Beschlussvorlage (Bericht über die Personalsituation im Dezernat 6)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 419/2017 2. Ergänzung Az.: 61 Amt: - 61 BeschlAusf.: - 61, 63, 65, 81, 82 Datum: 24.10.2017 Kämmerer Dezernat 4 Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM gez. Seyfried Amtsleiter RPA Beratungsfolge Ausschuss für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung Termin Bemerkungen 15.11.2017 vorberatend Haupt-, Finanz- und Personalausschuss 05.12.2017 vorberatend Rat 12.12.2017 beschließend Betrifft: Bericht über die Personalsituation im Dezernat 6 Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen. Begründung: In seiner Sitzung am 14.09.2017 hat der Ausschuss für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung die Verwaltung beauftragt, zur Vorlage 419/2017 die Veränderungen des Arbeitsaufkommen der letzten Jahre mit der personellen Ausstattung im Umwelt- und Planungsamt gegenüber zu stellen. Die wesentlichen Veränderungen sind der nachstehenden Tabelle zu entnehmen. Aufgabenfeld Bauleitplanung/ Bauberatung Aufgabenänderung Die Menge Bauleitplanungen hat kontinuierlich zugenommen, seit 2015 sind sowohl die Aufstellungsbeschlüsse als auch die In Kraft getretenen Planungen deutlich gestiegen. Personal 1/2 zusätzliche Stelle Die Komplexität der Planungen steigt aufgrund gesetzlicher Änderungen, der Entwicklung der Rechtsprechung. Partizipative Beteiligungsprozesse erfordern größere personelle Ressourcen. Stadtentwicklung Umweltplanung/ Landschafts- und Naturschutz Aus gesetzlichen Verpflichtungen ergeben sich periodische Arbeitsspitzen, hier in 2017. Keine wesentlichen Änderungen Die Menge der Planungen hat analog zur Bauleitplanung kontinuierlich zugenommen. Ebenso hat die Komplexität der Planungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zugenommen. konstant konstant Aus gesetzlichen Verpflichtungen ergeben sich periodische Arbeitsspitzen, hier in 2018. Demographiebezogene Statistik ist 2015 entfallen. Federführung bei der Koordinierung der Unterhaltung und konzeptionellen Weiterentwicklung der Parke ist 2017 hinzu gekommen. Federführung für den Gewässer- und Hochwasserschutz ist 2017 hinzu gekommen. Stadterneuerung/ Stadtgestaltung/ Stadtteilentwicklung Neues Aufgabengebiet seit 2016 3 zusätzliche Stellen Abfallberatung Konstant konstant Agenda 21 Konstant konstant -2- GIS- Administration, Aufbau Planungsund Beteiligungsserver Verkehrsförderung, ÖPNV Interkommunale Zusammenarbeit Neues Aufgabengebiet Neues Aufgabengebiet, Mobilitätsmanagement wurde intensiviert periodisch wechselnd Neuordnung der Aufgaben unter Nutzung vorhandener Ressourcen Personal übernommen von 82, konstant konstant Nachstehend werden zur Erläuterung der Tabelle die wesentlichen Aufgaben im Amt 61 schlagwortartig dargestellt und es wird kurz auf größere Veränderungen des Aufgabenspektrums hingewiesen. Die personelle Ausstattung des Amtes in den letzten Jahren ist der am Ende des Dokuments aufgeführten Tabelle zu entnehmen. Eine Prioritätenliste der Bauleitplanungen ist in der Anlage 1 dargestellt. Aufgabenfelder Bauleitplanung/ Bauberatung Hierzu gehören das Erstellen und Begleiten von Bauleitplanungen und den zugehörigen Gutachten und Planungen (Niederschlagswasserbehandlung, verkehrliche Erschließung, Immissionsschutz usw.), das Durchführen der Verfahren, der Abschluss städtebaulicher Verträge im Zusammenhang mit Bauleitplanungen sowie Vorbereiten begleitender Beschlüsse. Die Anzahl der parallel im Verfahren befindlichen Bauleitplanungen ist mit rund 25 – 30 Verfahren pro Jahr seit längerem hoch. Deutlich