Info GB (Beabsichtigte Fusion der kdvz Rhein-Erft-Rur mit der regio iT Aachen)

Kreis Euskirchen Der Landrat Datum: Info 52/2005 07.11.2005 Az.: GB I/10 X Öffentliche Sitzung Nichtöffentliche Sitzung Beratungsfolge: Kreisausschuss 07.12.2005 Kreistag 21.12.2005 Beabsichtigte Fusion der kdvz Rhein-Erft-Rur mit der regio iT Aachen Die Situation in kommunalen Datenverarbeitungszentralen ist in den letzten Jahren durch stetig steigende Leistungsanforderungen der Kunden bei gleichzeitig steigendem Verlangen nach Kostenreduzierungen geprägt. Die kdvz reagiert darauf insbesondere mit laufenden Geschäftprozessoptimierungen, Effizienzsteigerungen, der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Doppik, einem nachfragegesteuerten Abrechnungssystem und der Differenzierung zwischen Kernprodukten und erweiterten Leistungen, aber auch durch Kooperationen mit anderen Rechenzentren (Neuss, Recklinghausen, Aachen) sowie privaten EDV-Dienstleistern. In anderen Bundesländern (z.B. Baden-Württemberg oder Schleswig-Holstein) haben sich in den letzten Jahren große Datenzentralen gebildet und dadurch erhebliche Service- und Wirtschaftlichkeitsverbesserungen erzielt. Immer wieder hat auch die Geschäftsleitung der kdvz entsprechende Chancen analysiert und zuletzt Gespräche mit der regio iT Aachen geführt. Diese Gespräche wurden durch die (für die und auf Kosten der regio iT tätigen) LBD-Beratungsgesellschaft mbH begleitet. Beide Geschäftsleitungen kamen zu dem Ergebnis, dass sich eine Fusion der kdvz mit der regio iT aus finanziellen, wirtschaftlichen und strukturellen Überlegungen heraus lohnen könnte. Die LBD hat aus dem gemeinsamen Meinungsbild und den Einschätzungen eine erste Konzeption zu den Chancen einer Fusion ausgearbeitet und einen Weg dorthin vorgeschlagen. Diese Konzeption wurde dem Strategiebeirat und dem Verwaltungsrat der kdvz sowie der Hauptverwaltungsbeamtenkonferenz der kdvz zwischen Juli und September 2005 vorgestellt und einmütig sehr positiv aufgenommen. Die gleiche positive Aufnahme fand das Konzept im Aufsichtsrat der regio iT. Konzept kdvz und regio iT haben ein in großen Teilen übereinstimmendes Produktportfolio. In ihren anderen Produktbereichen ergänzen sie sich gut. Eine Fusion würde ein Unternehmensgebilde von einer Größe schaffen, die es erlaubt, die Leistungen bei gleicher bzw. höherer Qualität zu niedrigeren Kosten zu erbringen. Das neue Gebilde wäre mit fast 300 Mitarbeiter/innen und einem Jahresumsatz von rd. 40 Mio € der größte kommunale IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen. Die LBD hat auf Basis der Zahlen der kdvz und der regio iT für 2005 erste überschlägliche Berechnungen zu den durch Fusion erreichbaren Synergiepotentialen durchgeführt und einen Wert von rd. 2,5 Mio. € p.A. ermittelt (4,0 Mio. € abzügl. Nachteil durch Umsatzsteuerpflicht 1,5 Mio.€). Alleine mit Seite - 2 den 10 wichtigsten Maßnahmen wie Zusammenlegung des Rechenzentrumsbetriebs, Zusammenlegung der Entwicklung und Betrieb der Produkte NKF(Finanzen), LOGA (Personal), Einwohnerwesen, Veranlagungswesen und Bürokommunikation, Einsparungen beim Netzwerk, Größenvorteil beim Einkauf, Verschlankung der Verwaltung, sind Kostenersparnisse von 1,5 Mio € p.A. (konservative Betrachtung) bis 3,0 Mio € (optimistische Betrachtung) realisierbar. Die der Berechnung zugrundeliegenden Potentialeinschätzungen liegen unter den Werten, die z.B. in BadenWürttemberg erreicht wurden. Die regio iT sieht außer den Synergien durch Fusion auf Basis des Status Quo erhebliche Wachstumspotentiale in den nächsten