Beschlussvorlage (Nutzung eines Ladens im Erdgeschoss des Rathauses als Bürofläche - Bereitstellung zusätzlicher Mittel)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 421/2016 Az.: -82- Amt: - 82 BeschlAusf.: - -82.1- Datum: 15.08.2016 Kämmerer Dezernat 4 gez. Hallstein, technische Beigeordnete Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM gez. Dr. Risthaus Amtsleiter RPA Beratungsfolge Betriebsausschuss Immobilien Termin 28.09.2016 vorberatend Rat 25.10.2016 beschließend Betrifft: Bemerkungen Nutzung eines Ladens im Erdgeschoss des Rathauses als Bürofläche - Bereitstellung zusätzlicher Mittel Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: 79.355,- e Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Im Wirtschaftsplan 2016 des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft werden für die Maßnahme „Rathaus Liblar – Umbau Laden EG und Möblierung“ zusätzliche Mittel in Höhe von 150.000,- € zur Verfügung gestellt. Die Finanzierung erfolgt durch Minderausgaben bei der „Übergangsheime – Erweiterung Asylbewerberunterkunft Brabanter Weg“. Begründung: Zur Minderung der aktuellen Raumprobleme im Rathaus Liblar hatte ich den städtischen Gremien vorgeschlagen, eine im Erdgeschoss des Rathauses gelegene Fläche für einen Zeitraum von 10 Jahren anzumieten. Der entsprechende Mietvertrag wurde zwischenzeitlich abgeschlossen. Bei meiner Kostenschätzung für den Umbau und die Möblierung des Ladens war ich davon ausgegangen, diesen als Großraumbüro zu nutzen und möglichst keine Einbauten vorzusehen. Da- nach ergaben sich Kosten in Höhe von 100.000,- € für den Umbau und in Höhe von 70.000,- € für die Möblierung. Bei der Diskussion mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen über die Nutzung des Ladens stellte sich dann immer deutlicher heraus, dass es innerhalb der Verwaltung keine Organisationseinheiten gibt, die ins das Erdgeschoss verlagert werden könnte und für deren Unterbringung ein Großraumbüro geeignet ist. Um die notwendige Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, des Personalrates und der Schwerbehindertenvertretung für die Planung zu erreichen, waren daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich. So ist nunmehr die Errichtung von zwei Einzelbüros (vgl. Anlage) und von einem Besprechungsraum vorgesehen. Diese Aufteilung erfordert Eingriffe in die vorhandene Lüftungsanlage. Weitere Anpassungen wurden im Bereich der Toilettenanlage und der Teeküche vorgenommen. Bei der Möblierung wurden in erheblichem Umfang Schallschutzelemente eingeplant. Die jetzt vorgelegte Planung wurde von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert. Die mit der Nutzung des Ladens verbundenen Umzüge innerhalb des Rathauses sind mit allen Betroffenen abgestimmt. Durch die notwendigen Anpassungen der Planung, bei der besonderer Wert auf die Einhaltung aller arbeitsschutzrechtlichen Normen gelegt wurde, erhöhen sich die Kosten für die Möblierung und den Umbau auf insgesamt 320.000,- €. Im Wirtschaftsplan 2016 des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft sollen daher zusätzlich 150.000,€ für diese Maßnahme zur Verfügung gestellt werden. Der Wirtschaftsplan enthält einen Ansatz in Höhe von 2.920.000,- € für die Erweiterung der Asylbewerberunterkunft Brabanter Weg. Die Ausgaben für den Bau der Anlage unterschreiten den Ansatz deutlich. Daher kann aus dieser Maßnahme ein Betrag in Höhe von 150.000,- € zur Verfügung gestellt werden. Seitens der Eigentümerin des Ladens wurde der Stadt die Option eingeräumt, die Laufzeit des Mietvertrages von 10 auf 20 Jahre zu verlängern. Ich gehe davon aus, dass die Stadt die Räume langfristig zur Unterbringung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen wird. Unter Berücksichtigung der langen Nutzungsdauer halte ich die erhöhten Aufwendungen, mit denen gute Arbeitsbedingungen geschaffen werden sollen, für gerechtfertigt. Damit entspricht die Arbeitsplatzausstattung in dem angemieteten Laden den Standards, wie sie auch im Bereich des Ordnungsamtes und in den sonstigen Büroräumen des Rathauses gegeben sind. In Vertretung (Hallstein) -2-