Sitzungsvorlage (Schlussbericht Informationstechnik)

-1- Stadt Jülich Rechnungsprüfungsausschuss Schlussbericht des Rechnungsprüfungsausschusses über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichtes der Gemeindeprüfungsanstalt NRW über die Informationstechnik und über die Beratung im Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Jülich am 19.09.2016 Informationen zur Prüfung Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) hat die Prüfung in Jülich vom Januar 2015 bis Februar 2016 durchgeführt. Das Prüfungsergebnis wurde mit den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am 20.01.2016 erörtert. Der Bericht wurde der Verwaltung am 12.01.2016 zugeleitet Prüfungsergebnisse Es wurden das IT-Management und der IT-Resourcenverbrauch geprüft. Dabei wurden gute Leistungen im operativen IT-Management festgestellt. Neben der eigenen ITServerinfrastruktur für Standardanwendungen ist die Stadt Jülich Mitglied im Zweckverband KDVZ und nutzt auch deren Leistungen. Dabei bringt sie sich gleichzeitig in die Weiterentwicklung des Zweckverbandes ein und nutzt gerne Synergieeffekte durch interkommunale Zusammenarbeit. Bei der Prüfung der IT-Sicherheit wurden nur geringe Gefährdungstatbestände festgestellt. Der Serverraum ist sachgerecht ausgestattet. Es fehlt lediglich eine Brandmeldeanlage. Auch das Lizenzmanagement ist gut. Der Lizenzbeschaffung geht eine Bedarfsprüfung voraus. Wenn möglich werden Lizenzen über Rahmenverträge der KDVZ günstiger bezogen. Das Störungsmanagement wird bedarfsgerecht durchgeführt. Die GPA empfiehlt hier, die Dokumentation wesentlicher Störfälle sicherzustellen und so Auswertungen zu ermöglichen. Bei der Prüfung des IT-Ressourcenverbrauchs stellt die GPA fest, dass in Jülich im Verhältnis zur Einwohnerzahl mehr IT-Arbeitsplätze betreut werden als in allen anderen Vergleichskommunen. Der Umfang der freiwilligen und auch pflichtigen Aufgaben ist in Jülich größer als in den meisten Vergleichskommunen. -2Die Personalkosten für die Betreuung der IT-Arbeitsplätze sind in Jülich überdurchschnittlich hoch. Gleichzeitig sind die Sachkosten, die z.B. auch für die Inanspruchnahme externer Dienstleister entstehen, sehr günstig. Die Kosten für die zentralen Rechnersysteme liegen deutlich unter dem Mittelwert. Sie Sachkosten weisen hier den zweitniedrigsten Wert innerhalb der Vergleichskommunen auf. Überdurchschnittlich hohe Nutzungsdauern verursachen vergleichsweise geringe Abschreibungen. Auch bei den Telekommunikationskosten weist nur eine Vergleichskommune geringere Werte aus als Jülich. Dies ist hauptsächlich auf ein zentrales Vertragsmanagement und die Weiternutzung einer alten aber funktionsfähigen Telefonanlage, die vollständig abgeschrieben ist, zurückzuführen Bei den Kosten für den Druck an IT-Arbeitsplätzen stellt Jülich den neuen Minimalwert im interkommunalen Vergleich. Auch hier werden die Geräte über die wirtschaftliche Nutzungsdauer hinaus genutzt und erst ersetzt, wenn ein Defekt den Austausch notwendig macht. Jülich, den 19.09.2016 gez. Lohn Vorsitzender