Sitzungsvorlage (Schlussbericht Zahlungsabwicklung)

-1- Stadt Jülich Rechnungsprüfungsausschuss Schlussbericht des Rechnungsprüfungsausschusses über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichtes der Gemeindeprüfungsanstalt NRW über die Zahlungsabwicklung und über die Beratung im Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Jülich am 19.09.2016 Informationen zur Prüfung Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) hat die Prüfung in Jülich vom 19.11. bis 14.12.2015 durchgeführt. Das Prüfungsergebnis wurde mit dem Kämmerer und dem Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung sowie dessen Vertreterin am 14. Dezember 2015 erörtert. Der Bericht wurde der Verwaltung am 12.01.2016 zugeleitet. Prüfungsergebnisse Bei der Zahlungsabwicklung erreicht die Stadtkasse einen Erfüllungsgrad von 69%. Dabei wurden die Themenfelder „Ordnungsmäßigkeit“, „Organisation, Prozesse, Informationstechnik“ sowie „Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling“ geprüft. Die Ordnungsmäßigkeit erreicht einen Erfüllungsgrad von 84%. Hier bestehen kaum Regelungslücken. Hier empfiehlt die GPA: • Die „Dienstanweisung über die Einrichtung einer Finanzbuchhaltung“ im Rahmen der aktuellen Überarbeitung in „Dienstanweisung über die Finanzbuchhaltung“ umzubenennen und um im Folgenden aufgeführte Regelungen zu ergänzen, • ein Berechtigungskonzept für die Finanzsoftware zu erstellen und Benutzer-Rollen schriftlich zu definieren, • die Bilanzierung der Handvorschusskassen und der Schulgirokonten als liquide Mittel, • jährlich eine Inventur des Verwahrgelasses durchzuführen und die Notwendigkeit in der Dienstanweisung zu regeln, -2• die Aufrechnung von Forderungen in der Dienstanweisung zu regeln und gegenüber den Schuldner schriftlich zu erklären. Im Bereich Organisation, Prozesse, Informationstechnik wird in Jülich ein Erfüllungsgrad von 64% festgestellt. Im Hinblick auf die mit der Unterhaltung von 7 Girokonten verbundenen Kosten (z.B. Kontoführung, Personalkosten durch manuelle Erfassung) hat die GPA die Reduzierung der Anzahl der Girokonten vorgeschlagen. Diesem Vorschlag kommt die Stadt Jülich nach und wird ab 01.01.2017 nur noch ein Girokonto bei der Sparkasse unterhalten. Die GPA bemängelt die hohe Anzahl von ungeklärten Zahlungen. Die Fachbereiche sind hier aufgefordert, zeitnah die entsprechenden Buchungen zu veranlassen. Auf die Einhaltung der bestehenden internen Regelungen hierzu ist verstärkt zu achten. Ferner regt die GPA die Verfassung einer Dienstanweisung über die Mahnung und Vollstreckung an. Hier sollen Zuständigkeiten, Bearbeitungsstandards und eine Betragsgrenze für die Beteiligung an Insolvenzverfahren sowie Regelungen unter welchen Voraussetzungen Mahnsperren zu setzen und wieder zu entfernen sind, getroffen werden. Außerdem soll der Mahnlauf zentral von einer Stelle angestoßen werden. Damit soll die Ungleichbehandlung der Schuldner bedingt durch unterschiedliche Sachbearbeiterinnen vermieden werden. Für den Bereich Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling erreicht Jülich nur einen Erfüllungsgrad von 0%. Obwohl dies durch die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements so vorgesehen war, arbeitet die Stadt Jülich bisher im Bereich der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung weder mit Kennzahlen, noch trifft sie Zielvereinbarungen. Die GPA empfiehlt den zeitnahen Aufbau eines kennzahlengestützten Berichtswesens für das Forderungsmanagement. In der Zwischenzeit haben organisatorische Umstrukturierungen hinsichtlich der Bearbeitung von Forderungen bereits begonnen. Die Dienstanweisung über Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen wurde überarbeitet. Diese Aufgaben werden nun zentral in der Kämmerei erledigt. Ein erster Schritt in Richtung eines Forderungsmanagements und somit schon getan. Danach kann der Aufbau eines kennzahlengestützten Berichtswesens folgen. Jülich, den 19.09.2016 gez. Lohn Vorsitzender