantwortung Anfrage Grünen zum Haushalt 2017 - Einrichtung Bürgerbüro)

Amt 10/11 – Organisation – Kra. 08.03.2017 Haushaltsberatungen – Fragen der Grünen Fraktion hier: Bürgerbüro Nachdem der Vorschlag, ein Bürgerbüro in den Räumlichkeiten der Barmer BEK einzurichten, vom Stadtrat abgelehnt wurde, wird nunmehr die Einrichtung eines Bürgerbüros im Foyer des Neuen Rathauses geplant. Da es sich bei dem Vorhaben nicht um ein vorübergehendes Projekt, sondern um eine Investition in die Zukunft handelt, werden organisatorische und gestalterische Maßnahmen erforderlich, damit ein bürger- und mitarbeiterfreundliches Ambiente und eine den Anforderungen an ein Bürgerbüro gerecht werdende Ausstattung geschaffen werden kann. Die im Haushalt 2017 veranschlagten Beträge wurden unter Beachtung des Grundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit wie folgt errechnet: 1. 111012006 Neuanschaffungen Einrichtung etc. Die veranschlagten Mittel setzten sich aus den Kosten für ein Personenaufruf- und Terminvergabesystem und die Möblierung von Büros zusammen. Zur Steuerung des Besucherstroms soll eine Personenaufrufanlage installiert werden, die um ein softwarebasiertes Online-Terminmanagementmodul ergänzt werden soll. Die Möglichkeit der Terminvergabe wird auch seitens der GPA positiv gesehen. Die GPA merkt an, dass perspektivisch betrachtet die öffentliche Verwaltung die gleichen Aufgaben mit immer weniger Personal bewältigen müsse. Sie empfiehlt, die Wochenöffnungszeiten des Einwohnermeldeamtes zusätzlich über Terminvergaben zu strukturieren, da dadurch in der Regel eine bessere Planbarkeit des täglichen Geschäfts erreicht werde. In Teilen wird eine neue Möblierung der Büros erforderlich, da das Mobiliar veraltet (nicht in der Höhe verstellbar) ist und zudem zur Abdeckung der Servicezeiten im Bürgerbüro ein rotierendes System ohne feste Arbeitsplätze für die Beschäftigten vorgesehen ist und somit in der Höhe individuell anpassbare Tische zur Verfügung gestellt werden sollten, die ein ergonomisches Arbeiten ermöglichen. - Personenaufruf- und Terminvergabesystem Möblierung Büros (Schränke, Tische etc.) 12.000 € 10.000 € 22.000 € 2. 5215042 Umbaumaßnahmen Damit ein ansprechendes und einladendes Gesamtbild entsteht und die Abläufe optimal gestaltet werden können, sind verschiedene Bau-/Unterhaltungsmaßnahmen ratsam: Vor dem Hintergrund der Einrichtung eines Multifunktionsschalters in einem der Büros soll dort eine Glastüre eingebaut werden, die Einsicht ermöglicht jedoch die erforderliche Diskretion wahrt. Der Multifunktionsschalter dient der Abwicklung einfacher Routinetätigkeiten (Erteilung allgemeiner Auskünfte, Herausgabe von Formularen, Erklärungen zu benötigten Unterlagen, Beglaubigungen etc.). Darüber hinaus ist in Teilen ein neuer Wandanstrich erforderlich, um den Gesamteindruck zu verbessern. Zudem sind teilweise neue Lamellenanlagen notwendig, damit ein ausreichender Schutz des Arbeitsplatzes vor Sonneneinstrahlung gewährleistet werden kann. - Glastüre für das Büro des Multifunktionsschalters Wandanstrich Lamellenanlagen 5.000 € 3. 5255104 Nicht-Vermögenswirksame Neuanschaffungen Einrichtung Wie bereits unter Punkt 1 dargestellt ist zum Teil eine neue Möblierung der Büros erforderlich. Neben den o.g. Tischen und Schränken sind auch Container für die Beschäftigten sowie Besuchertische und -stühle notwendig. - Möblierung Büros (Container, Besuchertische und -stühle etc.) 7.500 € 4. 5255105 Nicht-Vermögenswirksame Neuanschaffungen Einrichtung Wartezone Die veranschlagten Mittel in Höhe von 10.000 € sind für die Einrichtung einer Wartezone im Foyer des Neuen Rathauses vorgesehen. Konkret sollen einheitliche und den Anforderungen des Brandschutzes genügende Sitzgelegenheiten beschafft werden, die anders als derzeit einer großen Besucherzahl Platz bieten. - Sitzgelegenheiten 10.000 €