Sitzungsvorlage (Anlage 1)

Jahresbericht 2015 des Stadtarchivs 1. Aus den Tätigkeitsfeldern des Archivs 1.1. Benutzerbetreuung a. Archivbesucher Die Besucherzahlen sanken gegenüber dem letzten Jahresbericht 2007 von 3,2 Besuchern je Besuchstag auf einen Schnitt von 1,7 in 2015. Dabei wurden 132 Besucher in 76 Besuchszeiten betreut. Seit der Übernahme der älteren Standesamtsregister im Jahr 2009 hat sich die Besucherstruktur stark verschoben. Von etwa 3% der Archivbesucher 2007 stieg die Anzahl der Ahnenforscher auf 31% in 2015. Sie stellen damit die zweitgrößte Nutzergruppe unter den Archivbesuchern. Die Spitzenstellung mit 39% nehmen weiterhin diejenigen ein, die das Stadtarchiv für ihre wissenschaftlichen Forschungen aufsuchen. Die drittgrößte Gruppe machten mit 21% die allgemein heimatgeschichtlich Interessierten aus. Ca. 2% entfielen auf Schüler und Studenten, die restlichen 7% kamen vor allem, um sich in Erbschaftsangelegenheiten beglaubigte Personenstandsurkunden für Notar oder Amtsgericht ausstellen oder um sich eine historische Zeitung zu einem bestimmten Geburtstag ausdrucken zu lassen. b. Schriftliche Anfragen Mit 151 Mails und Briefen aus aller Welt wurden 2015 so viele Anfragen ans Archiv gerichtet wie in keinem Jahr zuvor. Damit hat sich das Aufkommen der schriftlichen Anfragen in den letzten zehn Jahren annähernd verdoppelt. Dies geht vor allem auf das Konto der Familienforscher, die über die Hälfte der Anfragen stellten (54%). Auf Auskünfte aus den Personenstandsregistern zielt auch die zum Zweck der Erbenermittlung eingehende Post (15%). Wissenschaftlich motivierte Anfragen machten 2015 22% der Gesamtmenge aus. Der Rest verteilt sich auf lokalgeschichtliche oder studentische Anfragen, auf Zeitungskopien als Geburtstagsgeschenk. Die zahlreichen fernmündlichen Auskünfte sind aus zeitlichen Gründen nicht dokumentiert worden. c. Weitere öffentlichkeitswirksame Aktivitäten - Vorbereitung bzw. Fertigstellung diverser Publikationen aus den Archivbeständen des 19. und 20. Jahrhunderts, die 2016 erscheinen sollen. 1.2. Arbeiten an den Beständen - Übernahme derjenigen Personenstandsregister (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden) und der dazugehörigen Sammelakten vom Standesamt, die mit dem Jahr 2015 in den Zuständigkeitsbereich des Stadtarchivs gelangt sind. - Übernahme kleinerer Aktenkontingente aus den diversen Ämtern. - Geschenk eines Bandes mit 24 Geburtsurkunden von Welldorfer und Güstener Einwohnern der Mairie Mersch der Jahre 1800 und 1801. - Fortsetzung der Einarbeitung eines großen und mehrerer kleiner Fotonachlässe. - Scannen eines großen Bestandes von Fotos und Ansichtskarten durch einen ehrenamtlichen Mitarbeiter. 1.3. Archivbibliothek Zur Unterstützung der auf der Grundlage der reichhaltigen Archivalien Bestände betriebenen Forschungsarbeiten sammelt das Jülicher Stadtarchiv alle Literatur zur Geschichte und Gegenwart der Stadt Jülich einschließlich der eingemeindeten Ortsteile, ferner die wichtigsten Grundlagenwerke zur rheinischen Geschichte und schließlich Bücher zur Archivkunde und zu den historischen Hilfswissenschaften (Numismatik, Siegelkunde etc.) sowie lexikalische Fachliteratur. 2015 wurde der Literaturbestand um 63 Bücher und Broschüren, die teils gekauft, teils geschenkt wurden, vermehrt. 1.4. Konservierungs- und Restaurierungsmaßnahmen - 106 Zeitungsbände und ca. 120 Akten des 19. und 20. Jahrhunderts sind durch die Firma ZFB in Leipzig blockentsäuert worden. - Wegen Befalls mit Schimmelpilzen wurden 14 Bände Personenstandsregister (19. Jahrhundert) und einige Zeitungsbände (1940er Jahre) in der Archivwerkstatt in Brauweiler restauriert. - Alle in einem Kellerraum der Musikschule von Schimmelpilz befallenen Archivalien und Bücher sind von einer Firma in Düsseldorf gereinigt worden. - Bindung der Zeitungsjahrgänge des Vorjahrs (Jülicher Zeitung, Jülicher Nachrichten, Super Sonntag, Jülicher Woche) sowie des Jülich Magazins bei der Rur-Tec in Huchem-Stammeln. - Beschaffung von 500 säurefreien Archivkartons, gefördert durch den LVR. 1.5. Erteilung von Straßennamen 2015 sind keine Straßennamen vergeben worden. 