Beschlussvorlage (Neukonzeption der Friedhofspflege und des Bestattungsangebotes; Sachstands- u. Perspektivbericht)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 484/2017 Az.: - 65.0 - Amt: - 65 BeschlAusf.: - - 65.0 - Datum: 09.10.2017 Kämmerer Dezernat 4 Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM gez. Böcking Amtsleiter RPA Beratungsfolge Betriebsausschuss Straßen Termin 07.11.2017 zur Kenntnis Haupt-, Finanz- und Personalausschuss 05.12.2017 zur Kenntnis Betrifft: Bemerkungen Neukonzeption der Friedhofspflege und des Bestattungsangebotes; Sachstands- u. Perspektivbericht Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der Sachstands- und Perspektivbericht zur Neukonzeption der Friedhofspflege und des Bestattungsangebotes wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Die Verwaltung kommt hiermit ihrer Absicht und Ankündigung nach, über die Neukonzeption der Friedhofspflege und des Bestattungsangebotes zu informieren. Aus Anlass seit geraumer Zeit bestehender Defizite im Bereich der Friedhofspflege und der Friedhofsunterhaltung hat es auf Vorschlag des technischen Dezernates mit Wirkung vom 01.08.2017 eine organisatorische Änderung derart gegeben, dass die Aufgabenbereiche der Friedhofspflege und der Friedhofsplanung aus dem bisherigen Aufgabenbereich der Gartenbauabteilung ausge- gliedert und neu zusätzlich dem Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Friedhofsverwaltung zugewiesen wurden. Für den Gesamtaufgabenbereich „Friedhof“ soll hierdurch insgesamt eine einheitliche Aufgaben- und Erledigungsstruktur mit ebenso klarer, wie einheitlicher Aufgabenverantwortung geschaffen werden. Das allgemeine Erscheinungsbild der Friedhöfe war und ist nicht immer zufriedenstellend. Insbesondere der Zustand der Friedhofswege und der Grünflächen innerhalb der Friedhöfe geben immer wieder kehrend Anlass zu berechtigter Kritik. Die Stadt hat das Vertragsverhältnis mit der externen Hauptpflegefirma mit Wirkung zum 01.01.2018 beendet. Zur Zeit sind daher neue Ausschreibungsverfahren anhängig. Die Ausschreibung der Bestattungsleistungen (Grabaushub, Grababräumung) etc. musste aus Vergaberechtsgründen national öffentlich, die Ausschreibung der Pflegearbeiten auf den Friedhöfen wegen rechtswirksamer Änderungen der Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) und der Vergabeverordnung wegen Überschreitens des Schwellenwertes für nationale Ausschreibungen erstmals sogar europaweit ausgeschrieben werden. Leider erschwert die zwingend europaweite Ausschreibung tendenziell die grundsätzliche Intention, bevorzugt ortsansässige und ortsnahe Pflegefirmen konkurrenzfähig zu halten und beauftragen zu können. Gleichwohl wurde aber vergaberechtskonform durch eine Untergliederung der Ausschreibung in sieben getrennte Lose versucht, die Ausschreibung auch für die kleineren örtlichen und ortsnahen Unternehmen attraktiv und konkurrierbar zu gestalten. Schließlich zeigt die Erfahrung, dass örtliche Unternehmen sich eher in der Verpflichtung zur ordentlichen Leistungserbringung und in Konkurrenzsituation sehen, sich natürlich letztlich auch eher mit der Stadt identifizieren. Durch gleichzeitige Angebotslimitierung auf höchstens drei Lose pro Bewerber soll die Leistungserbringung unter Einhaltung vergaberechtlicher Belange daneben weitest möglich gestreut werden, um zusätzliche Konkurrenzsituation herbeizuführen und Ausfallrisiken insgesamt zu mindern. Vielfältig gab und gibt insbesondere der Pflegezustand der wassergebundenen Friedhofswege, was die Verunkrautung betrifft, Anlass zu Kritik. Um dem künftig in gebotener Weise verstärkt Rechnung tragen zu können, wurde im Zuge der Neuausschreibung konzeptionell Folgendes verändert: - Schaffung einheitlicher Zuständigkeiten bzgl. der Pflege der einzelnen Friedhöfe; d.h. eine Pflegefirma ist für die komplette Grünflächen- u. Wegepflege eines Friedhofes zuständig. Aufgabenteilungen auf einem Friedhof sollen vermieden werden. - Änderung des Pflegeplans; Die Leistungsart „wassergebundene Wegedecken ganzjährig unkrautfrei halten“ soll nach neuem Pflegeplan anstatt wie bisher „thermisch“ zukünftig ausschließlich nur noch „mechanisch“ erfolgen. Daneben wird die Anzahl der jährlichen Pflegedurchgänge von bislang 3 auf zukünftig generell 6 Durchgänge erhöht, bei besonderen Bedarfsspitzen können darüber hinaus optional noch 1-2 zusätzliche Durchgänge durch gesonderte Beauftragung erfolgen. Soweit Ortsfriedhofe außerhalb von Wasserschutzzonen liegen (das betrifft die Ortsfriedhöfe Borr, Erp, Friesheim, Gymnich, Herrig und Niederberg), wurde bei der Unteren Wasserbehörde des Rhein-Erft-Kreises und der Landwirtschaftskammer NRW aktuell ein Antrag auf Ausnahmegenehmigung nach § 12, Abs. 2, Satz 3 Pflanzenschutzgesetz dahin gehend gestellt, künftig nachhaltiges Unkrautbekämpfungsmittel (Herbizid) zulassen und verwenden zu dürfen. -2- - Perspektivisch ist beabsichtigt, sofern technisch und nach Haushaltslage möglich, Friedhofswege sukzessive zu befestigen, um mittel- bis langfristig die Unterhaltungskosten für die Wegepflege zu senken. Bei der Grünflächenpflege innerhalb der Friedhöfe soll gemäß überarbeitetem Pflegeplan, in Kombination mit einer Überarbeitung des Leistungsverzeichnisses der Schwerpunkt der Pflege auf die Sichtbereiche gelegt werden, um das allgemeine, offensichtliche Erscheinungsbild der Friedhöfe zu verbessern. Außerhalb der Sichtbeziehungen liegende Grünflächenbereiche – vorzugsweise größere, dicht bewachsene Gehölzflächen - sollen dafür in der Pflege – gewissermaßen kompensierend – stärker in den Hintergrund treten. Fachlich ist dies uneingeschränkt vertretbar. Die Neugestaltung des überarbeiteten Pflegeplans ist in der Anlage zu dieser Vorlage zur Information dargestellt. Im Übrigen wird dieser Rahmenpflegeplan künftig – im Gegensatz zu bisher – verbindlich von der Verwaltung vorgegeben. Nach Behebung einer Stellenvakanz durch inzwischen erfolgte Wiederbesetzung einer Stelle in der Friedhofsverwaltung sind auf den Friedhöfen inzwischen auch wieder vollumfängliche Kontrollen der Pflegefirmen möglich geworden. Entgeltzahlungen erfolgen nur nach vorbehaltsloser Leistungsabnahme. Dies soll so auch weiterhin uneingeschränkt beibehalten werden, nicht zuletzt auch, um Präsenz der Friedhofsverwaltung auf den Friedhöfen zu zeigen. Für das Jahr 2018 wird das Hauptaugenmerk der Friedhofsverwaltung nach dem Zuständigkeitswechsel innerhalb der Verwaltung, der Neuvergabe der Bestattungs- u. Pflegeleistungen an externe Pflegefirmen, der Neueinweisung dieser Firmen in die Verfahrensabläufe etc. zunächst vorrangig auf die Verbesserung des allgemeinen Erscheinungsbildes der Friedhöfe durch Hebung und Einhaltung der Pflegestandards liegen. Daneben soll z.B. auch das Mobiliar, wie Sitzbänke etc. unterhalten und saniert werden, die Anbringung neuer und/oder zusätzlicher Aushangtafeln an den Friedhofseingängen ist geplant. Allgemein sollen zunächst die seit geraumer Zeit in der bürgerlichen Kritik stehenden Defizite aufgearbeitet und beseitigt werden. Hier besteht deutlicher Nachholbedarf. Für den ebenso in die Friedhofsverwaltung gewechselten Aufgabenbereich „Friedhofsplanung“ sind zur Zeit noch keine adäquaten personellen Kapazitäten in der Fachabteilung vorhanden, was u.a. auch in dem wiederholten, krankheitsbedingten Langzeitausfall eines Vollzeitmitarbeiters aus der Friedhofsverwaltung begründet liegt. Sobald diese Stellenvakanz organisatorisch behoben werden kann, soll auch die Fortschreibung des Friedhofskonzeptes mit dem Ziel der Schaffung alternativer, pflegefreier, möglichst kostengünstiger Grabarten unter Nutzung der vorhandenen Friedhofsinfrastruktur auf unbelegten Friedhofsflächen wieder zeitnah aufgenommen werden, um im Laufe des Jahres 2018 – wie avisiert – eine Fortschreibung des Friedhofskonzeptes vorstellen und in die Gremien einbringen zu können. Aufgrund unzureichender personeller Ausstattung ist die Friedhofsverwaltung zur Zeit leider mit der ordnungsgemäßen Sicherstellung des Bestattungsbetriebes, der Bearbeitung von Beschwerden bzgl. des allgemeinen Erscheinungsbildes der Friedhöfe, der Kontrolle der Pflegefirmen, insbesondere der Hauptpflegefirma, sowie der sukzessiven Aufarbeitung der bekannten Unterhaltungs- u. Pflegedefizite ausgelastet. -3- In Vertretung (Hallstein) -4-