zugenommen hat die Komplexität der Planungen in Folge der gesetzlichen Vorgaben und der Rechtsprechung Außerdem ist die Zahl der eingeleiteten Verfahren und die der Verfahren, die abgeschlossen werden konnten, seit 2015 deutlich gestiegen. Die quantitative Veränderung ist in der nachstehenden Tabelle dargestellt. Anzahl in 2013 Aufstellungsbeschlüsse 2 Inkrafttreten von Bauleit- 5 planungen Anzahl in 2014 Anzahl in 2015 1 5 6 14 Anzahl in 2016 6 12 Anzahl in 2017 4 Vor.14 Im Vorfeld der Bauleitplanung finden ständig Gespräche mit an Planung Beteiligten und Bauinteressierten statt. Nur ein Teil dieser Planungsabsichten münden auch in Bauleitplanungen. Einige Planungsinteressierte müssen aufgrund der hohen Arbeitsbelastung erhebliche Wartezeiten in Kauf nehmen. Regelmäßig sind rund 10 – 15 Planungen in der Vorabstimmung. Darüber hinaus erteilt das Umwelt und Planungsamt Auskünfte zu bestehenden Planungen. -3- Stadtentwicklung Zu diesem Aufgabenfeld gehört das Erarbeiten und Fortschreiben von gesamtstädtischen Entwicklungskonzepten/ sektoralen Planungen zu städtebaulichen Themen als Grundlage für weiterführende Planungen. (Z.B. Wohnbauflächenkonzept, Freiflächenkonzepte, Konzepte zu Kompensationsflächen, Verkehrskonzepte u.a.). Zu diesem Themenkomplex gehört auch die Vertretung städtischer Interessen bei übergeordneten Planungen wie dem LEP und dem Regionalplan. Seit 2013 wird unter Federführung der Wirtschaftsförderung das kreisweite Gewerbeflächenkonzept erarbeitet. Ende 2015 wurde das Wohnbauflächenkonzept erarbeitet und vorgelegt, das mit dem Beschluss vom 21.12.2016 abgeschlossen wurde und dessen schrittweise Umsetzung aktuell und zukünftig mit Priorität vorbereitet wird. Umweltplanung/ Landschafts- und Naturschutz Zu diesem Aufgabenfeld gehören alle Umwelt- und Freiraumbezogenen Planungen einschließlich der Begleitung entsprechender Gutachten und Planungen Dritter und die umwelt- und naturschutzfachliche Begleitung der Bauleitplanung. Hierzu gehören:  Erstellung von Umweltprüfungen und Umweltberichten, Erstellung von Umweltbilanzierungen, Planung von internen und externen Ausgleichs-maßnahmen, begleiten von artenschutzrechtlichen Prüfungen und Artenschutzmonitoring im Rahmen der Bauleitplanung. Der Arbeitsaufwand ist analog der Bauleitplanung sowohl quantitativ als auch qualitativ aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben gestiegen.  Begleiten von Artenschutzprüfungen im Zuge von Bau- und Abbruchgenehmigungen.  Erstellung und Begleiten von Freiflächenplanungen/ Verbesserung des städtischen Klimas/Biotopverbunds/Erholungsqualität  Erstellen und Fortschreiben von Klimaschutz(teil)konzepten und von Konzepten zur Förderung von erneuerbaren Energien  Begleitung und Beurteilung von Planungen und Maßnahmen Dritter im Bereich Landschaftsplanung, Landschaftsschutz, Natur- und Artenschutz  Begleitung und Beurteilung von Anträgen auf Abgrabung; Prüfen und Begleitung von Rekultivierungsmaßnahmen Seit 1997 hat das Umwelt- und Planungsamt die fachliche und verwaltungsseitige Betreuung in Zusammenarbeit mit dem LVR von mindestens zwei Stellen im Freiwilligen Ökologischen Jahr mit Einsatzort im Umweltzentrum Erftstadt inne, seit 2012 ist die fachliche und verwaltungsseitige Betreuung von durchschnittlich zwei Stellen im Bundesfreiwilligendienst (BFD) mit Einsatzort im Umweltzentrum Erftstadt hinzu gekommen. Seit 2015 unterstützt das Umwelt- und Planungsamt auch über den Bundesfreiwilligendienst Maßnahmen zur Integration von Flüchtlingen. Seit Mitte 2017 übernimmt die Umweltabteilung die Federführung bei der Koordinierung der Unterhaltung