Beschlussvorlage (Anlage 5 - Bibliotheksstrategie-Workshop)

Kulturausschuss Bibliotheksstrategie Vorlage für die Sitzung am 9. März 2017 Janine Ditscheid Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Bericht Strategieworkshop Strategieworkshop am Samstag den 14. Januar 2017 • • • • Ort: Stadtbibliothek Lechenich Vertreten: alle Fraktionen, Stadtverwaltung, Bibliothek und Förderkreis 18 TeilnehmerInnen + Moderatorin Zeitinvest: 10 – 16 Uhr (abzüglich Pausen, 5x18=90 Std. 11,25 Personentage= 2 Wochen + 1,25 Tage) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Vorgespräche mit Vertretern aller Fraktionen Was ist Ihnen für eine Bibliothek der Zukunft wichtig? • • • • • Modern/ attraktiv Mehr Angebote (über Ausleihe hinaus) z. B. Veranstaltungen, Leseförderung, digitales = ortsunabhängiges Angebot Treffpunkt für alle Gruppen (alle Altersgruppen und mehr Nutzerschichten) Ort für unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten Treffpunkt / Ort f. Begegnungen/ Lernort/ Medieninformationszentrum/ Bildungsund Kommunikationszentrum/ Integration Standort: attraktiv , hell, freundlich, modern / Lage: zentral und gut erreichbar(!) , dabei je eine Nennung: egal welcher Stadtteil und in Schulnähe Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Die genannten inhaltlichen Erwartungen an eine moderne Bibliothek entsprechen in hohem Maß den aktuellen Stellungnahmen von kommunalen Verbänden und bibliothekarischen Fachverbänden zur modernen Bibliotheksarbeit: „Die wesentliche Dienstleistung von Bibliotheken besteht darin, dass sie für alle Bürger – unabhängig von Einkommen, Status, Alter, Geschlecht oder Herkunft – freien Zugang zu Information, Bildung und Kultur gewährleistet und Angebote der kulturellen Bildung vermittelt. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, stellen Bibliotheken Medien in allen Formen vor Ort und online bereit und unterstützen mit ihren Aktivitäten und Programmen die Herausbildung von Lese-, Medien- und Informationskompetenz. Zusätzlich erbringt die Bibliothek als öffentlicher, nicht-kommerzieller, geschützter und inspirierender Ort der Begegnung und als Wissensspeicher große Leistungen von gesellschaftlicher Bedeutung.“ Aus: Positionspapier Bibliotheken als starke Vermittler für Bildung und Kultur in Städten und Gemeinden ; - Deutscher Städtetag, der Deutsche Städte- und Gemeindebund und der Deutsche Bibliotheksverband - (vollständiger Text in separater Anlage) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung IST-Analyse Zur Analyse der derzeitigen Situation wurde u. a. folgendes Zahlenmaterial verwendet: Bibliotheksstatistik Erftstadt (Liblar und Lechenich) 2014 bis 2016 Deutsche Bibliotheksstatistik – variable Auswertung mit Vergleichskommunen aus der Region: Bornheim (46.623 EW, 2015) Erftstadt: 49.175 EW, 2015 Brühl (46.143 EW, 2015) Erkelenz (42.917 EW, 2015) Erkrath (45.837 EW, 2015) Hennef (48.551 EW, 2015) Die Analyse ergibt folgendes Bild: Erftstadt liegt mit den absoluten Öffnungsstunden (Gesamtstunden in Jahr oder Woche) an erster Stelle. Mit den absoluten Bestandszahlen (Gesamtbestand oder Print) auf einem vorderen Platz. Jedoch mit der Zahl der aktiven Entleiher und den Ausleihzahlen (Entleihungen gesamt und Umsatzfaktor am Bestand) auf dem letzten Platz. Gleichzeitig teilt sich Erftstadt mit Bornheim den letzten Platz bei der personellen Ausstattung: 3 Planstellen - alle anderen mindestens 6 Planstellen – Und hat den mit Abstand niedrigsten Erwerbungsetat für Neuanschaffungen. (absolut und anteilig mit 3 Cent pro EW, 2015) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung IST-Analyse Fazit 1. Der Bestand ist offensichtlich in großen Teilen veraltet. Es muss dringend alter Bestand abgebaut werden. 