Anfrage (Anfrage bzgl. hohe Kosten in der Erstunterkunft in Erp)

. Stadtverwaltung  Postfach 2565  50359 Erftstadt Stadtverwaltung  Holzdamm 10  50374 Erftstadt Frau StV Myriam Iber Waldstraße 38 a 50374 Erftstadt . nachrichtlich allen Stadtverordneten Dienststelle Telefax 02235/409-505 Ansprechpartner/-in Telefon-Durchwahl Rechts- und Ordnungsamt Holzdamm 10 Frau Mandt 0 22 35 / 409-601 Mein Zeichen Ihr Zeichen 24.11.2016 gez. Erner, Bürgermeister BM / Dezernent Amtsleiter Ihre Anfrage vom 24.11.2016 Rat Betrifft: Datum öffentlich F 604/2016 21.12.2016 Anfrage bzgl. hohe Kosten in der Erstunterkunft in Erp Sehr geehrte Frau Iber, Ihre Anfrage, ausgelöst durch eine nicht auf der Tagesordnung des Rechnungsprüfungsausschusses stehende Darstellung des Rechnungsprüfungsamtes in der Sitzung am 22.11.2016, nehme ich zum Anlass nicht nur die aufgeworfenen Fragen zu beantworten, sondern eine umfassende Darstellung zum Betrieb der Notunterkunft für Flüchtlinge abzugeben. Diese Darstellung soll dazu dienen, Ihnen die mit dem Betrieb der Notunterkunft einher gehenden Problematiken transparent zu gestalten. Die Verwaltung wird seit August 2015 im Wege der Amtshilfe durch das Land NRW gemäß §§ 4ff Verwaltungsverfahrensgesetz NRW in Anspruch genommen und verpflichtet Unterbringungsmöglichkeiten für geflüchtete Personen bereit zu stellen, um drohende Obdachlosigkeit zu verhindern. Das Amtshilfeersuchen wurde einige Male angepasst und verändert. Letztlich war die Verwaltung verpflichtet für bis zu 280 Personen eine Unterkunft bis zum 31.12.2016 vorzuhalten. Die konkrete Vorgabe, resultierend aus dem Amtshilfeersuchen, bestand darin, eine Einrichtung zu errichten und für die jederzeitige Betriebsbereitschaft im Hinblick auf medizinische und soziale Betreuung sowie Versorgung für bis zu 280 Flüchtlinge zu sorgen und dafür eine entsprechende Konzeption, auch unter Einbeziehung von Verwaltungsleistungen, Hausmeisterdiensten und Securityleistungen aufzubauen. Das Konzept, welches die Handlungsanweisungen des Landes NRW berücksichtigte, sah vor, Sozialarbeiter/innen vorzuhalten, eine adäquate Beschäftigung für die Bewohner/innen anzubieten, eine Kinderbetreuung zu gewährleisten, Deutsch zu unterrichten, eine Security rund um die Uhr vorzuhalten und als Betreiber der Einrichtung eine 24 Stunden Erreichbarkeit sicher zu stellen. Außerdem musste die Anlage nach strengen Kriterien und Vorgaben gereinigt und ein Hausmeisterdienst eingerichtet werden. Es musste eine Hausordnung erstellt und an die Bewohner/innen vermittelt werden. Regelungen zum Betrieb der Waschmaschinen wurden erarbeitet. Das Essen und die entsprechende Ausgabe musste organisiert werden. Selbst die Kleiderkammer funktionierte erst, als feste Regeln aufgestellt wurden. Medikamente mussten verabreicht, Arztund Impftermine galt es zu vereinbaren und zu organisieren. Dazu gehörte auch die Organisation von Fahrdiensten. Umfangreichen Dokumentationspflichten bezüglich Krankheitsverläufen, Medikamentenverabreichungen, Arztbesuchen etc. musste nachgekommen werden. Personenakten wurden angelegt. Es kam zu Krankheitsfällen, die eine Separierung und eine Unterbringung in einer Quarantänestation nach sich zogen. Dazu fiel sehr viel Büroarbeit an, zudem galt es sehr viele Fragen hinsichtlich des Fortgangs des Asylverfahrens und Konflikte (hinsichtlich Zimmerunterbringung, Streitereien etc.) zu lösen. Es kam nachts und