Allgemeine Vorlage (Anlage 3 Handlungsempfehlung)

3 blvz Rhein Handlungsempfehlung zur Einführung des digitalen Aktenpians im Dokumentenmanagementsystem d.3 Verfasser: Fachbereich: Vertraulichkeit: Revisionsstand: Datum: Guido Schmitz Dokumentenmanagement Verbandsmitglieder 1.0 26. Februar 2016 Erft Rur Dokumentenhistorie . Lysion 1 1.0 Datum 26.02.2016 Autor Guido Schmitz Änderungen 2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 4 Zuständigkeiten 4 Beteiligte 5 Wahl der Aktenplanstruktur 6 Anpassungen des Aktenplans 7 Organisatorische Fragen 8 Einführungsszenarien 9 ZentraleThemen 9 3 Einleitung Im Rahmen der Einführung eines digitalen Aktenplans gilt es, einige organisatorische Hürden zu meistern sowie verschiedene konzeptionelle Herausforderungen anzugehen. Für die Verwaltung ist die technische Umsetzung bei diesem Vorhaben der einfachste Part, da gegebenenfalls lediglich auf einigen Arbeitsplatzrechnern der d.3-Client zusätzlich installiert werden muss alles Weitere übernimmt die kdvz. - Dennoch sollte der Umfang der notwendigen Abstimmungen im Haus sowie deren Tragweite nicht unterschätzt werden. Hiermit einher geht natürlich auch der zeitliche Umfang, der für die erforderliche Einbindung der Beteiligten anzusetzen ist. Je nach Größe der Verwaltung, ihrer Organisationstiefe und der gewünschten bzw. notwendigen Einbindung von z. B. Personalrat und Politik variiert das Zeitfenster enorm. Zuständigkeiten Obwohl es sich bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und des digitalen Aktenplans um ein neu einzuführendes bzw. zu erweiterndes EDV-System handelt, spielt die hauseigene TUIV-Abteilung hierfür eine eher untergeordnete Rolle. Die Koordination der technischen Arbeiten, wie die Installation der d.3-Clients auf den Arbeitsplatzrechnern, liegt natürlich in ihrem Verantwortungsbereich. Die organisatorischen Vorarbeiten und Entscheidungen können in der Regel jedoch nicht von ihr geleistet werden und gehören unbedingt in die Hände der für die hauseigene Organisation zuständigen Stelle. Dies wird in der Regel eine Funktionseinheit des Hauptamtes oder die Hau ptamtsleitu ng in Person sein. 4 Beteiligte Es empfiehlt sich, bereits frühzeitig die einzubindenden Gremien und Personenkreise über die Entscheidung zur Einführung eines Doku mentenmanagementsystems/Aktenplans und das geplante Procedere zu informieren. Optimal ist die Mitwirkung folgender Personen: • Verwaltungsspitze (Akzeptanz im Haus, Durchsetzung der Teilziele) • Politische Gremien (Finanzierung, Beteiligung an der Modernisierung) • Personalrat (Akzeptanz in der Belegschaft) • Fachbereichsleitungen (Kommunikation im Haus, Entwicklung der Struktur) • Teamleitungen/Sachbearbeiter (Know-How über Arbeitsabläufe, Erkennung von Optimierungspotentialen) Dieses Vorgehen führt zu wichtigen Vorteilen im kompletten Einführungsszenario. Insbesondere werden durch das Gefühl, beteiligt zu sein und Einfluss nehmen zu können, Berührungsängste vermieden/vermindert und die Akzeptanz insgesamt erhöht. Niemand wird vor vollendete Tatsachen gestellt, mit denen er sich nicht identifizieren kann oder mangels früherer Beteiligung will. Auch sind die Erfahrungswerte aus der praktischen Arbeit an der Basis enorm wichtig, um eine Struktur zu entwickeln, die tägliche Arbeitsabläufe bestmöglich unterstützt sowie ergänzt und diese idealerweise darüber hinaus zusätzlich optimiert. - 5 - Wahl der Aktenpianstruktur Ins d.3-System implementierbar ist nahezu jegliche Aktenplanstruktur. Im Verbandsgebiet der kdvz kommen derzeit folgende Lösungen zum Einsatz: KGStfachbezogen KGSt produktorientiert Boorberg Eigenentwicklung - - - - Damit wird im Verbandsgebiet das komplette Spektrum der gängigen Möglichkeiten abgerufen. Folgende Eigenarten können zu einer groben Differenzierung festgehalten werden: Der fachbezogene KGSt-Aktenplan bildet die Verwaltungsstruktur ab. Jede Abteilung findet sich darin wieder und jeder Nutzer hat häufig „seinen“ Aktenplanbereich. Änderungen und Ergänzungen werden hier in der Regel in überschaubarem Rahmen vorgenommen. Der Boorberg-Aktenplan ist rein produktorientiert und bildet in seiner vollständigen Form sämtliche Akten von Bundes- bis zu den Kommunalbehörden