und konzeptionellen Weiterentwicklung der Parke (Schlossparke Gracht und Lechenich, Gesundheitsgarten, Stadtgarten) in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fördervereinen. Entfallen ist mit der Umstrukturierung und dem Einrichten einer Stabstelle Demographie in 2015 die bis dahin im Umwelt- und Planungsamt angesiedelte demographiebezogene Statistik, d.h. entfallen sind Aufgaben mit einem durchschnittlichen Arbeitsaufwand von rund 2 h die Woche, d.h. ca. 5 % einer vollen Stelle. -4- Abfallberatung Die städtische Abfallberatung ist als Pflichtaufgabe dem Umwelt- und Planungsamt zugeordnet. Zu den Aufgaben gehören die Teilnehme am Arbeitskreis der Abfallberater/innen im Rhein- ErftKreis, die Erstellung des Abfallkalenders, Maßnahmen zur Sensibilisierung der Öffentlichkeit zur Abfallvermeidung, Organisation der stadtweiten Müllsammelaktion sowie die Betreuung des Umwelt- und Abfalltelefons. Agenda 21 Zusammenarbeit mit Verbänden der Umwelt- und Entwicklungszusammenarbeit (verwaltungsseitige Betreuung des Kommunalen Nord-Süd-Forums und des Umweltgesprächskreises); Projekt Fair Trade Town seit 2014, Verleihung des Titels erfolgt 2017; weitere Begleitung incl. Organisation der hierfür einzurichtenden Steuerungsgruppe (mit 2jähriger Zertifizierung). Stadterneuerung/ Stadtgestaltung/ Stadtteilentwicklung Bei dem Bereich Stadterneuerung handelt es sich um ein neu definiertes Aufgabenfeld, das der Menge der mit der Umsetzung von Integrierten Handlungskonzepten verbundenen Aufgaben und dem Erfordernis der fachlichen Spezialisierung Rechnung trägt. Zu der Erarbeitung des Integrierten Handlungskonzeptes für Liblar (2011 bis Ende 2015), sind Mitte 2016 die Städtebauförderung für Liblar und damit zusammenhängend die schrittweise Umsetzung des Masterplans hinzugekommen. Nach dem Subsidiaritätsprinzip, nach dem Städtebauförderung nachrangig ist, wenn andere Fördermöglichkeiten zur Verfügung stehen hat sich 61 in den letzten zwei Jahren noch an 5 anderen Förderaufrufen in Liblar beteiligt (Klimaschutz im Radverkehr, Aktive Mobilität in städtischen Quartieren, Zuweisungen für Investitionen an Gemeinden zur Förderung von Quartieren mit besonderem Entwicklungsbedarf, Investitionspakt Soziale Integration im Quartier), von denen 2 erfolgreich waren und die nun ebenfalls umgesetzt werden. 61 hat sich weiterhin an 2 Förderaufrufen in Lechenich beteiligt (Bundesprogramm zur Sanierung kommunaler Einrichtungen in den Bereichen Sport, Jugend und Kultur, Zukunft Stadtgrün). Über den Aufruf Zukunft Stadtgrün wird voraussichtlich noch in diesem Jahr entschieden. Bisher wurde Förderung in Höhe von rund 6,7 Mio. Euro bewilligt. Im Zuge des Masterplan Liblar wurden insgesamt rund 22,6 Mio. Euro als zuwendungsfähige Ausgaben testiert. Allein der Masterplan Liblar besteht aus rund 60 Einzelmaßnahmen, die zeitlich aufeinander aufbauen und die innerhalb der durch den Fördergeber vorgegebenen Fristen umgesetzt werden müssen. Die Maßnahmen sind in ihrer Komplexität stark unterschiedlich. Z.B. handelt es sich bei der Umgestaltung des Erftstadt Centers, der Durchführung des Wettbewerbes Altstadtplätze, der Sanierung der VHS am Marienplatz oder auch der Durchführung des Tages der Städtebauförderung jeweils um Einzelmaßnahmen. 