am späten Abend zu plötzlichen Krankheitsfällen, Verletzungen etc., die behandelt werden mussten. Mehr als einmal standen zu allen Tagesund Nachtzeiten Menschen vor der Tür, die Einlass begehrten, Besuche durchführen wollten etc. Des weiteren mussten auch das Gesundheitsamt und das Veterinäramt des Rhein-Erft-Kreises beteiligt werden. Etliche Begehungen wurden durchgeführt und es galt Hygiene- und Reinigungspläne zu erstellen. Ähnliches galt für den Brandschutz. Rettungswegepläne und Notausgänge wurden erarbeitet. Die Notunterkunft wurde zunächst in einem sehr, sehr kurzen Zeitfenster in den Räumen der Förderschule Erftstadt-Friesheim errichtet. Im Oktober 2015 wurden diese Räume aufgegeben. Es erfolgte ein Umzug in das leerstehende Seminargebäude der Allianzversicherung nach Erftstadt Erp. Zu Beginn des Betriebes der Notunterkunft wurde die Stadt Erftstadt von keinem Betreuungsverband unterstützt. Alle Verbände, bei denen eine Nachfrage gestellt wurde, erteilten eine Absage, weil die Kapazitäten nicht ausreichten. Mithin organisierten die Verwaltungsmitarbeiter/innen, unterstützt von ehrenamtlich Helfenden, alle die oben beschriebenen Dinge zunächst allein. Glücklicherweise fanden wir dann, quasi im letzten Moment, einen in Erftstadt ansässigen Betreuungsverband, der uns Unterstützung zusagte. Dafür musste aber zunächst Personal in Anlehnung an die Vorgaben der Bezirksregierung akquiriert und eingestellt werden. Dies war anfangs nicht einfach, so wechselte das Personal anfänglich mehrfach. Schließlich ist es aber gelungen, qualifiziertes, motiviertes Personal zu finden und der Betreuungsverband konnte sukzessive schließlich alle sozialarbeiterischen und medizinischen Aufgaben nach den Vorgaben der Bezirksregierung übernehmen. Nachfolgend gebe ich dazu einen Überblick:  Medizinische Versorgung kleinerer Unfälle und Behandlung geringfügiger Erkrankungen; ggf. Hinzuziehen eines RTW/Notarztes oder Arztes  Ausfüllen der entspr. Krankentransportscheine und Krankenbehandlungsscheine  Verabreichen der notwendigen Medikamente und deren Dokumentation  Organisation der turnusmäßig in der Einrichtung stattfindenden Arztsprechstunde sowie deren Begleitung durch Fachpersonal; Führung einer Krankenakte; Einlösung von Rezepten und Beschaffung von Arzneimitteln -2-  Vereinbarung von Facharztterminen und Krankenhausbehandlungsterminen  Organisation der medizinischen Erstsichtung bei Neuankünften  Vereinbaren von Röntgenterminen zum Ausschluss einer TBC-Erkrankung; Organisation des Impfangebotes  Führen der Krankenakten und Untersuchungshefte  Erkennen, bewältigen und vermeiden von Konflikten zur Sicherstellung des sozialen Friedens in der Einrichtung. Mitwirkung an der Akzeptanz der Flüchtlinge bei der Bevölkerung und den Bewohnern Sitten und Gebräuche näher bringen  Vermittlung der Hausordnung und Regeln  Organisation der Waschmaschinen- und Trocknernutzung  Anleitung der Flüchtlinge zu Arbeiten im Zusammenhang mit der Einrichtung, wie Gartenarbeit, Laub kehren, Staub saugen, Müll sammeln etc.  