ab. Eine massive Streichung vieler Aktenplanzeichen ist zum praktischen Einsatz in der Kommunalverwaltung unumgänglich, aber auch unkritisch. Er wird regelmäßig seitens der Finanzabteilung präferiert, da dieser die Aufteilung nach Produkten vertraut ist. Ein Beispiel zur Verdeutlichung des Unterschieds zum fachbezogenen KGSt-Aktenplari: Im KGSt-Aktenplan ist die Gebäudeunterhaltung unter „65.20 Gebäudeunterhaltung“ zu finden und darunter erfolgt die Aufteilung in z. B. einzelne Gebäudeakten. Im Boorberg-Aktenplan hat demgegenüber jedes Gebäude ein Aktenplanzeichen und darunter wiederum eines für die Gebäudeunterhaltung. Es besteht also ein Aktenplanzeichen „043.811 Bau und Unterhaltung (Rathaus)“ und ebenfalls ein Aktenplanzeichen „771.32 Gebäudeunterhaltung (Bauhof und Fuhrpark)“. - - - Der produktorientierte KGSt-Aktenplan ist nach Meinung des Verfassers eigentlich fachbezogen, jedoch mit der Möglichkeit, in seiner notwendigen Erweiterung einen produktorientierten Ansatz zu verfolgen. Sofern bereits ein Aktenplan in der Verwaltung eingesetzt wird, ist eine Umstellung auf eine andere Systematik in der Regel nicht empfehlenswert. Abgesehen von der immensen Arbeit durch den Aufbau einer neuen Struktur, besteht die Gefahr des Akzeptanzverlustes und massiver Reibungsverluste bei der späteren Umsetzung. Auch die KGSt empfiehlt, von einem bereits aktiv eingesetzten Aktenplan im Zuge der DMS-Einführung nicht auf eine andere Systematik zu wechseln. Natürlich bietet sich die Einführung eines digitalen Aktenplans dennoch dringend zur Reflexion über das bestehende Ablage-System und eventuell sogar über Arbeitsabläufe und -organisation an! 6 Anpassungen des Aktenpians Nahezu keines der drei aufgeführten Aktenplan-Modelle wird ohne Änderungen zum Einsatz gebracht bzw. bleibt unverändert im Einsatz. Anpassungen an die Verwaltungsstruktur und die Arbeitsabläufe sind quasi obligatorisch. Generell sind zwei Wege denkbar, auf denen eine Anpassung erfolgen kann. 1. Vor Implementierung des digitalen Aktenplans wird die ausgewählte Version angepasst und auf das Arbeitsumfeld zugeschnitten. 2. Die Grundversion des Aktenplans wird ins System gebracht und während des laufenden Betriebs optimiert. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Im ersten Szenario entsteht ein hohes Arbeitsaufkommen vor der Produktivsetzung. Im Gegenzug kann mit einer besseren Akzeptanz und mit einem schnellen, reibungslosen Umgang mit dem System seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerechnet werden. Die zweite Option führt zu einem frühen Start mit einem verhältnismäßig offenen Aktenplan-System, dessen Anpassung stärker in die Hände der Sachbearbeitung gelegt wird. Während hierdurch die Möglichkeit der optimalen Abbildung von aktuellen Arbeitsprozessen im Aktenplan besteht, sollte dennoch eine regelmäßige Sichtung z. B. durch die für die Organisation zuständige Stelle im Haus stattfinden. Es besteht das Risiko, dass durch die ungewohnte Struktur Fehler oder Defizite entstehen, die nicht gewünscht und nur unter hohem Aufwand zu korrigieren sind. In welchem Umfang der Aktenpian vorab angepasst werden sollte, hängt wesentlich von der Wahl des Aktenplan-Modells ab und zudem von der Entscheidung, in welchen Etappen man ihn in der Verwaltung ausbringen möchte. 7 Organisatorische Fragen Einige grundsätzliche Regeln sollten bei der Einführung des digitalen Aktenpians beachtet werden, um einen reibungslosen Ablauf und ein zügiges Vorankommen zu gewährleisten. • Der Aktenplan muss mit allen Abteilungen abgestimmt werden und grundsätzliche Parameter sollten festgelegt werden. Dazu gehören die maximale regelmäßige Gliederungstiefe (Abweichungen sind zu klären) und die maximale regelmäßige Anzahl der in einem Aktenplanzeichen anzulegenden Akten bzw. der wiederum hierin anzulegenden Vorgänge. Für Akten mit homogener Struktur (Fallakten) empfiehlt es sich regelmäßig, eine eigene Lösung zu schaffen. Diese bietet auch schon bei einer Aktenanzahl im zweistelligen Bereich häufig bessere Möglichkeiten in der täglichen Arbeit. • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten müssen klar verteilt werden. Während die grundsätzlichen Rahmenbedingungen durch