2. Der kleine Personaldeckel hat bei dem hohen Anteil an Öffnungsstunden keine Zeit für systematische Bestandspflege, Veranstaltungsarbeit und deren Vorbereitungen, Netzwerkarbeit zur Positionierung der Bibliothek innerhalb der Stadt etc. 3. Der kleine Personaldeckel mit dem niedrigsten Erwerbungsetat der Region, in Räumlichkeiten, deren beste Zeit schon vor längerer Zeit vorbei war lässt kein Einsparpotenzial mehr erkennen. Sparen heißt also schließen. 4. Aus demselben Grund liegt die Attraktivität der Bibliothek als städtische Einrichtung im Keller und somit ist z. B. jede Investition in einen neuen Standort sofort ein sichtbarer Mehrwert von mehreren 100 %. (Zahlen s. a. separate Anlage) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung IST-Analyse Herr Antons präsentierte die Zahlen zur Altersstruktur, Entwicklung der Einwohnerzahlen und Anteilen weiterer Nationalitäten jeweils von 2009 bis heute und mit einem Ausblick auf die mögliche Entwicklung. Dies unterstützt eine fundierte Analyse der bestehenden und der möglichen Zielgruppen/ Nutzer der Bibliothek. (Zahlenmaterial s. a. separate Anlage) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Zukunftsszenarien Frau Ditscheid präsentierte mögliche Zukunftsszenarien aus der Perspektive einer kritischen und eher nicht wohlwollenden Presse u. Öffentlichkeit. Anschließend wurde in Gruppen in einem rolierenden System an 3 der möglichen Modelle ausführlich gearbeitet (3x17=51 Std. 6,38 PT) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Zukunftsszenarien Der anstehende Verlust des Standortes in Lechenich und die Beibehaltung des bestehenden Standortes in Liblar ist psychologisch eine sehr ungünstige Variante: Totalverlust bei den Einen und Status Quo im anderen Stadtteil…. Wichtig: Zusammenlegung kann nur an einem neuen Standort mit anderen Vorteilen (Öffnungszeiten etc.) gelingen. = Neubeginn für Alle. Auch für diese Lösung ist ein gemeinsamer neuer Standort für Alle ein entscheidender Erfolgsfaktor. Frühzeitig mögl. Unterstützer einbinden! Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Fördergelder ??? Bibliotheksförderung NRW durch die Fachstelle - Hauptamtlich fachliches Personal (Dipl.-Bibliothekar-/in o. vergleichbarer Abschluss Bachelor/Master), mind. 0,5 Stelle - mindestens 20 Öffnungsstunden pro Woche - kontinuierlich aktualisierter Medienbestand von mindestens 10.000 Medieneinheiten - EDV-Ausstattung (für Mitarbeitende und Kunden, integriertes Bibliotheksmanagementsystem usw.) - öffentlicher Internet-Zugang - interner Internet-Zugang und E-Mail-Anschluss. - Regelfördersatz 60 v.H. - Erhöhung bei HSK-Gemeinden auf 80 v.H. möglich (kein zwingend einzuhaltender Fördersatz) - Bagatellgrenze für die anteilige Landesförderung beträgt für kommunale Antragsteller € 5.000 Zuwendung Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Fördergelder ??? Bibliotheksförderung NRW durch die Fachstelle - Fördergegenstände - Inneneinrichtung (keine Baumaßnahmen) - Medienbestand / eBooks / Datenbanklizenzen - Technische Ausstattung Publikumsbereich - Integriertes Bibliotheksmanagementsystem - Veranstaltungen Beratung bei der Planung und dem inhaltlichen Bibliothekskonzept durch Fachleute (Bibliothekare – Innenarchtektinnen) Vorteil: keine zusätzlichen Kosten – ! Zeitinvest und interne Kosten berücksichtigen! Zweckbindungsfrist