Durchführen diverser Beschäftigungsangebote für alle Altersgruppen; Gesprächsrunden  Angebot von ersten Deutschkursen  Übernahme eines Nachtdienstes zur Abdeckung medizinischer „Notfälle“ Wie oben beschrieben, musste auch eine Bewachungsfirma, die im Besitz einer Erlaubnis nach § 34 Gewerbeordnung ist, beauftragt werden. Auch hier gebe ich einen Überblick zu den Aufgaben:  Objektschutz  Einlasskontrolle, ggf. Personenkontrollen und Durchsuchungen; Führen einer Anwesenheits- und Abwesenheitsliste der Bewohner/innen  Begleitung bei der Essensausgabe und Kleiderkammer; Begleitung des Reinigungspersonals beim Reinigen sensibler Bereiche, z.Bsp. der Toiletten/Appartements  Personenschutz im Objekt (Begleitung schwieriger Gespräche)  Schlichten von Konflikten der Bewohnerschaft untereinander  Durchsetzen von Verboten (z.Bsp. kein Alkoholkonsum, Nachtruhe, Durchsetzung der Hausordnung)  Begleitung von Transfers nach Bedarf Die Firma zeichnet sich dadurch aus, dass sie mehr als den gesetzlich geforderten Mindestlohn zahlt, keine Subunternehmer beschäftigt und auch auf Chefebene eine ständige Erreichbarkeit sicher gestellt ist. Die Arbeit im Flüchtlingsbereich erfordert eine hohe Kompetenz und Einfühlungsvermögen, welches zu jedem Zeitpunkt vorhanden war. Besonders erwähnenswert ist, dass hier Mitarbeiter/innen zum Einsatz kamen, die die Sprachen der Herkunftsländer, wie bspw. Arabisch, Asyrisch oder Farsi sprechen. Alle Mitarbeiter/innen unterliegen einer ständigen Überprüfung durch die Bezirksregierung. Auch an die Reinigung der Notunterkunft wurde eine sehr hohe Anforderung gestellt. Dazu hat das Gesundheitsamt des Rhein-Erft-Kreises mehrere Begehungen, anfangs in Erftstadt-Friesheim, -3- später in Erftstadt-Erp durchgeführt und Anleitungen gegeben. Da es sich um eine Gemeinschaftsunterkunft handelte, musste die Vorgabe beachtet werden, dass die Unterkunft fremd zu reinigen ist- die Bewohner/innen selbst durften zu Reinigungsarbeiten nicht heran gezogen werden. Bezüglich der Gemeinschaftsräume (Speisesaal, Sanitärcontainer, Spielzimmer etc.) waren die Auflagen ebenfalls streng. Die Reinigungsleistung musste dokumentiert werden, die Wischlappen mehrfach gewechselt und spezielle Desinfektionsmittel kamen in den Einsatz. Die Reinigung der Sanitärcontainer verlangte vom Personal Schutzbekleidung. Die Appartements waren täglich desinfizierend zu reinigen, der Speisesaal nach den Mahlzeiten, Türklinken etc. waren mehrfach täglich zu desinfizieren, Scheiben zu wischen, Personaltoiletten, Küche, Waschräume, Untersuchungszimmer- alles musste nach festen Vorgaben individuell gereinigt werden. Es wurde vereinbart, dass die Reinigungskräfte diese Leistung in einer Zeit von 8 Stunden/Tag zu zweit zu erbringen haben. Dabei ist es durchaus vorgekommen, dass zusätzlich noch Sonderreinigungen des Quarantänebereiches etc. anfielen. Die Beauftragung der Reinigungsfirma war fast am Schwierigsten, da die Arbeit schwer und oft nicht angenehm ist. Auch hier haben wir allerdings das große Glück, dass wir Kräfte beauftragt haben, die sich mit der Einrichtung und den dort auftretenden Problemen identifizieren und eine Kontinuität gewährleistet war. Die Strukturen, die das Rechts- und Ordnungsamt mit dem Betreuungsverband, der Security Firma, der Reinigungsfirma, dem Caterer und den vor Ort anwesenden Verwaltungsmitarbeitern, denen Koordinationsaufgaben zukamen, aufgebaut hat, waren keineswegs von Anfang an so vorhanden, sondern haben sich über Monate entwickelt. Man kann sagen, dass etwa seit Februar/März 2016 die von der Bezirksregierung geforderte Personalstruktur und die damit verbundene Aufgabenwahrnehmung und –sicherstellung funktionierte. Das städtische Rechnungsprüfungsamt war bei den größeren Ausgaben immer eingebunden und es gab hier