61 ist hier für die städtebaulichen Maßnahmen, die Abwicklung der Förderung und die Abstimmung der Maßnahmen innerhalb der Verwaltung zuständig. Die Umsetzung stellt aber auch 65 und 82 vor erhebliche Herausforderungen. -5- Die Erstellung eines Integrierten Handlungskonzeptes für Lechenich und die Erstellung eines Stadtteilentwicklungskonzeptes für Köttingen sind mit Beschluss des Rates vom März 2017 und Dezember 2016 Aufgabe dieses Bereiches. Zur Bewältigung der überwiegend neuen Aufgaben hat der Rat für diesen Bereich im Dezember 2016 drei zusätzliche Stellen (2 Stadtplaner/innen und 1 Verwaltungskraft) in den Stellenplan aufgenommen, von denen bisher zwei besetzt werden konnten. Für das Aufgabenfeld wurde weiterhin eine eigene Abteilung eingerichtet. Die Abteilungsleitung ist bereits im Entwurf des Stellenplans 2018 verankert. Periodisch auftretende Aufgaben im Zuständigkeitsbereich von 61 aus sonstigen gesetzlichen Verpflichtungen: Aus gesetzlichen Verpflichtungen erwachsen im Zuständigkeitsbereich Aufgaben, die periodisch wahrgenommen werden müssen und in dieser Zeit jeweils in stärkerem Maße Arbeitskraft binden. Diese sind    Siedlungsflächenmonitoring (nach Landesplanungsgesetz alle 3 Jahre, fällig in 2017, wird aktuell bearbeitet) Erstellen von Lärmaktionsberichten bzw. Lärmaktionsplanungen im Rahmen der EUUmgebungslärmrichtlinie (nach Bundesimmissionsschutzgesetz alle 5 Jahre, fällig in 2018) Mitwirkung an der Überprüfung der gesetzlich festgesetzten Überschwemmungsgebiete (nach Landeswassergesetz alle 6 Jahre, fällig in 2019). Die Federführung für den Gewässer- und Hochwasserschutz wurde Mitte 2017 der Umweltabteilung im Umwelt- und Planungsamt übertragen. In diesen Bereich fallen auch in Zusammenarbeit mit dem Erftverband und der Unteren Wasserbehörde die Erarbeitung und Umsetzung von Hochwasserschutzmaßnahmen. Da die Neufestlegung in 2019 erfolgt, ist die Bearbeitung in 2018 erforderlich. GIS- Administration, Aufbau Planungs- und Beteiligungsserver Ein funktionierendes GIS- System trägt wesentlich dazu bei, die Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen. Bereits mehrere Jahre bestand bei 61 der Wunsch, das GIS einzuführen. Ende 2016 wurden nun die entsprechenden Lizenzen angeschafft. Seit Januar 2017 wird das GIS- Systems aufgebaut, Datenbanken und Projekte werden erstellt. Dies ist in den einzelnen Bereichen zunächst mit zusätzlichem Aufwand für den Aufbau und die Pflege der Projekte verbunden. Die Veröffentlichung von Bauleitplanungen im Internet wurde mit der letzten Änderung des Baugesetzbuches verpflichtend vorgeschrieben. Entsprechende Daten wurden schon länger auf der Homepage der Stadt Erftstadt bereitgestellt. Seit Anfang 2016 wurden zusätzlich die Unterlagen zu Öffentlichkeitsbeteiligungen in der Bauleitplanung im Internet veröffentlicht. Seit Januar 2017 erfolgte die Implementierung und Weiterentwicklung eines Planungs- und Beteiligungsservers für die Bauleitplanung, bei dem nicht nur alle Bauleitplanungen eingesehen werden können, sondern auch die Stellungnahmen online abgegeben werden können. Das neue Angebot wird in einer der nächsten Sitzungen des Ausschusses für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung vorgestellt. -6- Verkehrsförderung, ÖPNV Der Aufgabenbereich einschließlich der zuständigen Mitarbeiterin wurde zum 01.05.2017 an 61 übertragen. Zu den Aufgaben gehören Nahverkehrsplanung, d.h. die Planung, Abstimmung und Koordinierung der Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung des Nahverkehrsnetzes und des ÖPNV, die Koordinierung Nahverkehrsförderung einschließlich des barrierefreien Umbaus der Haltestellen, die Qualitätssicherung im Nahverkehr und das Mobilitätsmanagement. Mit der verstärkten Bearbeitung des Themas Mobilität werden perspektivisch zusätzliche Kapazitäten im Bereich Verkehrsplanung erforderlich. Interkommunale Zusammenarbeit Das Umwelt- und Planungsamt hat die Federführung für