einen Arbeitskreis aus Bürgermeister und Fachbereichsleitern festgezurrt werden können, sind bei der Anlage der Akten mindestens die Teamleitungen gefragt. Bestenfalls werden Erstellung und spätere Pflege des Aktenplans in die Hände Organisationseinheit gelegt. • Zwischenziele sollten definiert und deren Einhaltung entsprechend der Hierarchie im Haus eingefordert werden. Erfahrungsgemäß ist insbesondere der Fortschritt beim Thema „Aktenplan“ eng mit dem Willen und dem Durchsetzungsvermögen Einzelner verknüpft. Naturgemäß erscheinen Veränderungen immer mühsam und verlangen ein gewisses Maß an Disziplin und Überwindung. Die Erfahrung hat aber auch gezeigt, dass das d.3-System sehr positiv angenommen wird, wenn die Berührungsängste abgebaut und die Vorteile erkannt wurden. • Das Berechtigungskonzept sollte zeitig definiert werden, denn nur im System eingerichtete Nutzer mit hinterlegten Berechtigungsprofilen können das DMS nutzen. Die Anwender fühlen sich zu Recht blockiert, wenn die Nutzung an einer solchen Kleinigkeit scheitert. • Schulungen sollten frühzeitig geplant und organisatorisch berücksichtigt werden. Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, Schulungen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gleicher Zuständigkeiten anzubieten. Diese treten während der Schulung intensiver in den Dialog miteinander und mit dem Dozenten, wenn die Möglichkeit zum Austausch über die eigene Arbeit besteht. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn zudem die Möglichkeit praktischer Übungen besteht. Das d.3-System ist zwar durchaus intuitiv bedienbar, außerdem aber auch ein mächtiges Werkzeug. Eine reine Präsentation der Anwendung transportiert wesentlich weniger Wissen und Sicherheit im Umgang mit dem DM5, als praktische Übungen im produktiven Echtsystem. • Eine Handreichung in Form einer Dienstanweisung zum Umgang mit dem System wäre optimal. Im Verbandsgebiet gibt es sie aber derzeit noch in keiner Verwaltung. 8 Einführungsszenarien Um Erfahrungen zu sammeln und um die Notwendigkeit grundsätzlicher Optimierungen früh zu erkennen, ohne jedoch das DMS umfänglich überarbeiten zu müssen, sollte die Einführung des Systems sukzessive erfolgen. Dies gestaltet sich bei einem eher fachbezogenen Aktenplan naturgemäß einfacher als bei einem produktorientierten, möglich ist es aber natürlich auch mit diesem. Mit Blick auf die Größe der Verwaltung kann die Einführung mit einem Team (Grundsteuerangelegenheiten), einer Abteilung (Steueramt) oder einem ganzen Fachbereich (Kämmerei) gestartet werden. Die Ausstattung sämtlicher Arbeitsplätze in der Verwaltung en bbc bindet anfänglich wesentlich mehr Personalressourcen, führt aber auf der anderen Seite zu einer enormen Beschleunigung bei der Einführung insgesamt. Auch muss beachtet werden, dass organisatorische Defizite weitreichendere Folgen haben, als bei einer Einführung Zug um Zug. Hierauf ist also ein (noch) kritischeres Augenmerk zu legen. Zentrale Themen Bei der Begleitung der DMS-Einführung in verschiedenen Verwaltungen entstand regelmäßig Klärungsbedarf zu folgenden Themen: • Anzahl von Scannern Bereits in der frühen Phase organisatorischer Abstimmungen müssen Überlegungen zur langfristigen Ausbringung von Arbeitsplatz- oder Abteilungsscannern angestellt werden. Ein Konzept hierzu muss also auch den geplanten Einsatz einer zentralen Posteingangslösung sowie kritische Arbeitsplätze (Personalamt, Personalrat) beleuchten. • Unterschriften Werden Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und vor dem Versand gescannt? Wird die Durchschrift ohne Unterschrift direkt aus der entsprechenden Anwendung im DM5 abgelegt und die ausgedruckte Version unterschrieben versandt? Fallen Unterschriften künftig ganz weg oder werden sie auf das Schreiben gedruckt? Ist das System bereits im Einsatz, bevor man sich diese Fragen stellt, sind dort wahrscheinlich bereits alle der aufgeführten Möglichkeiten zu finden. • Ab-Vermerk Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Angefangen von der Paraphierung und anschließendem Scan bis zu Nutzung systemeigener Möglichkeiten (Notiz, Redlining, Attribut) ist die Klärung eines einheitlichen Vorgehens auch hierbei dringend geboten. 9