Anfrage (Anfrage bgzl. papierloser Sitzungsdienst)

. Stadtverwaltung  Postfach 2565  50359 Erftstadt Stadtverwaltung  Holzdamm 10  50374 Erftstadt Herrn StV Raymond Pieper Josef-Zimmermann-Straße 10 50374 Erftstadt . nachrichtlich allen Stadtverordneten Dienststelle Telefax 02235/409-505 Ansprechpartner/-in Telefon-Durchwahl Ratsbüro Holzdamm 10 Herr Thanner 0 22 35 / 409-205 Mein Zeichen Ihr Zeichen 15.03.2017 gez. Erner, Bürgermeister BM / Dezernent Amtsleiter Ihre Anfrage vom 22.03.2017 Rat Rat Betrifft: Datum öffentlich F 165/2017 28.03.2017 04.07.2017 Anfrage bgzl. papierloser Sitzungsdienst Sehr geehrter Herr Pieper, in Ergänzung des im Haupt-, Finanz- und Personalausschuss am 21.03.2017 abgegebenen Berichtes beantworte ich Ihre Fragen wie folgt: Zu 1. Alle Kommunen des Rhein-Erft-Kreises sowie der Rhein-Erft-Kreis nutzen das Sitzungsdienstprogramm SD-Net der Firma Sternberg. Die Nutzung erfolgt freiwillig. In der Regel nehmen über 50 % der Ratsmitglieder am papierlosen Sitzungsdienst teil. Zu 2. Die Erfahrungen sind überall positiv. Es gab, wie in Erftstadt, im Frühjahr Probleme mit der Übertragung von Daten und der Aktualisierung einzelner Dokumente. Diese Probleme wurden mit der Bereitstellung eines Software-Update behoben. Zu 3. Weitere Anbieter von Sitzungsdienstprogrammen sind die Firma cc-eGov mit dem Programm ALLRIS sowie die Firma Somacos mit dem Programm Session. Die Programme SD-Net, ALLRIS und Session haben gemeinsam einen Marktanteil von über 75 %. Zu 4. Wichtigste Maßnahme ist die erneute Schulung aller Ersteller von Vorlagen. Fehler. Die Schulung der fast 100 Nutzer des Sitzungsdienstprogrammes erfolgt bis Ende Juni 2017. Das größte Potential für Fehler liegt bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen. Mit dem Abschluss Schulung erfolgt auch veraltungsintern eine Umstellung des Verfahrensablaufes auf eine ausschließlich digitale Vorlagenerstellung und –bearbeitung innerhalb der Verwaltung. Die Ausgabe an die Mitglieder des Rats und seiner Gremien erfolgt dann weiterhin in Papier oder digitaler Form, wie vom Gremienmitglied individuell gewünscht. Zu 5. Regressansprüche gegenüber dem Hersteller bestehen nach meiner Rechtsauffassung nicht, da die Mehrheit der Fehler in nicht vom Hersteller zu vertretenden Gründen liegen. Ergänzend weise ich auf das aktuelle Software-Update hin, mit dem weitere Ergänzungen vorgenommen wurden. (Erner) -2-