verschiedene Projekte der interkommunalen Zusammenarbeit inne und wirkt an Weiteren mit. Dies trägt der Tatsache Rechnung, dass regional wirksamen Aufgaben nur durch regionale Kooperation begegnet werden kann. Gleichzeitig werden regionale Kooperationen zunehmend von den übergeordneten Behörden gefordert und sie sind Grundlage für die Bereitstellung von Fördermitteln. Wissenstransfer und die Verbesserung der Abstimmungsprozesse sind positive Nebeneffekte. Ein erfolgreiches Beispiel ist die Regionale 2010 mit den Projekten Regio Grün und Erlebnisraum Römerstraße. In Erftstadt wurden Projekte mit einem Fördervolumen von rund 11 Mio. Euro umgesetzt. Hierzu gehören die Gymnicher Mühle mit dem Wassererlebnispark, der Bodenerlebnispark im Friesheimer Busch, der Stadtgarten, der Planetenweg und die Mansio an der Römerstraße. Von den im Rahmen der Regionale etablierten Kontakten zu Förderexperten profitiert die Stadt nachhaltig. Aktuelle Projekte sind  LEADER seit Ende 2014 (vgl. Sachstandsbericht am 14.09.2017)  IRR (vgl. Sachstandsbericht am 14.09.2017)  S.U.N. seit Mitte 2016 (vgl. Vorlage und Mitteilungen am 31.01.2017, 02.05.2017 und 20.06.2017 ) und das  Agglomerationskonzept für die Region Köln/ Bonn seit Ende 2016. Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbezug Im Zusammenhang mit der Bauleitplanung, der Abfallberatung und der Umweltbildung organisiert und begleitet das Umwelt- und Planungsamt schon seit langem mehrere Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbezug pro Jahr. Der partizipative Ansatz bei der Erarbeitung von Integrierten Handlungskonzepten und die im Rahmen von Förderprojekten erforderliche Öffentlichkeitsarbeit tragen dazu bei, die Zahl auf hohem Niveau konstant zu halten. Entsprechende Veranstaltungen finden häufig außerhalb der Dienststunden statt. -7- Darüber hinaus verpflichtet ein Grundsatzbeschluss des Rates die Verwaltung dazu, die frühzeitige Öffentlichkeitsbeteiligung zu Bauleitplanungen gemäß § 3 (1) Baugesetzbuch stets mit einer öffentlichen Versammlung zu flankieren. 2013 Anzahl der städti- 5 schen Veranstaltungen im Umweltbereich Anzahl der städti- schen Veranstaltungen mit Förderbezug öffentliche Versamm- 8 lungen zu Bauleitplanungen Summe 13 2014 6 2015 5 2016 5 2017 6 8 2 2 5 3 8 6 7 17 15 13 18 Personalausstattung 61 Den oben aufgeführten Tätigkeiten steht die unten aufgeführte Personalausstattung gegenüber (Zahlen gerundet). 2013 Anzahl der Stellen im 10,5 Stellenplan davon besetzt 10,5 Erforderliche Nachbe- 0 setzungen 2014 10,5 2015 10,5 2016 10,5 2017 15 10,5 2 10,5 1 10,5 2 13 2 Die deutliche Erhöhung der Stellenzahl in 2017 erfolgte durch den Beschluss des Rates vom Dezember 2016. Der Beschluss zieht insbesondere die Einführung des neuen Aufgabenfeldes Stadterneuerung/ Stadtgestaltung/ Stadtteilentwicklung in Betracht. Eine der zusätzlichen Stellen begründet sich durch die Zuordnung des Bereiches ÖPNV/ Verkehrsförderung, zum Amt 61, die einschließlich der zuständigen Stelle erfolgte. Die untere Spalte zeigt die Anzahl der Stellen, die in dem jeweiligen Jahr nach zu besetzen waren. Da Nachbesetzungen Vorlaufzeiten benötigen, waren die jeweiligen Stellen regelmäßig längere Zeit vakant. Nicht aufgeführt sind weiterhin Vakanzen aufgrund von weniger als 3 Monate dauernden Elternzeiten und aufgrund von Erkrankungen. Nachbesetzungen werden auch in den kommenden Jahren schon aufgrund der demographischen Entwicklung erforderlich sein. Von insgesamt 14 Personen im Umwelt- und Planungsamt vollendet die Hälfte innerhalb der nächsten 10 Jahre das 65. Lebensjahr. In Vertretung (Hallstein) -8- -9-