2. Personal Die Mitte 2014 hier angestellte Mitarbeiterin ist Ende Februar 2015 in Rente gegangen. Seitdem gibt es neben dem Archivar keine Mitarbeiter. 3. Räumlichkeiten Die Archivbestände sind weiterhin über das Stadtgebiet verstreut. Im Kulturhaus, der Zentrale des Stadtarchivs mit Büro- und Besucherraum, sind die ältesten und am häufigsten nachgefragten Dokumente untergebracht: Urkunden (14.-19. Jahrhundert), die Akten der Stadt (16. Jahrhundert – 1945) und der Ortsteile (19. Jh. – 1971), die älteren Zeitungen (1823-1943), Karten und Pläne, Fotos und Ansichtskarten sowie die älteren Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden. Das Magazin ist damit randvoll und bietet keine weiteren Einlagerungsmöglichkeiten. Noch größer ist die Enge in Büro- und Benutzerraum. Die Wandregale der beide Räume durchziehenden Archivbibliothek reichen schon seit einigen Jahren nicht mehr aus, um die Neuerscheinungen und Zukäufe aufzunehmen. So stapeln sich Bücher auf dem Schreibtisch des Archivars und den beiden Benutzertischen, mittlerweile so hoch und eng, dass an ein gedeihliches Arbeiten nicht mehr zu denken ist. Weitere Aktenbestände, hauptsächlich der städtischen Nachkriegszeit, teilweise schon bearbeitet, aber noch nicht verzeichnet, teils noch in Aktenordnern, befinden sich in zwei Kellerräumen des Alten Rathauses. In zwei weiteren Kellerräumen der ehemaligen Musikschule waren zu Beginn des Jahres 2015 noch Teile des jüngsten Aktenbestandes (ab 1972) und der alten Vewaltungsbibliothek sowie die Nachkriegszeitungen untergebracht. Beide haben mittlerweile ihr neues Domizil in zwei Räumen im Erdgeschoss der Alten Realschule gefunden. In einem dritten Raum desselben Geschosses werden nach und nach die städtischen Bauakten verbracht, nachdem sie digitalisiert worden sind. Der dem Stadtarchiv in der ehemaligen Realschule zugewiesene Raum ist flächenmäßig ausreichend, muss aber in unterschiedlichem Maß noch statisch, bautechnisch und klimatisch überprüft werden. Kleinere Archivbestände lagern weiterhin in der Dachkammer des Kulturhauses (Bibliothek), in einem Kellerraum des Neuen Rathauses (alte Verwaltungsbibliothek), auf dem dortigen Dachboden (jüngere Akten des Hauptamtes) und in diversen Ämtern, die ihre Archivakten wegen des Platzmangels im Stadtarchiv noch nicht abliefern konnten. 4. Klima Wichtigste Voraussetzung für die Erfüllung der im Archivgesetz NW enthaltenen Forderung, die Unterlagen sachgemäß zu verwahren und zu erhalten, ist eine angemessene Klimatisierung der Archivmagazine. Die entscheidenden Parameter hierfür sind Temperatur und relative Feuchte. Angemessen sind Temperaturen von 14°C -18°C und eine relative Luftfeuchte von 45-55%, mit Toleranzwerten (etwa bei hochsommerlichen Wetterlagen) bis max. 22°C bzw. 60%. Ebenso wichtig wie die erzielten Werte an sich ist aber auch eine hohe Klimaträgheit. Extreme kurzfristige Schwankungen schädigen das Material, Tagesschwankungen sollten sich daher im Bereich von max. +/-1°C bzw. +/- 3% rel. Luftfeuchte bewegen. a. Kulturhaus Der Archivbereich im Kulturhaus ist seit den 90er Jahren vollklimatisiert. Die anfänglich deutlich unterdimensionierte Anlage ist im Laufe der Jahre soweit aufgerüstet worden, dass sie die oben genannten Anforderungen erfüllt. Dies allerdings nur dann, wenn sie funktioniert. In den letzten zehn bis fünfzehn Jahren ist sie, grob geschätzt, ca. zweimal pro Jahr ausgefallen, wofür die unterschiedlichsten Gründe ausschlaggebend waren. Mal war der außen angebrachte für die Kühlung zuständige Teil der Anlage bei extremen Außentemperaturen überhitzt, einmal ging auch eine Schneelawine vom Dach des Kulturhauses nieder und zerstörte sie. Die häufigsten Ausfälle resultierten aus dem unsachgemäßen Vorgehen von Handwerkern, die im Heizungskeller zu tun hatten und aus unbekannten Gründen auch die Klimaanlage abschalteten. Resultat waren jedes Mal