Jahren (z.B. e-Government, eScool/Learning, Full-Service, ITHandelsgeschäft). Bis zum Jahr 2012 prognostizieren die regio iT und LBD erhebliche Steigerungen z.B. in Umsatz, Betriebsergebnis und Kapitalrentabilität. Bisher angedacht ist eine Euregio iT (erster Namensvorschlag) GmbH, an der die (100%) kommunalen Gesellschaften und - über einen Zweckverband als Mehrheitsanteilseigner an der GmbH die Kreise, Städte und Gemeinden beteiligt sind. Die Kommunen aus der Aachen-Heinsberger Region würden deshalb dem Zweckverband kdvz beitreten. Ihren Umsatz würde die Euregio iT GmbH zu >80% bei den beteiligten Kommunen und kommunalen Gesellschaften sowie zu max. 20 % bei Kunden ohne Beteiligung erzielen. Durch die Wahl dieser rechtlichen Konstruktion soll die Vergabe von sog. Inhouse-Geschäften (Vergabe von Aufträgen der Kommunen an das Gebietsrechenzentrum ohne jeweilige europaweite Ausschreibungspflicht) gesichert bleiben. Vorbereitung der Entscheidung über eine Fusion Aufsichtsrat der regio iT und Verwaltungsrat der kdvz fassten inzwischen jeweils Grundsatzbeschlüsse (Verwaltungsrat am 23.9.2005), konkrete Fusionsverhandlungen aufzunehmen. Zu diesem Zwecke haben die beiden v.g. Gremien eine gemeinsame Lenkungsgruppe Fusion (Strategiebeirat der kdvz und Vertreter der Geschäftsführung sowie des Aufsichtsrates der regio iIT) eingesetzt. Die Lenkungsgruppe Fusion hat sich am 19.10.2005 in Aachen erstmals getroffen, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Einmütig wurde festgehalten, dass beide Häuser die Fusion als sehr sinnvoll erachten. Gemeinsames Ziel ist eine Fusion zum 1.1.2007. Dazu ist die Einholung der Entscheidung bei den zuständigen Gremien (Verbandsversammlung der kdvz und Gesellschafterversammlung der regio iT) bis Ende März 2006 erforderlich. Die für die Fusionsentscheidung notwendigen Informationen sollen nun zügig erarbeitet werden. In den folgenden zwei Bereichen ist der Einsatz einer (für beide Seiten neutralen) Unternehmensberatung zwingend notwendig: 1.) Rechtliche Beleuchtung des bisher angedachten Unternehmensmodells und ggf. Aufzeigen von Alternativen, insbesondere unter dem Aspekt des dauerhaften Beibehaltens des InhouseGeschäftes. 2.) Bewertung der bisherigen Unternehmen regio iT Aachen und der kdvz Rhein Erft Rur. Die kdvz wird hierzu bis Mitte November 2005 eine Unternehmensberatung auswählen; an diesen Kosten wird sich die regio iT hälftig beteiligen. Die Unternehmensberatung soll bis zum 20.12.2005 ihre Arbeitsergebnisse vorlegen. Über das weitere Vorgehen entscheidet die Lenkungsgruppe Fusion in ihrer nächsten Sitzung am 11.1.2006. Während die regio iT die notwendigen Zahlen für ihre eigene Beurteilung der Fusion (mit positivem Ergebnis) und einen Businessplan in Zusammenarbeit mit ihrer Unternehmensberatung LBD bereits erarbeitet hat, möchte die kdvz für sich belastbare Daten ermitteln, die die Vorteilhaftigkeit der Seite - 3 Fusion unter allen Bedingungen (Status Quo oder Wachstum) belegen. Dazu hat der Strategiebeirat eine Arbeitsgruppe eingesetzt, deren Ergebnisse bis Ende des Jahres erwartet werden. Weitere Informationen Über die wesentlichen Ergebnisse der weiteren Untersuchungen und Verhandlungen wird der Kreistag rechtzeitig vor der entscheidenden Sitzung der kdvz-Verbandsversammlung informiert. Die nachfolgenden Ausführungen dienen Ihrer vertieften Information über die regio iT, die Verhandlungsposition der kdvz und die Zuständigkeiten: Wer ist regio iT ? Die regio iT Aachen – Gesellschaft für Informationstechnologie mbH (regio iT) ist eine 100% ige