durchaus die ein oder andere Nachfrage beim Fachamt. So wurde beispielsweise auch die Frage der Ausschreibung thematisiert und auch die Möglichkeiten einer Kostenersparnis waren zu prüfen. Hierzu gab es dann regelmäßigen Austausch mit der Bezirksregierung Köln und dem dortigen für Flüchtlingsangelegenheiten zuständigen Dezernat 20. Die Kernaussage bezog sich immer darauf, dass eine Ausschreibung entbehrlich ist, da es sich hier um einen Fall der Dringlichkeit, entsprechend dem Gemeinsamen Runderlass des Finanzministeriums, des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Industrie, Mittelstand und Handwerk, des Ministeriums für Inneres und Kommunales und des Ministeriums für Bauen, Wohnen, Stadtentwicklung und Verkehr vom 06.08.2015, handelte. Das Amtshilfeersuchen wurde insgesamt mehrfach angepasst und verlängert, so dass die Dringlichkeit immer wieder auf`s Neue auch seitens der Bezirksregierung bejaht wurde, da zu keinem Zeitpunkt mit der Beauftragung der in Rede stehenden Unternehmen bis zum Abschluss eines aufwändigen Ausschreibungsverfahren abgewartet werden konnte. Aktuell ist, so die Bezirksregierung Köln, das Amtshilfeersuchen bis 31.12.2106 aufrecht zu erhalten. Dazu gehört auch und vor allen Dingen die Aufrechterhaltung der Verträge und des Personalstammes. Auch wenn das Personal nun aufgrund der gesunkenen Belegungszahlen weniger Aufgaben hat, bedeutet dies nicht, dass die Verträge gekündigt werden sollen. Das Personal soll sich dann mit anderen Aufgaben, wie z.Bsp. allgemeinen Arbeiten rund um Haus und Hof und um Rückbauarbeiten kümmern. Grundsätzlich ist jedoch hier weiterhin das Amtshilfeersuchen zu se-4- hen, wonach die Notunterkunft jederzeit bis 31.12.2016 betriebsbereit für die Aufnahme von bis zu 280 Personen zu halten ist. Im Ergebnis kann ich das trotz der hohen Kosten nachvollziehen. Es hat fast 6 Monate gedauert, bis die Strukturen so aufgebaut waren, Menschen haben Arbeitsplätze bekommen und neue Arbeitsverträge unterzeichnet. Diesen Menschen ist mitgeteilt worden, dass sie bis 31.12.2016 einen Arbeitsplatz haben. Die Einhaltung von Kündigungsfristen war somit noch möglich. Aus Gesprächen mit dem Betreuungsverband, der Security Firma und auch der Reinigungsfirma weiß ich, dass der Großteil der Menschen, die in der Notunterkunft einen Arbeitsplatz gefunden haben, in die Arbeitslosigkeit entlassen werden. Nun zu den einzelnen Fragen: Zu 1.: Von Januar 2016 bis November 2016 war die Entwicklung der Bewohnerzahlen, jeweils zum Stichtag, 01. d. Monats, wie folgt: Januar 28 Juni 127 Februar 55 Juli 121 März 124 August 115 April 126 September 51 Mai 124 Oktober 34 November 20 Zu 2.: Die Gesamtkosten belaufen sich bisher auf 4.432.972,60 €. Zu 3.: Erstattet wurden bisher 2.217.158,33 €. Zu 4. und 5.: Bisher wurden alle Kosten, die geltend gemacht wurden, anerkannt- die Erstattung der geltend gemachten Kosten erfolgt zeitverzögert. Es werden alle Rechnungen und Kosten, die geltend gemacht werden in eine Excel Tabelle eingetragen und zusätzlich in Papierform gesondert abgeheftet. Daraus werden Abrechnungen erstellt, die sowohl per Post, als auch digital an die Bezirksregierung versendet werden. Der Eingang der Kostenerstattung wird nachgehalten- erfolgt diese nicht in einem angemessenen Zeitraum wird nachgefragt. Zu 6. und 7. Hierzu verweise ich auf die ausführlichen Erläuterungen im obigen Text. In Vertretung -5- (Lüngen) -6-