extreme, kurzfristige Klimaschwankungen mit den bekannten Auswirkungen auf die archivierten Dokumente. b. Kellerräume im Alten Rathaus Im Alten Rathaus werden schon seit den 90er Jahren Archivalien in zwei benachbarten Kellerräumen in Fahrregalanlagen aufbewahrt. Eine Klimatisierung gibt es nicht, in einem der Räume kann durch ein kleines Kellerfenster eine minimale Luftzufuhr aufrechterhalten werden. Die Wände sind stellenweise feucht, Putz blättert ab. Im Sommer sind hier schon oft Feuchtigkeitswerte jenseits von 80% gemessen worden. Vor zwei Jahren wurde auf etwa 50 Archivkartons, glücklicherweise noch nicht auf den Akten selbst, Schimmelpilz festgestellt. Die Archivkartons sind in der Folge entsorgt und durch neue ersetzt worden. c. Ehem. Musikschule Nachdem bereits im November 2014 aufgrund zu großer Feuchte erheblicher Schimmelpilzbefall an den noch unbearbeiteten Akten im hinteren Kellerraum der Musikschule festgestellt worden war, sind diese Unterlagen Ende Januar 2015 zur Säuberung durch eine Fachfirma nach Düsseldorf ausgelagert worden. Auch im zweiten, sonst immer trocken gewesenen vorderen Kellerraum war nun ein deutlicher Feuchteanstieg zu verzeichnen. Das lag zum einen daran, dass das Gebäude wohl nach dem Auszug der Musikschule nicht mehr beheizt worden war, andererseits auch an einer erheblichen Feuchtezufuhr infolge der zunehmenden Baufälligkeit. Über ein defektes Flachdach tropfte Regenwasser in den Flur unmittelbar vor dem Archivraum. Erste Maßnahme war nun, den Raum mittels zweier Heizkörper aufzuheizen um dadurch die relative Feuchte soweit zu reduzieren, dass sich keine Schimmelpilze bilden konnten. Danach wurde es zwar trockener, das Klima war aber alles andere als ideal, viel zu warm. Im November sind die Unterlagen in die Realschule eingelagert worden, seitdem steht die Musikschule leer. d. Ehem. Realschule Die über die Jahre im Kulturhaus gereifte Erkenntnis, dass auch eine technisch prinzipiell geeignete Klimaanlage, auch ganz abgesehen von den hohen Anschaffungs-, Betriebs- und Wartungskosten, eine anhaltend zufriedenstellende Klimatisierung nicht garantiert, sollte in der ehem. Realschule dazu führen, andere, weniger umfängliche und weniger kostenintensive Möglichkeiten in Betracht zu ziehen. Maßnahmen zur Regulierung von Temperatur und Feuchte sind erforderlich, wie die seit Mitte 2015 vorgenommenen Messungen beweisen. Insbesondere die großen Fensterflächen der alten Klassenräume sorgen für enorme Klimaschwankungen. Ein hohes Gefährdungspotenzial für die Kellerräume resultiert aus noch ungelösten Ableitungsproblemen des Regenwassers im Innenhof des Gebäudekarrees, das bei Starkregen schon mehrfach den Kellerflur überschwemmt hat und bis in die angrenzenden künftigen Archivräume vorgedrungen ist. An diesem Problem wird zurzeit gearbeitet. 5. Aussichten und Ziele für 2016 Im Mittelpunkt der Planungen wird, wie schon im vergangenen Jahr, der Umzug von Teilbeständen des Stadtarchivs in die ehemalige Realschule stehen. Bevor dies geschehen kann, müssten die Räume dort archivtauglich hergerichtet werden. Hierbei sind jedoch zwingend die Vorgaben, die sich aus dem Haushalt bzw. Haushaltssicherungskonzept ergeben, zu beachten. Sicher scheint zu sein, dass die Kellermagazine im Alten Rathaus bis Ende 2016 geräumt sein müssen. Da die klimatischen Verhältnisse dort völlig unzureichend sind, ist jede andere Unterbringung, selbst in dann wohl noch nicht klimatisch ertüchtigten Räumen der Realschule, vorzuziehen. Um den Archivar zu entlasten und die Konzentration auf die Kernaufgaben zu ermöglichen, sollte eine geeignete zusätzliche Arbeitskraft, wie sie seit Jahren dem Stadtarchiv im Umfang von 15 Wochenstunden zusteht, eingestellt werden. Ziel muss es sein, sobald wie möglich eine Zentralisierung der derzeit noch zerstreuten Bestände in archivgerecht gestalteten Räumen der ehemaligen Realschule zu bewerkstelligen und damit die seit Jahrzehnten überfällige Grundlage für eine sachgemäße, gesetzeskonforme Archivarbeit zu schaffen.