Tochter der Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen (EVA). Die EVA gehört zu 99,99% der Stadt Aachen und zu 0,01% dem Kreis Aachen. Geschäftszweck dieser Dachgesellschaft ist die Leitung städtischer Unternehmen, insbesondere der STAWAG (Stadtwerke Aachen AG), ASEAG (Aachener Straßenbahn- und Energieversorgungs AG) und der regio iT. STAWAG und ASEAG sind jeweils 100%-Gesellschaften der Stadt Aachen. Gegründet wurde die regio iT 2003 aus dem Zusammenschluss der GKDVZ Aachen (EDVAbteilung der Stadt Aachen, die über öffentlich – rechtliche Verträge auch IT-Aufgaben für die Kommunen in den Kreisen Aachen und Heinsberg durchführte) und der Aachener Datenverarbeitungsgesellschaft mbH, ADG. Die ADG war IT-Dienstleister der Stadt Aachener Betriebe STAWAG und ASEAG. Unternehmensgegenstand der regio iT ist Durchführung von Aufgaben der automatisierten Datenverarbeitung für die Stadt Aachen, den Kreis Aachen und seine kreisangehörigen Kommunen, den Kreis Heinsberg und seine kreisangehörigen Kommunen sowie für die kommunalen Gesellschaften und wirtschaftlich selbständigen Organisationseinheiten dieser kommunalen Träger (38 kommunale Kunden in 2004). Im Jahre 2004 beschäftigte die regio iT 182 Mitarbeiter (kdvz= 112) und hatte einen Jahresumsatz von rd. 27,5 Mio €, davon mit Kommunen 17,6 Mio €, (kdvz =14,6 Mio €). Verhandlungsposition der kdvz Für die kdvz fasste der Verwaltungsrat am 23.9.05 folgende Entscheidung zu ihrer strategischen Verhandlungsposition: • für alle Beteiligten bedarf es einer nachhaltigen Win-Win-Situation, • die künftige Zusammenarbeit soll zu einer Entlastung der kommunalen Haushalte führen, • das Konstrukt der Inhouse-Geschäfte muss erhalten bleiben, • die Kundenorientierung muss besser werden, • die künftige weitere Beteiligung am IT-Dienstleister muss attraktiv sein, eine Freiwilligkeit bei der Leistungsabnahme soll im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten gesichert werden und • Gewährleistung einer angemessenen gesellschaftsrechtlichen Teilhabe der Kommunen. Zuständigkeiten Für die Entscheidung ist seitens der kdvz gemäß § 7 der Verbandssatzung die Verbandsversamm- Seite - 4 lung zuständig. Sie beschließt gemäß § 6 Abs. 6 der Satzung mit einfacher Mehrheit. In der Verbandsversammlung ist jede der 37 Mitgliedskommunen mit einem Mitglied vertreten (§ 6 der Satzung). Jedes Verbandsmitglied hat 1 Stimme. Der Kreistag des Kreises Euskirchen hat Herrn J.C. Rhiem in die Verbandsversammlung entsandt. Sein Vertreter ist Herr H.J. Nolden. Herr Rhiem ist auch Vorsitzender der Verbandsversammlung. Dem Verwaltungsrat der kdvz gehören gemäß §.8 der Verbandssatzung aus jedem der 3 Kreisgebiete jeweils 5 Hauptverwaltungsbeamte oder leitende Beamte (für den Kreis Euskirchen die Bürgermeister von Bad Münstereifel, Blankenheim, Euskirchen, Kall, und Nettersheim), der Verbandsvorsteher, der erste stellv. Verbandsvorsteher und der zweite stellv. Verbandsvorsteher (GBL I, Herr Adams) an. Der Strategiebeirat unterstützt den Verbandsvorsteher bei seiner Arbeit. Neben der Geschäftsführung der kdvz sind Vertreter aus jedem Kreisgebiet (aus dem Kreisgebiet Euskirchen Herr Bürgermeister Fuß, Weilerswist, und Herr Adams) sowie ein Vertreter des Koordinierungskreises (EDV-Fachleute der Kommunen) in den Strategiebeirat berufen. gez. Rosenke Landrat Geschäftsbereichsleiter/in: Abteilungsleiter/in: Sachbearbeiter/in: Kreistagsbüro: ___________________ (Unterschrift) ___________________ (Unterschrift) ___________________ (Unterschrift) ___________________ (Unterschrift)