beachten! (10 Jahre) Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Sparmodell Schließung Die IST-Analyse der Bibliothek hatte deutlich gemacht, dass die Bibliothek in Erftstadt finanziell im kommunalen Vergleich bereits ganz klar den letzten Platz belegt. Weiteres Einsparpotenzial lässt sich somit nur durch die konsequente Schließung realisieren. Plan B: 2x Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Lösung Grundversorgung Plan A: 6x Plan B: 11x Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Lösung Zukunftsinvest Plan A: 13x Plan B: 3x Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Lösung Zukunftsinvest Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Entscheidungsfindung Es gab eine deutliche Mehrheit für die Lösung einer modernen Bibliothek mit zahlreichen Angeboten und unterschiedlichen Nutzungen. Gleichzeitig machte vor allem die Standortfrage neben der finanziellen Situation der Stadt den Anwesenden Sorge. Was kann in Erftstadt umgesetzt werden, um einen Mehrwert für die Stadt zu schaffen? Aktuell zu berücksichtigende Faktoren: Zeitfaktor es existieren bereits zeitlichen Fristen z. B. durch die Modernisierung des Schulzentrums in Lechenich und den damit verbundenen Verlust des dortigen Standortes für die Bibliothek. Bestand Einhellige Zustimmung fand die notwendige Überarbeitung des Bestandes: veraltete Bestände müssen ausgemustert werden. (s. hierzu die niedrigen Werte in Bibliotheksstatistik, separate Anlage) Zu einem systematischen Bestandsaufbau gehört auch der systematische Abbau. Das Bibliotheksteam benötigt dafür zeitliche Ressourcen, die ihnen mit den aktuellen Wochenöffnungsstunden nicht zur Verfügung stehen. Notwendig ist eine Reduzierung der absoluten Wochenstunden. (potenziell: werbewirksamer Mehrwert, da zukünftig am gemeinsamen, neuen Standort wieder höhere Öffnungsstunden für alle möglich sind) Neuer Standort??! Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Entscheidungsfindung Standortfrage Die Schwierigkeit, einen Standort zu finden, der alle nachfolgenden Kriterien erfüllt und zugleich in den Unterhaltskosten als langfristig finanzierbar eingeschätzt wird ist allen Beteiligten sehr bewusst: - Gute Anbindung ÖPNV, Parkplätze Zentrale Lage; auch Lauflage Hohe Sichtbarkeit, von aussen (EG) sichtbar Barrierefrei Eingang präsent Insgesamt „Niederschwelliger Zugang“ Einladend z. B. hell, licht / warm / gemütliche Sitzmöbel Das Gebäude muss zur Nutzung passen Bereiche sollen zonierbar sein (lebhaftere Zonen z.B. Kinderbereich und ruhigere Arbeitszonen) Flexible Bereiche für unterschiedliche Nutzungen Kleiner Treffpunkt Evtl. Synergien zu anderen Einrichtungen (wie bspw. Bürgerbüro, Musikschule…) Der Standort sollte ausbaufähig sein, damit eine Weiterentwicklung am neuen Standort ohne erneuten Umzug möglich ist. Wie ermittelt man den möglichen Raumbedarf? Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Raumbedarf Tabelle: Berechnungshilfe Flächenbedarf für kleine Öffentliche Bibliotheken* Funktionsbereich Eingang Anzahl Funktion Bestandsbereich Nutzerplätze Personalräume Weitere Räume Theke Medienrückgabe und -reservierung Selbstverbuchungsgeräte Rückgabeautomaten Sortieranlage Mediensicherungsgates Taschenschränke mit je12 Schließfächern Graderobenschränke mit je 3 Mantelfächern Kopieren Getränke-/Snackautomaten Medien Sachliteratur Medien Belletristik Medien Kinder- und Jugendliteraturliteratur CD, CD-ROM DVD, Videos Brettspiele Zeitschriftenabos Zeitungsabos Personen an Gruppensitzplätzen für Kinder Sitzgruppe