Beschlussvorlage (RPA) (Prüfbericht)

Rechnungsprüfungsam Stadt Erftstadt Prüfbericht zu den Geschäftsvorfällen des Jahres 2016 des Eigenbetriebes "Straßen" - öffentlicher Teil - 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet: • Prüfungen gem. § 8 der Betriebssatzung, § 103 der Gemeindeordnung sowie der Rechnungsprüfungsordnung • Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft; hierbei insbesondere die Prüfung der Schlussrechnungen nach Beendigung von Baumaßnahmen und Dienstleistungen vor Auszahlung • Prüfung der VOL / VOF — und VOB Vergaben im Tagesgeschäft; hierzu gehören auch die Vergaben an Ingenieure und Architekten auf HOAI-Basis • Prüfung der Sonderkasse im Rahmen der vorgeschriebenen Kassenprüfungen • Vorgänge im Bereich Unterhaltung Straßen / Wege / Plätze • Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen oder prüfungsrelevanten Sachverhalten 2. Zur Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung In 2016 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab 2.000,00 C sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse ab einer Wertgrenze von 10.000,00 C der Visakontrolle / Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und Regelungen der Rechnungsprüfung auch für die allgemeine Verwaltung. • Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB / HOAI); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen. • Die Vorgaben des Tariftreue- Vergabegesetzes (TVgG) werden im Hinblick auf a) Sicherstellung des Mindestlohns b) Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (z.B. Herstellung von Waren unter Ausschluss von Kinderarbeit, Diskriminierung usw.) P:\14\Jahresabschluss -65- 2016 ö. Seite 1 Rechnungsprüfungsam Stadt Erftstadt c) Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie seitens der Fachämter grundsätzlich beachtet bzw. seitens der Firmen bestätigt. Dies ist auch Bestandteil jeder Vergabeprüfung; wenn nötig, werden die Informationen nachgeliefert. Zur Förderung des Umweltschutzes allerdings (z.B. Lebenszyklus des Artikels, Energieeffizienz, Emissionen, usw.), müssen gem. TANG seitens des öffentlichen Auftraggebers individuell bei jeder einzelnen Beschaffung Kriterien festgelegt werden. Hier mangelt es weiterhin an einer praktischen Umsetzung. Theorie und Praxis klaffen im Hinblick auf Festlegung und Bewertung solcher Kriterien - auch aufgrund des erheblichen Arbeitsaufwandes - auseinander. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment wurden i.d.R. der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei wurden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wurde auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen war und ist bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen kein zeitaufwändiger Wettbewerb möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen wurden, wie mit den Wertgrenzen ab dem 05.04.2011 beschlossen, bis 10.000,00 C Preisanfragen bei mindestens drei Anbietern dokumentiert. Darüber hinaus waren beschränkte Ausschreibungen durchzuführen. Ab 75.000,00 / 150.000,00 / 200.000,00 C (je nach Gewerk) wurden grundsätzlich öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen oder Dienstleistungen sich in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit wiederholen, wurde und wird mit den Eigenbetrieben eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart, um dauerhaft wirtschaftliche Vorgehensweise zu sichern, z.B. im Wege optionaler Vertragsverlängerungen oder im Hinblick auf die gesetzlichen Schwellenwerte EU - weite Ausschreibungen bei längeren Zeiträumen. P:\14\Jahresabschluss -65- 2016 ö. Seite 2 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Anmerkung RPA : Etwaige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung (z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) werden im Regelfall unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und dann erledigt. Hierzu gehören auch Korrekturen bei den täglichen Ausschreibungen / Vergaben (das gilt für VOL- /VOF- /VOB- Vergaben wie auch für Aufträge im Rahmen der HOAI an Ingenieure / Architekten). Ebenso werden durch die VISA - Kontrolle vor Zahlung der Schlussrechnungen rechtzeitig Korrekturen vorgenommen. Durch diese bewährte Praxis im Tagesgeschäft werden irreparable Fehler im Regelfall vermieden. Eine Auflistung der Prüfungen aus dem laufenden Tagesgeschäft mit einzelnen Prüffeststellungen ist Bestandteil des nichtöffentlichen Berichtes. Insgesamt wurden 408 Vorgänge mit einem Gesamtvolumen von 22.062.726,18 C geprüft. Prüffeststellungen wurden soweit möglich jeweils vor Auftragserteilung bzw. Zahlung der Schlussrechnung ausgeräumt. 3. Prüffeststellungen Die einzelnen Prüffeststellungen mit etwaigen Hinweisen und Beanstandungen sind gemäß § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse nichtöffentlich zu beraten. Auf die entsprechende Vorlage im nichtöffentlichen Teil der Tagesordnung wird daher verwiesen. 4. Prüfergebnis für den Teilbereich „Eigenbetrieb Straßen" Schwerwiegende Mängel oder nicht ausgeräumte Prüffeststellungen, die einer Entlastung der Betriebsleitung entgegenstehen würden, liegen nicht vor. Erftstadt, den 10.10.2017 Leiter Rechnungsprüfungsamt P:\14\Jahresabschluss -65- 2016 ö. Seite 3