für 4 Personen Einzellese- und Hörplätze Arbeitsplätze mit PC bzw. optional Laptopanschluss OPAC Sitzplätze mit Tischen (Bibliothekscafé) multifunktionaler Raum für max. 30 Personen Leiterbüro Mitarbeiterbüros mit Lagerflächen Teeküche/Pausenraum Abstellraum/Lager Behinderten-Toiletten Toiletten Gesamt http://www.bibliotheksportal.de/themen/architektur /planungsgrundlagen.html Bezug je Platz je 1.000 Medien je Gerät je Automat je Sammelbehälter je Durchgang je Schrank je Schrank je Kopierer je Automat je 1.000 Medien je 1.000 Medien je 1.000 Medien je 1.000 Medien je 1.000 Medien je 1.000 Medien je 10 Abonnements je 10 Abonnements je Platz je Platz je Platz je Platz je Platz je Platz je Platz je Büro je Mitarbeiter je 10 Mitarbeiter nach Bedarf je WC je Toilettenbecken Ansatz Flächenbedarf in m 2 10,00 10,80 4,00 8,00 6,00 2,50 1,50 1,50 2,00 4,00 12,60 12,60 15,83 5,62 10,50 45,00 1,38 2,75 3,00 2,00 2,30 3,70 2,00 2,80 1,50 24,00 15,00 15,00 5,00 2,50 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Orientiert an: DIN-Fachbericht 13:2009-11 Bau- und Nutzungsplanung von Bibliotheken und Archiven Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Raumbedarf Die Zahlen die mit Hilfe der o.g. Tabelle generiert werden können, basieren auf dem DIN-Fachbericht von 2009. Es gibt hierzu eine aktuelle Neuauflage, deren Anforderungen noch nicht eingearbeitet werden konnten. Hinweis: Der Platzbedarf nimmt insgesamt eher zu, verschiebt sich dabei von abnehmenden Aufstellfläche für Regale hin zu wachsenden Aktionsflächen sowie Arbeits- und Nutzerflächen. Für Erftstadt ergibt sich bei stark reduziertem Bestand ein Gesamtraumbedarf von ca. 600 bis 700 m². Insbesondere der Sachbuchbestand kann stark reduziert werden, da hier eine hohe Überalterungsrate zu verzeichnen ist. Dem unvermindert bestehenden Informationsbedarf zu unterschiedlichsten Sachbereichen kann mit dem Ausbau der Fernleihe, gezielter Bestandspflege in wenigen Kernbereichen und dem Ausbau entsprechender Onlineangebote begegnet werden. Desgleichen lässt sich der Belletristikbereich stark reduzieren. Hier sollten v. a die Entleihungen der Vergangenheit über das Aussortieren entscheiden. Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Entscheidungsfindung Empfehlung für Kulturausschuss Zeitfaktor: Die wichtigste Empfehlung ist sicher: möglichst bald eine Entscheidung zu fällen. Alleine der Strategieworkshop und die heutige Ausschusssitzung (Annahme 1,5 Std.) führt zu einer Projektzeit von insgesamt 3 Wochen und 2 Tagen (Personentage) Lechenich wird als Standort in absehbarer Zeit wegfallen und löst dadurch neben den Kündigungsfristen im Mietvertrag für Liblar verbindliche Fristen aus. Standort: Standortsuche von zwei möglichen Standorten mit entsprechenden Kriterien und einem Raumangebot von gut 600-700m² - welches ausbaufähig sein sollte. Beispielsweise Nachbarräume oder darüber liegende Etage, die hinzugenommen werden können – oder ein unkompliziert zu realisierender Anbau. Vorbereitungen in den Bibliotheken: Anweisung zum Bestandsabbau der veralteten und nicht mehr entliehenen Literatur (mindestens 30% in jedem Standort) Personell: Bei der Auswahl frei werdender Positionen im Bibliotheksteam sind zusätzliche Anforderungen v. a. Erfahrung mit Bibliotheksplanung, -konzeption und im Projektmanagement sowie Bereitschaft zu Veranstaltungsarbeit und die Suche und Pflege möglicher Kooperationspartner Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung Ergänzungen Janine Ditscheid Managementberatung Karrierebegleitung